Спільна робота із книгою Microsoft Excel. Спільна робота з документами Google

Працювати з документами доводиться практично всім, і це часто забирає дуже багато часу. Однак існує чимало програм та онлайнових сервісів, які можуть спростити та прискорити вирішення низки офісних завдань. Так, якщо скористатися OCR-системою - відсканувати документ і розпізнати через неї текст, - це вимагатиме набагато менше зусиль і часу, ніж введення тексту з клавіатури. Якщо попередньо конвертувати PDF-документи у формати Word/Excel, то після копіювання фрагментів таких документів у власні матеріали (наприклад, для підтвердження тез статистичними та аналітичними даними) вже не доведеться приводити їх до нормального вигляду, що потрібно було б при копіюванні безпосередньо з PDF- файлів. Якщо процес порівняння різних версій документів на предмет відмінностей доручити комп'ютеру (а не переглядати тексти вручну), то знову ж таки вдасться виграти чимало часу та й уникнути прикрих помилок. І це далеко не все – подібних прикладів оптимізації можна навести безліч.

Питання лише тому, чому віддати перевагу - офлайновим рішенням чи онлайновим сервісам. Безперечно, функціональність спеціалізованих додатків для роботи з документами, як правило, виявляється на порядок вище, ніж у онлайнових сервісів, але й освоїти їх складніше, та й ціна таких додатків зазвичай вражає. У свою чергу, перевага онлайнових сервісів полягає у простоті застосування та, нерідко, безкоштовності. Крім того, скористатися подібним сервісом можна з будь-якого підключеного до Інтернету комп'ютера, що актуально, адже багато кому доводиться працювати на різних комп'ютерах (і не на всіх потрібне ПЗ встановлено). Є ще один важливий нюанс - сервіси суттєво спрощують обмін документами, що важливо при спільній роботі над ними.

Обмін документами та спільна робота над ними

У світі пов'язані у різних проектах співробітники (чи об'єднані певною метою друзі) нерідко перебувають далеко друг від друга (в різних містах і навіть країнах), що викликає певні складнощі за необхідності обговорення та узгодження документів. В принципі, існує чимало способів швидкого обміну документами в Мережі - можна відправляти файли електронною поштою, зберігати їх на FTP-серверах, розміщувати у файлообмінниках або онлайнових сховищах та ін. Проте всі ці варіанти, по суті, припускають одну й ту саму технологію роботи : одним користувачем створюється вихідний документ, тим чи іншим способом він надається другому користувачу, який завантажує відповідну програму (наприклад, MS Word), вносить правки в режимі рецензування і тим самим способом переправляє документ своєму колезі. Потім повторюється по колу. Зрозуміло, при серйозних змінах зі складним форматуванням цей підхід виправданий. Однак частіше узгоджувати, причому багаторазово, доводиться не елементи форматування, а якісь конкретні формулювання тексту та цифри. Подібне узгодження правок може бути організовано оперативніше: через онлайнові сервіси, призначені для спільної роботи над документами, наприклад Google Docs (https://docs.google.com/) або Zoho Docs (http://docs.zoho.com/) .

Такі послуги мають усім необхідним функціоналом для організації спільної роботи над документами в рамках конкретних проектів. Принцип роботи, зазвичай, наступний - документи зберігаються не так на локальних комп'ютерах, але в спеціальних серверах і доступні лише тим користувачам, котрим авторами документів було встановлено відповідні права (читання чи редагування). Для читання та редагування документа немає необхідності завантажувати відповідне програмне забезпечення - це можна здійснити, використовуючи функціонал сервісу. Понад те, допускається як редагування, а й коментування різних розрахунків, даних, фрагментів таблиць та інших., що часто потрібно під час спільної роботи. При цьому працювати з документами можна на будь-якому комп'ютері з доступом до Інтернету, що є актуальним для мобільних користувачів. Крім того, повністю виключена будь-яка плутанина з різними версіями одного і того ж документа, адже всім користувачам доступна та сама (завжди остання) копія документа. Через війну час спільну роботу з документами помітно скорочується.

Сервіс Google Docs спочатку призначався виключно для роботи з офісними документами та забезпечував можливість створення та редагування текстових документів, таблиць та презентацій з малюнками (завантаженими або створеними в середовищі найпростішого графічного редактора безпосередньо на сервісі). Тепер, крім офісних документів, дозволяється зберігати фотографії та відеоматеріали. Документи розміщуються в колекціях (рис. 1) і можуть створюватися з нуля або завантажуватися вже в готовому вигляді в популярних файлових форматах, включаючи DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT та ін. Можливості форматування документів, що створюються, мінімальні, але цілком достатні для узгодження матеріалів.

Рис. 1. Організація документів на Google Docs

Доступ до файлів може бути приватним, за посиланням та публічним у разі їх публікації. Для безпечної спільної роботи з документами оптимальним є приватний доступ, у якому для обраних користувачів налаштовуються права доступу (редагування чи читання) до конкретних документів чи колекцій. Поряд із звичайним редагуванням передбачена можливість вставки коментарів (рис. 2). Встановлювати доступ за посиланням має сенс за необхідності відкриття доступу до інформації великій групі користувачів - наприклад, викладач може у такий спосіб надати навчальні матеріали студентам курсу. Публікація відкриває доступ до документів для всіх користувачів без винятку.

Рис. 2. Додавання коментаря до документа через Google Docs

Загальний обсяг простору, що надається на сервісі Google Docs, обмежений одним гігабайтом - додатковий простір оплачується (20 Гбайт - 5 дол. щорічно, 80 Гбайт - 20 дол. щорічно і т.д.).

Сервіс Zoho Docs дозволяє не тільки створювати текстові документи, електронні таблиці та презентації та обмінюватися ними, але також може використовуватися як онлайнове сховище, куди можна завантажити фотографії, музичні композиції та відео. Спектр дозволених для закачування форматів дуже широкий - можна завантажувати навіть ZIP-архіви з подальшим розпакуванням засобами Zoho Docs і імпортувати документи, що зберігаються на сервісі Google Docs. Розміщуються документи та інші матеріали з папок та робочих областей (workspace). Папки необхідні для ефективної організації персональних документів (рис. 3), а робочі області призначені для спільної роботи над документами (для зручності орієнтації всередині робочих областей можуть створюватися папки). У плані організації передбачено можливість призначення файлам тегів, що може бути корисним їхнього швидкого пошуку надалі. Що стосується форматування, то можливості тут значно більші, ніж на сервісі Google Docs, хоча, на наш погляд, це не дуже важливо, оскільки створювати ефектно оформлені документи набагато зручніше в традиційних програмних рішеннях (зокрема, в продуктах MS Office), а онлайнові послуги розумніше використовуватиме обміну документами і їх узгодження.

Рис. 3. Управління документами у середовищі Zoho Docs

Будь-які файли та папки, які зберігаються на сервісі Zoho Docs, можна розшарувати для забезпечення спільної роботи з документами, причому відкривати доступ до них дозволяється не тільки для конкретних користувачів, але й для цілих груп. Останнє дуже зручно, коли потрібно забезпечити доступ до серії документів одразу кільком користувачам, які спільно працюють у рамках конкретного проекту. Ще зручніше під час роботи над певними проектами використовувати робочі області (кожного проекту свою), відкриваючи доступом до них групам колег. У такому разі всі користувачі групи будуть отримувати доступ до документів, що додаються до робочої області автоматично, спрощується і організація доступу до документів для нових учасників груп, адже достатньо буде просто внести нового співробітника до складу групи. Залежно від рівня доступу користувачі одержують можливість читання відкритих ними документів або їх редагування, під час редагування можливе внесення коментарів (рис. 4).

Рис. 4. Коментування документа в середовищі Zoho

Розмір простору, що надається на сервісі Zoho Docs, і кількість робочих областей залежать від обраного тарифу. У разі безкоштовного тарифу Free відводиться 1 Гбайт простору та дозволяється створити лише одну робочу область. У комерційних тарифах Standard (3 дол. на місяць) і Premium (5 дол. на місяць) безкоштовно виділяється все той же 1 Гбайт, але кількість робочих областей вже може досягати 10 і 20 відповідно, а крім того, допускається збільшення простору, що надається під файли за додаткову плату.

Розпізнавання тексту

Бувають випадки, коли при підготовці документів в електронному вигляді доводиться вставляти в них фрагменти з паперових документів - наприклад додавати великі цитати в реферати, курсові роботи або дисертації, вносити зміни до паперових документів, не набираючи їх на клавіатурі, і ін. Якщо під рукою є сканер або фотоапарат, то швидше (хоча тут все залежить від обсягу тексту) може бути відсканувати (сфотографувати) документ і розпізнати текст через OCR-систему, скориставшись відповідним онлайновим сервісом. За допомогою подібних сервісів можна швидко конвертувати зображення документів (відсканованих або сфотографованих) у текстові формати, що редагуються.

Онлайнових сервісів, що пропонують відповідні можливості, в мережі досить багато, включаючи ресурси, що підтримують розпізнавання російськомовних текстів. Одні ресурси повністю безкоштовні, але найчастіше мають певні обмеження обсяг зображень і кількість розпізнаних за фіксований проміжок часу материалов. В інших потрібна посторінкова оплата - суто символічна в порівнянні з вартістю офлайнових OCR-систем, здебільшого розрахованих на корпоративних користувачів.

На жаль, більшість протестованих нами ресурсів із розпізнаванням російськомовного тексту справлялося погано, причому навіть ідеальних з погляду вихідної якості матеріалів. Як «ідеальний» документ ми взяли звичайний скріншот з текстом, а на роль складного для розпізнавання матеріалу вибрали посередньо відскановане зображення (документ був відсканований під нахилом і містив чимало «сміття») – рис. 5.

Рис. 5. Вихідні документи

Перебравши більше десятка онлайнових сервісів, ми зупинилися лише на трьох ресурсах: Ocr Terminal (https://ocrterminal.com/), Online OCR (http://www.onlineocr.net/) та FineReader Online (http://finereader). abbyyonline.com/ua). Перший із названих сервісів підтримує 20 мов і дозволяє безкоштовно розпізнавати до 20 сторінок на місяць - якщо потрібно більше, доведеться платити від 4 до 9 центів за сторінку (залежно від загальної кількості сторінок). Сервіс Online OCR розуміє 32 мови, повністю безкоштовний і дозволяє розпізнавати до 15 документів на годину. У FineReader Online підтримується 37 мов розпізнавання, але дозволяється безкоштовно розпізнати лише три сторінки. Усі наступні сторінки купуються; розцінки визначаються загальною кількістю сторінок (20 сторінок – 3 дол., 50 сторінок – 5 дол. і т.д.).

Технологія розпізнавання тексту через онлайнові OCR-сервіси теоретично ніяких складнощів не викликає: потрібно завантажити вихідний файл, вибрати мову та формат збереження документа та запустити процес розпізнавання (рис. 6).

Рис. 6. Розпізнавання документа за допомогою FineReader Online

Всі три названі сервіси добре (і в цілому на рівних) впоралися з розпізнаванням скріншоту з текстом (рис. 7), а ось більш-менш коректно розпізнати складний документ вдалося лише першим двом з них (рис. 8), тоді як результати FineReader Online виявилися незадовільними (рис. 9).

Рис. 7. Результат розпізнавання простого тексту у FineReader Online

Рис. 8. Результат розпізнавання складного тексту через Ocr Terminal

Рис. 9. Результат розпізнавання складного тексту за допомогою FineReader Online

Задля справедливості слід зазначити, що користувачам вже згадуваного онлайнового сервісу Google Docs тепер також надається можливість оптичного розпізнавання файлів, що завантажуються на сервіс. Розпізнаватись можуть графічні файли (JPG, PNG та GIF) та PDF-документи. Підтримка російськомовних документів сьогодні вже реалізована, проте якість розпізнавання поки що бажає кращого (рис. 10).

Рис. 10. Результат розпізнавання простого документа через Google Docs

Конвертування PDF-документів у формати Word та Excel

Нерідко під час підготовки матеріалів доводиться використовувати дані PDF-документів. На жаль, при копіюванні через буфер обміну фрагментів із таких документів користувачам гарантовано додаткову роботу з приведення скопійованих фрагментів у божеський вигляд, оскільки оформлення вихідного PDF-документу втрачається.

Тому набагато розумніше спочатку обробити файл у PDF-форматі спеціальним конвертором, зокрема онлайновим, і отримати на виході цілком читальний документ у форматі MS Word або MS Excel. Як приклад подібних онлайнових інструментів можна навести сервіси PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) та Zamzar.com (http:// www.zamzar) .com/). З їх допомогою здійснити подібне конвертування простіше простого (мал. 11) - достатньо завантажити на сервіс PDF-файл, що вас цікавить, вибрати бажаний формат, вказати свою адресу електронної пошти і запустити процес конвертування. Після цього буквально за кілька хвилин користувачеві прийде поштове повідомлення з конвертованим документом або посиланням на нього (варіант залежить від сервісу).

Рис. 11. Конвертування PDF-документу через PDFConverter

PDFConverter вміє перетворювати PDF-документи у формати DOC, RTF і XLS, причому результати конвертування просто ідеальні (рис. 12) - ніяких прямокутних блоків з окремими фрагментами тексту (що нерідко виходить після роботи ряду програм-конверторів) і навіть таблиці редагуються.

Рис. 12. Документ у форматі DOC, отриманий за допомогою PDFConverter

Pdftoword.com вміє перетворювати PDF-документи у формати DOC або RTF, дуже коректно розпізнаючи текстові блоки, проте таблиці він перетворює на зображення, що унеможливлює подальше редагування табличної інформації.

Сервіс Zamzar.com може використовуватися не тільки для конвертування PDF-файлів у формати DOC або RTF, але й для інших напрямів конвертування (скажімо, зображень та музики з одного формату в інший) та підтримує пакетний режим обробки даних. Однак отримані з PDF-файлів за його допомогою Word-документи мають не таку високу якість (як PDFConverter), оскільки можуть (хоча далеко не завжди) включати прямокутні блоки даних. Крім того, таблиці при обробці документів на сервісі Zamzar.com сприймаються як текст, доповнений графікою, - в результаті вони виходять нередагованими, хоча зовнішній вигляд таблиць повністю коректний і стовпці зі значеннями відображаються без усунення (рис. 13).

Рис. 13. Вид документа MS Word, створеного сервісом Zamzar.com

Швидке порівняння документів

Найчастіше в процесі роботи доводиться порівнювати між собою на предмет змін різні версії документів - наприклад вихідну та змінену редакції матеріалів, підготовлених у Word, робочу та оновлені версії прайслистів із цінами в Excel, що змінилися, різні версії текстових документів (зокрема, програмного коду) тощо .п. Порівнювати документи вручну - процес довгий і стомлюючий, при цьому завжди існує можливість при перегляді не помітити відмінності в якихось важливих даних.

Для швидкого вирішення проблеми можна звернутися до спеціалізованих сервісів швидкого порівняння, які дозволяють порівнювати два блоки тексту безпосередньо в інтернет-браузері. Якщо йдеться про виявлення відмінностей у текстах англомовних документів, то підійде будь-який сервіс - з російськомовними текстами (через проблеми з кодуванням) та таблицями (внаслідок невдалого відображення підсумкових даних) складніше. Перебравши безліч відповідних ресурсів, ми зупинилися на трьох: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http://www.textdiff.com/) та Quick Diff (http://www.quickdiff) .com/), за допомогою яких можна порівнювати фрагменти тексту, таблиці та програмний код.

Для порівняння двох фрагментів за допомогою згаданих сервісів достатньо скопіювати їх у відповідні вікна, а потім запустити процес порівняння, після закінчення якого фрагменти тексту, що розрізняються (у тому числі відсутні в одному з документів), в порівнюваних документах виявляться виділеними. У випадку Text-Compare обидва вихідні фрагменти після завершення операції знову виводяться на екран і елементи, що відрізняються, в них виділяються кольором (рис. 14), при цьому в таблицях (рис. 15) і програмному коді додатково відзначаються рядки з відмінностями.

Рис. 14. Порівняння тексту через сервіс Text-Compare

Рис. 15. Порівняння таблиць за допомогою сервісу Text-Compare

Результати відображення процесу порівняння через сервіс TextDiff виглядають інакше: на екран виводиться лише один результуючий фрагмент, у якому зеленим кольором виділяється текст, що з'явився у другому фрагменті (тобто відсутній у першому), а червоним – віддалений текст. При порівнянні текстових блоків це виявиться зручним (рис. 16), у разі невеликих фрагментів таблиць - прийнятним (мал. 17), проте використовувати даний ресурс для порівняння великих таблиць навряд чи виправдано, оскільки знайдені відмінності відображаються в текстовому форматі (без номерів рядків) та збереження видимості стовпців).

Рис. 16. Порівняння текстів через сервіс TextDiff

Рис. 17. Порівняння таблиць за допомогою сервісу TextDiff

Принцип представлення результатів у Quick Diff такий самий, як і в TextDiff, за винятком того, що видалені з другого фрагмента дані не тільки відображаються іншим кольором, але ще й закреслюються (рис. 18). При цьому до складнощів порівняння великих таблиць (викликаних рядковим відображенням даних) додається ще одна проблема - некоректне розпізнавання кирилиці.

Рис. 18. Порівняння програмного коду через сервіс Quick Diff

Таким чином, сервіс Text-Compare може використовуватися для порівняння текстів, таблиць та програмного коду без жодних обмежень. Сервіси TextDiff та Quick Diff чудово порівнюють тексти (у випадку Quick Diff не російською мовою) та програмний код і можуть бути використані для порівняння невеликих табличних фрагментів.

Задля справедливості слід зазначити, що сервіс Google Docs теоретично також дозволяє виявляти відмінності в текстах - шляхом порівняння версій документа (меню File -> See Revision History). Однак, для порівняння документів це незручно, оскільки відповідна можливість призначена не для порівняння, а для повернення до попередньої версії документа.

Переклад фрагментів тексту

Нині нерідко доводиться мати справу з документами іноземними мовами. Якщо йдеться про невеликі фрагменти тексту, то встановлювати солідну систему машинного перекладу необов'язково – простіше скористатися послугами онлайнового перекладача, тим більше, що на просторах Мережі таких перекладачів сьогодні досить багато.

Серед них можна назвати сервіс перекладу Google Translate (http://translate.google.com/), систему машинного перекладу Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), онлайн-перекладач PROMT Translate.Ru (http: //www.translate.ru/) та ін. Для перекладу тексту в цих системах потрібно скопіювати у відповідне вікно вихідний текст, задати напрямок перекладу та запустити процес. Після цього (зазвичай у розташованому поруч вікні) буде відображено перекладений текст (мал. 19).

Рис. 19. Переклад тексту за допомогою Google Translate

Зауважимо, що на онлайнових сервісах можуть бути обмеження щодо обсягів фрагментів, що перекладаються - наприклад в онлайн-перекладачі ПРОМТ за один раз дозволяється перекладати тексти обсягом не більше 3 тис. символів, включаючи пробіли і знаки кінця параграфа (або 10 тис. для зареєстрованих користувачів - Реєстрація безкоштовна).

Крім того, є ще один нюанс – результати машинного перекладу, як правило, одразу використовувати не можна (все-таки переклад далекий від ідеального). У результаті доводиться досить уважно зіставляти вихідний та перекладений тексти, а це можливо лише для порівняно невеликих фрагментів, адже розміри вікон із текстами в інтернет-браузері обмежені.

Створення діаграм та схем

Gliffy - це сервіс для створення різного роду діаграм та схем: організаційних та бізнес-діаграм, планів-графіків, схем комп'ютерних мереж та телекомунікацій, блок-схем, розкладу проектів тощо. Будуються такі діаграми з чистого аркуша або з вбудованих (рис. 20) чи самостійно створених шаблонів з об'єктів-заготовок шляхом візуального конструювання (рис. 21). Готові документи зберігаються на сервері або експортуються до графічних форматів зображень (JPG, PNG і SVG) з подальшим збереженням їх на комп'ютері користувача. Можливий експорт у формат MS Visio і виведення на друк з припасуванням діаграми на один аркуш або розбиттям на кілька аркушів. Діаграми можуть бути публічними та приватними, можлива організація спільної роботи над діаграмами кількох користувачів.

Рис. 20. Вибір шаблону організаційної діаграми на сервісі Gliffy

Рис. 21. Візуальне конструювання діаграми серед Gliffy

Розмір простору, що надається на сервісі Gliffy, і кількість створюваних діаграм залежать від обраного тарифу. У безкоштовному тарифі Basic приділяється 2 Мбайт простору і дозволяється створити всього п'ять публічних діаграм. У комерційному тарифі Premium (5 дол. на місяць) обсяг простору, що надається, і кількість діаграм (публічних та приватних) необмежена.

Сервіс DiagramAnywhere також призначений для створення блок-схем, організаційних діаграм, схем комп'ютерних мереж та інших типів діаграм, планів та схем з чистого аркуша або на базі шаблонів (рис. 22). Принцип побудови їх такий самий, як і на сервісі Gliffy, за винятком одного нюансу: потрібний шаблон діаграми доведеться заздалегідь скопіювати у свій обліковий запис. Готові документи зберігаються на сервері, виводяться на друк та/або експортуються у графічні формати зображень (JPG, PNG, TIFF та GIF) або у формат PDF із збереженням на комп'ютері користувача. Створені на сервісі DiagramAnywhere діаграми можуть бути приватними (тоді вони доступні лише автору) або публічними (виявляться видимими іншим користувачам за посиланнями). Передбачена можливість копіювання HTML-коду на діаграму для вставки його у блог, форум або веб-сторінку.

Рис. 22. Створення діаграми за шаблоном за допомогою сервісу DiagramAnywhere

На сервісі DiagramAnywhere передбачено два тарифи: безкоштовний демонстраційний Free (на 30 днів) та комерційний Premium (30 дол. на рік). У разі безкоштовного тарифу обсяг простору, що надається, обмежується 10 Мбайт і дозволяється створити всього три діаграми (публічні або приватні). Тариф Premium дозволяє займати під свої документи до 1 Гбайт простору та створювати необмежену кількість діаграм (як публічних, так і приватних).

Вирішили надіслати організаторам TechEd Russia 2012 колективний відгук про конференцію. Сьогодні я розповім, як ми організували спільну роботу над ним за допомогою OneDrive.

Початкове обговорення, звичайно, велося поштою. Коли всі охочі висловилися, я зібрав усі відгуки до документа Word і завантажив його на OneDrive. Тепер потрібно було надати колегам можливість переглянути документ та внести до нього виправлення.

Примітка. Стаття написана до перейменування SkyDrive на OneDrive, звідси і стару назву на знімках екрану.

Сьогодні у програмі

Надання спільного доступу до файлів та папок OneDrive

У OneDrive дозволи на доступ до файлу регулюються на рівні папок та файлів. Коли ви робите папку загальнодоступною або видаєте дозвіл на доступ до неї конкретним людям, ці параметри поширяться також і на всі вкладені папки та файли, якщо не задавати їм інші дозволи.

Я завантажив файл у особисту папку та перейшов до видачі прав на нього своїм колегам.

Взагалі, у стовпці "Загальний доступ" видно, коли на файл або папку змінено права. По суті, у хмарному сховищі Microsoft три варіанти надання доступу, і я почну з найпростіших.

Створення посилання на файл

З зображення нижче зрозуміло, що будь-який власник посилання зможе переглянути або відредагувати документ. Менш очевидно, що для того, щоб зробити папку або файл публічними, треба створити відповідне посилання (вона називається «Надати спільний доступ»).

Звичайно, публічний доступ, як і доступ за посиланням з правами редагування, можна припинити будь-якої миті. При повторному створенні посилання для редагування в URL буде вже інший ключ.

Надсилання поштового повідомлення

Ця опція більш цікава, оскільки тут є можливість вимагати авторизацію з обліковим записом Microsoft. Це єдиний варіант, що дозволяє надати доступ до файлу тільки певним людям.

Ваші адресати отримають лист від облікового запису, з якого ви увійшли до OneDrive (тобто не можна надіслати листа з довільної адреси). У цьому випадку також створюється посилання, але вимога до входу до служби обмежує доступ до файлу або папки адресатами листа. Безумовно, одержувачі листа можуть завантажити і передати файл будь-кому іншим способом.

Цікаво, що у випадку, коли пов'язано кілька облікових записів, дозвіл надається лише тому обліковому запису, з якого доступ було здійснено вперше. До речі, коли вам хтось надав доступ до файлу, можна перейти до нього з розділу Загальні в лівій панелі OneDrive.

Управління правами доступу

У нашому листуванні брав участь Артем, підкидаючи хороші теми для відгуків. Однак він не є MVP, тому права на редагування файлу йому були ні до чого. Відіславши листа, я поправив права доступу, управління якими здійснюється в правій панелі.

На малюнку видно, що Артем може лише переглядати документ, у той час як решта може його редагувати в локальній програмі Word або прямо в OneDrive за допомогою Word Web App. Тут можна позбавити доступу будь-якої людини або всіх власників посилання на перегляд або редагування файлу.

Спільна робота над документами Office

Важливо!Відкривайте файли з офісних програм безпосередньо з OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), а не з папки, що синхронізується на локальному диску. Інакше за одночасної роботи кількох людей виникне конфлікт, результатом якого будуть копії оновлених файлів з ім'ям ПК у назві.

Ви можете відкривати файли Word, Excel, PowerPoint і OneNote та працювати над ними як у локальних програмах Microsoft Office, так і в їх веб-версіях прямо у браузері. В обох випадках підтримується спільна робота над документом кількох людей. Максимальна кількість одночасних редакторів ніде не прописана, але вісім людей успішно працювали (дякую за перевірку Оксані).

У OneDrive це працює дуже зручно! Я відкрив наш відгук у Word 2013 та почав правити перший абзац.

Абзац моментально заблокувався, щоб хтось інший випадково не вніс у мій фрагмент зміни, що перекривають. Оксана, яка вносила свої правки одночасно зі мною, побачила це у веб-додатку (вона віддає перевагу англійському інтерфейсу).

Тут я хочу звернути вашу увагу на кілька моментів.

  1. Чітко позначається який абзац я редагую (моє ім'я відображається при наведенні).
  2. Цей абзац справді захищений від чужих правок. Зараз курсор встановлений у ньому, і на малюнку видно, що у стрічці заблоковано всі опції форматування.
  3. Можна переглянути список усіх людей, які виконують редагування в даний момент.
  4. Відомо, що вже змінив документ, тобто. після оновлення можна побачити їх редагування (синхронізації в реальному часі немає, на жаль).

У OneDrive можна переглянути, хто редагував документ останнім.

Але цікавіше інше – OneDrive автоматично відстежує версії документів. Ви можете перейти до журналу версій з контекстного меню або з верхнього меню «Управління» (на малюнку вище воно приховано за трьома точками через мінімальний розмір вікна).

Тут можна відновити або завантажити будь-яку з попередніх версій. За наявною інформацією, на OneDrive зберігається до 25 версій документа. Однак версії створюються лише під час редагування файлів. Якщо ви завантажите новий файл з тим же ім'ям, перезаписавши старий, історія версій не збережеться.

Опитування та дискусія

Як бачите, управління правами в OneDrive здійснюється дуже просто, хоча деякі моменти не зовсім очевидні. При цьому можна створювати та змінювати документи Word, книги Excel, презентації PowerPoint та нотатки OneNote, не залишаючи браузера. Звичайно, веб-версії програм Office не мають всіх функцій їх аналогів з пакета Office, але для багатьох користувачів їх можливостей більш ніж достатньо.

Ви можете працювати над файлами Office індивідуально та спільно, використовуючи щонайменше 7 Гб особистого дискового простору. Ах так, це все абсолютно безкоштовно;)

А ви зберігаєте файли та документи у хмарі? Наведіть у коментарях кілька найулюбленіших можливостей свого хмарного сховища!

Як позначаєте версію документа? Чи є у вас файли, які містять у назві всі варіанти слова "фінальний"? Ну, наприклад, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Це трохи абсурдно виглядає, але якщо ви слідкуєте за документами у вас у системі, то виявите досить багато «хвостатих» назв. Особливо, якщо файл редагується кількома авторами. Наприклад, текст договору може правити майже нескінченно, дай тільки волю. І в результаті у вас накопичується десяток версій, кожна позначена наростаючим хвостом позначок - тут і дати правок, і ініціали учасників, і сакраментальні "final" і "last".

Зрозуміло, що з цим треба якось упоратися. І приводити роботу з документами до системи, яка буде зрозуміла всім. Основні вимоги до порядку прості:

  1. Позначення мають бути зрозумілі всім учасникам.
  2. Повинні зберігатись всі (важливі) версії документів.
  3. Документи мають належати проектам, а не лежати у загальній купі.
  4. Доступ до документів має бути керованим.
  5. Не обов'язково, але зручно мати інструменти для роботи над документом.

Ми не обговорюватимемо офлайнові способи управління документами. Ви, звичайно, можете написати регламент позначення документів та пересилати вордівські та екселівські файли поштою. Це призведе до розростання робочих папок у кожного учасника процесу, а згодом – до постійних звірок, хто який док зараз редагує.

Тому давайте піднесемося у хмари – саме там зараз відбувається найцікавіше.

1. Google Drive

"Великий Брат" дає нам майже ідеальний інструмент для керування документами.

  1. Google Docs - це не просто онлайновий редактор документів, тут зберігаються старі версії, можна коментувати та редагувати доки "в три руки".
  2. Google Sheets - це таблиці для розрахунків, і хороший функціонал для обліку.
  3. Google Drive сам по собі - інструмент управління доками, можна організувати єдину структуру для зберігання документів чітко призначити доступи до кожної папки.

Плюси Google Drive

  1. Вони очевидні. Ця хмара, з усіма її перевагами.

Мінуси

  1. Систему обліку – вкладеність папок, доступи до файлів та табличку для контролю – доведеться створити самим.
  2. Не всіх влаштовує використання настільки відкритої платформи – все-таки це цілий Google, він індексує все, що ворушиться, і за приватність ми йому не заплатили.

Зверніть увагу: практично в кожній системі, що поважає себе, є інтеграція з Google-доками - ви побачите це далі в огляді. І це розумно - економніше використовувати працюючий функціонал, ніж витрачати зусилля створення свого аналога.

Однак ми хочемо попередити: конфіденційну та комерційну інформацію, паролі та інші важливі відомості краще зберігати там, де доступ регулюється жорсткіше.

2. Trello

Віртуальна дошка зі списком завдань та проектів. Дошки можна називати як вам зручно – і наочно бачити процес виконання завдань. До кожного завдання можна прикріпити документи: з комп'ютера, Google Диска, Dropbox і т.д. З цікавого - в Trello Business Class ви можете прикріплювати не тільки документи, а й pull-запити GitHub, Slack бесіди та ліди з Salesforce. Для спільної роботи ви можете використовувати зв'язок Trello + Google Docs: прикріплювати файли Google Docs, які можна відкрити на диску і там же редагувати - залишати нові коментарі і т.д.

Плюси розв'язання:

  1. Trello – дуже проста для освоєння система. За годину з нею здатні розібратися люди, які ніколи не скористалися подібними рішеннями.
  2. Завдання та процес їх виконання видно наочно, як на пробковій дошці. Дизайн зручний та сучасний, нічого зайвого.

Мінуси:

  1. Немає інструмента для спільної роботи з документами. Тобто. ви або використовуєте Google Docs, або кожен завантажує свою версію. Так, усі документи в будь-якому випадку будуть зібрані в одному завданні, і ви нічого не втратите. Але якщо потрібна серйозніша автоматизація, то Trello не оптимальний варіант.
  2. Якщо проектів та завдань дійсно багато, Trello може заплутувати через особливості структури. Постійно перемикатися між дошками дуже зручно.

3. Worksection

Онлайн система управління проектами з можливістю обліку фінансів. У кожну задачу ви можете додати різні типи файлів - а потім редагувати їх знову ж таки за допомогою Google. Або завантажити та завантажити заново.

Джерело: worksection.com

Для кожного файлу ви можете зробити опис, вибрати мітки (наприклад, need review, urgent! та ін), обмежити доступ - тобто. зробити файл видимим лише для певних користувачів. Якщо ви створюєте завдання або коментар з обмеженою видимістю, не для всіх, то прикріплені туди файли автоматично отримують ті ж налаштування приватності.

Всі файли проекту можна сортувати за різними критеріями: типом, датою, завданням, розміром, назвою. Можна переглянути лише файли, які стосуються невиконаних завдань, а можна – все.

Ви також можете видалити, завантажити, призначити мітки групі файлів, просто виділяючи їх у розділі.

Нові версії документів можна завантажувати до старих – для цього достатньо навести мишкою на старий файл та натиснути на значок зліва від нього. Новий документ завантажиться та займе верхнє місце у списку. При цьому стара версія теж збережеться.

Джерело: worksection.com

Фішка рішення - у просунутому тарифі ви можете підключити власне FTP-сховище. Тоді лімітів на завантаження файлів взагалі не буде.

Плюси розв'язання:

  1. Worksection - сучасна система з широкими можливостями з управління проектами та файлами. Фактично вам доступний весь функціонал для зручної спільної роботи.
  2. Окремо зазначу розрахунок витрат – якщо визначити вартість години роботи спеціаліста, ви можете бачити собівартість кожного окремого завдання.
  3. Зручний інтерфейс, можливість призначити дедлайн для проекту, не тільки за завданнями. Наочно видно % витраченого часу, зручно контролювати.

Мінуси:

  1. У безкоштовній версії у вас всього 2 активні проекти і 50 Мб на диску для файлів. 10 Гб включені вже у корпоративний тариф, за ціною 49 $ на місяць. При цьому також є обмеження за активними проектами – 50 штук. Нам здається, що навіть для середньої компанії 50 проектів та 10 Гб недостатньо. Преміум коштує 99 $, але й там активні проекти обмежені – 100.

4. Мегаплан

У Мегаплані реалізовано окремий модуль "Документи", який дозволяє зберігати файли з різним рівнем вкладеності. Для кожного документа можна налаштувати видимість - відкрити доступ тільки певним співробітникам.

При редагуванні новий варіант файлу можна завантажити до старого як версію. Співробітники можуть підписатися на повідомлення про завантаження нової версії - поштою, SMS, у рядку інформера, кожен визначає це сам у налаштуваннях.

Джерело: help.megaplan.ru

Текстові документи можна створювати прямо у Мегаплані. Але переглядати та редагувати їх можна буде також тільки в Мегаплані, не можна завантажити в якомусь іншому форматі.

Також у програмі передбачені шаблони типових документів.

Джерело: help.megaplan.ru

Плюси Мегаплану:

  1. Зручний та досить простий інтерфейс.
  2. Можливості безкоштовної роботи для 10 користувачів, у тому числі роботи з документами.

Мінуси Мегаплану:

  1. Немає повноцінної можливості створювати різні типи документів у системі.
  2. Вартість тарифу всього на 10 користувачів досить висока - близько 250 $ за все включено.

5. Бітрікс24

Це комплексне рішення з CRM-системою для бізнесу, де добре продумано всі можливості для спільного доступу та редагування документів. До кожного завдання та коментаря ви можете прикріплювати файли - з комп'ютера або з будь-якого дискового сховища, а також створювати нові файли в Google Docs або Microsoft Office Online.

Спільне редагування документів онлайн доступне в . Якщо ви редагуєте завантажений документ через Google Docs, можна прикріпити його до коментаря - і з'явиться рядок про те, що користувач завантажив нову версію документа. У Бітрікс24 реалізовано розумний пошук - усі документи легко шукати за назвами чи проектами, виводяться підказки.

Файли, що стосуються кожного проекту, можна сортувати за датою, за назвою, за розміром. Приватність встановлюється також згідно з налаштуваннями папки проекту, де зберігається документ. Ви можете заборонити редагування всім, крім автора завдання.

Фішка Бітрікс24 - каталог програм. Наприклад, безкоштовно можна встановити "Конструктор документів", який допомагає створювати типові файли у форматах .docx, .pdf. Шаблони легко редагуються, їх можна надіслати електронною поштою, вести журнал збережених документів.

У Бітрікс24 до кожного завдання прикріплюється посилання на документ, який користувачі можуть спільно редагувати, коментувати та обговорювати в рамках завдання. Найпростіше зберігати документи на системному диску. Якщо з якихось причин вас не влаштовує Бітрікс24.Діск, можна використовувати замість нього будь-яке інше сховище. Але це зручно не всім і не завжди.

Плюси Бітрікс24

  1. Майже всі можливості (крім блокування документів та відключення публічних посилань на них) доступні у безкоштовній версії комплексного рішення. Також є 5 Гб у хмарному сховищі. А за 199 $ (верхній тариф) ви отримуєте необмежений обсяг. Плюс економія на ліцензійних програмах.
  2. Великий вибір програм для оптимізації роботи з документами.
  3. Підтримка версій документів та сповіщення про завантаження нових.
  4. Широкий функціонал – в одному рішенні ви отримуєте все необхідне для електронного документообігу.

Мінуси рішення:

  1. Параметри приватності файлу задаються через групу або завдання, до якого він прив'язаний, файл не можна зробити видимим або невидимим для певних користувачів, просто поставивши мітку.
  2. Немає функції додавання короткого опису файлу.

Підведемо підсумки

Якщо у вас небагато проектів та учасників, а вимоги до документів не надто складні, можна зупинитися на найпростішому рішенні – наприклад, Trello та подібні. Для простої роботи із завданнями цього цілком достатньо – кожен прикріплює потрібні файли та при необхідності їх замінює.

Якщо йдеться про повноцінну спільну роботу та онлайн-узгодження, слід розглядати комплексні рішення - такі, як і аналогічні системи управління. Усі їхні можливості треба аналізувати та порівнювати, а потім вибирати, спираючись на той функціонал, який вам потрібен.

І пара порад - які стануть у пригоді при роботі в будь-якій системі:

  • Навіть якщо ви використовуєте складну систему, яка "сама все впорядкує", стежте за тим, щоб документи та завдання називалися за однаковими правилами. Це спростить навігацію за проектами.
  • Розділяйте доступи – робочі документи варто зберігати у внутрішніх групах, а клієнту віддавати вже чистий документ без коментарів та правок.
  • Лайфхак: якщо Ви використовуєте Ворд у режимі редагування, не забудьте перед відправкою файлу зайти до Рецензування та прийняти всі виправлення. Інакше клієнт може помітити, як ви кілька разів змінили термін чи ціну.
  • Системне адміністрування ,
  • Зберігання даних

    • "Корпорація Зла" (joke) освоює нішу спільної роботи з документами вже друге десятиліття. Починалося все з ранніх версій SharePoint, при згадці яких котики досвідченіші відразу починають плакати - аж надто специфічний з точки зору і налаштувань, і можливостей був у ті далекі роки MS SP. Гаразд, не будемо більше травмувати один одного спогадами про того незграбного монстра.

    Але завзяття у Microsoft не позичати - робота з поліпшення ситуації велася весь цей час, причому відразу на кількох фронтах. У результаті зараз можна говорити про інфраструктуру спільної роботи з документами, яку пропонує Microsoft. У ній виділяються два класи софту:

    1. Засоби колективного доступу до документів, що включають каталогізацію, управління версіями, роздачу прав тощо серверні фічі. Ці кошти, у свою чергу, поділяються на хмарні (OneDrive, SharePoint Online) та on-premise, тобто розвертаються в інфраструктурі самого замовника – сервер SharePoint 2016.
    2. Засоби редагування документів. До них відносяться: десктопне сімейство Microsoft Office (теж сильно перероблене останнім часом), свіжосутворені мобільні версії Office, спочатку орієнтовані на спільну роботу з документами, і, вишенькою на торті - власна реалізація сервера онлайн-редагування документів Office Online apps (дещо раніше відомого під назвою Office Web Apps).
    Вся ця пишнота, напевно, не робить Microsoft «вбивцею Google Docs» (вбивцями нашого мозку в даному випадку, швидше, виступають журналісти, які вигадують подібні заголовки для новин), але дає непогану альтернативу споживачеві. Особливо це стосується корпоративних клієнтів, у яких, по-перше, вже є інфраструктура від MS (AD, Exchange, Skype for Business), а по-друге, потреба тримати всю або частину інформації під контролем, тобто на власних серверах. Для таких клієнтів нові можливості спільної роботи з документами Microsoft виглядають особливо привабливо.

    У результаті у нас з'явилася ідея розповісти, як про ці можливості, так і про те, як усе це господарство встановити і налаштувати. Спробуємо дістатись до порівняння з альтернативними сервісами. Оскільки зрозуміло, що такий лонгрід і писати довго, і читати його здолає не кожен, ми вирішили поділити це на кілька статей. Ця – перша. І в ній далі ми пройдемося по тим фічам і особливостям, які є у кожного з продуктів Microsoft, що забезпечують спільне редагування документів: Office Online, MS Office на робочих столах і на мобільних пристроях. Відразу попереджаю – далі буде багато уваги до деталей та розжовування дрібних особливостей, нетерплячий читач може одразу прочитати «висновки» наприкінці нотатки, для решти – поїхали.

    Office Online

    Office Online Server – це досить цікава програма, про яку не все ще добре знають. По-перше, це можливість скоротити кількість ліцензій та установок MS Office. По-друге, розширення можливості доступу та редагування документа, грубо кажучи – потрібен лише браузер. По-третє, це найкращі на сьогодні у Microsoft можливості спільної роботи. Погляньмо, про що я.
    Word Online

    Правка документа в Office Online може здійснюватися кількома користувачами одночасно, при цьому зміни та ім'я користувача, що вносить правки, відображаються моментально у інших співавторів. Користувачі можуть правити одночасно одну й ту саму ділянку тексту, блокування за абзацами немає.

    Excel Online

    В Excel Online зміни в осередку відобразяться у інших співавторів тільки при переході першого на наступний осередок. При цьому осередки не блокуються і вносити зміни можуть відразу кілька користувачів.

    PowerPoint Online

    PowerPoint Online дозволяє працювати одночасно над одним слайдом, але краще працювати над різними елементами, інакше користувачі не бачать реального часу змін один одного.

    Настільна версія Office

    Досвід спільної роботи з документами через Office Online залишає приємні враження, коли йдеться про редагування тексту без необхідності значних змін форматування. Якщо ви захочете вставити діаграми, smart art, зміст, макроси, форматувати таблиці, використовувати формули і т.д. Тут доведеться використовувати настільну версію програм. Про різницю функціоналу настільної версії та online можна писати окрему статтю. Тут же розглянемо відмінності, пов'язані із спільною роботою.
    MS Word
    Під час редагування настільної версії програми блокується абзац, над яким працює інший користувач.

    Зміни, що вносяться, будуть видні іншим співавторам тільки після їх збереження автором та оновлення документа іншими користувачами.

    Збереження-оновлення об'єднане в кнопці Save (Ctrl+S) Наявність оновлень відображається іконкою навпроти імені автора.

    MS Excel
    У випадку з Excel можливості одночасної роботи над документом немає. Нам пропонують або всім перейти в онлайн версію

    Або стати в чергу -

    MS PowerPoint
    Навпаки, PowerPoint ні блокування, ні позначення елемента, над яким працює інший користувач немає. Тож про те, що хтось ще працює над тією ж презентацією, ви можете зрозуміти хіба що через панель Share.

    Наявність оновлень сигналізується малопомітним статусом Updates Available. Статус з'являється лише після збереження змін автором, самі зміни з'являються після оновлення документа за допомогою Save (Ctrl+S).

    Мобільні пристрої

    Microsoft Word App та Microsoft PowerPoint App
    При роботі на Android абзац або елемент, над яким працює користувач, не блокується та можлива одночасна робота з ним, але й нічого не підсвічується для інших співавторів. Правки відображаються без додаткових дій з невеликою затримкою. Те, що хтось інший працює над цим елементом, можна бачити в меню “Share”.

    У випадку з IPhone при змінах видається повідомлення про оновлення із пропозицією Застосувати/Скасувати.

    Цікаво було б протестувати на Windows Phone з Windows 10. Але в компанії таких не знайшлося.

    Microsoft Excel App
    Спільна робота реального часу в Excel App не підтримується.

    Висновки

    В цілому, функціональність спільного редагування документів від Microsoft можна вважати такою, що відбулася, хоча різні компоненти реалізують її по-різному. Сам собою процес спільного редагування найкраще реалізований в Office Online - це реальний co-working. До списку речей, на які можна дивитися вічно, додам собі прапорці, що рухаються по екрану, з іменами колег і поступово заповнюється сам по собі документ. Але, на жаль, за повноцінним функціоналом редагування як такого, як і раніше, доведеться звертатися до настільних версій програм, в яких ще залишилася і потрібна кнопка збереження, а також не так зручно реалізований процес спільної роботи (найбільше поки що страждає Excel, де все так і залишилося лише на рівні чекіна-чекаута).

    У наступній нотатці ми розповімо, як здійснити процес розгортання on-premise компонентів спільного доступу в корпоративній інфраструктурі. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публікація – це все. Не вимикайтеся.

    З повагою колектив компанії Servilon

    Теги:

    • SharePoint
    • Office Online
    • сумісна праця
    Додати теги

    2017. Google Docs порадував любителів спільних правок

    Взагалі-то онлайн редактор Google Docs спочатку спирався на спільне редагування документів у режимі реального часу. Але іноді буває, що потрібно спільно працювати над документом в асинхронному режимі. І тоді в гру вступають виправлення, прийняття/відхилення, версії документа. Тепер цей режим редагування (звичайний для Word) доступний у Google Docs. Причому, редагування можна вносити/приймати і в мобільному додатку. І на відміну від Word, Google Docs краще видно, хто вносив зміни. Також з'явилася можливість назвати версії документів, що дуже зручно. Наприклад, після затвердження першої частини документа можна назвати версію "1 частина затверджена" замість "Версія від 3 серпня".

    2017. Програма Dropbox Paper доступна російською мовою

    Dropbox оголосив про глобальний запуск своєї програми Paper 21 мовами, в т.ч. російською. Це інструмент для спільної роботи – щось середнє між Evernote, Google Docs та Slack. Ви створюєте сторінку, запрошуєте колег (зареєстрованих у Dropbox) та можете спільно створювати та редагувати контент. При цьому видно хто що редагує в даний момент. На сторінку можна додавати зображення, файли, відео, списки завдань та коментарі. Працювати зі сторінкою можна у браузері або мобільному додатку. Після закінчення роботи сторінка зберігається у вашому обліковому записі Dropbox. На даний момент програма Paper - безкоштовно.

    2015. Dropbox запустив сервіс для онлайн нотаток та спільної роботи


    Dropbox тихо запустив новий сервіс Dropbox Notes. Він є простим текстовим редактором, за допомогою якого ви можете створити нотатку (або простий документ) і зберегти її у своєму онлайн сховищі. Текст можна трохи форматувати, додавати картинки та таблиці. До нотаток можна прикріплювати файли та завдання (to-do аркуші). Крім того, сторінки можна розшарувати для колег та спільно редагувати їх у реальному часі. При цьому ви бачите, хто зараз редагує сторінку і де знаходиться його курсор. Звичайно, цей редактор не конкуруватиме з Word, він призначений для простої організації спільної роботи. Тим більше, що нещодавно Dropbox отримав повноцінну інтеграцію із Microsoft Office.

    2015. Dropbox дозволяє спільно редагувати документи MS Office

    Декілька років тому, коли всі вже думали, що майбутнє документів - у тому, що вони зберігатимуться тільки в онлайні, з'явився Dropbox і придумав синхронізувати копію документа між багатьма пристроями. Тепер, коли всі вже змирилися з тим, що для спільного редагування документа потрібний онлайн редактор типу Google Docs, Dropbox пропонує не панікувати та користуватися звичними Word, Excel та PowerPoint, просто встановивши невеликий плагін для спільної роботи. Цей плагін Dropbox badge дозволяє в реальному часі синхронізувати копії одного і того ж документа на комп'ютерах співробітників. При цьому ви можете бачити, хто в даний момент працює над даним документом, визначити, чи остання у вас версія, оновитися до найсвіжішої версії і швидко відправити колегі посилання на документ. Нова фіча буде доступна спочатку у бізнес-версії Dropbox for Business.

    2012. Salesforce Stypi – онлайн блокнот для спільної роботи в реальному часі


    Припустимо, вам із колегами чи партнерами потрібно попрацювати над якимось завданням, яке потребує писанини. Наприклад, скласти план проекту чи написати комерційну пропозицію клієнту. Якщо всі учасники наради присутні в офісі, ви їх просто збираєте за одним столом, берете папірець чи фліпчарт та записуєте розумні думки. Але якщо учасники наради перебувають у різних куточках планети? Звичайно, є Google Docs, Online Word або Zoho, але в них потрібно всім реєструватися, і вони дуже громіздкі для написання простих списків. (Іноді якісь дрібниці відштовхують людей від використання сервісу). Так ось, для таких онлайн нарад відмінно підійде сервіс Stypi. Це простий блокнот онлайн з чатом, в якому можуть працювати кілька людей одночасно. ***

    2011. Google+ Hangouts перетворився на повноцінний сервіс web-конференцій


    Хак ліванського програміста, який дозволяв спільно редагувати текст у Google+ Hangouts, недовго залишався хаком. Сьогоднішнє оновлення Google+ додало у сервіс Hangouts набагато більше нових можливостей. По-перше, це можливість розшарувати свій екран (Screen-sharing). По-друге, це можливість спільно малювати на екрані (Whiteboard). По-третє, це є можливість спільно редагувати документи Google Docs. По-четверте, це можливість влаштовувати відеотрансляцію (вебінари) на необмежену кількість глядачів (кількість активних учасників може бути до 10). По-п'яте, відеочат Google Hangouts працює тепер і на Android-смартфонах. І нарешті, по-шосте, Google відкрив офіційний API для Hangouts, так що тепер не потрібно перекручуватися, як ліванський програміст, щоб створити власну програму для Hangouts. До речі, соціальна мережа Google+ тепер відкрита всім. Ваша компанія вже до цього?

    2011. Спільне редагування тексту/коду в Google+ Hangouts


    Розробник Мохамед Мансур створив розширення до Google+ Hangouts - Hangout Pad for Google+ , яке дозволяє спільно працювати над текстом (або програмним кодом), спілкуючись по відеозв'язку. Хоча це розширення поки що містить купу багів, воно цікаве відразу з кількох причин. По-перше, воно не використовує офіційний Google+ API (з тієї простої причини, що його ще не існує). Hangout Pad є плагін до браузеру Google Chrome і вбудовується у відеочат Hangouts за допомогою хаку (сервісу Google Shared Spaces та протоколу Google Wave). Тим не менш, цей інструмент вже зараз показує можливості розширення Google Hangouts (Сохрани Skype!). Вікно для спільної роботи (в даному випадку редактор коду) розташоване над відеопотоками користувачів і може бути все що завгодно. Крім того, це наочна демонстрація майбутньої інтеграції Google Hangouts із Google Docs.

    2011. У TeamLab з'явився текстовий редактор та електронні таблиці


    Сервіс для спільної роботи Teamlab продовжує дивувати. Хоча нещодавно в ньому з'явилася платна версія, основний функціонал залишається абсолютно безкоштовним і не обмеженим за кількістю користувачів. І при цьому розробники мають час, гроші та бажання на створення таких нових фіч, як онлайн редактори документів. Так, вони вирішили не інтегрувати вже готові редактори Google Docs або Zoho Docs, а створити власні (конкуруючі) програми. Текстовий редактор та редактор електронних таблиць вже доступні, у т.ч. у безкоштовній версії. Незабаром з'явиться і редактор презентацій. Звичайно, функціонал цих програм поки що далекий від Word, Excel і навіть від Google Docs, у них є лише базові функції. Але для більшості щоденних операцій із спільної роботи з документами вони цілком підійдуть. Створені в Teamlab документи можна завантажити у форматах DOC, XLS та надіслати контрагентам. Можна також завантажувати документи в цих форматах та редагувати їх в Інтернеті.

    Сервіс для спільної роботи та управління проектами Teamlab отримав новий модуль - Documents, який призначений для зберігання та спільного доступу до файлів та документів. Документи можна легко імпортувати з Google Docs, Zoho Docs та Box.net, а для їх редагування можна використовувати OpenOffice + спеціальний плагін Teamlab, який дозволяє відкрити будь-який документ прямо з браузера. Кожен користувач має персональне сховище документів і розшаровану папку, в якій відбувається спільна робота. Окрім модуля документів у Teamlab з'явилися шаблони проектів (для швидкого створення типових проектів), історія листування, мультичат та групове розсилання у месенджері TeamLab Talk, сторінка Мої завдання, терміни завдань та кнопка-нагадування.


    OffiSync - це плагін для редакторів MS Office, який дозволяє зберігати офісні документи в обліковому записі Google Docs, а потім їх звідти відкривати. Тобто. ідея сервісу – поєднання функціональних редакторів MS Office з можливостями спільної роботи Google Docs. З моменту нашого останнього огляду, творці прикрутили інтеграцію з Google Sites (тобто документ із MS Office можна зберігати як атачмент до вибраної сторінки Google Sites і відкривати документи звідти). А вчора з'явилася ще цікавіша фіча - можливість одночасно редагувати один документ, працюючи в будь-якій версії MS Office (2003, 2007, 2010) або онлайн редакторі Google Docs. Звичайно, це виглядає не так, круто, як у новій (учорашній) версії Google Docs, зате поєднує користувачів обох рішень.

    2010. Zoho Business дозволяє обмежити доступ до програм IP


    Звичайно, можливість доступу до бізнес-додатків з будь-якого місця у світі – це стратегічна перевага Zoho та інших SaaS сервісів. Але з погляду безпеки це може призвести до великих проблем. У Zoho вирішили усунути цей недолік і для користувачів Zoho Business вводять можливість обмежити доступ до облікового запису за IP адресою. У контрольній панелі з'явилася закладка, в якій можна ввести список дозволених IP-адрес - зазвичай це адреси офісів або домашні адреси співробітників/фрілансерів. Т.к. програми з Zoho Business часто припускають доступ зовнішніх контрагентів (клієнтів, партнерів), то можна для них не забороняти доступ повністю, а лише обмежити їхні права доступу. Нагадаємо, Zoho Business - це пакет офісних програм для роботи з електронною поштою, документами та створення внутрішнього порталу для спільної роботи.

    2010. Box.net оновив мобільну версію для iPhone


    Box.net був одним із перших сервісів, який створив клієнт для iPhone. І тепер він продовжує удосконалювати свій мобільний клієнт. Мобільний Box.net 2.0 додав переглядач файлів (який недавно з'явився у web-версії), можливість коментувати файли та папки, розшарувати файли та папки та переглядати загальну стрічку подій. Крім того, новий мобільний клієнт інтегрували з редакторами документів Quickoffice для iPhone, так що документи у форматі Word і Excel можна буде відкривати та редагувати на iPhone. У світлі недавньої появи ця можливість виглядає особливо привабливо.

    2010. Box.net гідно відповів Google Docs


    Напевно, творці Box.net були не дуже раді дізнатися, що сервіс Google Docs перетворився на онлайн-файлосховище, а значить, став їх прямим конкурентом. Але їх хід у відповідь не змусив себе довго чекати. Днями Box.net представив універсальний Flash-переглядач файлів, що нагадує Scribd, який дозволяє переглянути практично будь-який файл, що зберігається в Box.net акаунті - прямо в онлайні, не завантажуючи його на комп'ютер. Це може бути офісний документ, картинка, флеш, аудіо або відео (всього 20 форматів). Крім того, ви можете опублікувати будь-який файл (у flash-переглядачі) на своєму сайті або надати доступ до нього певним співробітникам і контрагентам, щоб вони могли з ним ознайомитися і залишити свої коментарі. Мабуть це ідеальне рішення, коли ви хочете відправити клієнту презентацію, схему, технічну документацію або макет дизайну. Вам не потрібно дбати про те, щоб у клієнта було встановлено певне програмне забезпечення для того, щоб відкрити файл. ***

    2009. Google купив EtherPad і згадав про імідж SaaS


    Отже, онлайн сервіс спільного редагування документів у режимі реального часу EtherPad, створений колишніми співробітниками Гугла, повертається туди, де він був народжений - Google. Мета цієї покупки – використовувати деякі технології EtherPad для Google Wave та залучити талановитих співробітників назад до компанії для роботи над проектом, який має змінити світ. Вчора, як тільки угоду було оформлено, творці EtherPad (очевидно, на прохання нових власників) відписали у своєму блозі, що з цього моменту створювати нові документи на сервісі не можна, а 31 березня EtherPad буде закрито. Зрозуміло, користувачі сервісу були дещо розчаровані таким станом речей і висловили все, що про це думають у коментах. І тут у Гуглі згадали про одну штуку, яка для них набагато важливіша, ніж нове придбання – довіра до SaaS. ***

    2009. EtherPad імітує функцію PlayBack із Google Wave


    30 вересня Google розпочне роздачу 100000 запрошень у Google Wave. З моменту презентації цього суперсервісу минуло всього 3 місяці, але за цей час сторонні розробники вже встигли втілити деякі його оригінальні ідеї. Нещодавно ми говорили про Zenbe, який реалізував ідею "хвилі", а сьогодні сервіс для спільного редагування документів, EtherPad представив фічу "PlayBack", яка є одним із найчудовіших винаходів у Google Wave. Сенс її в тому, що будь-якої миті можна програти всю історію зміни документа, як ви дивитеся фільм. ***

    2009. OffiSync: Google Docs та MS Office - не конкуренти


    Більшість користувачів, напевно, склався стереотип, що Google Docs і MS Office - важливі конкуренти. Просунуті користувачі онлайн сервісів постійно сперечаються з прихильниками Microsoft про те, що цінніше, багатофункціональний та потужний редактор, або можливість глобального доступу та спільної роботи в онлайні. Свіжим поглядом на це питання переглянули хлопці з OffiSync. Вони подумали, адже все одно майже у всіх є MS Office, і будь-який користувач може без проблем створити собі обліковий запис у Google Docs. Чому б не використовувати ці офісні пакети разом, поєднуючи їхні переваги?

    2009. DocVerse - оперативна спільна робота в MS Office


    Два колишні співробітники Microsoft створили допоміжний веб-сервіс (+ плагін) DocVerse, призначений для спільної роботи над документами MS Office через інтернет. Для чого вони це зробили? Може, їм нічим зайняти себе? Адже у Microsoft вже є (безкоштовний) сервіс, що пропонує подібну функціональність – Office Live Workspace. Крім того, Microsoft вже показала онлайн версії своїх редакторів і оголосила, що наступний Office 14 буде web-орієнтованим. І навряд ці хлопці сподіваються, що Microsoft купить їх проект, інакше б не будували його на ворожій платформі Adobe AIR.

    2008. EtherPad - текстовий редактор для спільної роботи в Real Time


    Переваги онлайн редакторів типу Google Docs або Zoho Writer над десктопним Ворд досі сумнівна. В першу чергу через їхню нездатність (поки що) забезпечити повну сумісність з форматом .doc (що дуже важливо для обміну файлами з контрагентами). На цьому тлі дуже розумним здається стартап EtherPad, творці якого вирішили забити на сумісність та форматування і зосередитися на тому факторі, який робить онлайн-редактор набагато ціннішим, ніж Word – спільна робота в режимі реального часу.

    2008. Gobby - зробимо разом

    Що таке Gobby? Gobby - вільний спільний (колаборативний) редактор, що підтримує безліч відкритих документів для однієї сесії та розрахований на багато користувачів чат. Він може працювати у Windows, Mac OSX, Linux. Редактор дозволяє декільком користувачам одночасно редагувати той самий документ. ***

    2007. Нові можливості служб Google доступні вже сьогодні


    IMAP для Gmail, документи Google для мобільних пристроїв, нові функції для електронних таблиць, нові можливості у Професійному пакеті та Пакеті для навчальних закладів та багато іншого в офіційному релізі. ***

    2007. Google запустить wiki-додаток: Google Wiki

    У Мережі з'явилася інформація про те, що Google готується перезапустити сервіс Jotspot, який був куплений компанією в 2006 р. Jotspot є програмою, яка призначена для роботи з онлайновими wiki-сервісами - базами даних на кшталт Wikipedia.Після угоди з Google сервіс Jotspot не дозволяв реєструватися новим користувачам, проте старі клієнти зберегли доступ до своїх облікових записів. Як повідомляє Google Blogoscoped, сервіс Jotspot увійде в набір онлайнових додатків для офісу Google Apps під назвою Google Wiki. Про нову назву говорить також і логотип Google Wiki, який з'являється при спробі увійти на сайт. Представники Google не давали офіційних коментарів з приводу цієї інформації.

    2007. Central Desktop інтегрував електронні таблиці


    Тільки недавно ми написали про сильного конкурента Google Spreadsheets-. А сьогодні (мабуть, прочитавши цей пост) Central Desktop оголосив про інтеграцію цього сервісу в свою офісну платформу. Отже, тепер користувачі Central Desktop отримали можливості: ***

    2006. Колективний редактор заробляє на вікі-технологіях


    Американська компанія Numanila розробила сервіс Approver, покликаний полегшити роботу над одним документом кількох користувачів. Для початку роботи потрібно завантажити документ на сайт і вибрати зі списку своїх контактів тих людей, які працюватимуть над ним. Таким чином, замість організації поштового розсилання з прикріпленим до нього документом та подальшого листування електронною поштою, можна переглянути на одній сторінці всю потрібну інформацію. Сервіс покаже, хто і коли вносив у документ правки, хто вже затвердив його, а також нагадає всім учасникам роботи про терміни «дедлайну». У тестовому режимі користувач може створити лише один документ та брати участь у роботі над необмеженою кількістю чужих документів. Щоб отримати можливість створення більшої кількості документів (до 50-ти), необхідно купити платний аккаунт за $6 на місяць або 40$ на рік. При цьому сервіс працює тільки на ОС Mac та Windows, і лише з браузерами Internet Explorer та Firefox.

    2006. Writeboard - працюємо разом


    Колективне створення текстових документів не є чимось надзвичайним: багатьом з нас це доводилося робити не раз в умовах офісної роботи. Але що робити, якщо співавтори перебувають поза інтранетом мережі і навіть більше - живуть в іншій країні або взагалі на іншому континенті? Обмін робочими матеріалами за допомогою електронної пошти рано чи пізно спричинить таку плутанину, що можна легко втратити кілька важливих доповнень, зроблених колегами. Звичайно, можна знайти безліч способів уникнути проблем та організувати колективну роботу через інтернет, але всі вони будуть пов'язані з певними витратами часу та сил. Тому пропонуємо познайомитися з проектом під назвою Writeboard, що дозволяє легко і невимушено готувати нескладні текстові документи за участю необмеженої кількості співавторів. Для початку роботи достатньо пройти нескладну реєстрацію, після чого можна відразу переходити до роботи над документом. Засоби форматування надаються досить аскетичні: кілька типів заголовків, два види списків, жирний і похилий шрифт, вставка текстового блоку. Доступно також додавання в документ гіперпосилань та зображень. Щоправда, не без незручностей: картинки заздалегідь потрібно викласти на інтернет, т.к. текст містить лише посилання на зображення. Редагувати розташування та розмір графічних об'єктів неможливо, тому краще заздалегідь підготувати робочі матеріали, щоб надалі готовий варіант статті виглядав більш естетично. Правка документа не складає труднощів, кирилиці виглядають цілком пристойно як під час редагування, так і в готовому документі (втім, це заслуга, швидше, браузера, ніж власне Writeboard, тому що вибір шрифтів у програмі відсутня): сервер розробників і стає доступним для редагування іншим користувачам. Для відстеження внесених змін передбачена система, аналогічна до тієї, що використовується в системах Wiki, тому знаходити правки, зроблені іншими учасниками проекту, можна дуже легко. Також залишаються доступними і проміжні версії робочого документа, завдяки чому можна повернутися до будь-якої з попередніх версій. Особливо слід зазначити спосіб виділення зміненого тексту: це дозволяє відразу виявляти свіжі редагування, а не шукати їх за текстом всього документа. Для обговорення поточних робочих моментів ви можете обмінюватися з колегами текстовими повідомленнями, організованими у вигляді коментарів. Виділення проміжних версій документа, які є своєрідними відправними точками для початку наступного етапу редагування, або просто виявилися вдалими, але не зовсім готовими до фінального релізу версіями, можна здійснювати за допомогою встановлення відповідних прапорів. Якщо хтось співавторів ще не в курсі про те, що над документом вже кипить робота, в якій його допомога дуже навіть вітається, можна переслати йому запрошення електронною поштою. У повідомленні буде міститься посилання на поточну версію документа, а також необхідний для доступу до функції редагування пароль. Крім перерахованих вище дій над документом, можна переслати робочі матеріали будь-якому одержувачу електронною поштою. Для того, щоб не займатися розсилками, можна використовувати RSS. Якщо ж потрібна копія документа на локальному комп'ютері, її можна завантажити з сервера розробників Writeboard, при цьому документ автоматично конвертується в один із двох форматів: простий текст або HTML. Неможливість поміщення графічних об'єктів безпосередньо в текст створюваного документа на даному етапі вплине: якщо в тексті були присутні зображення, то експортований варіант міститиме лише посилання на них. інструменту внутрішній документообіг компанії, звичайно, не вартий. Але знайдеться чимало проектів, яким даний сервіс виявиться дуже доречним. Автори ресурсу пропонують скористатися своїм дітищем таким категоріям користувачів, як студенти та поети, вільні журналісти та PR-менеджери. У будь-якому випадку, якщо подібний проект пропонує свої послуги – чому б не спробувати ним скористатися?

    2002. Протокол WebDAV для керування файлами у Web

    Компанія Software AG випустила WebDAV - набір розширень протоколу HTTP, що забезпечує функцію спільного редагування та управління файлами на віддалених Web-серверах. Протокол WebDAV дає офісним працівникам можливість миттєво розміщувати у Web інформацію з допомогою звичайних офісних програм. Сервер Tamino WebDAV Server інтегрує XML-базу даних Tamino у Windows-додатки