Spolupracujte so zošitom programu Microsoft Excel. Spolupracujte so službou Dokumenty Google

Takmer každý musí pracovať s dokumentmi a často to zaberie veľa času. Existuje však množstvo programov a online služieb, ktoré dokážu zjednodušiť a urýchliť riešenie množstva kancelárskych úloh. Ak teda používate systém OCR – na skenovanie dokumentu a rozpoznávanie textu cez neho – bude to vyžadovať oveľa menej úsilia a času ako zadávanie zodpovedajúceho textu z klávesnice. Ak najskôr konvertujete dokumenty PDF do formátov Word / Excel, potom po skopírovaní fragmentov takýchto dokumentov do vlastných materiálov (napríklad na potvrdenie téz štatistickými a analytickými údajmi) ich už nemusíte prenášať do normálnej podoby, čo by bolo potrebné pri priamom kopírovaní zo súborov PDF. Ak je proces porovnávania rozdielov medzi rôznymi verziami dokumentov zverený počítaču (namiesto ručného prezerania textov), ​​opäť bude možné získať veľa času a vyhnúť sa nepríjemným chybám. A to nie je všetko – podobných príkladov optimalizácie je veľa.

Jedinou otázkou je, čomu dať prednosť - offline riešeniam alebo online službám. Niet pochýb o tom, že funkčnosť špecializovaných aplikácií na prácu s dokumentmi je spravidla rádovo vyššia ako funkčnosť online služieb, ale je tiež ťažšie ich zvládnuť a cena takýchto aplikácií je zvyčajne pôsobivý. Výhoda online služieb zase spočíva v jednoduchosti používania a častokrát bezplatne. Okrem toho môžete takúto službu využívať z akéhokoľvek počítača pripojeného na internet, čo je dôležité, pretože veľa ľudí musí pracovať na rôznych počítačoch (a nie všetky majú nainštalovaný potrebný softvér). Existuje ďalšia dôležitá nuansa - služby výrazne zjednodušujú výmenu dokumentov, čo je dôležité pri spoločnej práci na nich.

Zdieľanie dokumentov a spolupráca

V modernom svete sú zamestnanci spojení v rôznych projektoch (alebo jednoducho priatelia spojení určitým cieľom) často ďaleko od seba (v rôznych mestách a dokonca aj v krajinách), čo spôsobuje určité ťažkosti, keď je potrebné diskutovať a dohodnúť sa na dokumentoch. V zásade existuje mnoho spôsobov, ako si rýchlo vymieňať dokumenty na webe - môžete posielať súbory e-mailom, ukladať ich na FTP servery, umiestňovať ich na súborový hosting alebo online úložiská atď. Všetky tieto možnosti však v skutočnosti zahŕňajú rovnakú pracovnú technológiu: jeden používateľ vytvorí originálny dokument, tak či onak je poskytnutý druhému používateľovi, ktorý si stiahne príslušnú aplikáciu (napríklad MS Word), vykoná úpravy v režime kontroly a odošle dokument jeho kolega rovnakým spôsobom. Potom sa všetko opakuje v kruhu. Samozrejme, pri vážnych úpravách so zložitým formátovaním je tento prístup opodstatnený. Častejšie je však potrebné koordinovať a viackrát nie formátovacie prvky, ale nejaké konkrétne znenie textu a čísel. Takáto koordinácia úprav môže byť organizovaná rýchlejšie: prostredníctvom online služieb určených na spoluprácu na dokumentoch, ako sú Google Docs (https://docs.google.com/) alebo Zoho Docs (http://docs.zoho.com/) .

Takéto služby majú všetky potrebné funkcie na organizovanie spoločnej práce na dokumentoch v rámci konkrétnych projektov. Princíp fungovania je spravidla nasledovný - dokumenty nie sú uložené na lokálnych počítačoch, ale na špeciálnych serveroch a sú dostupné iba tým používateľom, ktorým autori dokumentov nastavili príslušné práva (na čítanie alebo úpravu) . Na čítanie a úpravu dokumentu nie je potrebné sťahovať príslušný softvér - to je možné vykonať pomocou funkčnosti služby. Okrem toho je povolená nielen editácia, ale aj komentovanie rôznych výpočtov, údajov, fragmentov tabuliek atď., čo je často potrebné pri spolupráci. Zároveň môžete pracovať s dokumentmi na akomkoľvek počítači s prístupom na internet, čo je dôležité pre mobilných používateľov. Okrem toho je úplne eliminovaná akákoľvek zámena s rôznymi verziami toho istého dokumentu, pretože rovnaká (vždy najnovšia) kópia dokumentu je dostupná všetkým používateľom. V dôsledku toho sa čas na spoločnú prácu s dokumentmi výrazne znižuje.

Služba Google Docs bola pôvodne určená výhradne na prácu s kancelárskymi dokumentmi a poskytovala možnosť vytvárať a upravovať textové dokumenty, tabuľky a prezentácie s kresbami (sťahovanými alebo vytvorenými v jednoduchom grafickom editore priamo v službe). Teraz je možné okrem kancelárskych dokumentov ukladať aj fotografie a video materiály. Dokumenty sú umiestnené v zbierkach (obr. 1) a môžu byť vytvorené od začiatku alebo stiahnuté hotové v obľúbených formátoch súborov vrátane DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT atď. Možnosti formátovania vytvorených dokumentov sú minimálne, ale úplne postačujúce, aby zodpovedali materiálom.

Ryža. 1. Usporiadajte dokumenty v službe Dokumenty Google

Prístup k súborom môže byť súkromný, prostredníctvom odkazu a verejný, ak sú zverejnené. Pre bezpečnú spoluprácu s dokumentmi je optimálny súkromný prístup, v ktorom sú pre vybraných používateľov nakonfigurované prístupové práva (úprava alebo čítanie) ku konkrétnym dokumentom alebo kolekciám. Spolu s bežnou úpravou je možné vkladať komentáre (obr. 2). Nastaviť prístup odkazom má zmysel, ak je potrebné otvoriť prístup k informáciám veľkej skupine používateľov – napríklad učiteľ môže takto poskytnúť študijné materiály študentom kurzu. Publikácia umožňuje prístup k dokumentom všetkým používateľom bez výnimky.

Ryža. 2. Pridanie komentára k dokumentu cez Google Docs

Celkové množstvo priestoru poskytovaného v službe Dokumenty Google je obmedzené na jeden gigabajt – za ďalší priestor sa platí (20 GB – 5 USD ročne, 80 GB – 20 USD ročne atď.).

Zoho Docs vám umožňuje nielen vytvárať a zdieľať textové dokumenty, tabuľky a prezentácie, ale dá sa použiť aj ako online úložisko, kam môžete nahrávať fotografie, hudbu a videá. Rozsah formátov povolených na nahrávanie je veľmi široký – pomocou Zoho Docs môžete nahrať dokonca aj ZIP archívy s ich následným rozbalením a importovať dokumenty uložené v službe Google Docs. Dokumenty a iné materiály sú umiestnené v priečinkoch a pracovných priestoroch (pracovný priestor). Pre efektívnu organizáciu osobných dokumentov sú potrebné priečinky (obr. 3) a pracovné priestory sú určené na spoluprácu na dokumentoch (priečinky je možné vytvárať aj vo vnútri pracovných priestorov pre ľahšiu orientáciu). Organizačný plán poskytuje možnosť priraďovať k súborom značky, čo môže byť užitočné na ich neskoršie rýchle nájdenie. Pokiaľ ide o formátovanie, možnosti sú tu oveľa pôsobivejšie ako v službe Dokumenty Google, aj keď to podľa nášho názoru nie je príliš dôležité, pretože vytváranie veľkolepo navrhnutých dokumentov je oveľa pohodlnejšie v tradičných softvérových riešeniach (najmä v MS Office produkty) a online je rozumnejšie využívať služby na výmenu dokumentov a ich rýchle schválenie.

Ryža. 3. Správa dokumentov v prostredí Zoho Docs

Akékoľvek súbory a priečinky uložené v službe Zoho Docs je možné zdieľať, aby sa umožnila spolupráca s dokumentmi a prístup k nim je povolený nielen konkrétnym používateľom, ale aj celým skupinám. To je veľmi výhodné, keď je potrebné poskytnúť prístup k sérii dokumentov niekoľkým používateľom, ktorí spolupracujú na konkrétnom projekte naraz. Pri práci na určitých projektoch je ešte pohodlnejšie využívať pracovné priestory (každý projekt má svoje), čím sa otvára prístup k nim skupinám kolegov. V tomto prípade budú mať všetci používatelia skupiny prístup k dokumentom novo pridaným do pracovného priestoru automaticky a zjednoduší sa aj organizácia prístupu k dokumentom pre nových členov skupiny, pretože bude stačiť len pridať nového zamestnanca do pracovného priestoru. skupina. Používatelia dostávajú v závislosti od úrovne prístupu možnosť čítať dokumenty, ktoré otvorili alebo ich upravovať, pri úprave je možné robiť komentáre (obr. 4).

Ryža. 4. Komentovanie dokumentu v prostredí Zoho

Množstvo priestoru poskytovaného v službe Zoho Docs a počet pracovných plôch závisí od zvoleného plánu. V prípade bezplatného plánu je pridelený 1 GB priestoru a je povolené vytvoriť iba jeden pracovný priestor. Štandardné (3 doláre mesačne) a prémiové komerčné plány (5 doláre mesačne) prideľujú rovnaký 1 GB zadarmo, no počet pracovných plôch už môže dosiahnuť 10, respektíve 20, a navyše sa zvyšuje priestor pre súbory. povolené.za príplatok.

Rozpoznávanie textu

Existujú prípady, keď pri príprave dokumentov v elektronickej podobe musíte do nich vkladať fragmenty papierových dokumentov - napríklad pridávať rozsiahle citácie do abstraktov, semestrálnych prác alebo dizertačných prác, robiť zmeny v papierových dokumentoch bez toho, aby ste ich znova písali na klávesnici, atď. Ak máte po ruke skener alebo fotoaparát, môže byť rýchlejšie (hoci všetko závisí od množstva textu) naskenovať (odfotiť) dokument a rozpoznať text pomocou systému OCR pomocou vhodného online službu. Pomocou takýchto služieb môžete rýchlo previesť obrázky dokumentov (naskenované alebo odfotografované) do editovateľných textových formátov.

Existuje pomerne veľa online služieb, ktoré ponúkajú zodpovedajúce príležitosti na webe, vrátane zdrojov, ktoré podporujú rozpoznávanie textov v ruskom jazyku. Niektoré zdroje sú úplne zadarmo, ale najčastejšie majú určité obmedzenia týkajúce sa veľkosti obrázkov a počtu materiálov rozpoznaných v pevnom časovom období. Iné vyžadujú poplatok za stránku – čisto symbolický v porovnaní s nákladmi na offline systémy OCR, z ktorých väčšina je určená pre firemných používateľov.

Žiaľ, väčšina nami testovaných zdrojov sa nevyrovnala dobre s rozpoznávaním ruskojazyčného textu, dokonca ani tých, ktoré boli ideálne z hľadiska počiatočnej kvality materiálov. Ako „ideálny“ dokument sme urobili obyčajný screenshot s textom a ako ťažko rozpoznateľný materiál sme zvolili priemerný naskenovaný obrázok (dokument bol naskenovaný pod uhlom a obsahoval veľa „odpadu“) - obr. . 5.

Ryža. 5. Zdrojové dokumenty

Po prejdení viac ako tuctu online služieb sme sa usadili len na troch zdrojoch: Ocr Terminal (https://ocrterminal.com/), Online OCR (http://www.onlineocr.net/) a FineReader Online (http: //finereader. abbyyonline.com/ru). Prvá z týchto služieb podporuje 20 jazykov a umožňuje vám rozpoznať až 20 stránok za mesiac zadarmo – ak potrebujete viac, budete musieť zaplatiť od 4 do 9 centov za stranu (v závislosti od celkového počtu stránok) . Služba Online OCR rozumie 32 jazykom, je úplne zadarmo a umožňuje rozpoznať až 15 dokumentov za hodinu. FineReader Online podporuje 37 rozpoznávacích jazykov, ale len tri stránky je možné rozpoznať zadarmo. Všetky nasledujúce strany sú zakúpené; sadzby sú určené celkovým počtom strán (20 strán - 3 USD, 50 strán - 5 USD atď.).

Technológia rozpoznávania textu prostredníctvom online služieb OCR teoreticky nespôsobuje žiadne ťažkosti: je potrebné nahrať zdrojový súbor, vybrať jazyk a formát pre uloženie dokumentu a spustiť proces rozpoznávania (obr. 6).

Ryža. 6. Rozpoznávanie dokumentov pomocou FineReader Online

Všetky tri menované služby si dobre (a celkovo na rovnakej úrovni) poradili s rozpoznaním snímky obrazovky s textom (obr. 7), ale iba prvé dve z nich dokázali viac-menej správne rozpoznať zložitý dokument (obr. 8), pričom výsledky FineReader Online sa ukázali ako neuspokojivé (obr. 9).

Ryža. 7. Výsledok rozpoznávania obyčajného textu vo FineReader Online

Ryža. 8. Výsledok zložitého rozpoznávania textu cez terminál Ocr

Ryža. 9. Výsledok zložitého rozpoznávania textu pomocou FineReader Online

Pre spravodlivosť treba poznamenať, že používatelia už spomínanej online služby Google Docs majú odteraz aj možnosť optického rozpoznania súborov nahraných do služby. Je možné rozpoznať grafické súbory (JPG, PNG a GIF) a dokumenty PDF. Podpora pre dokumenty v ruskom jazyku je už dnes implementovaná, ale kvalita rozpoznávania ešte stále nie je žiaduca (obr. 10).

Ryža. 10. Výsledok rozpoznania jednoduchého dokumentu prostredníctvom služby Google Docs

Konverzia dokumentov PDF do formátov Word a Excel

Často pri príprave materiálov musíte použiť údaje z dokumentov PDF. Žiaľ, pri kopírovaní fragmentov z takýchto dokumentov cez schránku majú používatelia zaručenú dodatočnú prácu, aby preniesli skopírované fragmenty do božskej podoby, pretože sa stratí formátovanie pôvodného dokumentu PDF.

Preto je oveľa rozumnejšie najprv spracovať súbor vo formáte PDF špeciálnym konvertorom, najmä online, a ako výstup získať kompletne čitateľný dokument vo formáte MS Word alebo MS Excel. Príklady takýchto online nástrojov zahŕňajú PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) a Zamzar.com (http://www.zamzar .com/ ). S ich pomocou je takáto konverzia jednoduchá ako lúskanie hrušiek (obr. 11) – stačí do služby nahrať súbor PDF, o ktorý máte záujem, vybrať požadovaný formát, uviesť svoju e-mailovú adresu a spustiť proces konverzie. Potom používateľ za pár minút dostane e-mailovú správu s konvertovaným dokumentom alebo odkazom naň (možnosť závisí od služby).

Ryža. 11. Konvertujte dokument PDF cez službu PDFConverter

PDFConverter dokáže konvertovať PDF dokumenty do formátov DOC, RTF a XLS a výsledky konverzie sú priam dokonalé (obr. 12) – žiadne obdĺžnikové bloky s oddelenými textovými fragmentmi (čo sa často stáva po práci množstva konvertorových programov) a dokonca aj tabuľky sú upraviteľné.

Ryža. 12. Dokument vo formáte DOC získaný pomocou služby PDFConverter

Pdftoword.com dokáže konvertovať dokumenty PDF do formátov DOC alebo RTF, pričom veľmi správne rozpoznáva textové bloky, ale konvertuje tabuľky na obrázky, čo znemožňuje v budúcnosti upravovať tabuľkové informácie.

Službu Zamzar.com možno použiť nielen na konverziu súborov PDF do formátov DOC alebo RTF, ale aj na iné smery konverzie (povedzme obrázky a hudbu z jedného formátu do druhého) a podporuje dávkové spracovanie údajov. Výsledné dokumenty programu Word zo súborov PDF však nie sú také kvalitné (ako v programe PDFConverter), pretože môžu (aj keď v žiadnom prípade nie vždy) obsahovať obdĺžnikové bloky údajov. Okrem toho sa pri spracovaní dokumentov v službe Zamzar.com tabuľky vnímajú ako text doplnený grafikou - v dôsledku toho sa ukážu ako neupraviteľné, hoci vzhľad tabuliek je úplne správny a zobrazujú sa stĺpce s hodnotami bez akýchkoľvek posunov (obr. 13).

Ryža. 13. Pohľad na dokument MS Word vytvorený službou Zamzar.com

Rýchle porovnanie dokumentov

Často musíte v procese práce porovnávať rôzne verzie dokumentov medzi sebou kvôli zmenám - napríklad pôvodné a upravené verzie materiálov pripravených vo Worde, pracovné a aktualizované verzie cenníkov so zmenenými cenami v Exceli, rôzne verzie textových dokumentov (najmä programový kód) atď. .P. Ručné porovnávanie dokumentov je zdĺhavý a únavný proces a vždy existuje šanca, že pri prezeraní nezaznamenáte rozdiely v niektorých dôležitých údajoch.

Na rýchle vyriešenie problému sa môžete obrátiť na špecializované služby rýchleho porovnávania, ktoré vám umožnia porovnať dva bloky textu priamo v internetovom prehliadači. Ak hovoríme o identifikácii rozdielov v textoch dokumentov v anglickom jazyku, potom bude stačiť akákoľvek služba - s textami v ruskom jazyku (kvôli problémom s kódovaním) a tabuľkám (kvôli neúspešnému zobrazovaniu konečných údajov) je to ťažšie. Po preštudovaní mnohých relevantných zdrojov sme sa rozhodli pre tri: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http://www.textdiff.com/) a Quick Diff (http://www .quickdiff .com/), s ktorým môžete porovnávať úryvky textu, tabuľky a programový kód.

Na porovnanie dvoch fragmentov pomocou uvedených služieb ich stačí skopírovať do príslušných okien a potom spustiť proces porovnania, po ktorom sa vyberú rôzne (vrátane tých, ktoré chýbajú v jednom z dokumentov) textové fragmenty v porovnávaných dokumentoch. . V prípade Text-Compare sa oba zdrojové fragmenty po dokončení operácie opäť zobrazia na obrazovke a farebne sa zvýraznia v nich odlišné prvky (obr. 14), pričom tabuľky (obr. 15) a kód programu dodatočne označte čiary rozdielmi.

Ryža. 14. Porovnanie textu pomocou služby Text-Compare

Ryža. 15. Porovnávanie tabuliek pomocou služby Text-Compare

Výsledky zobrazenia procesu porovnania prostredníctvom služby TextDiff vyzerajú inak: zobrazí sa iba jeden výsledný fragment, v ktorom je text, ktorý sa objavil v druhom fragmente (tj chýba v prvom), zvýraznený zelenou farbou a vymazaný text je zvýraznená červenou farbou. Pri porovnávaní textových blokov to bude výhodné (obr. 16), v prípade malých fragmentov tabuliek to bude akceptovateľné (obr. 17), avšak použitie tohto zdroja na porovnávanie veľkých tabuliek je sotva opodstatnené, keďže nájdené rozdiely sa zobrazia riadok po riadku v textovom formáte (bez čísel riadkov) a stĺpce sú stále viditeľné).

Ryža. 16. Porovnávanie textov pomocou služby TextDiff

Ryža. 17. Porovnávanie tabuliek pomocou služby TextDiff

Princíp prezentácie výsledkov v Quick Diff je úplne rovnaký ako v TextDiff, až na to, že dáta odstránené z druhého fragmentu sú nielen zobrazené inou farbou, ale aj prečiarknuté (obr. 18). K ťažkostiam pri porovnávaní veľkých tabuliek (spôsobených riadkovým zobrazovaním údajov) sa zároveň pridáva ešte jeden problém - nesprávne rozpoznanie azbuky.

Ryža. 18. Porovnanie programového kódu prostredníctvom služby Quick Diff

Službu Text-Compare teda možno použiť na porovnávanie textov, tabuliek a programového kódu bez akýchkoľvek obmedzení. Služby TextDiff a Quick Diff dokonale porovnávajú texty (v prípade Quick Diff nie v ruštine) a programový kód a možno ich použiť na porovnanie malých fragmentov tabuliek.

Pre korektnosť treba uviesť, že služba Google Docs teoreticky umožňuje identifikovať aj rozdiely v textoch – porovnaním verzií dokumentov (menu Súbor -> Pozrite si históriu revízií). Je to však nepohodlné na porovnávanie dokumentov, pretože zodpovedajúca funkcia nie je určená na porovnanie, ale na návrat k predchádzajúcej verzii dokumentu.

Preklad textových fragmentov

V dnešnej dobe nie je ničím výnimočným riešiť dokumenty v cudzích jazykoch. Ak hovoríme o malých fragmentoch textu, potom nie je potrebné inštalovať solídny systém strojového prekladu - je jednoduchšie využívať služby online prekladateľa, najmä preto, že takýchto prekladateľov je dnes na webe dosť.

Medzi nimi je prekladateľská služba Google Translate (http://translate.google.com/), systém strojového prekladu Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), online prekladač PROMT Translate.Ru (http: //www.translate.ru/) atď. Ak chcete preložiť text v týchto systémoch, musíte skopírovať zdrojový text do príslušného okna, nastaviť smer prekladu a spustiť proces. Potom (zvyčajne v blízkom okne) sa zobrazí preložený text (obr. 19).

Ryža. 19. Preložte text pomocou Google Translate

Upozorňujeme, že online služby môžu mať obmedzenia týkajúce sa objemu preložených fragmentov – napríklad v online prekladači PROMT je povolené prekladať naraz texty maximálne 3 000 znakov vrátane medzier a koncových znakov odsekov (alebo 10 tis. pre registrovaných užívateľov - registrácia je bezplatná).

Okrem toho je tu ešte jedna nuansa - výsledky strojového prekladu sa spravidla nedajú použiť okamžite (aj napriek tomu preklad nie je ani zďaleka ideálny). V dôsledku toho je potrebné pomerne opatrne porovnávať zdrojové a preložené texty, a to je možné len pri relatívne malých fragmentoch, pretože veľkosti okien s textami v internetovom prehliadači sú obmedzené.

Vytvárajte grafy a diagramy

Gliffy je služba na vytváranie všetkých druhov diagramov a diagramov: organizačné a obchodné diagramy, plány, diagramy počítačových sietí a telekomunikácií, vývojové diagramy, harmonogramy projektov atď. Takéto diagramy sa vytvárajú od začiatku alebo na základe vstavaných (obr. 20) alebo nezávisle vytvorených šablón z prázdnych objektov vizuálnym dizajnom (obr. 21). Hotové dokumenty sa ukladajú na server alebo exportujú do grafických obrazových formátov (JPG, PNG a SVG) s následným uložením na počítač užívateľa. Je možné exportovať do formátu MS Visio a vytlačiť ho s prispôsobením diagramu na jeden list alebo jeho rozdelením na niekoľko listov. Diagramy môžu byť verejné a súkromné, je možné organizovať spoločnú prácu na diagramoch viacerých používateľov.

Ryža. 20. Výber šablóny organizačnej schémy na Gliffy

Ryža. 21. Vizuálna konštrukcia diagramu v prostredí Gliffy

Veľkosť priestoru poskytovaného v službe Gliffy a počet vytvorených grafov závisí od zvolenej tarify. Bezplatný základný plán poskytuje 2 MB priestoru a umožňuje vám vytvoriť iba päť verejných diagramov. Komerčný prémiový plán (5 USD/mesiac) má neobmedzený priestor a diagramy (verejné a súkromné).

Služba DiagramAnywhere je určená aj na vytváranie vývojových diagramov, organizačných diagramov, diagramov počítačových sietí a iných typov diagramov, plánov a diagramov od začiatku alebo na základe šablón (obr. 22). Princíp ich vytvárania je rovnaký ako v službe Gliffy, s výnimkou jednej nuansy: požadovaná šablóna grafu sa bude musieť najskôr skopírovať do vášho účtu. Hotové dokumenty sa uložia na server, vytlačia a/alebo exportujú do grafických obrazových formátov (JPG, PNG, TIFF a GIF) alebo do formátu PDF a uložia sa na počítač používateľa. Diagramy vytvorené v službe DiagramAnywhere môžu byť súkromné ​​(vtedy sú dostupné len autorovi) alebo verejné (ostatní používatelia ich uvidia prostredníctvom odkazov). Je možné skopírovať HTML kód do diagramu a vložiť ho do blogu, fóra alebo webovej stránky.

Ryža. 22. Vytvorte diagram zo šablóny pomocou služby DiagramAnywhere

Služba DiagramAnywhere má dva plány: bezplatné demo zadarmo (na 30 dní) a komerčnú prémiu (30 dolárov ročne). V prípade bezplatného programu je množstvo poskytovaného priestoru obmedzené na 10 MB a je povolené vytvárať iba tri diagramy (verejné alebo súkromné). Plán Premium vám umožňuje zabrať až 1 GB miesta pre vaše dokumenty a vytvárať neobmedzené množstvo diagramov (verejných aj súkromných).

Rozhodli sme sa poslať kolektívnu spätnú väzbu o konferencii organizátorom TechEd Russia 2012. Dnes budem hovoriť o tom, ako sme na ňom zorganizovali spoluprácu pomocou OneDrive.

Počiatočná diskusia, samozrejme, prebehla poštou. Keď všetci prehovorili, skompiloval som všetku spätnú väzbu do dokumentu programu Word a odovzdal som ho do OneDrive. Teraz bolo potrebné dať kolegom možnosť si dokument prezrieť a urobiť v ňom zmeny.

Poznámka. Tento článok bol napísaný pred premenovaním SkyDrive na OneDrive, odtiaľ pochádza starý názov na snímkach obrazovky.

Dnes na programe

Zdieľanie súborov a priečinkov OneDrive

Vo OneDrive sú povolenia na prístup k súborom regulované na úrovni priečinkov a súborov. Keď priečinok zverejníte alebo udelíte povolenie konkrétnym ľuďom, tieto nastavenia sa použijú aj na všetky podpriečinky a súbory, pokiaľ im neudelíte iné povolenia.

Nahral som súbor do môjho osobného priečinka a pokračoval som v udeľovaní práv naň mojim kolegom.

Vo všeobecnosti môžete v stĺpci „Zdieľanie“ vidieť, kedy sa zmenili práva na súbor alebo priečinok. V zásade existujú tri možnosti udelenia prístupu k cloudovému úložisku spoločnosti Microsoft a začnem tým najjednoduchším.

Vytvorte odkaz na súbor

Z obrázku nižšie je zrejmé, že dokument bude môcť zobraziť alebo upraviť ktorýkoľvek vlastník odkazu. Menej zrejmé je, že ak chcete zverejniť priečinok alebo súbor, musíte vytvoriť prepojenie (nazývané „Zdieľať“).

Verejný prístup, ako aj prístup pomocou odkazu s právami na úpravy je samozrejme možné kedykoľvek ukončiť. Navyše, keď znova vytvoríte odkaz na úpravu, adresa URL bude mať iný kľúč.

Odoslanie e-mailovej správy

Táto možnosť je zaujímavejšia, pretože existuje možnosť vyžadovať autorizáciu pomocou účtu Microsoft. A toto je jediná možnosť, ktorá umožňuje poskytnúť prístup k súboru iba určitým ľuďom.

Vaši príjemcovia dostanú e-mail z účtu, pomocou ktorého ste prihlásení do OneDrive (t. j. nemôžete posielať e-maily z vlastnej adresy). V tomto prípade je tiež vytvorený odkaz, ale požiadavka na prihlásenie do služby obmedzuje prístup k súboru alebo priečinku na príjemcov listu. Príjemcovia listu si samozrejme môžu súbor stiahnuť a preniesť na kohokoľvek iným spôsobom.

Zaujímavosťou je, že v prípade, že je prepojených viacero účtov, je povolenie udelené iba účtu, z ktorého bol prístup vytvorený prvýkrát. Mimochodom, keď s vami niekto zdieľa súbor, môžete k nemu prejsť zo sekcie Zdieľané na ľavej table OneDrive.

Správa prístupových práv

Artem sa zúčastnil našej korešpondencie a ponúkal dobré témy na spätnú väzbu. Nie je však MVP, takže nepotreboval práva na úpravu súboru. Po odoslaní listu som opravil prístupové práva, ktoré sa spravujú v pravom paneli.

Na obrázku môžete vidieť, že Arťom môže dokument iba prezerať, zatiaľ čo všetci ostatní ho môžu upravovať v lokálnej aplikácii Word alebo priamo vo OneDrive pomocou aplikácie Word Web App. Tu môžete tiež odmietnuť prístup akejkoľvek osobe alebo všetkým vlastníkom odkazu na zobrazenie alebo úpravu súboru.

Spolupracujte na dokumentoch balíka Office

Dôležité! Otvárajte súbory z kancelárskych programov priamo z OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), a nie zo synchronizovaného priečinka na lokálnom disku. V opačnom prípade, ak pracuje viacero ľudí súčasne, dôjde ku konfliktu, ktorého výsledkom budú kópie aktualizovaných súborov s názvom PC v názve.

Súbory Word, Excel, PowerPoint a OneNote môžete otvárať a pracovať s nimi v lokálnych aplikáciách balíka Microsoft Office a ich webových verziách priamo v prehliadači. V oboch prípadoch je podporovaná spoločná práca na dokumente viacerých ľudí. Maximálny počet simultánnych redaktorov nie je nikde uvedený, ale úspešne pracovalo osem ľudí (ďakujem Oksane za kontrolu).

Vo OneDrive to funguje veľmi pohodlne! Otvoril som našu recenziu vo Worde 2013 a začal som upravovať prvý odsek.

Odsek bol okamžite uzamknutý, aby sa zabránilo tomu, že niekto iný náhodne vykoná prekrývajúce sa zmeny v mojom úryvku. Oksana, ktorá robila úpravy v rovnakom čase ako ja, to videla vo webovej aplikácii (preferuje anglické rozhranie).

Tu chcem upriamiť vašu pozornosť na niekoľko bodov.

  1. Jasne označuje, ktorý odsek upravujem (moje meno sa zobrazí pri umiestnení kurzora myši).
  2. Tento odsek je skutočne chránený pred úpravami iných ľudí. Teraz je v ňom nastavený kurzor a obrázok ukazuje, že všetky možnosti formátovania sú na páse s nástrojmi zablokované.
  3. Môžete vidieť zoznam všetkých ľudí, ktorí práve upravujú.
  4. Je známe, že už niekto zmenil doklad, t.j. po aktualizácii môžete vidieť ich úpravy (žiaľ žiadna synchronizácia v reálnom čase).

OneDrive vám umožňuje vidieť, kto naposledy upravoval dokument.

Zaujímavejšie je však niečo iné – OneDrive automaticky sleduje verzie dokumentov. Do histórie verzií sa dostanete z kontextového menu alebo z horného menu „Spravovať“ (na obrázku vyššie je kvôli malej veľkosti okna schované za tromi bodkami).

Tu môžete obnoviť alebo stiahnuť ktorúkoľvek z predchádzajúcich verzií. Podľa mojich informácií je na OneDrive uložených až 25 verzií dokumentu. Verzie sa však vytvárajú len pri úprave súborov. Ak nahráte nový súbor s rovnakým názvom a prepíšete ten starý, história verzií sa neuloží.

Anketa a diskusia

Ako vidíte, správa práv vo OneDrive je veľmi jednoduchá, aj keď niektoré body nie sú celkom zrejmé. A môžete vytvárať a upravovať dokumenty programu Word, zošity programu Excel, prezentácie programu PowerPoint a poznámky vo OneNote bez toho, aby ste opustili prehliadač. Webové verzie aplikácií balíka Office samozrejme nemajú všetky funkcie ako náprotivky balíka Office, no pre mnohých používateľov sú viac než dostatočné.

Na súboroch balíka Office môžete pracovať jednotlivo a spoločne s použitím aspoň 7 GB miesta na osobnom disku. Áno, všetko je úplne zadarmo ;)

Ukladáte súbory a dokumenty v cloude? Podeľte sa o niektoré zo svojich obľúbených funkcií cloudového úložiska v komentároch!

Ako určíte verziu dokumentu? Máte v názve súbory obsahujúce všetky varianty slova „final“? Napríklad text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Vyzerá to trochu absurdne, ale ak budete postupovať podľa dokumentov vo vašom systéme, nájdete pomerne veľa „chvostých“ mien. Najmä ak súbor upravuje viacero autorov. Napríklad text zmluvy je možné upravovať takmer donekonečna, stačí mu dať voľný priebeh. Výsledkom je, že nahromadíte tucet verzií, z ktorých každá je označená rastúcim chvostom poznámok – tu sú dátumy úprav a iniciály účastníkov a sviatostné „konečné“ a „posledné“.

Je jasné, že to treba nejako riešiť. A priviesť prácu s dokumentmi do systému, ktorý bude zrozumiteľný pre každého. Základné požiadavky na objednávku sú jednoduché:

  1. Označenie musí byť jasné pre všetkých účastníkov.
  2. Všetky (dôležité) verzie dokumentov by sa mali uchovávať.
  3. Dokumenty by mali patriť k projektom a nie ležať na spoločnej hromade.
  4. Prístup k dokumentom by mal byť kontrolovaný.
  5. Nie je to potrebné, ale je vhodné mať nástroje na spoluprácu na dokumente.

Nebudeme rozoberať offline spôsoby spravovania dokumentov. Samozrejme, môžete si napísať pravidlá pre pomenovanie dokumentov a posielať súbory Word a Excel poštou. To povedie k nárastu pracovných priečinkov pre každého účastníka procesu a časom - k neustálemu zosúlaďovaniu toho, kto práve upravuje ktorý dok.

Vstúpme preto do oblakov – tam sa práve deje to najzaujímavejšie.

1. Disk Google

Veľký brat nám poskytuje takmer dokonalý nástroj na správu dokumentov.

  1. Google Docs nie je len online editor dokumentov, sú tu uložené staré verzie, doky môžete komentovať a upravovať „trojručne“.
  2. Tabuľky Google sú tabuľky na výpočty a dobré funkcie účtovníctva.
  3. Samotný Disk Google je nástroj na správu doku, môžete usporiadať jednu štruktúru na ukladanie dokumentov, jasne priradiť prístup ku každému priečinku.

Výhody služby Disk Google

  1. Sú zrejmé. Toto je cloud so všetkými jeho výhodami.

Mínusy

  1. Účtovný systém – vkladanie priečinkov, prístup k súborom a kontrolný štítok – si budete musieť vytvoriť sami.
  2. Nie každý je spokojný s používaním takejto otvorenej platformy – ide predsa o celý Google, indexuje všetko, čo sa hýbe, a my sme ho neplatili za súkromie.

Vezmite prosím na vedomie: takmer každý sebarešpektujúci systém má integráciu s dokumentmi Google - uvidíte to ďalej v recenzii. A to je rozumné - je hospodárnejšie používať pracovnú funkciu, ako vynaložiť úsilie na vytvorenie vlastného analógu.

Chceme vás však varovať: dôverné a komerčné informácie, heslá a iné dôležité informácie je lepšie uchovávať tam, kde je prístup prísnejší.

2. Trello

Virtuálna nástenka so zoznamom úloh a projektov. Nástenky je možné volať ako chcete – a vizuálne vidieť proces plnenia úloh. Ku každej úlohe môžete pripojiť dokumenty: z počítača, Disku Google, Dropboxu atď. Zaujímavosťou je, že v Trello Business Class môžete pripojiť nielen dokumenty, ale aj žiadosti GitHub, konverzácie Slack a potenciálnych zákazníkov zo Salesforce. Na spoluprácu môžete použiť balík Trello + Dokumenty Google: pripojte súbory Dokumentov Google, ktoré je možné otvárať na disku a upravovať tam – zanechávajte nové komentáre atď.

Výhody riešenia:

  1. Trello je veľmi jednoduchý systém na naučenie. Za hodinu si s tým vedia poradiť aj ľudia, ktorí takéto riešenia nikdy nepoužili.
  2. Úlohy a postup ich realizácie sú jasne viditeľné ako na korkovej nástenke. Dizajn je pohodlný a moderný, nič viac.

mínusy:

  1. Neexistuje žiadny nástroj na spoluprácu s dokumentmi. Tie. buď používate Google Docs, alebo každý nahrá svoju vlastnú verziu. Áno, všetky dokumenty sa aj tak zozbierajú v rámci jednej úlohy a o nič neprídete. Ale ak potrebujete vážnejšiu automatizáciu, potom Trello nie je tou najlepšou voľbou.
  2. Ak je projektov a úloh naozaj veľa, Trello môže byť mätúce kvôli zvláštnostiam štruktúry. Neustále prepínanie medzi doskami nie je príliš pohodlné.

3.Pracovná sekcia

Online systém riadenia projektov s možnosťou evidencie financií. V každej úlohe môžete pridať rôzne typy súborov - a potom ich znova upraviť pomocou Google. Alebo stiahnite a znova nahrajte.

Zdroj: worksection.com

Ku každému súboru môžete urobiť popis, vybrať štítky (napríklad potrebuje kontrolu, urgent! atď.), obmedziť prístup – t.j. aby bol súbor viditeľný iba pre určitých používateľov. Ak vytvoríte úlohu alebo komentár s obmedzenou viditeľnosťou, nie pre každého, potom tam pripojené súbory automaticky získajú rovnaké nastavenia ochrany osobných údajov.

Všetky projektové súbory je možné triediť podľa rôznych kritérií: typ, dátum, úlohy, veľkosť, názov. Môžete zobraziť iba súbory, ktoré sa týkajú nevybavených úloh, alebo môžete zobraziť všetky.

Môžete tiež odstrániť, stiahnuť, priradiť značky k skupine súborov jednoduchým zvýraznením v sekcii.

Nové verzie dokumentov je možné nahrať do starých – stačí umiestniť kurzor myši na starý súbor a kliknúť na ikonu naľavo od neho. Nový dokument sa načíta a zaujme najvyššie miesto v zozname. V tomto prípade zostane zachovaná aj stará verzia.

Zdroj: worksection.com

Vlastnosťou riešenia je, že v pokročilom tarife si môžete pripojiť vlastné FTP úložisko. Potom nebudú na sťahovanie súborov žiadne obmedzenia.

Výhody riešenia:

  1. Worksection je moderný systém s rozsiahlymi možnosťami správy projektov a súborov. V skutočnosti máte k dispozícii všetky funkcie pre pohodlnú spoluprácu.
  2. Samostatne si všimnem výpočet nákladov - ak určíte náklady na hodinu práce špecialistu, môžete vidieť náklady na každú jednotlivú úlohu.
  3. Pohodlné rozhranie, možnosť nastaviť si termín pre celý projekt, nielen pre úlohy. Jasne viditeľné % stráveného času, pohodlné ovládanie.

mínusy:

  1. V bezplatnej verzii máte len 2 aktívne projekty a 50 MB miesta na disku pre súbory. 10 GB je už zahrnutých v firemnom pláne za cenu 49 dolárov mesačne. Zároveň je tu aj limit na aktívne projekty – 50 kusov. Zdá sa nám, že aj pre priemernú firmu je 50 projektov a 10 GB málo. Premium stojí 99 dolárov, ale aj tam sú aktívne projekty obmedzené na 100.

4. Megaplán

Megaplan má samostatný modul „Dokumenty“, ktorý umožňuje ukladať súbory s rôznymi úrovňami vnorenia. Pre každý dokument je možné nastaviť viditeľnosť – otvorený prístup len pre určitých zamestnancov.

Pri úprave novej verzie súboru je povolené načítať starú verziu ako verziu. Zamestnanci si môžu predplatiť upozornenia na stiahnutie novej verzie – mailom, SMS, v informátorskom riadku, každý si to definuje sám v nastaveniach.

Zdroj: help.megaplan.ru

Textové dokumenty je možné vytvárať priamo v Megaplane. Prezerať a upravovať ich ale bude možné aj len v Megaplane, v inom formáte si ich stiahnuť nemôžete.

Program tiež poskytuje šablóny pre štandardné dokumenty.

Zdroj: help.megaplan.ru

Výhody Megaplanu:

  1. Pohodlné a pomerne jednoduché rozhranie.
  2. Možnosť bezplatnej práce pre 10 užívateľov vrátane práce s dokumentmi.

Nevýhody Megaplanu:

  1. Priamo v systéme neexistuje plnohodnotná možnosť vytvárať rôzne typy dokumentov.
  2. Náklady na tarifu iba pre 10 používateľov sú pomerne vysoké - asi 250 dolárov za „all inclusive“.

5. Bitrix24

Ide o kompletné riešenie s CRM systémom pre biznis, kde sú premyslené všetky možnosti zdieľania a úpravy dokumentov. Ku každej úlohe a komentáru môžete pripojiť súbory – z počítača alebo z ľubovoľného diskového úložiska, ako aj okamžite vytvárať nové súbory v Dokumentoch Google alebo Microsoft Office Online.

Online spolutvorba dokumentu je k dispozícii na adrese . Ak upravujete nahraný dokument prostredníctvom služby Dokumenty Google, môžete ho pripojiť ku komentáru a zobrazí sa riadok s informáciou, že používateľ odovzdal novú verziu dokumentu. Inteligentné vyhľadávanie je implementované v Bitrix24 - je ľahké vyhľadať všetky dokumenty podľa názvu alebo projektu, zobrazujú sa rady.

Súbory súvisiace s každým projektom je možné triediť podľa dátumu, názvu, veľkosti. Súkromie sa nastavuje aj podľa nastavenia priečinka projektu, kde je dokument uložený. Úpravám môžete zabrániť všetci okrem autora vydania.

Čip Bitrix24 - katalóg aplikácií. Môžete si napríklad bezplatne nainštalovať „Document Designer“, ktorý vám pomôže vytvárať štandardné súbory vo formátoch .docx, .pdf. Šablóny sa ľahko upravujú, možno ich posielať e-mailom, uchovávať záznamy o uložených dokumentoch.

V Bitrix24 je ku každej úlohe pripojený odkaz na dokument, ktorý môžu používatelia spoločne upravovať, komentovať a diskutovať v rámci úlohy. Najjednoduchším spôsobom je ukladať dokumenty na systémový disk. Ak z nejakého dôvodu nie ste spokojní s Bitrix24.Disk, môžete namiesto toho použiť akékoľvek iné cloudové úložisko. Ale to nie je vhodné pre každého a nie vždy.

Výhody Bitrix24

  1. Takmer všetky funkcie (okrem blokovania dokumentov a zakázania verejných odkazov na ne) sú dostupné v bezplatnej verzii komplexného riešenia. K dispozícii je aj 5 GB cloudového úložiska. A za 199 dolárov (najvyšší plán) získate neobmedzený objem. Plus úspora na licencovaných kancelárskych programoch.
  2. Veľký výber aplikácií pre optimalizáciu práce s dokumentmi.
  3. Podpora verzie dokumentu a upozornenia na nové sťahovanie.
  4. Široká funkcionalita – v jednom riešení získate všetko, čo potrebujete pre elektronickú správu dokumentov.

Nevýhody riešenia:

  1. Nastavenia ochrany osobných údajov súboru sa nastavujú prostredníctvom skupiny alebo úlohy, ku ktorej je priradený, súbor nie je možné zmeniť na viditeľný alebo neviditeľný pre určitých používateľov jednoduchým označením.
  2. Neexistuje žiadna funkcia na pridanie krátkeho popisu do súboru.

Zhrnutie

Ak máte málo projektov a účastníkov a požiadavky na dokumenty nie sú príliš zložité, môžete si vybrať najjednoduchšie riešenie – napríklad Trello a podobne. Na jednoduchú prácu s úlohami to úplne stačí – každý si priloží potrebné súbory a v prípade potreby ich vymení.

Pokiaľ ide o plnohodnotnú spoluprácu a online koordináciu, musíte zvážiť komplexné riešenia – napríklad podobné riadiace systémy. Všetky ich schopnosti musia byť analyzované a porovnané a potom vybrané na základe funkcií, ktoré potrebujete.

A pár tipov – ktoré sa vám budú hodiť pri práci v akomkoľvek systéme:

  • Aj keď používate zložitý systém, ktorý „všetko organizuje sám“, uistite sa, že dokumenty a úlohy sú pomenované podľa rovnakých pravidiel. To uľahčí navigáciu v projektoch.
  • Zdieľať prístup – pracovné dokumenty by mali byť uložené v interných skupinách a klient by mal dostať prázdny dokument bez komentárov a úprav.
  • life hack: Ak používate Word v režime úprav, nezabudnite pred odoslaním súboru prejsť na Kontrola a prijať všetky opravy. V opačnom prípade si klient môže všimnúť, ako ste niekoľkokrát zmenili podmienky alebo cenu.
  • Správa systému,
  • Úložisko dát

    • "Corporation of Evil" (vtip) už druhé desaťročie ovláda výklenok spolupráce s dokumentmi. Všetko to začalo ranými verziami SharePointu, pri zmienke o ktorých sa skúsenejšie mačky okamžite rozplačú – bolo to príliš špecifické z hľadiska nastavení aj možností v tých vzdialených rokoch MS SP. Dobre, už si navzájom neubližujme spomienkami na tú nemotornú príšeru...

    Ale vytrvalosť zo strany Microsoftu neobstojí - celý čas sa pracovalo na zlepšení situácie a na niekoľkých frontoch naraz. Výsledkom je, že teraz môžeme hovoriť o zavedenej infraštruktúre spolupráce na dokumentoch, ktorú Microsoft ponúka. Rozlišuje dve triedy softvéru:

    1. Prostriedky kolektívneho prístupu k dokumentom vrátane katalogizácie, správy verzií, distribúcie práv a podobných funkcií servera. Tieto nástroje sa zase delia na cloudové (OneDrive, SharePoint Online) a on-premise, teda nasadené v infraštruktúre samotného zákazníka – server SharePoint 2016.
    2. Nástroje na úpravu dokumentov. Patria sem: desktopová rodina Microsoft Office (v poslednej dobe tiež výrazne prepracovaná), čerstvo vytvorené mobilné verzie Office, pôvodne zamerané na spoluprácu s dokumentmi, a čerešničkou na torte, ich vlastná implementácia online úprav dokumentov v aplikáciách Office Online. server (niekoľko predtým známy pod názvom Office Web Apps).
    Všetka táto nádhera pravdepodobne nerobí z Microsoftu „zabijaka Dokumentov Google“ (v tomto prípade novinári, ktorí prichádzajú s takýmito titulkami pre správy, sú s väčšou pravdepodobnosťou zabijakmi nášho mozgu), ale poskytuje dobrú alternatívu spotrebiteľovi. Platí to najmä pre firemných klientov, ktorí po prvé už majú infraštruktúru od MS (AD, Exchange, Skype for Business) a po druhé je potrebné mať všetky alebo časť informácií pod kontrolou, teda na svojom vlastné servery. Pre týchto zákazníkov sú obzvlášť príťažlivé nové možnosti spolupráce na dokumentoch od Microsoftu.

    V dôsledku toho sme mali nápad povedať o týchto funkciách a o tom, ako nainštalovať a nakonfigurovať celú túto hospodárnosť. Skúsme sa dostať k porovnaniu s alternatívnymi službami. Keďže je jasné, že také dlhé čítanie sa dlho píše a nie každý to dokáže prečítať, rozhodli sme sa to rozdeliť do viacerých článkov. Tento je prvý. A v ňom ďalej prejdeme funkciami a funkciami, ktoré má každý z produktov Microsoftu, ktorý poskytuje spoločnú úpravu dokumentov: Office Online, MS Office na desktopoch a je to aj na mobilných zariadeniach. Okamžite vás varujem - bude veľa pozornosti na detaily a žuvanie malých funkcií, netrpezlivý čitateľ si môže okamžite prečítať "závery" na konci poznámky, pre zvyšok - poďme.

    kancelária online

    Office Online Server je pomerne zaujímavá aplikácia, o ktorej ešte nie každý dobre vie. Po prvé, je to príležitosť na zníženie počtu licencií a inštalácií MS Office. Po druhé, rozšírenie možnosti prístupu a úpravy dokumentu, zhruba povedané - potrebujete iba prehliadač. Po tretie, je to doteraz najlepšia spolupráca spoločnosti Microsoft. Pozrime sa, o čom hovorím.
    Word Online

    Úpravu dokumentu v Office Online môže vykonávať viacero používateľov súčasne, pričom zmeny a používateľské meno editora sa okamžite zobrazia ostatným spolupracovníkom. Používatelia môžu upravovať rovnakú časť textu súčasne, neexistuje žiadne blokovanie podľa odsekov.

    Excel Online

    V Exceli Online budú zmeny v bunke viditeľné iba pre ostatných spolupracovníkov, keď sa prvý spolupracovník presunie do ďalšej bunky. Bunky zároveň nie sú blokované a zmeny môže vykonávať viacero používateľov naraz.

    PowerPoint online

    PowerPoint Online vám umožňuje pracovať na rovnakej snímke súčasne, ale je lepšie pracovať na rôznych prvkoch, inak používatelia nevidia vzájomné zmeny v reálnom čase.

    Desktopová verzia balíka Office

    Skúsenosti so spoluprácou na dokumentoch prostredníctvom Office Online sú príjemným zážitkom, pokiaľ ide o úpravy textu bez potreby výrazných zmien formátovania. Ak chcete vložiť grafy, inteligentné umenie, obsahy, makrá, formátovať tabuľky, použiť vzorce atď. tu musíte použiť desktopovú verziu programov. O rozdiele medzi funkčnosťou desktopovej verzie a online môžete napísať samostatný článok. Tu zvážime rozdiely súvisiace so spoluprácou.
    MS Word
    Pri úprave v desktopovej verzii programu je zablokovaný odsek, na ktorom pracuje iný používateľ.

    Zmeny, ktoré vykonáte, budú viditeľné pre ostatných spoluautorov až po ich uložení autorom a aktualizácii dokumentu inými používateľmi.

    Uloženie-aktualizácia je spojená v tlačidle Uložiť (Ctrl+S) Prítomnosť aktualizácií je signalizovaná ikonou pri mene autora.

    MS Excel
    V prípade Excelu neexistuje možnosť súčasne pracovať na dokumente. Ponúkame vám možnosť prejsť na online verziu -

    Alebo sa postavte do radu

    MS PowerPoint
    Naproti tomu v PowerPointe nie je žiadny zámok ani označenie prvku, na ktorom pracuje iný používateľ. Takže skutočnosť, že niekto iný pracuje na rovnakej prezentácii, môžete pochopiť iba prostredníctvom panela Zdieľať.

    Prítomnosť aktualizácií je signalizovaná nenápadným stavom Updates Available. Stav sa objaví až po uložení zmien autorom, samotné zmeny sa prejavia po aktualizácii dokumentu pomocou Uložiť (Ctrl + S).

    Mobilné zariadenia

    Aplikácia Microsoft Word a aplikácia Microsoft PowerPoint
    Pri práci na Androide nie je zablokovaný odsek alebo prvok, na ktorom používateľ pracuje a je s ním možná súčasná práca, ale ostatným spolupracovníkom sa nič nezvýrazňuje, Úpravy sa zobrazujú bez dodatočných akcií s miernym oneskorením. Skutočnosť, že niekto iný pracuje na rovnakom prvku, môžete vidieť v ponuke „Zdieľať“.

    V prípade iPhonu sa po vykonaní zmien zobrazí aktualizačná správa s návrhom Použiť / Zrušiť.

    Bolo by zaujímavé otestovať ho na Windows Phone s Windows 10. No také vo firme neboli.

    Aplikácia Microsoft Excel
    Spolupráca v reálnom čase v aplikácii Excel nie je podporovaná.

    závery

    Vo všeobecnosti je funkčnosť spolutvorby dokumentov spoločnosti Microsoft vyspelá, hoci rôzne komponenty ju implementujú odlišne. Samotný proces spoločnej úpravy je najlepšie implementovať v Office Online – ide o skutočnú spoluprácu. Do zoznamu vecí, na ktoré sa dá pozerať donekonečna, pridám vlajky s menami kolegov pohybujúcich sa po obrazovke a dokument, ktorý sa postupne sám vypĺňa. Ale, bohužiaľ, pre plnohodnotnú editačnú funkcionalitu ako takú sa stále budete musieť obracať na desktopové verzie programov, ktoré ešte majú a potrebujú tlačidlo na uloženie a proces spolupráce nie je tak pohodlne implementovaný (najviac trpí Excel, kde všetko je rovnaký). zostal na úrovni check-in-checkout).

    V ďalšej poznámke popíšeme, ako implementovať proces nasadenia komponentu zdieľania na mieste v podnikovej infraštruktúre. Farma SharePoint 2016, Office Online Server, publikovanie – to je všetko. Nevypínajte.

    S pozdravom tím Servilon

    Značky:

    • Zdieľaj pointu
    • kancelária online
    • tímová práca
    Pridať značky

    2017. Google Docs potešili fanúšikov spoločných úprav

    Online editor dokumentov Google sa v skutočnosti spočiatku zameral na spoločnú úpravu dokumentov v reálnom čase. Niekedy sa však stane, že potrebujete spolupracovať na dokumente asynchrónne. A vtedy prichádzajú na rad opravy, prijatie/odmietnutie, verzie dokumentu. Teraz je tento režim úprav (zvyčajný pre Word) dostupný aj v Dokumentoch Google. Okrem toho je možné vykonať / prijať úpravy v mobilnej aplikácii. A na rozdiel od Wordu Dokumenty Google lepšie ukazujú, kto vykonal zmeny. Môžete tiež pomenovať verzie dokumentov, čo je veľmi výhodné. Napríklad po schválení prvej časti dokumentu môžete pomenovať verziu „1 časť schválená“ namiesto „Verzia z 3. augusta“.

    2017. Aplikácia Dropbox Paper je k dispozícii v ruštine

    Dropbox oznámil globálne spustenie svojej aplikácie Paper v 21 jazykoch vrátane v ruštine. Je to nástroj na spoluprácu, ktorý je krížencom medzi Evernote, Google Docs a Slack. Vytvoríte stránku, pozvete kolegov (registrovaných v Dropboxe) a môžete spoločne vytvárať a upravovať obsah. Zároveň vidíte, kto čo práve upravuje. Na stránku môžete pridávať obrázky, súbory, videá, zoznamy úloh a komentáre. So stránkou môžete pracovať v prehliadači alebo mobilnej aplikácii. Keď skončíte, stránka sa uloží do vášho účtu Dropbox. Aplikácia Paper je momentálne bezplatná.

    2015. Dropbox spúšťa online službu zapisovania poznámok a spolupráce


    Dropbox v tichosti spustil novú službu Dropbox Notes. Ide o jednoduchý textový editor, pomocou ktorého môžete vytvoriť poznámku (alebo jednoduchý dokument) a uložiť ju do svojho online úložiska. Text môžete trochu naformátovať, pridať obrázky a tabuľky. K poznámkam môžete pripojiť súbory a úlohy (zoznamy úloh). Okrem toho je možné stránky zdieľať s kolegami a spoločne upravovať v reálnom čase. Zároveň vidíte, kto ešte upravuje stránku a kde je jeho kurzor. Samozrejme, tento editor nebude konkurovať Wordu, je určený na jednoduchú spoluprácu. Okrem toho nedávno Dropbox získal plnú integráciu s balíkom Microsoft Office.

    2015. Dropbox vám umožňuje spoločne upravovať dokumenty MS Office

    Pred niekoľkými rokmi, keď si už všetci mysleli, že budúcnosťou dokumentov je, že budú uložené iba online, objavil sa Dropbox a prišiel s nápadom synchronizovať kópiu dokumentu medzi mnohými zariadeniami. Teraz, keď sa už všetci zmierili s tým, že na spolutvorbu dokumentu je potrebný online editor, akým je napríklad Google Docs, Dropbox ponúka, aby ste neprepadli panike a používali zvyčajné Word, Excel a PowerPoint, stačí nainštalovať malý doplnok na spoluprácu. Tento doplnok odznaku Dropbox vám umožňuje synchronizovať kópie toho istého dokumentu na počítačoch zamestnancov v reálnom čase. Zároveň môžete vidieť, kto práve pracuje na tomto dokumente, zistiť, či máte najnovšiu verziu, aktualizovať na najnovšiu verziu a rýchlo poslať odkaz na dokument kolegovi. Nová funkcia bude dostupná najskôr v obchodnej edícii Dropbox for Business.

    2012. Salesforce Stypi – online zápisník na spoluprácu v reálnom čase


    Povedzme, že vy a vaši kolegovia alebo partneri potrebujete pracovať na úlohe, ktorá si vyžaduje písanie. Napríklad vypracovať projektový zámer alebo napísať komerčnú ponuku klientovi. Ak sú v kancelárii prítomní všetci účastníci stretnutia, jednoducho ich zhromaždíte pri jednom stole, vezmete papier alebo flipchart a zapíšete si múdre myšlienky. Ale ak sú účastníci stretnutia v rôznych častiach sveta? Samozrejme, existujú Google Docs, Online Word alebo Zoho, ale všetky sa musia zaregistrovať a sú veľmi ťažkopádne na písanie jednoduchých zoznamov. (Niekedy maličkosti odradia ľudí od používania služby). Na takéto online stretnutia je teda služba Stypi ako stvorená. Ide o jednoduchý online poznámkový blok s chatom, ktorý môže používať viacero ľudí súčasne. ***

    2011. Služba Google+ Hangouts sa stala kompletnou službou webových konferencií


    Hack libanonského programátora, ktorý umožňoval spoločnú úpravu textu na Google+ Hangouts, nevydržal dlho ako hack. Dnešná aktualizácia Google+ pridáva do služby Hangouts oveľa viac nových funkcií. Po prvé, je to možnosť zdieľať vašu obrazovku (Screen-sharing). Po druhé, je to možnosť spoločného kreslenia na obrazovku (bielu tabuľu). Po tretie, je to možnosť spoločnej úpravy dokumentov Google Docs. Po štvrté, je to možnosť organizovať videoprenosy (webináre) pre neobmedzený počet divákov (počet aktívnych účastníkov môže byť až 10). Po piate, videorozhovor Google Hangouts teraz funguje na smartfónoch so systémom Android. A nakoniec, po šieste, Google sprístupnil oficiálne rozhranie API pre Hangouts, takže teraz už nemusíte makať ako libanonský programátor, aby ste si vytvorili vlastnú aplikáciu Hangouts. Mimochodom, sociálna sieť Google+ je teraz otvorená pre každého. Má to už vaša spoločnosť za sebou?

    2011. Spoluvytváranie textu/kódu v službe Google+ Hangouts


    Istý vývojár Mohamed Mansour vytvoril rozšírenie pre Google+ Hangouts – Hangout Pad pre Google+, ktoré vám umožňuje spolupracovať na texte (alebo programovom kóde) komunikáciou cez video. Aj keď toto rozšírenie stále obsahuje kopu chýb, je zaujímavé hneď z niekoľkých dôvodov. Po prvé, nepoužíva oficiálne Google+ API (z jednoduchého dôvodu, že zatiaľ neexistuje). Hangout Pad je zásuvný modul pre prehliadač Google Chrome a je integrovaný do videorozhovoru Hangouts prostredníctvom hacku (služba Google Shared Spaces a protokol Google Wave). Tento nástroj však už zobrazuje rozšírenie Google Hangouts (pozor na Skype!). Okno spolupráce (v tomto prípade editor kódu) sa nachádza nad videostreammi používateľov a môže obsahovať čokoľvek. Navyše ide o jasnú ukážku budúcej integrácie Google Hangouts s Google Docs.

    2011. TeamLab má teraz textový editor a tabuľky


    Služba spolupráce Teamlab neprestáva udivovať. Aj keď sa v ňom nedávno konečne objavila platená verzia, hlavná funkcionalita zostáva absolútne bezplatná a nie je obmedzená počtom používateľov. A zároveň majú vývojári čas, peniaze a túžbu vytvárať také nové funkcie, ako sú online editory dokumentov. Áno, rozhodli sa neintegrovať hotové editory Google Docs či Zoho Docs, ale vytvárať vlastné (konkurenčné) aplikácie. Textový editor a tabuľkový editor sú už k dispozícii, vr. v bezplatnej verzii. Editor prezentácií už čoskoro. Samozrejme, funkčnosť týchto aplikácií má ešte ďaleko od Wordu, Excelu a dokonca aj Google Docs, majú len základné funkcie. Ale pre väčšinu každodenných úloh spolupráce na dokumentoch sú v poriadku. Dokumenty vytvorené v Teamlabe je možné stiahnuť vo formátoch DOC, XLS a odoslať ich protistranám. Môžete si tiež stiahnuť dokumenty v týchto formátoch a upravovať ich online.

    Služba pre spoluprácu a projektový manažment Teamlab dostal nový modul – Dokumenty, ktorý je určený na ukladanie a zdieľanie súborov a dokumentov. Dokumenty je možné jednoducho importovať z Google Docs, Zoho Docs a Box.net a na ich úpravu môžete použiť OpenOffice + špeciálny plugin Teamlab, ktorý vám umožní otvárať akýkoľvek dokument priamo z prehliadača. Každý používateľ má k dispozícii osobné úložisko dokumentov a zdieľaný priečinok, kde prebieha spolupráca. Okrem modulu dokumentov má Teamlab teraz aj šablóny projektov (na rýchle vytváranie štandardných projektov), ​​históriu korešpondencie, multichat a skupinovú poštu v Messengeri TeamLab Talk, stránku Moje úlohy, termíny úloh a tlačidlo pripomenutia.


    OffiSync je zásuvný modul pre editory MS Office, ktorý vám umožňuje ukladať kancelárske dokumenty do vášho účtu Google Docs a odtiaľ ich potom otvárať. Tie. Myšlienkou služby je spojiť funkčné editory MS Office s možnosťami spolupráce Google Docs. Od našej poslednej recenzie tvorcovia sprísnili integráciu s Google Sites (t. j. dokument z MS Office možno uložiť ako prílohu k vybranej stránke v Google Sites a odtiaľ otvárať dokumenty). A včera sa objavila ešte zaujímavejšia funkcia - možnosť súčasne upravovať jeden dokument, fungujúci v akejkoľvek verzii MS Office (2003, 2007, 2010) alebo v online editore Google Docs. Samozrejme, nevyzerá tak cool ako v novej (včerajšie) verzii Google Docs, no spája používateľov oboch riešení.

    2010. Zoho Business umožňuje obmedziť prístup k aplikáciám pomocou IP


    Samozrejme, možnosť prístupu k podnikovým aplikáciám odkiaľkoľvek na svete je strategickou výhodou pre Zoho a ďalšie služby SaaS. Ale z bezpečnostného hľadiska to môže viesť k veľkým problémom. Zoho sa rozhodol tento nedostatok odstrániť a pre používateľov Zoho Business zavádza možnosť obmedziť prístup k účtu podľa IP adresy. V ovládacom paneli sa objavila karta, kde môžete zadať zoznam povolených IP adries - zvyčajne sú to adresy kancelárie alebo adresy bydliska zamestnancov / nezávislých pracovníkov. Pretože aplikácie od Zoho Business často vyžadujú prístup k externým dodávateľom (klientom, partnerom), potom im nemôžete úplne zakázať prístup, ale iba obmedziť ich prístupové práva. Pripomeňme, že Zoho Business je balík kancelárskych aplikácií na prácu s e-mailom, dokumentmi a vytváranie interného portálu pre spoluprácu.

    2010. Box.net aktualizovaná mobilná verzia pre iPhone


    Box.net bol jednou z prvých služieb, ktoré vytvorili klienta pre iPhone. A teraz pokračuje vo vylepšovaní svojho mobilného klienta. Mobile Box.net 2.0 pridal prehliadač súborov (ktorý sa nedávno objavil vo webovej verzii), možnosť komentovať súbory a priečinky, zdieľať súbory a priečinky a prezerať si všeobecný kanál udalostí. Okrem toho bol nový mobilný klient integrovaný s editormi dokumentov pre iPhone Quickoffice, takže dokumenty Word a Excel je možné otvárať a upravovať na iPhone. Vo svetle nedávneho objavenia sa táto funkcia vyzerá obzvlášť atraktívne.

    2010. Box.net adekvátne reagoval na Google Docs


    Pravdepodobne sa tvorcovia Box.net veľmi nepotešili, keď sa dozvedeli, že služba Google Docs sa zmenila na online službu ukladania súborov, čo znamená, že sa stala ich priamym konkurentom. Ich odpoveď však na seba nenechala dlho čakať. Nedávno Box.net predstavil univerzálny prehliadač Flash súborov, podobný Scribd, ktorý vám umožňuje prezerať takmer akýkoľvek súbor uložený vo vašom účte Box.net – priamo online, bez jeho sťahovania do počítača. Môže to byť kancelársky dokument, obrázok, flash, audio alebo video (celkovo 20 formátov). Okrem toho môžete na svojej webovej lokalite zverejniť ľubovoľný súbor (v prehliadači flash) alebo k nemu poskytnúť prístup určitým zamestnancom a dodávateľom, aby si ho mohli prezrieť a zanechať svoje pripomienky. Možno je to ideálne riešenie, keď chcete klientovi zaslať prezentáciu, schému, technickú dokumentáciu alebo návrh dizajnu. Nemusíte sa obávať, že by mal klient nainštalovaný špecifický softvér na otvorenie súboru. ***

    2009. Google kúpil EtherPad a zapamätal si obraz SaaS


    Služba EtherPad na spoločnú úpravu dokumentov online v reálnom čase, ktorú vytvorili bývalí zamestnanci spoločnosti Google, sa teda vracia tam, kde sa zrodila – v spoločnosti Google. Účelom tohto nákupu je využiť časť technológie EtherPad pre Google Wave a priviesť späť do spoločnosti talentovaných zamestnancov, aby pracovali na projekte, ktorý by mal zmeniť svet. Včera, hneď ako bola dohoda dokončená, tvorcovia EtherPadu (samozrejme na žiadosť nových vlastníkov) napísali na svojom blogu, že odteraz nie je možné vytvárať nové dokumenty v službe a 31. marca bude EtherPad ZATVORENÉ. Samozrejme, používatelia služby boli z tohto stavu do istej miery sklamaní a všetko, čo si o tom myslia, vyjadrili v komentároch. A potom si Google spomenul na jednu vec, ktorá je pre nich oveľa dôležitejšia ako nová akvizícia – dôveru v SaaS. ***

    2009. EtherPad napodobňuje funkciu PlayBack od Google Wave


    30. septembra začne Google rozdávať 100 000 pozvánok do Google Wave. Od predstavenia tejto super služby ubehli len 3 mesiace, no za tento čas už stihli vývojári tretích strán uviesť do života niektoré z jej originálnych nápadov. Nedávno sme hovorili o Zenbe, ktorý implementoval myšlienku „vlny“ a dnes služba na úpravu dokumentov EtherPad pre spoluprácu predstavila funkciu „PlayBack“, ktorá je jedným z najpozoruhodnejších vynálezov v Google Wave. Jeho význam spočíva v tom, že si kedykoľvek môžete prehrať celú históriu zmien dokumentov, rovnako ako keď pozeráte film. ***

    2009. OffiSync: Dokumenty Google a MS Office nie sú konkurentmi


    Väčšina používateľov má pravdepodobne stereotyp, že Dokumenty Google a MS Office sú zásadnými konkurentmi. Pokročilí používatelia online služieb sa neustále dohadujú s priaznivcami Microsoftu o tom, čo je cennejšie, či je to editor s bohatými funkciami a výkonný editor alebo možnosť globálneho prístupu a spolupráce online. Chlapci z OffiSync sa na tento problém pozreli sviežim pohľadom. Mysleli si, že koniec koncov, takmer každý má MS Office a každý používateľ si môže ľahko vytvoriť účet v Dokumentoch Google. Prečo nevyužiť tieto kancelárske balíky spoločne a spojiť ich výhody?

    2009. DocVerse – online spolupráca v MS Office


    Dvaja bývalí zamestnanci Microsoftu vytvorili pomocnú webovú službu (+ plugin) DocVerse, určenú na spoluprácu na dokumentoch MS Office cez internet. Prečo to urobili? Možno nemajú nič spoločné so sebou? Koniec koncov, Microsoft už má (bezplatnú) službu, ktorá ponúka podobnú funkcionalitu – Office Live Workspace. A okrem toho, Microsoft už ukázal online verzie svojich editorov a oznámil, že ďalší Office 14 bude webový. A títo chlapci pravdepodobne nebudú dúfať, že Microsoft ich projekt kúpi, inak by ho nepostavili na nepriateľskej platforme Adobe AIR.

    2008. EtherPad - Textový editor pre spoluprácu v reálnom čase


    Výhody online editorov ako Google Docs alebo Zoho Writer oproti desktopovému Wordu sú stále otázne. V prvom rade kvôli ich neschopnosti (zatiaľ) zabezpečiť plnú kompatibilitu s formátom .doc (čo je veľmi dôležité pri výmene súborov s dodávateľmi). Na tomto pozadí sa veľmi inteligentne javí startup EtherPad, ktorého tvorcovia sa rozhodli zabudnúť na kompatibilitu a formátovanie a zamerať sa na faktor, ktorý robí online editor oveľa cennejším ako Word – spoluprácu v reálnom čase.

    2008. Gobby – urobme to spolu

    čo je Goby? Gobby je bezplatný editor na spoluprácu, ktorý podporuje viacero otvorených dokumentov v jednej relácii a chat pre viacerých používateľov. Môže bežať na Windows, Mac OSX, Linux. Editor umožňuje viacerým používateľom upravovať ten istý dokument súčasne. ***

    2007. Dnes sú k dispozícii nové funkcie služieb Google


    IMAP pre Gmail, Dokumenty Google pre mobilné zariadenia, nové funkcie pre tabuľky, nové funkcie v balíkoch Professional a Education a oveľa viac v oficiálnom vydaní. ***

    2007. Google spustí wiki aplikáciu: Google Wiki

    Na webe sa objavili informácie, že Google pripravuje reštart služby Jotspot, ktorú spoločnosť kúpila v roku 2006. Jotspot je aplikácia určená na prácu s online wiki službami - databázami ako Wikipedia. Po dohode s Google Služba Jotspot neumožňovala registráciu nových používateľov, ale starí zákazníci si zachovali prístup k svojim účtom. Podľa Google Blogoscoped bude služba Jotspot zahrnutá do súboru online aplikácií pre kanceláriu Google Apps s názvom Google Wiki. Nový názov naznačuje aj logo Google Wiki, ktoré sa zobrazí pri pokuse o vstup na stránku. Zástupcovia Google tak urobili neposkytovať oficiálne komentáre k týmto informáciám.

    2007. Integrované tabuľky centrálnej pracovnej plochy


    Len nedávno sme písali o silnom konkurentovi Google Spreadsheets – . A dnes (zrejme po prečítaní tohto príspevku) Central Desktop oznámil integráciu tejto služby do svojej kancelárskej platformy. Používatelia Central Desktopu majú teraz možnosť: ***

    2006. Kolaboratívny editor zarába na technológiách wiki


    Americká spoločnosť Numanila vyvinula službu Approver, ktorá je navrhnutá tak, aby viacerým používateľom uľahčila prácu na jednom dokumente. Ak chcete začať, musíte nahrať dokument na stránku a vybrať zo zoznamu svojich kontaktov tých ľudí, ktorí na ňom budú pracovať. Namiesto usporiadania zoznamu adries s priloženým dokumentom a ďalšej e-mailovej korešpondencie si tak môžete všetky potrebné informácie zobraziť na jednej stránke. Služba ukáže, kto a kedy vykonal zmeny v dokumente, kto ho už schválil, a tiež všetkým účastníkom práce pripomenie termíny.V testovacom režime môže používateľ vytvoriť iba jeden dokument a zúčastniť sa práce na neobmedzený počet dokumentov iných osôb. Aby ste mohli vytvárať viac dokumentov (až 50), musíte si kúpiť platený účet za 6 dolárov mesačne alebo 40 dolárov ročne. Služba zároveň funguje iba na operačných systémoch Mac a Windows a iba s prehliadačmi Internet Explorer a Firefox.

    2006. Writeboard - pracujeme spoločne


    Kolektívna tvorba textových dokumentov nie je ničím výnimočným: mnohí z nás to museli urobiť viac ako raz v kancelárskom prostredí. Ale čo ak sú spoluautori mimo intranetovej siete, ba čo viac – žijú v inej krajine alebo dokonca na inom kontinente? Výmena pracovných materiálov cez e-mail skôr či neskôr povedie k takému zmätku, že sa ľahko stratí niekoľko dôležitých dodatkov od kolegov. Samozrejme, cez internet môžete nájsť množstvo spôsobov, ako sa vyhnúť problémom a organizovať tímovú prácu, no všetky budú spojené s určitým množstvom času a úsilia. Preto navrhujeme zoznámiť sa s projektom s názvom Writeboard, ktorý umožňuje jednoducho a prirodzene pripravovať jednoduché textové dokumenty za účasti neobmedzeného počtu spoluautorov.Na začiatok stačí prejsť jednoduchou registráciou, po čím môžete ihneď pristúpiť k samotnej práci na dokumente. Poskytované formátovacie nástroje sú skôr asketické: niekoľko typov nadpisov, dva typy zoznamov, tučné písmo a kurzíva, vkladanie textového bloku. Do dokumentu je tiež možné pridať hypertextové odkazy a obrázky. Pravda, nie bez nepríjemností: obrázky musia byť najskôr zverejnené na internete, pretože. v texte je umiestnený iba odkaz na obrázok. Nie je možné upravovať umiestnenie a veľkosť grafických objektov, preto je lepšie pripraviť pracovné materiály vopred, aby v budúcnosti hotová verzia článku vyzerala estetickejšie. Úprava dokumentu nie je náročná, cyrilické texty vyzerajú celkom slušne ako pri úprave, tak aj v hotovom dokumente (to je však skôr zásluha prehliadača ako samotného Writeboardu, keďže v programe nie je možnosť výberu fontov): Hotový dokument sa uloží na vývojárskom serveri a bude k dispozícii na úpravu pre iných používateľov. Zmeny sa sledujú v systéme podobnom systému používanému systémami Wiki, takže je veľmi jednoduché nájsť zmeny, ktoré v projekte vykonali iní. K dispozícii sú aj prechodné verzie pracovného dokumentu, takže sa vždy môžete vrátiť k ktorejkoľvek z predchádzajúcich verzií. Za zmienku stojí najmä metóda zvýrazňovania zmeneného textu: to vám umožní okamžite zistiť nové úpravy a nie ich hľadať v texte celého dokumentu. Ak chcete prediskutovať aktuálne pracovné momenty, môžete si vymieňať textové správy s kolegami organizovanými vo formulári komentárov. Výber prechodných verzií dokumentu, ktoré sú akýmsi východiskovým bodom pre ďalšiu etapu úprav, alebo sa jednoducho ukázali ako úspešné, no nie sú celkom pripravené na finálne vydanie, je možné vykonať nastavením príslušných príznakov. Ak niekto zo spoluautorov ešte nevie, že práce na dokumente sú už v plnom prúde, v čom je jeho pomoc veľmi vítaná, môžete mu poslať pozvánku e-mailom. Správa bude obsahovať odkaz na aktuálnu verziu dokumentu, ako aj heslo potrebné na prístup k funkcii úprav.Okrem vyššie uvedených úkonov na dokumente môžete pracovné materiály posielať ľubovoľnému adresátovi e-mailom. Aby ste sa neustále nezapájali do mailingov, môžete použiť RSS. Ak potrebujete kópiu dokumentu na svojom lokálnom počítači, môžete si ju stiahnuť z vývojárskeho servera Writeboard a dokument sa automaticky skonvertuje do jedného z dvoch formátov: obyčajný text alebo HTML. Nemožnosť umiestňovania grafických objektov priamo do textu vytváraného dokumentu v tejto fáze bude mať negatívny dopad: ak sa v texte nachádzali obrázky, tak exportovaná verzia bude obsahovať len odkazy na ne.Samozrejme, interný dokument spoločnosti nástroj na správu nestojí za to. Je ale veľa projektov, ktorým sa táto služba zíde. Autori zdroja ponúkajú využitie svojho duchovného dieťaťa takým kategóriám používateľov, ako sú študenti a básnici, novinári na voľnej nohe a PR manažéri. V každom prípade, keďže takýto projekt ponúka svoje služby, prečo to neskúsiť využiť?

    2002. Protokol WebDAV na správu súborov na webe

    Software AG uvoľnil WebDAV, sadu rozšírení protokolu HTTP, ktoré umožňujú spoluprácu pri úpravách a správe súborov na vzdialených webových serveroch. Protokol WebDAV umožňuje pracovníkom kancelárie okamžite odosielať informácie na web pomocou bežných kancelárskych programov. Tamino WebDAV Server integruje Tamino XML databázu do Windows aplikácií