Surađujte s Microsoft Excel radnom knjigom. Surađujte s Google dokumentima

Gotovo svi moraju raditi s dokumentima, a često to oduzima puno vremena. Međutim, postoji mnogo programa i online usluga koje mogu pojednostaviti i ubrzati rješavanje niza uredskih zadataka. Dakle, ako koristite OCR sustav - za skeniranje dokumenta i prepoznavanje teksta kroz njega - to će zahtijevati puno manje truda i vremena od unosa odgovarajućeg teksta s tipkovnice. Ako prvo pretvorite PDF dokumente u Word / Excel formate, a zatim nakon kopiranja fragmenata takvih dokumenata u vlastite materijale (na primjer, za potvrdu teza statističkim i analitičkim podacima), više ih ne morate dovoditi u normalan oblik, što bi bilo potrebno kod izravnog kopiranja iz PDF datoteka. Ako se postupak usporedbe različitih verzija dokumenata za razlike povjeri računalu (umjesto da se tekstovi pregledaju ručno), tada će opet biti moguće osvojiti puno vremena i izbjeći dosadne pogreške. I to nije sve – ima mnogo sličnih primjera optimizacije.

Pitanje je samo čemu dati prednost - offline rješenjima ili online uslugama. Nema sumnje da je funkcionalnost specijaliziranih aplikacija za rad s dokumentima, u pravilu, veća za red veličine od online usluga, ali ih je također teže svladati, a cijena takvih aplikacija obično je impresivan. S druge strane, prednost online usluga leži u jednostavnosti korištenja i, često, besplatnosti. Osim toga, takvu uslugu možete koristiti s bilo kojeg računala spojenog na Internet, što je važno jer mnogi ljudi moraju raditi na različitim računalima (i nemaju svi instaliran potreban softver). Postoji još jedna važna nijansa - usluge uvelike pojednostavljuju razmjenu dokumenata, što je važno pri zajedničkom radu na njima.

Dijeljenje dokumenata i suradnja

U suvremenom svijetu zaposlenici povezani različitim projektima (ili jednostavno prijatelji ujedinjeni određenim ciljem) često su daleko jedni od drugih (u različitim gradovima, pa čak i državama), što uzrokuje određene poteškoće kada je potrebno razgovarati i dogovoriti dokumente. U principu, postoji mnogo načina za brzu razmjenu dokumenata na webu - možete slati datoteke e-poštom, pohraniti ih na FTP poslužitelje, smjestiti ih u hosting datoteka ili online pohrane itd. Međutim, sve te opcije, zapravo, uključuju istu tehnologiju rada : jedan korisnik stvara izvorni dokument, na ovaj ili onaj način on se daje drugom korisniku, koji preuzima odgovarajuću aplikaciju (na primjer, MS Word), vrši izmjene u načinu pregleda i šalje dokument na njegov kolega na isti način. Zatim se sve ponavlja u krug. Naravno, uz ozbiljne izmjene sa složenim oblikovanjem, ovaj pristup je opravdan. Međutim, češće nego ne, potrebno je uskladiti, i to više puta, ne elemente oblikovanja, već neke specifične formulacije teksta i brojeva. Takva koordinacija uređivanja može se organizirati brže: putem online usluga dizajniranih za suradnju na dokumentima, kao što su Google Docs (https://docs.google.com/) ili Zoho Docs (http://docs.zoho.com/) .

Ovakvi servisi imaju sve potrebne funkcionalnosti za organiziranje zajedničkog rada na dokumentima u okviru određenih projekata. Princip rada, u pravilu, je sljedeći - dokumenti se ne pohranjuju na lokalnim računalima, već na posebnim poslužiteljima i dostupni su samo onim korisnicima za koje su autori dokumenata postavili odgovarajuća prava (čitanje ili uređivanje) . Za čitanje i uređivanje dokumenta nije potrebno preuzimanje odgovarajućeg softvera – to se može učiniti pomoću funkcionalnosti usluge. Štoviše, dopušteno je ne samo uređivanje, već i komentiranje raznih izračuna, podataka, fragmenata tablica itd., što je često potrebno u tijeku suradnje. Istodobno, možete raditi s dokumentima na bilo kojem računalu s pristupom internetu, što je važno za mobilne korisnike. Osim toga, potpuno je otklonjena svaka zabuna s različitim verzijama istog dokumenta, jer je ista (uvijek najnovija) kopija dokumenta dostupna svim korisnicima. Kao rezultat toga, vrijeme zajedničkog rada s dokumentima značajno je smanjeno.

Usluga Google Docs izvorno je bila namijenjena isključivo za rad s uredskim dokumentima i pružala je mogućnost stvaranja i uređivanja tekstualnih dokumenata, tablica i prezentacija s crtežima (preuzetih ili kreiranih u jednostavnom grafičkom uređivaču izravno na usluzi). Sada je osim uredskih dokumenata dopušteno pohranjivanje fotografija i video materijala. Dokumenti se nalaze u zbirkama (Sl. 1) i mogu se izraditi od nule ili preuzeti spremni u popularnim formatima datoteka, uključujući DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT itd. Mogućnosti oblikovanja stvorenih dokumenata su minimalni, ali sasvim dovoljni za usklađivanje materijala.

Riža. 1. Organizirajte dokumente na Google dokumentima

Pristup datotekama može biti privatan, putem poveznice i javan ako su objavljene. Za sigurnu suradnju s dokumentima optimalan je privatni pristup, u kojem su prava pristupa (uređivanje ili čitanje) određenim dokumentima ili zbirkama konfigurirana za odabrane korisnike. Uz uobičajeno uređivanje, moguće je ubaciti komentare (slika 2). Ima smisla postaviti pristup putem poveznice ako je potrebno otvoriti pristup informacijama velikoj skupini korisnika - na primjer, nastavnik može studentima na ovaj način osigurati materijale za učenje. Publikacija omogućuje pristup dokumentima svim korisnicima bez iznimke.

Riža. 2. Dodavanje komentara dokumentu putem Google dokumenata

Ukupna količina prostora koji se nudi na usluzi Google Docs ograničena je na jedan gigabajt - dodatni prostor se plaća (20 GB - 5 USD godišnje, 80 GB - 20 USD godišnje itd.).

Zoho Docs ne samo da vam omogućuje stvaranje i dijeljenje tekstualnih dokumenata, proračunskih tablica i prezentacija, već se može koristiti i kao mrežno spremište u koje možete učitavati fotografije, glazbu i videozapise. Raspon formata dopuštenih za učitavanje vrlo je širok - čak možete učitavati ZIP arhive s njihovim naknadnim raspakiranjem pomoću Zoho Docs i uvoziti dokumente pohranjene na usluzi Google Docs. Dokumenti i ostali materijali smješteni su u mape i radne prostore (workspace). Mape su potrebne za učinkovitu organizaciju osobnih dokumenata (slika 3), a radni prostori su dizajnirani za zajednički rad na dokumentima (mape se mogu kreirati i unutar radnih prostora radi lakšeg snalaženja). Organizacijski plan pruža mogućnost dodjele oznaka datotekama, što može biti korisno za njihovo kasnije brzo pronalaženje. Što se tiče formatiranja, mogućnosti su ovdje mnogo impresivnije nego na usluzi Google Docs, iako, po našem mišljenju, to nije previše važno, budući da je stvaranje spektakularno dizajniranih dokumenata mnogo praktičnije u tradicionalnim softverskim rješenjima (osobito u MS Officeu). proizvoda), a online je razumnije koristiti usluge za razmjenu dokumenata i njihovo brzo odobravanje.

Riža. 3. Upravljanje dokumentima u Zoho Docs okruženju

Sve datoteke i mape pohranjene na servisu Zoho Docs mogu se dijeliti kako bi se omogućila suradnja s dokumentima, a pristup im je dopušten ne samo određenim korisnicima, već i cijelim grupama. Potonje je vrlo zgodno kada je potrebno omogućiti pristup nizu dokumenata za nekoliko korisnika koji rade zajedno na određenom projektu odjednom. Još je praktičnije kada radite na određenim projektima koristiti radne prostore (svaki projekt ima svoje), otvarajući im pristup grupama kolega. U tom slučaju će svi korisnici grupe imati automatski pristup novododanim dokumentima u radni prostor, a bit će pojednostavljena i organizacija pristupa dokumentima za nove članove grupe jer će biti dovoljno samo dodati novog zaposlenika u skupina. Ovisno o razini pristupa, korisnici imaju priliku čitati dokumente koje su otvorili ili ih uređivati, a prilikom uređivanja moguće je komentirati (slika 4).

Riža. 4. Komentiranje dokumenta u Zoho okruženju

Količina dostupnog prostora na Zoho Docs servisu i broj radnih prostora ovise o odabranom planu. U slučaju besplatnog plana, dodijeljen je 1 GB prostora i dopušteno je kreirati samo jedan radni prostor. Standardni (3$ mjesečno) i Premium (5$ mjesečno) komercijalni planovi dodjeljuju isti 1 GB besplatno, ali broj radnih prostora već može doseći 10 odnosno 20, a dodatno je povećanje predviđenog prostora za datoteke dozvoljeno.uz nadoplatu.

Prepoznavanje teksta

Postoje slučajevi kada pri izradi dokumenata u elektroničkom obliku morate u njih umetati fragmente iz papirnatih dokumenata - na primjer, dodati opsežne citate u sažetke, seminarske radove ili disertacije, unijeti izmjene u papirnate dokumente bez ponovnog tipkanja na tipkovnici, itd. Ako vam je pri ruci Ako imate skener ili kameru, tada je možda brže (iako sve ovisi o količini teksta) skenirati (slikati) dokument i prepoznati tekst preko OCR sustava pomoću odgovarajućeg online usluga. Uz pomoć takvih usluga možete brzo pretvoriti slike dokumenata (skenirane ili fotografirane) u tekstualne formate koji se mogu uređivati.

Postoji dosta online usluga koje nude odgovarajuće mogućnosti na webu, uključujući resurse koji podržavaju prepoznavanje tekstova na ruskom jeziku. Neki su resursi potpuno besplatni, ali najčešće imaju određena ograničenja u veličini slika i broju materijala koji se prepoznaju u određenom vremenskom razdoblju. Drugi zahtijevaju naknadu po stranici - čisto simboličnu u usporedbi s cijenom offline OCR sustava, od kojih je većina dizajnirana za korporativne korisnike.

Nažalost, većina resursa koje smo testirali nije se dobro nosila s prepoznavanjem teksta na ruskom jeziku, čak ni onih koji su bili idealni u smislu početne kvalitete materijala. Kao “idealan” dokument snimili smo obični screenshot s tekstom, a za ulogu teško prepoznatljivog materijala odabrali smo osrednju skeniranu sliku (dokument je bio skeniran pod kutom i sadržavao je puno “smeća”) - sl. . 5.

Riža. 5. Izvorni dokumenti

Nakon što smo prošli kroz više od desetak online usluga, odlučili smo se samo za tri izvora: Ocr Terminal (https://ocrterminal.com/), Online OCR (http://www.onlineocr.net/) i FineReader Online (http: //finereader. abbyyonline.com/en). Prva od ovih usluga podržava 20 jezika i omogućuje vam besplatno prepoznavanje do 20 stranica mjesečno - ako trebate više, morat ćete platiti od 4 do 9 centi po stranici (ovisno o ukupnom broju stranica) . Online OCR servis razumije 32 jezika, potpuno je besplatan i omogućuje prepoznavanje do 15 dokumenata na sat. FineReader Online podržava 37 jezika za prepoznavanje, ali samo tri stranice mogu se besplatno prepoznati. Sve sljedeće stranice se kupuju; cijene se određuju prema ukupnom broju stranica (20 stranica - 3 USD, 50 stranica - 5 USD, itd.).

Tehnologija prepoznavanja teksta putem internetskih OCR usluga teoretski ne uzrokuje nikakve poteškoće: potrebno je učitati izvornu datoteku, odabrati jezik i format za spremanje dokumenta te pokrenuti proces prepoznavanja (slika 6).

Riža. 6. Prepoznavanje dokumenata s FineReader Online

Sva tri navedena servisa dobro su se (u cjelini ravnopravno) nosila s prepoznavanjem screenshot-a s tekstom (sl. 7), no samo su prva dva uspjela koliko-toliko ispravno prepoznati složen dokument (sl. 8), dok su se rezultati FineReader Online pokazali nezadovoljavajućim (Sl. 9).

Riža. 7. Rezultat prepoznavanja običnog teksta u FineReader Online

Riža. 8. Rezultat složenog prepoznavanja teksta putem Ocr terminala

Riža. 9. Rezultat složenog prepoznavanja teksta pomoću FineReader Online

Iskreno radi, treba napomenuti da korisnici već spomenutog online servisa Google Docs sada imaju i mogućnost optičkog prepoznavanja datoteka učitanih na servis. Mogu se prepoznati grafičke datoteke (JPG, PNG i GIF) i PDF dokumenti. Podrška za dokumente na ruskom jeziku već je implementirana danas, ali kvaliteta prepoznavanja još uvijek ostavlja mnogo za poželjeti (slika 10).

Riža. 10. Rezultat prepoznavanja jednostavnog dokumenta putem usluge Google Docs

Pretvaranje PDF dokumenata u Word i Excel formate

Često, kada pripremate materijale, morate koristiti podatke iz PDF dokumenata. Nažalost, prilikom kopiranja fragmenata iz takvih dokumenata putem međuspremnika, korisnicima je zajamčen dodatni rad na dovođenju kopiranih fragmenata u božanski oblik, jer se gubi formatiranje izvornog PDF dokumenta.

Stoga je puno razumnije datoteku u PDF formatu najprije obraditi posebnim konverterom, posebice on-line, te kao izlaz dobiti potpuno čitljiv dokument u MS Word ili MS Excel formatu. Primjeri takvih online alata uključuju PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) i Zamzar.com (http://www.zamzar .com/ ). Uz njihovu pomoć, takva je pretvorba jednostavna kao guljenje krušaka (Sl. 11) - samo prenesite PDF datoteku koja vas zanima na uslugu, odaberite željeni format, navedite svoju adresu e-pošte i započnite postupak pretvorbe. Nakon toga, za samo nekoliko minuta, korisnik će dobiti e-mail poruku s konvertiranim dokumentom ili poveznicom na njega (opcija ovisi o usluzi).

Riža. 11. Konvertirajte PDF dokument putem usluge PDFConverter

PDFConverter može pretvoriti PDF dokumente u DOC, RTF i XLS formate, a rezultati pretvorbe su jednostavno savršeni (Sl. 12) - nema pravokutnih blokova s ​​odvojenim fragmentima teksta (što se često događa nakon rada niza programa pretvarača), pa čak ni tablica mogu se uređivati.

Riža. 12. Dokument u DOC formatu dobiven korištenjem usluge PDFConverter

Pdftoword.com može pretvoriti PDF dokumente u DOC ili RTF formate, vrlo ispravno prepoznajući blokove teksta, ali pretvara tablice u slike, što onemogućuje buduće uređivanje tabelarnih informacija.

Usluga Zamzar.com može se koristiti ne samo za pretvaranje PDF datoteka u DOC ili RTF formate, već i za druge smjerove konverzije (recimo, slike i glazba iz jednog formata u drugi) i podržava skupnu obradu podataka. Međutim, rezultirajući Word dokumenti iz PDF datoteka nisu tako visoke kvalitete (kao u PDFConverteru) jer mogu (iako nipošto uvijek) sadržavati pravokutne blokove podataka. Osim toga, prilikom obrade dokumenata na usluzi Zamzar.com, tablice se percipiraju kao tekst dopunjen grafikom - kao rezultat toga ispada da ih nije moguće uređivati, iako je izgled tablica potpuno ispravan i prikazani su stupci s vrijednostima bez ikakvih pomaka (slika 13).

Riža. 13. Prikaz MS Word dokumenta koji je izradio servis Zamzar.com

Brza usporedba dokumenata

Često u procesu rada morate međusobno uspoređivati ​​različite verzije dokumenata radi promjena - na primjer, izvorne i modificirane verzije materijala pripremljene u Wordu, radne i ažurirane verzije cjenika s promijenjenim cijenama u Excelu, različite verzije tekstualnih dokumenata (osobito programskog koda) itd. .P. Ručno uspoređivanje dokumenata je dugotrajan i naporan proces, a uvijek postoji mogućnost da prilikom pregledavanja nećete primijetiti razlike u nekim važnim podacima.

Da biste brzo riješili problem, možete se obratiti specijaliziranim uslugama brze usporedbe koje vam omogućuju usporedbu dva bloka teksta izravno u internetskom pregledniku. Ako govorimo o identificiranju razlika u tekstovima dokumenata na engleskom jeziku, tada će poslužiti bilo koja usluga - s tekstovima na ruskom jeziku (zbog problema s kodiranjem) i tablicama (zbog neuspješnog prikaza konačnih podataka) to je teže. Nakon pregleda mnogih relevantnih izvora, odlučili smo se za tri: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http://www.textdiff.com/) i Quick Diff (http://www .quickdiff .com/), s kojim možete usporediti tekstualne isječke, tablice i programski kod.

Za usporedbu dva fragmenta pomoću navedenih servisa dovoljno ih je kopirati u odgovarajuće prozore, a zatim pokrenuti proces usporedbe, nakon čega će se odabrati različiti (uključujući i one koji nedostaju u jednom od dokumenata) fragmenti teksta u uspoređivanim dokumentima . U slučaju Text-Compare, oba izvorna fragmenta ponovno se prikazuju na ekranu nakon dovršetka operacije i različiti elementi u njima su označeni bojom (Sl. 14), dok tablice (Sl. 15) i programski kod dodatno označi crte s razlikama.

Riža. 14. Usporedba teksta korištenjem usluge Text-Compare

Riža. 15. Usporedba tablica pomoću usluge Text-Compare

Rezultati prikaza procesa usporedbe putem usluge TextDiff izgledaju drugačije: prikazuje se samo jedan rezultirajući fragment, u kojem je tekst koji se pojavio u drugom fragmentu (tj. nedostaje u prvom) označen zelenom bojom, a izbrisani tekst označen je crvenom bojom. Kada se uspoređuju tekstualni blokovi, to će biti zgodno (slika 16), u slučaju malih fragmenata tablica bit će prihvatljivo (slika 17), međutim, teško je opravdano koristiti ovaj resurs za usporedbu velikih tablica, budući da pronađene razlike prikazuju se redak po redak u tekstualnom formatu (bez brojeva redaka) i zadržavanje vidljivosti stupaca).

Riža. 16. Usporedba tekstova pomoću usluge TextDiff

Riža. 17. Usporedba tablica pomoću usluge TextDiff

Princip predstavljanja rezultata u Quick Diff-u potpuno je isti kao u TextDiff-u, osim što podaci uklonjeni iz drugog fragmenta nisu samo prikazani u drugoj boji, već su i precrtani (Sl. 18). Istodobno, poteškoćama usporedbe velikih tablica (uzrokovanih rednim prikazom podataka) dodaje se još jedan problem - neispravno prepoznavanje ćirilice.

Riža. 18. Usporedba programskog koda putem usluge Quick Diff

Dakle, Text-Compare servis može se koristiti za usporedbu tekstova, tablica i programskog koda bez ikakvih ograničenja. Usluge TextDiff i Quick Diff savršeno uspoređuju tekstove (u slučaju Quick Diff ne na ruskom) i programski kod te se mogu koristiti za usporedbu malih fragmenata tablice.

Pošteno radi, treba napomenuti da usluga Google Docs teoretski također omogućuje prepoznavanje razlika u tekstovima – usporedbom verzija dokumenata (izbornik Datoteka -> Vidi povijest revizija). Međutim, ovo je nezgodno za usporedbu dokumenata, budući da odgovarajuća značajka nije namijenjena usporedbi, već vraćanju na prethodnu verziju dokumenta.

Prijevod fragmenata teksta

U današnje vrijeme nije neuobičajeno raditi s dokumentima na stranim jezicima. Ako govorimo o malim fragmentima teksta, tada nije potrebno instalirati solidan sustav strojnog prevođenja - lakše je koristiti usluge mrežnog prevoditelja, pogotovo jer danas na webu postoji dosta takvih prevoditelja.

Među njima su prevoditeljski servis Google Translate (http://translate.google.com/), sustav strojnog prevođenja Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), online prevoditelj PROMT Translate.Ru (http: //www.translate.ru/), itd. Da biste preveli tekst u ovim sustavima, trebate kopirati izvorni tekst u odgovarajući prozor, postaviti smjer prijevoda i pokrenuti proces. Nakon toga (obično u obližnjem prozoru) bit će prikazan prevedeni tekst (Sl. 19).

Riža. 19. Prevedite tekst pomoću Google prevoditelja

Imajte na umu da mrežne usluge mogu imati ograničenja u pogledu količine prevedenih fragmenata - na primjer, u mrežnom prevoditelju PROMT dopušteno je prevoditi tekstove ne više od 3 tisuće znakova odjednom, uključujući razmake i znakove na kraju odlomka (ili 10 tisuća za registrirane korisnike - registracija je besplatna).

Osim toga, postoji još jedna nijansa - rezultati strojnog prevođenja u pravilu se ne mogu odmah koristiti (svejedno, prijevod je daleko od idealnog). Zbog toga treba pažljivo usporediti izvorni i prevedeni tekst, a to je moguće samo za relativno male fragmente, jer su veličine prozora s tekstovima u internetskom pregledniku ograničene.

Izradite grafikone i dijagrame

Gliffy je servis za izradu svih vrsta dijagrama i dijagrama: organizacijskih i poslovnih dijagrama, rasporeda, dijagrama računalnih mreža i telekomunikacija, dijagrama toka, rasporeda projekata itd. Takvi se dijagrami grade od nule ili na temelju ugrađenih (Sl. 20) ili samostalno kreiranih predložaka iz praznih objekata vizualnim dizajnom (Sl. 21). Gotovi dokumenti spremaju se na poslužitelj ili eksportiraju u formate grafičkih slika (JPG, PNG i SVG) s naknadnim spremanjem na računalo korisnika. Moguće je eksportirati u MS Visio format i ispisati ga s uklapanjem dijagrama na jedan list ili dijeljenjem na više listova. Dijagrami mogu biti javni i privatni, moguće je organizirati zajednički rad na dijagramima više korisnika.

Riža. 20. Odabir predloška organizacijskog grafikona na Gliffyju

Riža. 21. Vizualna konstrukcija dijagrama u okruženju Gliffy

Veličina predviđenog prostora na servisu Gliffy i broj kreiranih karata ovisi o odabranoj tarifi. Besplatni osnovni plan nudi 2 MB prostora i omogućuje vam stvaranje samo pet javnih dijagrama. Komercijalni Premium plan (5 USD mjesečno) ima neograničen prostor i dijagrame (javne i privatne).

Servis DiagramAnywhere također je dizajniran za izradu dijagrama toka, organizacijskih dijagrama, dijagrama računalne mreže i drugih vrsta dijagrama, planova i dijagrama od nule ili na temelju predložaka (Sl. 22). Načelo njihove konstrukcije je isto kao i na usluzi Gliffy, s izuzetkom jedne nijanse: željeni predložak grafikona morat ćete prvo kopirati na svoj račun. Gotovi dokumenti se pohranjuju na server, ispisuju i/ili eksportiraju u formate grafičkih slika (JPG, PNG, TIFF i GIF) ili u PDF format te pohranjuju na računalo korisnika. Dijagrami izrađeni na servisu DiagramAnywhere mogu biti privatni (tada su dostupni samo autoru) ili javni (preko poveznica bit će vidljivi ostalim korisnicima). Moguće je kopirati HTML kod u dijagram kako biste ga umetnuli u blog, forum ili web stranicu.

Riža. 22. Napravite dijagram iz predloška koristeći servis DiagramAnywhere

Usluga DiagramAnywhere ima dva plana: besplatni demo besplatni (za 30 dana) i komercijalni Premium (30 USD godišnje). U slučaju besplatnog plana, količina osiguranog prostora ograničena je na 10 MB i dopušteno je izraditi samo tri dijagrama (javna ili privatna). Premium plan vam omogućuje da zauzmete do 1 GB prostora za svoje dokumente i izradite neograničen broj dijagrama (javnih i privatnih).

Odlučili smo poslati kolektivnu povratnu informaciju o konferenciji organizatorima TechEd Russia 2012. Danas ću govoriti o tome kako smo organizirali suradnju na tome koristeći OneDrive.

Prvobitna rasprava je, naravno, bila poštom. Nakon što su svi progovorili, sakupio sam sve povratne informacije u Wordov dokument i učitao ga na OneDrive. Sada je bilo potrebno kolegama dati priliku da pregledaju dokument i unesu izmjene u njega.

Bilješka. Ovaj je članak napisan prije nego što je SkyDrive preimenovan u OneDrive, otuda stari naziv na snimkama zaslona.

Danas na programu

Dijeljenje datoteka i mapa na OneDriveu

U OneDriveu su dozvole za pristup datotekama regulirane na razini mape i datoteke. Kada mapu učinite javnom ili date dopuštenje određenim osobama, te se postavke primjenjuju i na sve podmape i datoteke, osim ako im ne date druga dopuštenja.

Učitao sam datoteku u svoju osobnu mapu i nastavio davati prava na nju svojim kolegama.

Općenito, u stupcu "Dijeljenje" možete vidjeti kada su promijenjena prava na datoteku ili mapu. U osnovi, postoje tri opcije za odobravanje pristupa Microsoftovoj pohrani u oblaku, a ja ću započeti s najjednostavnijom.

Stvorite poveznicu na datoteku

Iz donje slike jasno je da će bilo koji vlasnik poveznice moći pogledati ili urediti dokument. Manje je očito da, kako biste mapu ili datoteku učinili javnom, trebate stvoriti poveznicu (nazvanu "Dijeli").

Naravno, javni pristup, kao i pristup putem poveznice s pravima uređivanja, može se prekinuti u bilo kojem trenutku. Štoviše, kada ponovno stvorite vezu za uređivanje, URL će imati drugačiji ključ.

Slanje e-mail poruke

Ova je opcija zanimljivija jer postoji mogućnost traženja autorizacije s Microsoft računom. I ovo je jedina opcija koja vam omogućuje pristup datoteci samo određenim osobama.

Vaši će primatelji primiti e-poštu s računa s kojim ste prijavljeni na OneDrive (tj. ne možete slati e-poštu s prilagođene adrese). U tom se slučaju također stvara poveznica, ali zahtjev za prijavom na uslugu ograničava pristup datoteci ili mapi primateljima pisma. Naravno, primatelji pisma mogu preuzeti i prenijeti datoteku bilo kome na bilo koji drugi način.

Zanimljivo je da u slučaju kada je više računa povezano, dopuštenje se daje samo onom računu s kojeg je prvi put pristupljeno. Usput, kada je netko podijelio datoteku s vama, možete se pomaknuti do nje iz odjeljka Dijeljeno u lijevom oknu OneDrivea.

Upravljanje pravima pristupa

Artem je sudjelovao u našem dopisivanju, postavljajući dobre teme za povratne informacije. Međutim, on nije MVP, pa mu nisu trebala prava za uređivanje datoteke. Nakon slanja pisma, ispravio sam prava pristupa, kojima se upravlja u desnom panelu.

Na slici možete vidjeti da Artyom može samo pregledavati dokument, dok ga svi ostali mogu uređivati ​​u lokalnoj Word aplikaciji ili izravno u OneDriveu koristeći Word Web App. Ovdje također možete zabraniti pristup bilo kojoj osobi ili svim vlasnicima veze za pregled ili uređivanje datoteke.

Surađujte na Office dokumentima

Važno! Otvorite datoteke iz uredskih programa izravno iz OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), a ne iz sinkronizirane mape na vašem lokalnom disku. U suprotnom, ako nekoliko ljudi radi istovremeno, doći će do sukoba, što će rezultirati kopijama ažuriranih datoteka s nazivom računala u naslovu.

Možete otvoriti Word, Excel, PowerPoint i OneNote datoteke i raditi na njima u lokalnim Microsoft Office aplikacijama i njihovim web verzijama izravno u vašem pregledniku. U oba slučaja podržava se zajednički rad na dokumentu više osoba. Maksimalan broj istodobnih urednika nigdje nije naveden, ali je osam ljudi uspješno radilo (hvala Oksani na provjeri).

U OneDriveu ovo radi vrlo povoljno! Otvorio sam našu recenziju u Wordu 2013 i počeo uređivati ​​prvi odlomak.

Odlomak je trenutno zaključan kako bi se spriječilo da netko drugi slučajno napravi preklapajuće izmjene na mom isječku. Oksana, koja je uređivala u isto vrijeme kad i ja, vidjela je ovo u web aplikaciji (više voli englesko sučelje).

Ovdje vam želim skrenuti pozornost na nekoliko točaka.

  1. Jasno pokazuje koji odlomak uređujem (moje ime se prikazuje dok lebdim).
  2. Ovaj paragraf je stvarno zaštićen od uređivanja drugih ljudi. Sada je pokazivač postavljen u njemu, a slika pokazuje da su sve mogućnosti oblikovanja blokirane u vrpci.
  3. Možete vidjeti popis svih osoba koje trenutno uređuju.
  4. Poznato je da je netko već promijenio dokument, tj. nakon ažuriranja možete vidjeti njihove izmjene (nažalost, nema sinkronizacije u stvarnom vremenu).

OneDrive vam omogućuje da vidite tko je posljednji uredio dokument.

Ali nešto drugo je zanimljivije – OneDrive automatski prati verzije dokumenata. Do povijesti verzija možete doći iz kontekstnog izbornika ili iz gornjeg izbornika "Upravljanje" (na gornjoj slici skriven je iza tri točkice zbog male veličine prozora).

Ovdje možete vratiti ili preuzeti bilo koju od prethodnih verzija. Prema mojim informacijama, na OneDriveu je pohranjeno do 25 verzija dokumenta. Međutim, verzije se stvaraju samo kada se uređuju datoteke. Ako učitate novu datoteku s istim nazivom, prebrišući staru, povijest verzija neće biti spremljena.

Anketa i rasprava

Kao što vidite, upravljanje pravima u OneDriveu je vrlo jednostavno, iako neke točke nisu sasvim očite. A možete stvarati i uređivati ​​Word dokumente, Excel radne knjige, PowerPoint prezentacije i OneNote bilješke bez napuštanja preglednika. Naravno, web-bazirane verzije Office aplikacija nemaju sve značajke svojih kopija iz Officea, ali za mnoge korisnike one su više nego dovoljne.

Na Office datotekama možete raditi pojedinačno i zajednički koristeći najmanje 7 GB osobnog prostora na disku. O da, sve je potpuno besplatno ;)

Pohranjujete li datoteke i dokumente u oblak? Podijelite neke od svojih omiljenih značajki pohrane u oblaku u komentarima!

Kako označavate verziju dokumenta? Imate li datoteke koje sadrže sve varijante riječi "final" u nazivu? Pa, na primjer, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Izgleda malo apsurdno, ali ako pratite dokumente u svom sustavu, pronaći ćete poprilično imena "na repu". Pogotovo ako datoteku uređuje više autora. Na primjer, tekst ugovora može se uređivati ​​gotovo beskonačno, samo mu dajte odriješene ruke. I kao rezultat, nakupljate desetak verzija, svaka označena rastućim repom bilješki - ovdje su datumi izmjena, i inicijali sudionika, te sakramentalni "konačni" i "posljednji".

Jasno je da se to mora nekako riješiti. I dovesti rad s dokumentima u sustav koji će biti razumljiv svima. Osnovni zahtjevi za narudžbu su jednostavni:

  1. Oznake moraju biti jasne svim sudionicima.
  2. Sve (važnije) verzije dokumenata treba čuvati.
  3. Dokumenti bi trebali pripadati projektima, a ne ležati na zajedničkoj hrpi.
  4. Pristup dokumentima treba kontrolirati.
  5. Nije nužno, ali je zgodno imati alate za suradnju na dokumentu.

Nećemo raspravljati o izvanmrežnim načinima upravljanja dokumentima. Naravno, možete napisati pravila za imenovanje dokumenata i poslati Word i Excel datoteke poštom. To će dovesti do rasta radnih mapa za svakog sudionika u procesu, a s vremenom i do stalnog usklađivanja tko trenutačno uređuje koji dock.

Stoga, popnimo se u oblake - tamo se sada događa ono najzanimljivije.

1. Google disk

Big Brother nam daje gotovo savršen alat za upravljanje dokumentima.

  1. Google Docs nije samo mrežni uređivač dokumenata, ovdje se pohranjuju stare verzije, možete komentirati i uređivati ​​dokove "s tri ruke".
  2. Google tablice su proračunske tablice za izračune i dobra računovodstvena funkcija.
  3. Sam Google Drive je alat za upravljanje pristaništem, možete organizirati jedinstvenu strukturu za pohranu dokumenata, jasno dodijeliti pristup svakoj mapi.

Prednosti Google diska

  1. Oni su očiti. Ovo je oblak sa svim njegovim prednostima.

minusi

  1. Računovodstveni sustav - ugniježđivanje mapa, pristup datotekama i kontrolna ploča - morat ćete izraditi sami.
  2. Nisu svi zadovoljni korištenjem takve otvorene platforme – ipak je ovo cijeli Google, indeksira sve što se kreće, a nismo mu platili za privatnost.

Imajte na umu: gotovo svaki sustav koji poštuje sebe ima integraciju s Google dokumentima - to ćete vidjeti dalje u recenziji. I to je razumno - ekonomičnije je koristiti radnu funkcionalnost nego trošiti napore na stvaranje vlastitog analoga.

Ipak, želimo vas upozoriti: bolje je pohraniti povjerljive i komercijalne podatke, lozinke i druge važne informacije tamo gdje je pristup strože reguliran.

2. Trello

Virtualna ploča s popisom zadataka i projekata. Ploče se mogu nazvati kako želite - i vizualno vidjeti proces izvršavanja zadataka. Uz svaki zadatak možete priložiti dokumente: s računala, Google Drivea, Dropboxa itd. Zanimljivo je da u Trello Business Class možete priložiti ne samo dokumente, već i GitHub pull zahtjeve, Slack razgovore i potencijalne klijente iz Salesforcea. Za suradnju možete koristiti paket Trello + Google Docs: priložite datoteke Google dokumenata koje se mogu otvoriti na disku i tamo uređivati ​​- ostavite nove komentare itd.

Prednosti rješenja:

  1. Trello je vrlo jednostavan sustav za naučiti. Za sat vremena, ljudi koji nikada nisu koristili takva rješenja mogu se nositi s tim.
  2. Zadaci i proces njihove provedbe jasno su vidljivi, kao na plutenoj ploči. Dizajn je udoban i moderan, ništa više.

minusi:

  1. Ne postoji alat za suradnju na dokumentima. Oni. ili koristite Google dokumente ili svatko učita svoju verziju. Da, ionako će svi dokumenti biti prikupljeni u jednom zadatku i nećete ništa izgubiti. Ali ako trebate ozbiljniju automatizaciju, onda Trello nije najbolja opcija.
  2. Ako postoji jako puno projekata i zadataka, Trello može biti zbunjujući zbog osobitosti strukture. Stalno prebacivanje između ploča nije baš zgodno.

3.Radni dio

Online sustav za upravljanje projektima s mogućnošću evidencije financija. U svakom zadatku možete dodati različite vrste datoteka - a zatim ih ponovno urediti uz pomoć Googlea. Ili preuzmite i ponovno prenesite.

Izvor: worksection.com

Za svaku datoteku možete napraviti opis, odabrati oznake (na primjer, potreban pregled, hitno! itd.), ograničiti pristup - tj. učiniti datoteku vidljivom samo određenim korisnicima. Ako izradite zadatak ili komentar s ograničenom vidljivošću, ne za svakoga, tada priložene datoteke automatski dobivaju iste postavke privatnosti.

Sve projektne datoteke mogu se sortirati prema različitim kriterijima: vrsta, datum, zadaci, veličina, naziv. Možete vidjeti samo datoteke koje se odnose na neizvršene zadatke ili možete pogledati sve.

Također možete izbrisati, preuzeti, dodijeliti oznake grupi datoteka tako da ih jednostavno označite u odjeljku.

Nove verzije dokumenata mogu se učitati u stare - samo prijeđite pokazivačem iznad stare datoteke i kliknite na ikonu lijevo od nje. Novi dokument će se učitati i zauzeti prvo mjesto na popisu. U tom će slučaju također biti sačuvana stara verzija.

Izvor: worksection.com

Značajka rješenja je da u naprednoj tarifi možete spojiti vlastitu FTP pohranu. Tada neće biti nikakvih ograničenja za preuzimanje datoteka.

Prednosti rješenja:

  1. Worksection je moderan sustav s opsežnim mogućnostima upravljanja projektima i datotekama. Zapravo, dostupne su vam sve funkcionalnosti za praktičnu suradnju.
  2. Zasebno napominjem izračun troškova - ako odredite trošak sata rada stručnjaka, možete vidjeti trošak svakog pojedinog zadatka.
  3. Zgodno sučelje, mogućnost postavljanja roka za cijeli projekt, ne samo za zadatke. Jasno vidljiv% utrošenog vremena, udoban za kontrolu.

minusi:

  1. U besplatnoj verziji imate samo 2 aktivna projekta i 50 MB prostora na disku za datoteke. 10 GB već je uključeno u korporativni plan, po cijeni od 49 USD mjesečno. Istodobno, postoji i ograničenje na aktivne projekte - 50 komada. Čini nam se da čak i za prosječnu tvrtku 50 projekata i 10 GB nije dovoljno. Premium košta 99 dolara, ali čak i tamo su aktivni projekti ograničeni na 100.

4. Megaplan

Megaplan ima zaseban modul "Dokumenti", koji vam omogućuje pohranu datoteka s različitim razinama ugniježđenja. Za svaki dokument možete postaviti vidljivost - otvoren pristup samo određenim zaposlenicima.

Prilikom uređivanja nove verzije datoteke dopušteno je učitati staru kao verziju. Zaposlenici se mogu pretplatiti na obavijesti o preuzimanju nove verzije – mailom, SMS-om, u liniji informera, svatko to sam definira u postavkama.

Izvor: help.megaplan.ru

Tekstualni dokumenti mogu se kreirati izravno u Megaplanu. Ali također će ih biti moguće pregledavati i uređivati ​​samo u Megaplanu, ne možete ih preuzeti ni u jednom drugom formatu.

Program također nudi predloške za standardne dokumente.

Izvor: help.megaplan.ru

Prednosti Megaplana:

  1. Zgodno i prilično jednostavno sučelje.
  2. Mogućnost besplatnog rada za 10 korisnika, uključujući rad s dokumentima.

Nedostaci Megaplana:

  1. Ne postoji potpuna mogućnost stvaranja različitih vrsta dokumenata izravno u sustavu.
  2. Cijena tarife za samo 10 korisnika prilično je visoka - oko 250 dolara za "all inclusive".

5. Bitrix24

Ovo je cjelovito rješenje sa CRM sustavom za poslovanje, gdje su dobro osmišljene sve mogućnosti dijeljenja i uređivanja dokumenata. Svakom zadatku možete priložiti datoteke i komentirati - s računala ili s bilo kojeg diska, kao i odmah izraditi nove datoteke u Google dokumentima ili Microsoft Office Online.

Mrežno koautorstvo dokumenata dostupno je na. Ako uređujete učitani dokument putem Google dokumenata, možete ga priložiti komentaru i pojavit će se redak koji navodi da je korisnik učitao novu verziju dokumenta. Pametno pretraživanje implementirano je u Bitrix24 - lako je pretraživati ​​sve dokumente po nazivu ili projektu, prikazuju se savjeti.

Datoteke povezane sa svakim projektom mogu se poredati po datumu, nazivu, veličini. Privatnost je također postavljena prema postavkama mape projekta u kojoj je dokument pohranjen. Možete spriječiti uređivanje svima osim autoru izdanja.

Chip Bitrix24 - katalog aplikacija. Na primjer, možete besplatno instalirati "Document Designer" koji vam pomaže u izradi standardnih datoteka u .docx, .pdf formatima. Predlošci se lako uređuju, mogu se slati e-poštom, voditi dnevnik spremljenih dokumenata.

U Bitrix24 uz svaki zadatak nalazi se poveznica na dokument koji korisnici mogu zajednički uređivati, komentirati i raspravljati unutar zadatka. Najlakši način je pohraniti dokumente na sistemski pogon. Ako iz nekog razloga niste zadovoljni s Bitrix24.Disk, umjesto njega možete koristiti bilo koju drugu pohranu u oblaku. Ali to nije prikladno za sve i ne uvijek.

Prednosti Bitrix24

  1. Gotovo sve značajke (osim blokiranja dokumenata i onemogućavanja javnih poveznica na njih) dostupne su u besplatnoj verziji cjelovitog rješenja. Dostupno je i 5 GB prostora za pohranu u oblaku. A za 199 USD (top plan) dobivate neograničenu količinu. Plus ušteda na licenciranim uredskim programima.
  2. Veliki izbor aplikacija za optimizaciju rada s dokumentima.
  3. Podrška za verziju dokumenta i obavijesti o novom preuzimanju.
  4. Široka funkcionalnost - u jednom rješenju dobivate sve što vam je potrebno za elektroničko upravljanje dokumentima.

Nedostaci rješenja:

  1. Postavke privatnosti datoteke postavljaju se kroz grupu ili zadatak s kojim je povezana, datoteka se ne može učiniti vidljivom ili nevidljivom određenim korisnicima jednostavnim označavanjem.
  2. Ne postoji funkcija za dodavanje kratkog opisa u datoteku.

Sumirati

Ako imate malo projekata i sudionika, a zahtjevi za dokumentima nisu previše komplicirani, možete odabrati najjednostavnije rješenje - npr. Trello i slično. Za jednostavan rad sa zadacima to je sasvim dovoljno - svi prilažu potrebne datoteke i po potrebi ih zamjenjuju.

Kada je u pitanju potpuna suradnja i online koordinacija, morate razmotriti složena rješenja - kao što su slični kontrolni sustavi. Sve njihove mogućnosti moraju se analizirati i usporediti, a zatim odabrati na temelju funkcionalnosti koja vam je potrebna.

I par savjeta - koji će vam dobro doći pri radu u bilo kojem sustavu:

  • Čak i ako koristite složeni sustav koji "sve organizira sam od sebe", pobrinite se da su dokumenti i zadaci imenovani prema istim pravilima. To će olakšati navigaciju kroz projekte.
  • Share access - radni dokumenti trebaju biti pohranjeni u internim grupama, a klijentu treba dati prazan dokument bez komentara i izmjena.
  • životni hak: Ako koristite Word u modu za uređivanje, ne zaboravite otići na pregled prije slanja datoteke i prihvatiti sve ispravke. U suprotnom, klijent može primijetiti kako ste nekoliko puta mijenjali uvjete ili cijenu.
  • Administracija sustava,
  • Pohrana podataka

    • "Korporacija zla" (šala) već drugo desetljeće gospodari nišom suradničkog rada s dokumentima. Sve je počelo s ranim verzijama SharePointa, na čiji spomen iskusnije mačke odmah počnu plakati - bio je previše specifičan u pogledu postavki i mogućnosti u tim davnim godinama MS SP. Dobro, nemojmo više vrijeđati jedni druge sjećanjima na to nespretno čudovište...

    Ali Microsoftova upornost ne stoji - cijelo ovo vrijeme radi se na poboljšanju situacije, i to na nekoliko frontova odjednom. Kao rezultat toga, sada možemo govoriti o uspostavljenoj infrastrukturi za suradnju na dokumentima koju Microsoft nudi. Razlikuje dvije klase softvera:

    1. Sredstva kolektivnog pristupa dokumentima, uključujući katalogizaciju, kontrolu verzija, distribuciju prava i slične značajke poslužitelja. Ti se alati pak dijele na cloud (OneDrive, SharePoint Online) i on-premise, odnosno implementirane u infrastrukturu samog kupca - SharePoint 2016 poslužitelj.
    2. Alati za uređivanje dokumenata. To uključuje: obitelj Microsoft Officea za stolna računala (također uvelike redizajnirana u posljednje vrijeme), svježe stvorene mobilne verzije Officea, izvorno usmjerene na suradnju s dokumentima, i, šlag na torti, njihovu vlastitu implementaciju Office Online aplikacija za uređivanje dokumenata na mreži poslužitelj (donekle ranije poznat pod nazivom Office Web Apps).
    Sva ta raskoš vjerojatno ne čini Microsoft “ubojicom Google dokumenata” (u ovom slučaju novinari koji smišljaju takve naslove za vijesti vjerojatnije su ubojice našeg mozga), ali pruža dobru alternativu potrošaču. To se posebno odnosi na korporativne klijente koji, prvo, već imaju infrastrukturu iz MS-a (AD, Exchange, Skype for Business), a drugo, postoji potreba da sve ili dio informacija drže pod kontrolom, tj. vlastite poslužitelje. Za ove korisnike, Microsoftove nove mogućnosti suradnje na dokumentima posebno su privlačne.

    Kao rezultat toga, imali smo ideju reći io ovim značajkama io tome kako instalirati i konfigurirati sve ovo gospodarstvo. Pokušajmo doći do usporedbe s alternativnim uslugama. Budući da je jasno da se ovako dugačko štivo dugo piše, a ne može ga svatko pročitati, odlučili smo ga podijeliti u nekoliko članaka. Ovaj je prvi. U njemu ćemo dalje proći kroz značajke i značajke koje ima svaki Microsoftov proizvod koji omogućuje zajedničko uređivanje dokumenata: Office Online, MS Office na stolnim računalima, a također je i na mobilnim uređajima. Odmah upozoravam – bit će puno pažnje na detalje i prežvakavanja sitnica, nestrpljivi čitatelj može odmah pročitati “zaključke” na kraju bilješke, za ostalo – idemo.

    ured online

    Office Online Server prilično je zanimljiva aplikacija koja još nije svima dobro poznata. Prvo, to je prilika za smanjenje broja licenci i instalacija MS Officea. Drugo, proširenje mogućnosti pristupa i uređivanja dokumenta, grubo rečeno - potreban vam je samo preglednik. Treće, to je Microsoftovo najbolje iskustvo suradnje do sada. Da vidimo o čemu govorim.
    Word Online

    Uređivanje dokumenta u Office Onlineu može raditi više korisnika istovremeno, dok se promjene i korisničko ime uređivača trenutno prikazuju ostalim suradnicima. Korisnici mogu uređivati ​​isti dio teksta u isto vrijeme, nema blokiranja odlomcima.

    Excel na mreži

    U programu Excel Online promjene u ćeliji bit će vidljive drugim suradnicima samo kada prvi suradnik prijeđe na sljedeću ćeliju. U isto vrijeme, ćelije nisu blokirane i nekoliko korisnika može napraviti promjene odjednom.

    PowerPoint Online

    PowerPoint Online vam omogućuje da radite na istom slajdu u isto vrijeme, ali je bolje raditi na različitim elementima, inače korisnici ne vide promjene jedni drugih u stvarnom vremenu.

    Desktop verzija sustava Office

    Iskustvo suradnje na dokumentima putem Office Onlinea ugodno je iskustvo kada se radi o uređivanju teksta bez potrebe za značajnim promjenama oblikovanja. Ako želite umetnuti grafikone, pametnu umjetnost, tablice sadržaja, makronaredbe, oblikovati tablice, koristiti formule itd. ovdje morate koristiti desktop verziju programa. Možete napisati zaseban članak o razlici između funkcionalnosti desktop verzije i online. Ovdje ćemo razmotriti razlike vezane uz suradnju.
    MS Word
    Prilikom uređivanja u desktop verziji programa blokira se odlomak na kojem radi drugi korisnik.

    Promjene koje napravite postat će vidljive drugim koautorima tek nakon što ih autor spremi i dokument ažuriraju drugi korisnici.

    Spremanje-ažuriranje kombinirano je u gumbu Spremi (Ctrl+S).Prisutnost ažuriranja označena je ikonom pored imena autora.

    MS Excel
    U slučaju Excela ne postoji mogućnost rada na dokumentu u isto vrijeme. Nudi nam se da odemo na internetsku verziju -

    Ili stanite u red

    MS PowerPoint
    Nasuprot tome, u PowerPointu ne postoji zaključavanje ili označavanje elementa na kojem drugi korisnik radi. Dakle, činjenicu da netko drugi radi na istoj prezentaciji, možete razumjeti samo kroz Share panel.

    Prisutnost ažuriranja signalizirana je neprimjetnim statusom Dostupna ažuriranja. Status se pojavljuje tek nakon što autor spremi promjene, same promjene se pojavljuju nakon ažuriranja dokumenta pomoću Spremi (Ctrl + S).

    Mobilni uredaji

    Aplikacija Microsoft Word i aplikacija Microsoft PowerPoint
    Prilikom rada na Androidu odlomak ili element na kojem korisnik radi nije blokiran i moguć je istovremeni rad s njim, ali ništa nije istaknuto za druge suradnike, Uređivanja se prikazuju bez dodatnih radnji s malim kašnjenjem. Činjenica da netko drugi radi na istom elementu može se vidjeti u izborniku "Share".

    U slučaju iPhonea, kada se izvrše promjene, prikazuje se poruka ažuriranja s prijedlogom za Primijeni/Odustani.

    Bilo bi zanimljivo testirati ga na Windows Phoneu s Windowsima 10. Ali takvih u tvrtki nije bilo.

    Aplikacija Microsoft Excel
    Suradnja u stvarnom vremenu u aplikaciji Excel nije podržana.

    zaključke

    Općenito, Microsoftova funkcija koautorstva dokumenata je zrela, iako je različite komponente različito implementiraju. Sam proces zajedničkog uređivanja najbolje je implementirati u Office Online – ovo je pravi co-working. Na popis stvari koje možete gledati zauvijek, dodat ću zastavice s imenima kolega koje se kreću ekranom i dokument koji se postupno sam popunjava. No, nažalost, za potpunu funkcionalnost uređivanja kao takvu i dalje ćete se morati okrenuti verzijama programa za stolna računala koja još uvijek imaju i trebaju gumb za spremanje, a proces suradnje nije tako prikladno implementiran (najviše trpi Excel, gdje sve je isti).ostao na razini prijava-odjava).

    U sljedećoj bilješci opisat ćemo kako implementirati proces postavljanja komponente lokalnog dijeljenja u korporativnoj infrastrukturi. SharePoint 2016 farma, Office Online Server, objavljivanje - to je to. Ne gasi se.

    S poštovanjem, Servilon tim

    Oznake:

    • SharePoint
    • ured online
    • timski rad
    Dodaj oznake

    2017. Google dokumenti obradovali su ljubitelje zajedničkog uređivanja

    Zapravo, mrežni uređivač Google dokumenata u početku se usredotočio na zajedničko uređivanje dokumenata u stvarnom vremenu. Ali ponekad se dogodi da trebate raditi zajedno na dokumentu asinkrono. I tu na red dolaze ispravci, prihvaćanje/odbijanje, verzije dokumenta. Sada je ovaj način uređivanja (uobičajen za Word) dostupan i u Google dokumentima. Štoviše, izmjene se mogu napraviti/prihvatiti u mobilnoj aplikaciji. Za razliku od Worda, Google dokumenti bolje pokazuju tko je napravio promjene. Također možete imenovati verzije dokumenata, što je vrlo zgodno. Na primjer, nakon što je odobren prvi dio dokumenta, verziju možete nazvati "1 dio odobren" umjesto "Verzija od 3. kolovoza".

    2017. Aplikacija Dropbox Paper dostupna je na ruskom jeziku

    Dropbox je najavio globalno pokretanje svoje aplikacije Paper na 21 jeziku, uključujući na ruskom. To je alat za suradnju koji je križanac između Evernotea, Google dokumenata i Slacka. Napravite stranicu, pozovete kolege (registrirane u Dropbox) i možete zajednički kreirati i uređivati ​​sadržaj. Ujedno možete vidjeti tko trenutno uređuje što. Na stranicu možete dodavati slike, datoteke, videozapise, popise zadataka i komentare. Sa stranicom možete raditi u pregledniku ili mobilnoj aplikaciji. Kada završite, stranica se sprema na vaš Dropbox račun. Trenutno je aplikacija Paper besplatna.

    2015. Dropbox pokreće online uslugu bilježenja i suradnje


    Dropbox je tiho pokrenuo novu uslugu Dropbox Notes. To je jednostavan uređivač teksta s kojim možete stvoriti bilješku (ili jednostavan dokument) i spremiti je u svoju mrežnu pohranu. Tekst možete malo oblikovati, dodati slike i tablice. Bilješkama možete priložiti datoteke i zadatke (liste obaveza). Osim toga, stranice se mogu dijeliti s kolegama i zajedno uređivati ​​u stvarnom vremenu. U isto vrijeme vidite tko još uređuje stranicu i gdje je njihov kursor. Naravno, ovaj uređivač neće konkurirati Wordu, dizajniran je za laku suradnju. Štoviše, nedavno je Dropbox dobio punu integraciju s Microsoft Officeom.

    2015. Dropbox vam omogućuje zajedničko uređivanje MS Office dokumenata

    Prije nekoliko godina, kada su već svi mislili da je budućnost dokumenata u tome da će se oni samo pohranjivati ​​online, pojavio se Dropbox i došao na ideju o sinkronizaciji kopije dokumenta između više uređaja. Sada kada su se svi pomirili s činjenicom da je za koautorstvo dokumenta potreban mrežni uređivač poput Google Docs, Dropbox nudi da ne paničarite i koristite uobičajeni Word, Excel i PowerPoint, samo instaliranjem malog dodatka za suradnju. Ovaj dodatak Dropbox značke omogućuje vam sinkronizaciju kopija istog dokumenta na računalima zaposlenika u stvarnom vremenu. U isto vrijeme možete vidjeti tko trenutno radi na ovom dokumentu, utvrditi imate li najnoviju verziju, ažurirati na najnoviju verziju i brzo poslati poveznicu na dokument kolegi. Nova značajka prvo će biti dostupna u poslovnoj verziji Dropbox for Business.

    2012. Salesforce Stypi - mrežna bilježnica za suradnju u stvarnom vremenu


    Recimo da vi i vaši kolege ili partneri morate raditi na zadatku koji zahtijeva pisanje. Na primjer, izradite plan projekta ili napišite komercijalnu ponudu klijentu. Ako su svi sudionici sastanka prisutni u uredu, jednostavno ih skupite za jedan stol, uzmete papir ili flipchart i zapišete pametne misli. Ali ako su sudionici sastanka u različitim dijelovima svijeta? Naravno, postoje Google Docs, Online Word ili Zoho, ali svi se moraju registrirati i vrlo su glomazni za pisanje jednostavnih popisa. (Ponekad male stvari odbiju ljude od korištenja usluge). Dakle, za takve online sastanke, usluga Stypi je savršena. Ovo je jednostavna mrežna bilježnica s chatom, koju može koristiti više ljudi u isto vrijeme. ***

    2011. Google+ Hangouts postao je potpuna usluga web-konferencija


    Hakiranje libanonskog programera koje je omogućilo zajedničko uređivanje teksta na Google+ Hangoutsu nije dugo trajalo kao hakiranje. Današnje Google+ ažuriranje dodaje puno više novih značajki u Hangouts. Prvo, to je mogućnost dijeljenja vašeg zaslona (Screen-sharing). Drugo, to je prilika za zajedničko crtanje po ekranu (Whiteboard). Treće, to je mogućnost zajedničkog uređivanja dokumenata Google dokumenata. Četvrto, to je mogućnost organiziranja video prijenosa (webinara) za neograničeni broj gledatelja (broj aktivnih sudionika može biti do 10). Peto, Google Hangouts video chat sada radi na Android pametnim telefonima. I konačno, šesto, Google je otvorio službeni Hangouts API, tako da sada ne morate lutati poput libanonskog programera da biste izradili vlastitu Hangouts aplikaciju. Usput, društvena mreža Google+ sada je otvorena za sve. Je li vaša tvrtka već spremna?

    2011. Koautorstvo teksta/koda u Google+ Hangoutima


    Izvjesni programer Mohamed Mansour kreirao je proširenje za Google+ Hangouts - Hangout Pad za Google+, koji vam omogućuje suradnju na tekstu (ili programskom kodu) komunikacijom putem videa. Iako ovo proširenje još uvijek sadrži hrpu bugova, zanimljivo je iz nekoliko razloga odjednom. Prvo, ne koristi službeni Google+ API (iz jednostavnog razloga što još ne postoji). Hangout Pad je dodatak za preglednik Google Chrome i integriran je u Hangouts video chat putem hackanja (usluga Google Shared Spaces i Google Wave protokol). Međutim, ovaj alat već prikazuje proširenje Google Hangoutsa (pazite na Skype!). Prozor za suradnju (u ovom slučaju uređivač koda) nalazi se iznad video streamova korisnika i može sadržavati bilo što. Osim toga, ovo je jasna demonstracija buduće integracije Google Hangoutsa s Google Dokumentima.

    2011. TeamLab sada ima uređivač teksta i proračunske tablice


    Usluga suradnje Teamlab nastavlja oduševljavati. Iako se nedavno u njemu konačno pojavila plaćena verzija, glavna funkcionalnost ostaje potpuno besplatna i nije ograničena brojem korisnika. A u isto vrijeme, programeri imaju vremena, novca i želje za stvaranjem novih značajki kao što su mrežni uređivači dokumenata. Da, odlučili su ne integrirati gotove Google Docs ili Zoho Docs editore, već izraditi vlastite (konkurentske) aplikacije. Uređivač teksta i uređivač proračunskih tablica već su dostupni, uklj. u besplatnoj verziji. Uskoro urednik prezentacije. Naravno, funkcionalnost ovih aplikacija je još uvijek daleko od Worda, Excela pa čak i Google Docs, imaju samo osnovne funkcije. Ali za većinu dnevnih zadataka suradnje na dokumentima, oni su u redu. Dokumenti izrađeni u Teamlabu mogu se preuzeti u DOC, XLS formatima i poslati ugovornim stranama. Također možete preuzeti dokumente u ovim formatima i uređivati ​​ih online.

    Servis za suradnju i upravljanje projektima Teamlab dobio je novi modul - Dokumenti, koji je namijenjen za pohranu i dijeljenje datoteka i dokumenata. Dokumente je moguće jednostavno uvesti iz Google Docs, Zoho Docs i Box.net, a za njihovo uređivanje možete koristiti OpenOffice + poseban dodatak Teamlab koji omogućuje otvaranje bilo kojeg dokumenta izravno iz preglednika. Svaki korisnik ima osobno spremište dokumenata i zajedničku mapu u kojoj se odvija suradnja. Osim modula za dokumente, Teamlab sada ima predloške projekata (za brzu izradu standardnih projekata), povijest dopisivanja, multichat i grupno slanje e-pošte u Messengeru TeamLab Talk, stranicu Moji zadaci, rokove zadataka i gumb podsjetnika.


    OffiSync je dodatak za MS Office uređivače koji vam omogućuje da spremite uredske dokumente na svoj Google Docs račun i zatim ih otvorite od tamo. Oni. Ideja usluge je kombinirati funkcionalne uređivače MS Officea s mogućnostima suradnje Google dokumenata. Od naše posljednje recenzije, kreatori su pooštrili integraciju s Google Sites (tj. dokument iz MS Officea može se spremiti kao privitak na odabranu stranicu na Google Sites i dokumenti se mogu otvarati od tamo). A jučer se pojavila još zanimljivija značajka - mogućnost istovremenog uređivanja jednog dokumenta, radeći u bilo kojoj verziji MS Officea (2003, 2007, 2010) ili u online uređivaču Google Docs. Naravno, ne izgleda tako cool kao u novoj (jučerašnjoj) verziji Google Docsa, ali ujedinjuje korisnike oba rješenja.

    2010. Zoho Business vam omogućuje da ograničite pristup aplikacijama putem IP adrese


    Naravno, mogućnost pristupa poslovnim aplikacijama s bilo kojeg mjesta u svijetu strateška je prednost za Zoho i druge SaaS usluge. Ali sa sigurnosne točke gledišta, to može dovesti do velikih problema. Zoho je odlučio otkloniti ovaj nedostatak i za Zoho Business korisnike uvode mogućnost ograničenja pristupa računu putem IP adrese. Na upravljačkoj ploči pojavio se jezičak gdje možete unijeti popis dopuštenih IP adresa - obično su to uredske adrese ili kućne adrese zaposlenika/freelancera. Jer aplikacije iz Zoho Businessa često zahtijevaju pristup vanjskim izvođačima (klijentima, partnerima), tada im ne možete potpuno zabraniti pristup, već samo ograničiti njihova prava pristupa. Podsjetimo, Zoho Business je paket uredskih aplikacija za rad s e-poštom, dokumentima i kreiranje internog portala za suradnju.

    2010. Box.net je ažurirao mobilnu verziju za iPhone


    Box.net je bio jedan od prvih servisa koji je kreirao klijent za iPhone. A sada nastavlja poboljšavati svoj mobilni klijent. Mobile Box.net 2.0 dodao je preglednik datoteka (koji se nedavno pojavio u web verziji), mogućnost komentiranja datoteka i mapa, dijeljenja datoteka i mapa i pregledavanja općeg feeda događaja. Osim toga, novi mobilni klijent integriran je s Quickoffice uređivačima dokumenata za iPhone, tako da se Word i Excel dokumenti mogu otvarati i uređivati ​​na iPhoneu. U svjetlu svoje nedavne pojave, ova značajka izgleda posebno privlačno.

    2010. Box.net je adekvatno odgovorio na Google Docs


    Vjerojatno kreatorima Box.neta nije bilo baš drago saznati da se servis Google Docs pretvorio u online servis za pohranu datoteka, što znači da im je postao izravni konkurent. Ali nije se dugo čekalo na njihov odgovor. Nedavno je Box.net predstavio univerzalni preglednik Flash datoteka, sličan Scribdu, koji vam omogućuje pregled gotovo svih datoteka pohranjenih na vašem Box.net računu - izravno na mreži, bez preuzimanja na vaše računalo. To može biti uredski dokument, slika, flash, audio ili video (ukupno 20 formata). Osim toga, možete objaviti bilo koju datoteku (u flash pregledniku) na svojoj web stranici ili dati pristup istoj određenim zaposlenicima i izvođačima kako bi je mogli pregledati i ostaviti svoje komentare. Možda je ovo idealno rješenje kada klijentu želite poslati prezentaciju, dijagram, tehničku dokumentaciju ili dizajn. Ne morate brinuti da klijent ima instaliran određeni softver kako bi otvorio datoteku. ***

    2009. Google je kupio EtherPad i sjetio se SaaS slike


    Dakle, online usluga za zajedničko uređivanje dokumenata u stvarnom vremenu EtherPad, koju su kreirali bivši zaposlenici Googlea, vraća se tamo gdje je rođena – u Google. Svrha ove kupnje je korištenje neke od EtherPad tehnologije za Google Wave i vraćanje talentiranih zaposlenika u tvrtku da rade na projektu koji bi trebao promijeniti svijet. Jučer, čim je posao finaliziran, tvorci EtherPada (očito na zahtjev novih vlasnika) napisali su na svom blogu da je od sada nemoguće kreirati nove dokumente na servisu, a 31. ožujka EtherPad će biti zatvoreno. Naravno, korisnici usluge bili su pomalo razočarani ovakvim stanjem te su u komentarima iznijeli sve što o tome misle. A onda se Google sjetio jedne stvari koja im je puno važnija od nove akvizicije – povjerenja u SaaS. ***

    2009. EtherPad oponaša Google Wave značajku PlayBack


    Google će 30. rujna početi dijeliti 100.000 pozivnica za Google Wave. Prošlo je samo 3 mjeseca od predstavljanja ove super usluge, ali za to vrijeme programeri trećih strana već su uspjeli oživjeti neke od njegovih originalnih ideja. Nedavno smo govorili o Zenbeu koji je implementirao ideju "wavea", a danas je kolaborativni servis za uređivanje dokumenata, EtherPad, predstavio značajku "PlayBack", koja je jedan od najznačajnijih izuma u Google Waveu. Njegovo značenje je da u svakom trenutku možete reproducirati cijelu povijest promjena dokumenta, baš kao da gledate film. ***

    2009. OffiSync: Google Docs i MS Office nisu konkurencija


    Većina korisnika vjerojatno ima stereotip da su Google Dokumenti i MS Office osnovni konkurenti. Napredni korisnici mrežnih usluga neprestano raspravljaju s Microsoftovim pristašama o tome što je vrjednije, moćan uređivač bogat značajkama ili mogućnost globalnog pristupa i suradnje na mreži. Momci iz OffiSync-a pogledali su ovaj problem s novim pogledom. Mislili su, na kraju krajeva, ionako gotovo svi imaju MS Office, a svaki korisnik može jednostavno kreirati račun u Google Docs. Zašto ne biste zajedno koristili ove uredske pakete, kombinirajući njihove prednosti?

    2009. DocVerse - online suradnja u MS Officeu


    Dva bivša zaposlenika Microsofta kreirala su pomoćnu web uslugu (+ dodatak) DocVerse, dizajniranu za suradnju na MS Office dokumentima putem Interneta. Zašto su to učinili? Možda nemaju ništa sa sobom? Uostalom, Microsoft već ima (besplatnu) uslugu koja nudi sličnu funkcionalnost – Office Live Workspace. Osim toga, Microsoft je već pokazao online verzije svojih editora i najavio da će sljedeći Office 14 biti web-based. I malo je vjerojatno da će se ovi momci nadati da će Microsoft kupiti njihov projekt, inače ga ne bi izgradili na neprijateljskoj platformi Adobe AIR.

    2008. EtherPad - uređivač teksta za suradnju u stvarnom vremenu


    Prednosti online uređivača kao što su Google Docs ili Zoho Writer u odnosu na desktop Word još uvijek su upitne. Prije svega zbog (još) nemogućnosti da osiguraju punu kompatibilnost s .doc formatom (što je vrlo važno za razmjenu datoteka s izvođačima). U tom kontekstu, EtherPad startup izgleda vrlo pametno, čiji su tvorci odlučili zaboraviti na kompatibilnost i formatiranje i usredotočiti se na faktor koji online editor čini mnogo vrjednijim od Worda - suradnju u stvarnom vremenu.

    2008. Gobby - učinimo to zajedno

    Što je Goby? Gobby je besplatni suradnički uređivač koji podržava više otvorenih dokumenata u jednoj sesiji i višekorisnički chat. Može raditi na Windows, Mac OSX, Linux. Uređivač omogućuje više korisnika da uređuju isti dokument u isto vrijeme. ***

    2007. Nove značajke Googleovih usluga dostupne su danas


    IMAP za Gmail, Google dokumenti za mobilne uređaje, nove značajke za proračunske tablice, nove značajke u paketima Professional i Education i još mnogo toga u službenom izdanju. ***

    2007. Google će pokrenuti wiki aplikaciju: Google Wiki

    Na webu su se pojavile informacije da se Google sprema ponovno pokrenuti uslugu Jotspot koju je tvrtka kupila 2006. Jotspot je aplikacija koja je dizajnirana za rad s internetskim wiki servisima - bazama podataka poput Wikipedije. Nakon dogovora s Googleom, Usluga Jotspot nije dopuštala registraciju novih korisnika, ali su stari korisnici zadržali pristup svojim računima. Prema Google Blogoscopedu, usluga Jotspot bit će uključena u skup online aplikacija za ured Google Apps pod nazivom Google Wiki. Novi naziv također je naznačen logotipom Google Wiki koji se pojavljuje kada pokušate ući na stranicu. Predstavnici Googlea učinili su ne daju službene komentare na ovu informaciju.

    2007. Central Desktop integrirane proračunske tablice


    Nedavno smo pisali o jakom konkurentu Google proračunskim tablicama - . A danas (navodno nakon čitanja ovog posta) Central Desktop je najavio integraciju ove usluge u svoju uredsku platformu. Sada korisnici Central Desktopa imaju mogućnost: ***

    2006. Suradnički urednik zarađuje na wiki tehnologijama


    Američka tvrtka Numanila razvila je uslugu Approver, osmišljenu kako bi više korisnika olakšala rad na jednom dokumentu. Da biste započeli, trebate prenijeti dokument na stranicu i s popisa svojih kontakata odabrati one osobe koje će raditi na njemu. Dakle, umjesto da organizirate mailing listu s priloženim dokumentom i daljnjom korespondencijom e-poštom, sve potrebne informacije možete pregledati na jednoj stranici. Servis će pokazati tko je i kada napravio izmjene na dokumentu, tko ga je već odobrio, a također će podsjetiti sve sudionike rada na rokove.U testnom načinu rada korisnik može kreirati samo jedan dokument i sudjelovati u radu na neograničen broj tuđih dokumenata. Kako biste mogli kreirati više dokumenata (do 50), morate kupiti plaćeni račun za 6 USD mjesečno ili 40 USD godišnje. Istovremeno, usluga radi samo na Mac i Windows OS-u, te samo s Internet Explorer i Firefox preglednicima.

    2006. Ploča za pisanje - zajednički rad


    Kolektivno stvaranje tekstualnih dokumenata nije nešto neobično: mnogi od nas to su morali činiti više puta u uredskom radnom okruženju. Ali što ako su koautori izvan intranet mreže, štoviše - žive u drugoj zemlji ili čak na drugom kontinentu? Razmjena radnih materijala putem e-pošte prije ili kasnije će dovesti do takve zbrke da je lako izgubiti nekoliko važnih dodataka kolega. Naravno, putem interneta možete pronaći puno načina da izbjegnete probleme i organizirate timski rad, ali za sve će to biti potrebno određeno vrijeme i trud. Stoga predlažemo da se upoznate s projektom pod nazivom Writeboard koji vam omogućuje jednostavnu i prirodnu pripremu jednostavnih tekstualnih dokumenata uz sudjelovanje neograničenog broja koautora. Za početak je potrebno samo proći jednostavnu registraciju, nakon čime možete odmah pristupiti stvarnom radu na dokumentu. Ponuđeni alati za oblikovanje prilično su asketski: nekoliko vrsta naslova, dvije vrste popisa, podebljani i kurzivni font, umetanje bloka teksta. Dokumentu je također moguće dodati hiperveze i slike. Istina, ne bez neugodnosti: slike se prvo moraju postaviti na Internet, jer. u tekstu se stavlja samo poveznica na sliku. Nemoguće je urediti položaj i veličinu grafičkih objekata, stoga je bolje pripremiti radne materijale unaprijed kako bi u budućnosti gotova verzija članka izgledala estetski ugodnije. Uređivanje dokumenta nije teško, ćirilični tekstovi izgledaju sasvim pristojno i tijekom uređivanja i u gotovom dokumentu (međutim, to je više zasluga preglednika nego samog Writeboarda, budući da u programu nema izbora fontova): Gotov dokument sprema se na razvojni poslužitelj i postaje dostupan za uređivanje drugim korisnicima. Promjene se prate u sustavu sličnom onom koji koriste Wiki sustavi, tako da je vrlo lako pronaći promjene koje su napravili drugi na projektu. Međuverzije radnog dokumenta također ostaju dostupne, tako da se uvijek možete vratiti na bilo koju od prethodnih verzija. Posebno valja istaknuti metodu isticanja promijenjenog teksta: to vam omogućuje da odmah otkrijete nove izmjene, a ne da ih tražite u tekstu cijelog dokumenta. Da biste razgovarali o trenutnim radnim trenucima, možete razmjenjivati ​​tekstualne poruke s kolegama organiziranim u obliku komentara. Odabir međuverzija dokumenta, koje su svojevrsna polazna točka za sljedeću fazu uređivanja, ili su se jednostavno pokazale uspješnim, ali nedovoljno spremnim za konačnu objavu, može se izvršiti postavljanjem odgovarajućih zastavica. Ako netko od koautora još nije svjestan da je rad na dokumentu već u punom jeku, u čemu je njegova pomoć dobrodošla, možete mu poslati pozivnicu e-mailom. Poruka će sadržavati poveznicu na trenutnu verziju dokumenta, kao i lozinku potrebnu za pristup funkciji uređivanja.Osim gore navedenih radnji na dokumentu, radne materijale možete slati bilo kojem primatelju putem e-maila. Kako se ne biste stalno bavili slanjem pošte, možete koristiti RSS. Ako vam je potrebna kopija dokumenta na vašem lokalnom računalu, možete je preuzeti s poslužitelja za razvojne programere Writeboard, a dokument se automatski pretvara u jedan od dva formata: običan tekst ili HTML. Nemogućnost postavljanja grafičkih objekata izravno u tekst dokumenta koji se stvara u ovoj fazi imat će negativan učinak: ako su slike bile prisutne u tekstu, tada će izvezena verzija sadržavati samo poveznice na njih. Naravno, interni dokument tvrtke alat za upravljanje nije vrijedan toga. No postoji mnogo projekata za koje će ova usluga dobro doći. Autori resursa nude korištenje svoje ideje kategorijama korisnika kao što su studenti i pjesnici, slobodni novinari i PR menadžeri. U svakom slučaju, budući da takav projekt nudi svoje usluge, zašto ga ne pokušati iskoristiti?

    2002. WebDAV protokol za upravljanje datotekama na webu

    Software AG izdao je WebDAV, skup proširenja za HTTP protokol koji omogućuje kolaborativno uređivanje i funkcionalnost upravljanja datotekama na udaljenim web poslužiteljima. Protokol WebDAV daje uredskim radnicima mogućnost trenutnog objavljivanja informacija na webu pomoću uobičajenih uredskih programa. Tamino WebDAV poslužitelj integrira Tamino XML bazu podataka u Windows aplikacije