Collaborez avec un classeur Microsoft Excel. Collaborez avec Google Documents
Presque tout le monde doit travailler avec des documents, et cela prend souvent beaucoup de temps. Cependant, il existe de nombreux programmes et services en ligne qui peuvent simplifier et accélérer la solution d'un certain nombre de tâches de bureau. Ainsi, si vous utilisez un système OCR - pour numériser un document et reconnaître du texte à travers celui-ci - cela nécessitera beaucoup moins d'efforts et de temps que de saisir le texte correspondant à partir du clavier. Si vous convertissez d'abord des documents PDF aux formats Word / Excel, puis après avoir copié des fragments de ces documents dans vos propres documents (par exemple, pour confirmer les thèses avec des données statistiques et analytiques), vous n'avez plus besoin de les mettre sous une forme normale, qui serait nécessaire lors de la copie directe à partir de fichiers PDF. Si le processus de comparaison des différentes versions de documents pour les différences est confié à l'ordinateur (plutôt que de visualiser les textes manuellement), là encore, il sera possible de gagner beaucoup de temps et d'éviter les erreurs ennuyeuses. Et ce n'est pas tout - il existe de nombreux exemples similaires d'optimisation.
La seule question est de savoir à quoi privilégier - les solutions hors ligne ou les services en ligne. Il ne fait aucun doute que la fonctionnalité des applications spécialisées pour travailler avec des documents, en règle générale, s'avère être d'un ordre de grandeur supérieur à celle des services en ligne, mais il est également plus difficile de les maîtriser, et le prix de ces applications est généralement impressionnant. À son tour, l'avantage des services en ligne réside dans la facilité d'utilisation et, souvent, la gratuité. De plus, vous pouvez utiliser un tel service depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet, ce qui est important, car de nombreuses personnes doivent travailler sur différents ordinateurs (et toutes n'ont pas installé les logiciels nécessaires). Il existe une autre nuance importante - les services simplifient considérablement l'échange de documents, ce qui est important lorsque vous travaillez ensemble sur eux.
Partage de documents et collaboration
Dans le monde moderne, les employés connectés dans différents projets (ou simplement amis unis par un certain objectif) sont souvent éloignés les uns des autres (dans différentes villes et même pays), ce qui entraîne certaines difficultés lorsqu'il est nécessaire de discuter et de s'entendre sur des documents. En principe, il existe de nombreuses façons d'échanger rapidement des documents sur le Web - vous pouvez envoyer des fichiers par e-mail, les stocker sur des serveurs FTP, les placer dans un hébergement de fichiers ou des stockages en ligne, etc. Cependant, toutes ces options, en fait, impliquent la même technologie de travail : un utilisateur crée le document original, d'une manière ou d'une autre, il est fourni au deuxième utilisateur, qui télécharge l'application appropriée (par exemple, MS Word), effectue des modifications en mode révision et envoie le document à son collègue de la même manière. Ensuite, tout est répété en cercle. Bien sûr, avec des modifications sérieuses avec une mise en forme complexe, cette approche est justifiée. Cependant, le plus souvent, il est nécessaire de coordonner, et plus d'une fois, non pas des éléments de formatage, mais une formulation spécifique de texte et de chiffres. Une telle coordination des modifications peut être organisée plus rapidement : grâce à des services en ligne conçus pour collaborer sur des documents, tels que Google Docs (https://docs.google.com/) ou Zoho Docs (http://docs.zoho.com/) .
Ces services disposent de toutes les fonctionnalités nécessaires pour organiser un travail conjoint sur des documents dans le cadre de projets spécifiques. Le principe de fonctionnement, en règle générale, est le suivant - les documents ne sont pas stockés sur des ordinateurs locaux, mais sur des serveurs spéciaux et ne sont disponibles que pour les utilisateurs pour lesquels les auteurs des documents ont défini les droits appropriés (lire ou modifier) . Pour lire et éditer un document, il n'est pas nécessaire de télécharger le logiciel approprié - cela peut être fait en utilisant les fonctionnalités du service. De plus, non seulement l'édition est autorisée, mais également les commentaires sur divers calculs, données, fragments de tableaux, etc., ce qui est souvent requis dans le cadre d'une collaboration. En même temps, vous pouvez travailler avec des documents sur n'importe quel ordinateur avec accès à Internet, ce qui est important pour les utilisateurs mobiles. De plus, toute confusion avec différentes versions du même document est complètement éliminée, car la même copie (toujours la plus récente) du document est disponible pour tous les utilisateurs. En conséquence, le temps de travail conjoint avec les documents est sensiblement réduit.
Le service Google Docs était à l'origine exclusivement destiné à travailler avec des documents bureautiques et offrait la possibilité de créer et d'éditer des documents texte, des tableaux et des présentations avec des dessins (téléchargés ou créés dans un simple éditeur graphique directement sur le service). Désormais, en plus des documents de bureau, il est permis de stocker des photos et du matériel vidéo. Les documents sont placés dans des collections (Fig. 1) et peuvent être créés à partir de zéro ou téléchargés prêts à l'emploi dans des formats de fichiers populaires, notamment DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc. Les capacités de formatage des documents créés sont minimes, mais tout à fait suffisants pour correspondre aux matériaux.
Riz. 1. Organiser les documents sur Google Docs
L'accès aux fichiers peut être privé, par lien et public s'ils sont publiés. Pour une collaboration sécurisée avec des documents, l'accès privé est optimal, dans lequel les droits d'accès (édition ou lecture) à des documents ou collections spécifiques sont configurés pour des utilisateurs sélectionnés. En plus de l'édition habituelle, il est possible d'insérer des commentaires (Fig. 2). Il est logique de définir l'accès par lien s'il est nécessaire d'ouvrir l'accès à l'information à un grand groupe d'utilisateurs - par exemple, un enseignant peut fournir du matériel d'étude aux étudiants du cours de cette manière. La publication donne accès aux documents à tous les utilisateurs sans exception.
Riz. 2. Ajouter un commentaire à un document via Google Docs
La quantité totale d'espace fournie sur le service Google Docs est limitée à un gigaoctet - l'espace supplémentaire est payant (20 Go - 5 $ par an, 80 Go - 20 $ par an, etc.).
Zoho Docs vous permet non seulement de créer et de partager des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations, mais peut également être utilisé comme référentiel en ligne où vous pouvez télécharger des photos, de la musique et des vidéos. La gamme de formats autorisés pour le téléchargement est très large - vous pouvez même télécharger des archives ZIP avec leur décompression ultérieure à l'aide de Zoho Docs et importer des documents stockés sur le service Google Docs. Les documents et autres matériaux sont placés dans des dossiers et des espaces de travail (espace de travail). Les dossiers sont nécessaires à l'organisation efficace des documents personnels (Fig. 3), et les espaces de travail sont conçus pour le travail collaboratif sur les documents (des dossiers peuvent également être créés à l'intérieur des espaces de travail pour faciliter l'orientation). Le plan d'organisation offre la possibilité d'attribuer des balises aux fichiers, ce qui peut être utile pour les retrouver rapidement par la suite. En ce qui concerne le formatage, les possibilités ici sont beaucoup plus impressionnantes que sur le service Google Docs, même si, à notre avis, ce n'est pas très important, car la création de documents au design spectaculaire est beaucoup plus pratique dans les solutions logicielles traditionnelles (en particulier dans MS Office produits), et en ligne, il est plus raisonnable d'utiliser des services pour l'échange de documents et leur approbation rapide.
Riz. 3. Gestion des documents dans l'environnement Zoho Docs
Tous les fichiers et dossiers stockés sur le service Zoho Docs peuvent être partagés pour permettre la collaboration avec des documents, et leur accès est autorisé non seulement pour des utilisateurs spécifiques, mais également pour des groupes entiers. Ce dernier est très pratique lorsqu'il est nécessaire de donner accès à une série de documents à plusieurs utilisateurs travaillant ensemble sur un projet spécifique à la fois. Il est encore plus pratique lorsque l'on travaille sur certains projets d'utiliser des espaces de travail (chaque projet a le sien) en ouvrant l'accès à des groupes de collègues. Dans ce cas, tous les utilisateurs du groupe auront automatiquement accès aux documents nouvellement ajoutés à l'espace de travail, et l'organisation de l'accès aux documents pour les nouveaux membres du groupe sera également simplifiée, car il suffira simplement d'ajouter un nouvel employé à l'espace de travail. groupe. Selon le niveau d'accès, les utilisateurs ont la possibilité de lire les documents qu'ils ont ouverts ou de les modifier, tout en modifiant, il est possible de faire des commentaires (Fig. 4).
Riz. 4. Commenter un document dans Zoho Environment
La quantité d'espace fournie sur le service Zoho Docs et le nombre d'espaces de travail dépendent du plan sélectionné. Dans le cas du plan gratuit, 1 Go d'espace est alloué et un seul espace de travail est autorisé à être créé. Les plans commerciaux Standard (3 $ par mois) et Premium (5 $ par mois) allouent le même 1 Go gratuitement, mais le nombre d'espaces de travail peut déjà atteindre 10 et 20, respectivement, et en plus, une augmentation de l'espace fourni pour les fichiers est autorisé avec supplément.
Reconnaissance de texte
Il y a des cas où, lors de la préparation de documents sous forme électronique, vous devez y insérer des fragments de documents papier - par exemple, ajouter des citations détaillées à des résumés, des dissertations ou des dissertations, apporter des modifications à des documents papier sans les retaper au clavier, etc. Si vous disposez d'un scanner ou d'un appareil photo, il peut être plus rapide (bien que tout dépende de la quantité de texte) de numériser (de prendre une photo) du document et de reconnaître le texte via le système OCR à l'aide de l'outil approprié. un service en ligne. Avec l'aide de ces services, vous pouvez rapidement convertir des images de documents (numérisées ou photographiées) en formats de texte modifiables.
Il existe de nombreux services en ligne qui offrent les opportunités correspondantes sur le Web, y compris des ressources qui prennent en charge la reconnaissance de textes en russe. Certaines ressources sont entièrement gratuites, mais le plus souvent, elles ont certaines restrictions sur la taille des images et le nombre de matériaux reconnus dans une période de temps déterminée. D'autres exigent des frais par page - purement symboliques par rapport au coût des systèmes OCR hors ligne, dont la plupart sont conçus pour les utilisateurs en entreprise.
Malheureusement, la plupart des ressources que nous avons testées n'ont pas bien géré la reconnaissance du texte en langue russe, même celles qui étaient idéales en termes de qualité initiale des matériaux. En tant que document «idéal», nous avons pris une capture d'écran ordinaire avec du texte, et pour le rôle de matériel difficile à reconnaître, nous avons choisi une image numérisée médiocre (le document a été numérisé sous un angle et contenait beaucoup de «déchets») - fig . 5.
Riz. 5. Documents sources
Après avoir parcouru plus d'une douzaine de services en ligne, nous avons opté pour seulement trois ressources : Ocr Terminal (https://ocrterminal.com/), OCR en ligne (http://www.onlineocr.net/) et FineReader Online (http : //finereader.abbyyonline.com/ru). Le premier de ces services prend en charge 20 langues et vous permet de reconnaître gratuitement jusqu'à 20 pages par mois - si vous en avez besoin de plus, vous devrez payer de 4 à 9 centimes par page (selon le nombre total de pages) . Le service OCR en ligne comprend 32 langues, est entièrement gratuit et vous permet de reconnaître jusqu'à 15 documents par heure. FineReader Online prend en charge 37 langues de reconnaissance, mais seules trois pages peuvent être reconnues gratuitement. Toutes les pages suivantes sont achetées ; les tarifs sont déterminés par le nombre total de pages (20 pages - 3 $, 50 pages - 5 $, etc.).
La technologie de reconnaissance de texte via les services OCR en ligne ne pose théoriquement aucune difficulté: vous devez télécharger le fichier source, sélectionner la langue et le format d'enregistrement du document et lancer le processus de reconnaissance (Fig. 6).
Riz. 6. Reconnaissance de documents avec FineReader Online
Les trois services nommés ont bien géré (et dans l'ensemble sur un pied d'égalité) la reconnaissance d'une capture d'écran avec du texte (Fig. 7), mais seuls les deux premiers d'entre eux ont réussi à reconnaître plus ou moins correctement un document complexe (Fig. 8), tandis que les résultats de FineReader Online se sont révélés insatisfaisants (Fig. 9).
Riz. 7. Le résultat de la reconnaissance de texte brut dans FineReader Online
Riz. 8. Le résultat de la reconnaissance de texte complexe via Ocr Terminal
Riz. 9. Le résultat d'une reconnaissance de texte complexe à l'aide de FineReader Online
En toute honnêteté, il convient de noter que les utilisateurs du service en ligne déjà mentionné Google Docs ont désormais également la possibilité de reconnaître optiquement les fichiers téléchargés sur le service. Les fichiers graphiques (JPG, PNG et GIF) et les documents PDF peuvent être reconnus. La prise en charge des documents en langue russe a déjà été mise en œuvre aujourd'hui, mais la qualité de la reconnaissance laisse encore beaucoup à désirer (Fig. 10).
Riz. 10. Le résultat de la reconnaissance d'un document simple via le service Google Docs
Conversion de documents PDF aux formats Word et Excel
Souvent, lors de la préparation de documents, vous devez utiliser des données provenant de documents PDF. Hélas, lors de la copie de fragments de tels documents via le presse-papiers, les utilisateurs ont la garantie d'un travail supplémentaire pour amener les fragments copiés dans une forme divine, car le formatage du document PDF original est perdu.
Par conséquent, il est beaucoup plus raisonnable de traiter d'abord le fichier au format PDF avec un convertisseur spécial, en particulier en ligne, et d'obtenir un document complètement lisible au format MS Word ou MS Excel en sortie. Des exemples de tels outils en ligne incluent PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) et Zamzar.com (http://www.zamzar .com/ ). Avec leur aide, une telle conversion est aussi simple que de décortiquer des poires (Fig. 11) - téléchargez simplement le fichier PDF qui vous intéresse sur le service, sélectionnez le format souhaité, indiquez votre adresse e-mail et lancez le processus de conversion. Après cela, en quelques minutes seulement, l'utilisateur recevra un e-mail avec le document converti ou un lien vers celui-ci (l'option dépend du service).
Riz. 11. Convertir un document PDF via le service PDFConverter
PDFConverter peut convertir des documents PDF aux formats DOC, RTF et XLS, et les résultats de conversion sont tout simplement parfaits (Fig. 12) - pas de blocs rectangulaires avec des fragments de texte séparés (ce qui se produit souvent après le travail de plusieurs programmes de conversion) et même des tableaux sont modifiables.
Riz. 12. Document au format DOC obtenu à l'aide du service PDFConverter
Pdftoword.com peut convertir des documents PDF aux formats DOC ou RTF, en reconnaissant très correctement les blocs de texte, mais il convertit les tableaux en images, ce qui rend impossible la modification des informations tabulaires à l'avenir.
Le service Zamzar.com peut être utilisé non seulement pour convertir des fichiers PDF aux formats DOC ou RTF, mais également pour d'autres sens de conversion (par exemple, des images et de la musique d'un format à un autre) et prend en charge le traitement de données par lots. Cependant, les documents Word résultant de fichiers PDF ne sont pas d'aussi haute qualité (comme dans PDFConverter) car ils peuvent (mais pas toujours) inclure des blocs de données rectangulaires. De plus, lors du traitement de documents sur le service Zamzar.com, les tableaux sont perçus comme du texte complété par des graphiques - par conséquent, ils s'avèrent non modifiables, bien que l'apparence des tableaux soit tout à fait correcte et que des colonnes avec des valeurs soient affichées sans décalage (Fig. 13).
Riz. 13. Vue du document MS Word créé par le service Zamzar.com
Comparaison rapide de documents
Souvent, au cours du travail, vous devez comparer différentes versions de documents les unes avec les autres pour les modifications - par exemple, les versions originales et modifiées des documents préparés dans Word, les versions de travail et mises à jour des listes de prix avec des prix modifiés dans Excel, différents versions de documents texte (en particulier, code de programme), etc. .P. La comparaison manuelle de documents est un processus long et fastidieux, et il est toujours possible que vous ne remarquiez pas de différences dans certaines données importantes lors de la visualisation.
Pour résoudre rapidement le problème, vous pouvez vous tourner vers des services spécialisés de comparaison rapide qui vous permettent de comparer deux blocs de texte directement dans un navigateur Internet. Si nous parlons d'identifier les différences dans les textes des documents en anglais, alors n'importe quel service fera l'affaire - avec des textes en russe (en raison de problèmes d'encodage) et des tableaux (en raison d'un affichage infructueux des données finales), c'est plus difficile. Après avoir parcouru de nombreuses ressources pertinentes, nous en avons retenu trois : Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http://www.textdiff.com/) et Quick Diff (http://www .quickdiff .com/), avec lequel vous pouvez comparer des extraits de texte, des tableaux et du code de programme.
Pour comparer deux fragments à l'aide des services mentionnés, il suffit de les copier dans les fenêtres correspondantes, puis de lancer le processus de comparaison, après quoi les différents fragments de texte (y compris ceux manquants dans l'un des documents) dans les documents comparés seront sélectionnés . Dans le cas de Text-Compare, les deux fragments source sont à nouveau affichés à l'écran une fois l'opération terminée et les différents éléments qu'ils contiennent sont mis en évidence en couleur (Fig. 14), tandis que les tableaux (Fig. 15) et le code de programme en plus marquer les lignes avec des différences.
Riz. 14. Comparer du texte à l'aide du service Text-Compare
Riz. 15. Comparer des tableaux à l'aide du service Text-Compare
Les résultats de l'affichage du processus de comparaison via le service TextDiff sont différents : un seul fragment résultant est affiché, dans lequel le texte qui est apparu dans le deuxième fragment (c'est-à-dire manquant dans le premier) est surligné en vert, et le texte supprimé est surligné en rouge. Lors de la comparaison de blocs de texte, cela sera pratique (Fig. 16), dans le cas de petits fragments de tableaux, ce sera acceptable (Fig. 17), cependant, il n'est guère justifié d'utiliser cette ressource pour comparer de grands tableaux, car le les différences trouvées sont affichées ligne par ligne au format texte (sans numéro de ligne) et en gardant les colonnes visibles).
Riz. 16. Comparer des textes à l'aide du service TextDiff
Riz. 17. Comparer des tableaux à l'aide du service TextDiff
Le principe de présentation des résultats dans Quick Diff est exactement le même que dans TextDiff, sauf que les données supprimées du deuxième fragment sont non seulement affichées dans une couleur différente, mais également barrées (Fig. 18). Dans le même temps, un problème supplémentaire s'ajoute aux difficultés de comparaison de grands tableaux (causés par l'affichage ligne par ligne des données) - la reconnaissance incorrecte de l'alphabet cyrillique.
Riz. 18. Comparaison de code de programme via le service Quick Diff
Ainsi, le service Text-Compare peut être utilisé pour comparer des textes, des tableaux et du code de programme sans aucune restriction. Les services TextDiff et Quick Diff comparent parfaitement les textes (dans le cas de Quick Diff pas en russe) et le code du programme et peuvent être utilisés pour comparer de petits fragments de table.
Pour être juste, il convient de noter que le service Google Docs vous permet théoriquement également d'identifier les différences dans les textes - en comparant les versions des documents (menu Fichier -> Voir l'historique des révisions). Cependant, cela n'est pas pratique pour comparer des documents, car la fonctionnalité correspondante n'est pas destinée à la comparaison, mais au retour à la version précédente du document.
Traduction de fragments de texte
De nos jours, il n'est pas rare de traiter des documents en langues étrangères. Si nous parlons de petits fragments de texte, il n'est pas nécessaire d'installer un système de traduction automatique solide - il est plus facile d'utiliser les services d'un traducteur en ligne, d'autant plus qu'il existe aujourd'hui de nombreux traducteurs de ce type sur le Web.
Parmi eux figurent le service de traduction Google Translate (http://translate.google.com/), le système de traduction automatique Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), le traducteur en ligne PROMT Translate.Ru (http: //www.translate.ru/), etc. Pour traduire du texte dans ces systèmes, vous devez copier le texte source dans la fenêtre appropriée, définir le sens de traduction et démarrer le processus. Après cela (généralement dans une fenêtre à proximité), le texte traduit sera affiché (Fig. 19).
Riz. 19. Traduire du texte avec Google Traduction
Notez que les services en ligne peuvent avoir des restrictions sur le volume de fragments traduits - par exemple, dans le traducteur en ligne PROMT, il est permis de traduire des textes ne dépassant pas 3 000 caractères à la fois, y compris les espaces et les caractères de fin de paragraphe (ou 10 000 pour les utilisateurs enregistrés - l'inscription est gratuite).
De plus, il y a une autre nuance - les résultats de la traduction automatique, en règle générale, ne peuvent pas être utilisés immédiatement (tout de même, la traduction est loin d'être idéale). En conséquence, il faut comparer assez soigneusement les textes source et traduit, et cela n'est possible que pour des fragments relativement petits, car la taille des fenêtres avec des textes dans un navigateur Internet est limitée.
Créer des graphiques et des diagrammes
Gliffy est un service de création de schémas et schémas de toutes sortes : schémas organisationnels et métiers, plannings, schémas réseaux informatiques et télécommunications, organigrammes, plannings projets, etc. Ces diagrammes sont construits à partir de zéro ou sur la base de modèles intégrés (Fig. 20) ou créés indépendamment à partir d'objets vierges par conception visuelle (Fig. 21). Les documents finis sont enregistrés sur le serveur ou exportés vers des formats d'image graphique (JPG, PNG et SVG) avec leur enregistrement ultérieur sur l'ordinateur de l'utilisateur. Il est possible d'exporter au format MS Visio et de l'imprimer en ajustant le diagramme sur une feuille ou en le divisant en plusieurs feuilles. Les schémas peuvent être publics et privés, il est possible d'organiser un travail commun sur les schémas de plusieurs utilisateurs.
Riz. 20. Choisir un modèle d'organigramme sur Gliffy
Riz. 21. Construction visuelle d'un diagramme dans l'environnement Gliffy
La taille de l'espace mis à disposition sur le service Gliffy et le nombre de cartes créées dépendent du tarif choisi. Le plan de base gratuit fournit 2 Mo d'espace et vous permet uniquement de créer cinq diagrammes publics. Le plan Premium commercial (5 $/mois) a un espace et des diagrammes illimités (publics et privés).
Le service DiagramAnywhere est également conçu pour créer des organigrammes, des organigrammes, des schémas de réseaux informatiques et d'autres types de diagrammes, plans et diagrammes à partir de zéro ou sur la base de modèles (Fig. 22). Le principe de leur construction est le même que sur le service Gliffy, à une nuance près : le modèle de graphique souhaité devra d'abord être copié sur votre compte. Les documents finis sont stockés sur le serveur, imprimés et/ou exportés au format image graphique (JPG, PNG, TIFF et GIF) ou au format PDF et stockés sur l'ordinateur de l'utilisateur. Les diagrammes créés sur le service DiagramAnywhere peuvent être privés (ils ne sont alors accessibles qu'à l'auteur) ou publics (ils seront visibles par les autres utilisateurs via des liens). Il est possible de copier le code HTML dans le diagramme pour l'insérer dans un blog, un forum ou une page Web.
Riz. 22. Créer un diagramme à partir d'un modèle à l'aide du service DiagramAnywhere
Le service DiagramAnywhere a deux plans : une démo gratuite Free (pendant 30 jours) et un Premium commercial (30 $ par an). Dans le cas du forfait gratuit, la quantité d'espace fournie est limitée à 10 Mo et il est permis de créer seulement trois diagrammes (publics ou privés). Le forfait Premium vous permet de prendre jusqu'à 1 Go d'espace pour vos documents et de créer un nombre illimité de diagrammes (publics et privés).
Nous avons décidé d'envoyer un retour collectif sur la conférence aux organisateurs de TechEd Russie 2012. Aujourd'hui, je vais parler de la façon dont nous avons organisé la collaboration à l'aide de OneDrive.
La discussion initiale, bien sûr, était dans le courrier. Une fois que tout le monde a parlé, j'ai compilé tous les commentaires dans un document Word et l'ai téléchargé sur OneDrive. Il fallait maintenant donner aux collègues la possibilité d'examiner le document et d'y apporter des modifications.
Noter. Cet article a été écrit avant que SkyDrive ne soit renommé OneDrive, d'où l'ancien nom dans les captures d'écran.
Aujourd'hui au programme
Partage de fichiers et de dossiers OneDrive
Dans OneDrive, les autorisations d'accès aux fichiers sont réglementées au niveau des dossiers et des fichiers. Lorsque vous rendez un dossier public ou accordez une autorisation à des personnes spécifiques, ces paramètres s'appliquent également à tous les sous-dossiers et fichiers, sauf si vous leur accordez d'autres autorisations.
J'ai téléchargé le fichier dans mon dossier personnel et j'ai accordé des droits à mes collègues.
En général, dans la colonne "Partage", vous pouvez voir quand les droits ont été modifiés sur un fichier ou un dossier. Fondamentalement, il existe trois options pour accorder l'accès au stockage cloud Microsoft, et je commencerai par la plus simple.
Créer un lien vers un fichier
D'après l'image ci-dessous, il est clair que tout propriétaire du lien pourra afficher ou modifier le document. Moins évident est que pour rendre un dossier ou un fichier public, vous devez créer un lien (appelé "Partager").
Bien entendu, l'accès public, ainsi que l'accès par lien avec droit d'édition, peuvent être résiliés à tout moment. De plus, lorsque vous recréez un lien pour le modifier, l'URL aura une clé différente.
Envoi d'un message électronique
Cette option est plus intéressante car il existe une option pour exiger une autorisation avec un compte Microsoft. Et c'est la seule option qui vous permet de ne donner accès au fichier qu'à certaines personnes.
Vos destinataires recevront l'e-mail du compte avec lequel vous êtes connecté à OneDrive (c'est-à-dire que vous ne pouvez pas envoyer d'e-mail à partir d'une adresse personnalisée). Dans ce cas, un lien est également créé, mais l'obligation de se connecter au service limite l'accès au fichier ou au dossier aux destinataires de la lettre. Bien sûr, les destinataires de la lettre peuvent télécharger et transférer le fichier à n'importe qui de toute autre manière.
Fait intéressant, dans le cas où plusieurs comptes sont liés, l'autorisation n'est accordée qu'au compte à partir duquel l'accès a été effectué pour la première fois. Au fait, lorsque quelqu'un a partagé un fichier avec vous, vous pouvez y accéder à partir de la section Partagé dans le volet gauche de OneDrive.
Gestion des droits d'accès
Artem a participé à notre correspondance, lançant de bons sujets pour commentaires. Cependant, il n'est pas un MVP, il n'avait donc pas besoin des droits pour modifier le fichier. Après avoir envoyé la lettre, j'ai corrigé les droits d'accès, qui sont gérés dans le panneau de droite.
Dans la figure, vous pouvez voir qu'Artyom ne peut que visualiser le document, tandis que tout le monde peut le modifier dans l'application Word locale ou directement dans OneDrive à l'aide de Word Web App. Ici, vous pouvez également refuser l'accès à toute personne ou à tous les propriétaires d'un lien pour afficher ou modifier un fichier.
Collaborer sur des documents Office
Important! Ouvrez les fichiers des programmes bureautiques directement depuis OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), et non depuis un dossier synchronisé sur votre disque local. Dans le cas contraire, si plusieurs personnes travaillent en même temps, un conflit surviendra, ce qui se traduira par des copies de fichiers mis à jour avec le nom du PC dans le titre.
Vous pouvez ouvrir et travailler sur des fichiers Word, Excel, PowerPoint et OneNote dans les applications Microsoft Office locales et leurs versions Web directement dans votre navigateur. Dans les deux cas, le travail en commun sur le document de plusieurs personnes est soutenu. Le nombre maximum d'éditeurs simultanés n'est spécifié nulle part, mais huit personnes ont travaillé avec succès (merci à Oksana pour la vérification).
Dans OneDrive, cela fonctionne très facilement ! J'ai ouvert notre critique dans Word 2013 et j'ai commencé à éditer le premier paragraphe.
Le paragraphe a été instantanément verrouillé pour empêcher quelqu'un d'autre d'apporter accidentellement des modifications qui se chevauchent à mon extrait. Oksana, qui a fait ses montages en même temps que moi, a vu ça dans une application web (elle préfère l'interface en anglais).
Je veux ici attirer votre attention sur quelques points.
- Il indique clairement quel paragraphe j'édite (mon nom s'affiche au survol).
- Ce paragraphe est vraiment protégé des modifications d'autres personnes. Maintenant, le curseur y est défini et la figure montre que toutes les options de mise en forme sont bloquées dans le ruban.
- Vous pouvez voir une liste de toutes les personnes qui éditent actuellement.
- On sait que quelqu'un a déjà modifié le document, c'est-à-dire après la mise à jour, vous pouvez voir leurs modifications (pas de synchronisation en temps réel, malheureusement).
OneDrive vous permet de voir qui a modifié un document en dernier.
Mais quelque chose d'autre est plus intéressant - OneDrive suit automatiquement les versions de document. Vous pouvez accéder à l'historique des versions depuis le menu contextuel ou depuis le menu supérieur "Gérer" (dans l'image ci-dessus, il est caché derrière trois points en raison de la petite taille de la fenêtre).
Ici, vous pouvez restaurer ou télécharger n'importe laquelle des versions précédentes. Selon mes informations, jusqu'à 25 versions d'un document sont stockées sur OneDrive. Cependant, les versions ne sont créées que lorsque les fichiers sont modifiés. Si vous téléchargez un nouveau fichier portant le même nom, en écrasant l'ancien, l'historique des versions ne sera pas enregistré.
Sondage et discussion
Comme vous pouvez le voir, la gestion des droits dans OneDrive est très simple, même si certains points ne sont pas tout à fait évidents. Et vous pouvez créer et modifier des documents Word, des classeurs Excel, des présentations PowerPoint et des notes OneNote sans quitter votre navigateur. Bien sûr, les versions Web des applications Office n'ont pas toutes les fonctionnalités de leurs homologues Office, mais pour de nombreux utilisateurs, elles sont plus que suffisantes.
Vous pouvez travailler sur des fichiers Office individuellement et en collaboration en utilisant au moins 7 Go d'espace disque personnel. Oh oui, tout est entièrement gratuit ;)
Stockez-vous des fichiers et des documents dans le cloud ? Partagez certaines de vos fonctionnalités de stockage cloud préférées dans les commentaires !
Comment désigner une version de document ? Avez-vous des fichiers contenant toutes les variantes du mot "final" dans le nom ? Eh bien, par exemple, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.
Cela semble un peu absurde, mais si vous suivez les documents de votre système, vous trouverez pas mal de noms "à queue". Surtout si le fichier est édité par plusieurs auteurs. Par exemple, le texte du traité peut être édité presque à l'infini, il suffit de lui donner libre cours. Et en conséquence, vous accumulez une douzaine de versions, chacune marquée d'une queue croissante de notes - voici les dates des modifications, et les initiales des participants, et les "finales" et "dernières" sacramentelles.
Il est clair que cela doit être traité d'une manière ou d'une autre. Et apportez le travail avec des documents dans un système qui sera compréhensible pour tout le monde. Les exigences de base pour la commande sont simples :
- Les marquages doivent être clairs pour tous les participants.
- Toutes les versions (importantes) des documents doivent être conservées.
- Les documents doivent appartenir à des projets et ne pas se trouver dans un tas commun.
- L'accès aux documents doit être contrôlé.
- Ce n'est pas nécessaire, mais c'est pratique d'avoir des outils pour collaborer sur un document.
Nous ne discuterons pas des moyens hors ligne de gérer les documents. Bien sûr, vous pouvez écrire les règles de nommage des documents et envoyer des fichiers Word et Excel par mail. Cela conduira à la croissance des dossiers de travail pour chaque participant au processus, et au fil du temps - à une réconciliation constante de qui édite actuellement quel dock.
Par conséquent, montons dans les nuages - c'est là que la chose la plus intéressante se passe maintenant.
1. Google Disque
Big Brother nous offre un outil de gestion de documents presque parfait.
- Google Docs n'est pas seulement un éditeur de documents en ligne, les anciennes versions sont stockées ici, vous pouvez commenter et modifier les docks "à trois mains".
- Google Sheets est à la fois des feuilles de calcul pour les calculs et une bonne fonctionnalité de comptabilité.
- Google Drive lui-même est un outil de gestion de dock, vous pouvez organiser une structure unique pour stocker des documents, attribuer clairement l'accès à chaque dossier.
Avantages de Google Drive
- Ils sont évidents. C'est le cloud, avec tous ses avantages.
Les moins
- Le système comptable - imbrication des dossiers, accès aux fichiers et une plaque de contrôle - devra être créé par vous-même.
- Tout le monde n'est pas satisfait de l'utilisation d'une plateforme aussi ouverte - après tout, c'est un Google tout entier, il indexe tout ce qui bouge, et nous ne l'avons pas payé pour la confidentialité.
Remarque : presque tous les systèmes qui se respectent ont une intégration avec Google docs - vous le verrez plus loin dans l'examen. Et c'est raisonnable - il est plus économique d'utiliser une fonctionnalité de travail que de consacrer des efforts à la création de votre propre analogue.
Cependant, nous tenons à vous avertir : il est préférable de stocker les informations confidentielles et commerciales, les mots de passe et autres informations importantes dont l'accès est plus strictement réglementé.
2. Trello
Tableau virtuel avec une liste de tâches et de projets. Les tableaux peuvent être appelés comme vous le souhaitez - et voir visuellement le processus de réalisation des tâches. Vous pouvez joindre des documents à chaque tâche : depuis un ordinateur, Google Drive, Dropbox, etc. Fait intéressant, dans Trello Business Class, vous pouvez joindre non seulement des documents, mais également des demandes d'extraction GitHub, des conversations Slack et des prospects de Salesforce. Pour la collaboration, vous pouvez utiliser le bundle Trello + Google Docs : joignez des fichiers Google Docs qui peuvent être ouverts sur le disque et y être modifiés - laissez de nouveaux commentaires, etc.
Avantages de la solution :
- Trello est un système très facile à apprendre. En une heure, des personnes qui n'ont jamais utilisé de telles solutions sont capables d'y faire face.
- Les tâches et le processus de leur mise en œuvre sont clairement visibles, comme sur un tableau en liège. Le design est confortable et moderne, sans plus.
Moins :
- Il n'y a pas d'outil de collaboration de documents. Ceux. soit vous utilisez Google Docs, soit chacun télécharge sa propre version. Oui, tous les documents seront de toute façon collectés en une seule tâche, et vous ne perdrez rien. Mais si vous avez besoin d'une automatisation plus sérieuse, alors Trello n'est pas la meilleure option.
- S'il y a vraiment beaucoup de projets et de tâches, Trello peut prêter à confusion en raison des particularités de la structure. Passer constamment d'une carte à l'autre n'est pas très pratique.
3. Section de travail
Système de gestion de projet en ligne avec la possibilité d'enregistrer les finances. Dans chaque tâche, vous pouvez ajouter différents types de fichiers, puis les modifier à nouveau avec l'aide de Google. Ou téléchargez et re-téléchargez.
Source : worksection.com
Pour chaque fichier, vous pouvez faire une description, sélectionner des étiquettes (par exemple, besoin de révision, urgent !, etc.), restreindre l'accès - c'est-à-dire rendre le fichier visible uniquement à certains utilisateurs. Si vous créez une tâche ou un commentaire avec une visibilité limitée, pas pour tout le monde, les fichiers joints reçoivent automatiquement les mêmes paramètres de confidentialité.
Tous les fichiers de projet peuvent être triés selon différents critères : type, date, tâches, taille, nom. Vous pouvez afficher uniquement les fichiers liés aux tâches en attente, ou vous pouvez tous les afficher.
Vous pouvez également supprimer, télécharger, attribuer des balises à un groupe de fichiers en les mettant simplement en surbrillance dans une section.
De nouvelles versions de documents peuvent être téléchargées sur les anciennes - il suffit de survoler l'ancien fichier et de cliquer sur l'icône à sa gauche. Le nouveau document se chargera et prendra la première place dans la liste. Dans ce cas, l'ancienne version sera également conservée.
Source : worksection.com
La particularité de la solution est que dans le tarif avancé, vous pouvez connecter votre propre stockage FTP. Ensuite, il n'y aura aucune limite au téléchargement de fichiers.
Avantages de la solution :
- Worksection est un système moderne avec des capacités étendues de gestion de projets et de fichiers. En fait, toutes les fonctionnalités pour une collaboration pratique sont à votre disposition.
- Séparément, je note le calcul des coûts - si vous déterminez le coût d'une heure de travail d'un spécialiste, vous pouvez voir le coût de chaque tâche individuelle.
- Interface pratique, possibilité de fixer un délai pour l'ensemble du projet, pas seulement pour les tâches. Clairement visible% du temps passé, confortable à contrôler.
Moins :
- Dans la version gratuite, vous n'avez que 2 projets actifs et 50 Mo d'espace disque pour les fichiers. 10 Go sont déjà inclus dans le plan d'entreprise, au prix de 49 $ par mois. Dans le même temps, il existe également une limite sur les projets actifs - 50 pièces. Il nous semble que même pour une entreprise moyenne, 50 projets et 10 Go ne suffisent pas. La prime coûte 99 $, mais même là, les projets actifs sont limités à 100.
4. Mégaplan
Megaplan dispose d'un module "Documents" séparé, qui vous permet de stocker des fichiers avec différents niveaux d'imbrication. Pour chaque document, vous pouvez définir la visibilité - accès ouvert uniquement à certains employés.
Lors de l'édition d'une nouvelle version du fichier, il est permis de charger l'ancienne en tant que version. Les employés peuvent s'abonner aux notifications concernant le téléchargement d'une nouvelle version - par courrier, SMS, dans la ligne d'information, chacun le définit lui-même dans les paramètres.
Source : help.megaplan.ru
Les documents texte peuvent être créés directement dans Megaplan. Mais il sera également possible de les visualiser et de les modifier uniquement dans Megaplan, vous ne pouvez pas les télécharger dans un autre format.
Le programme fournit également des modèles pour les documents standard.
Source : help.megaplan.ru
Avantages de Megaplan :
- Interface pratique et assez simple.
- Possibilités de travail gratuit pour 10 utilisateurs, y compris le travail avec des documents.
Inconvénients de Megaplan :
- Il n'existe aucune possibilité à part entière de créer différents types de documents directement dans le système.
- Le coût du tarif pour seulement 10 utilisateurs est assez élevé - environ 250 $ pour "tout compris".
5. Bitrix24
Il s'agit d'une solution complète avec un système CRM pour les entreprises, où toutes les possibilités de partage et d'édition de documents sont bien pensées. Vous pouvez joindre des fichiers à chaque tâche et commentaire - à partir d'un ordinateur ou de n'importe quel stockage sur disque, ainsi que créer immédiatement de nouveaux fichiers dans Google Docs ou Microsoft Office Online.
La co-création de documents en ligne est disponible sur . Si vous modifiez un document téléchargé via Google Docs, vous pouvez le joindre à un commentaire et une ligne apparaîtra indiquant que l'utilisateur a téléchargé une nouvelle version du document. La recherche intelligente est implémentée dans Bitrix24 - il est facile de rechercher tous les documents par nom ou par projet, des conseils sont affichés.
Les fichiers liés à chaque projet peuvent être triés par date, par nom, par taille. La confidentialité est également définie en fonction des paramètres du dossier de projet dans lequel le document est stocké. Vous pouvez empêcher la modification par tout le monde sauf l'auteur du problème.
Puce Bitrix24 - un catalogue d'applications. Par exemple, vous pouvez installer gratuitement "Document Designer", qui vous aide à créer des fichiers standard aux formats .docx, .pdf. Les modèles sont faciles à modifier, ils peuvent être envoyés par e-mail, tenir un journal des documents enregistrés.
Dans Bitrix24, un lien vers un document est joint à chaque tâche, que les utilisateurs peuvent modifier, commenter et discuter ensemble au sein de la tâche. Le moyen le plus simple consiste à stocker des documents sur le lecteur système. Si pour une raison quelconque vous n'êtes pas satisfait de Bitrix24.Disk, vous pouvez utiliser n'importe quel autre stockage cloud à la place. Mais ce n'est pas pratique pour tout le monde et pas toujours.
Avantages de Bitrix24
- Presque toutes les fonctionnalités (à l'exception du blocage des documents et de la désactivation des liens publics vers ceux-ci) sont disponibles dans la version gratuite de la solution complète. 5 Go de stockage en nuage sont également disponibles. Et pour 199 $ (plan supérieur), vous obtenez un volume illimité. Plus des économies sur les programmes de bureau sous licence.
- Grand choix d'applications pour optimiser le travail avec les documents.
- Prise en charge de la version du document et nouvelles notifications de téléchargement.
- Large fonctionnalité - dans une seule solution, vous obtenez tout ce dont vous avez besoin pour la gestion électronique des documents.
Inconvénients de la solution :
- Les paramètres de confidentialité d'un fichier sont définis via le groupe ou la tâche auquel il est associé, un fichier ne peut pas être rendu visible ou invisible pour certains utilisateurs en le marquant simplement.
- Il n'y a pas de fonction pour ajouter une courte description au fichier.
Résumé
Si vous avez peu de projets et de participants et que les exigences en matière de documents ne sont pas trop compliquées, vous pouvez choisir la solution la plus simple - par exemple, Trello et autres. Pour un travail simple avec des tâches, cela suffit amplement - tout le monde joint les fichiers nécessaires et les remplace si nécessaire.
Lorsqu'il s'agit d'une collaboration à part entière et d'une coordination en ligne, vous devez envisager des solutions complexes, telles que des systèmes de contrôle similaires. Toutes leurs capacités doivent être analysées et comparées, puis sélectionnées en fonction de la fonctionnalité dont vous avez besoin.
Et quelques conseils - qui vous seront utiles lorsque vous travaillez dans n'importe quel système :
- Même si vous utilisez un système complexe qui "organise tout par lui-même", assurez-vous que les documents et les tâches sont nommés selon les mêmes règles. Cela facilitera la navigation dans les projets.
- Accès partagé - les documents de travail doivent être stockés dans des groupes internes et le client doit recevoir un document vierge sans commentaires ni modifications.
- piratage de la vie: Si vous utilisez Word en mode édition, n'oubliez pas d'aller dans Révision avant de soumettre le fichier et acceptez toutes les corrections. Sinon, le client peut remarquer que vous avez modifié les conditions ou le prix plusieurs fois.
"Corporation of Evil" (blague) maîtrise le créneau du travail collaboratif avec des documents pour la deuxième décennie. Tout a commencé avec les premières versions de SharePoint, à la mention desquelles les chats les plus expérimentés se mettent immédiatement à pleurer - c'était trop spécifique en termes de paramètres et d'opportunités dans ces années lointaines MS SP. Bon, ne nous faisons plus de mal avec les souvenirs de ce monstre maladroit...
Mais la persistance de Microsoft ne tient pas - des travaux pour améliorer la situation ont été menés tout ce temps, et sur plusieurs fronts à la fois. En conséquence, nous pouvons maintenant parler de l'infrastructure de collaboration documentaire établie que propose Microsoft. Il distingue deux classes de logiciels :
- Moyens d'accès collectif aux documents, y compris le catalogage, le contrôle de version, la distribution des droits et les fonctionnalités similaires du serveur. Ces outils, à leur tour, sont divisés en cloud (OneDrive, SharePoint Online) et sur site, c'est-à-dire déployés dans l'infrastructure du client lui-même - le serveur SharePoint 2016.
- Outils d'édition de documents. Ceux-ci incluent : la famille de bureau de Microsoft Office (également fortement repensée ces derniers temps), des versions mobiles d'Office fraîchement créées, initialement axées sur la collaboration avec des documents, et, cerise sur le gâteau, leur propre implémentation de l'édition de documents en ligne des applications Office Online. serveur (quelque peu connu auparavant sous le nom d'Office Web Apps).
Du coup, nous avons eu l'idée de raconter à la fois ces fonctionnalités et comment installer et configurer toute cette économie. Essayons d'arriver à la comparaison avec les services alternatifs. Puisqu'il est clair qu'une lecture aussi longue prend beaucoup de temps à écrire et que tout le monde ne peut pas la lire, nous avons décidé de la diviser en plusieurs articles. Celui-ci est le premier. Et plus loin, nous passerons en revue les fonctionnalités et fonctionnalités de chacun des produits Microsoft qui fournissent des documents de co-édition: Office Online, MS Office sur les ordinateurs de bureau et également sur les appareils mobiles. Je vous préviens tout de suite - il y aura beaucoup d'attention aux détails et de mastication sur de petites fonctionnalités, un lecteur impatient peut immédiatement lire les "conclusions" à la fin de la note, pour le reste - allons-y.
bureau en ligne
Office Online Server est une application plutôt intéressante que tout le monde ne connaît pas encore bien. Premièrement, c'est une opportunité de réduire le nombre de licences et d'installations de MS Office. Deuxièmement, étendre la capacité d'accéder et de modifier le document, en gros - vous n'avez besoin que d'un navigateur. Troisièmement, c'est la meilleure expérience de collaboration de Microsoft à ce jour. Voyons de quoi je parle.Mot en ligne
La modification d'un document dans Office Online peut être effectuée par plusieurs utilisateurs en même temps, tandis que les modifications et le nom d'utilisateur de l'éditeur sont affichés instantanément aux autres collaborateurs. Les utilisateurs peuvent modifier la même section de texte en même temps, il n'y a pas de blocage par paragraphes.
Excel en ligne
Dans Excel Online, les modifications apportées à une cellule ne seront visibles pour les autres collaborateurs que lorsque le premier collaborateur passe à la cellule suivante. Dans le même temps, les cellules ne sont pas bloquées et plusieurs utilisateurs peuvent apporter des modifications à la fois.
PowerPoint en ligne
PowerPoint Online vous permet de travailler sur la même diapositive en même temps, mais il est préférable de travailler sur des éléments différents, sinon les utilisateurs ne voient pas les modifications des autres en temps réel.
Version de bureau d'Office
L'expérience de collaboration sur des documents via Office Online est une expérience agréable lorsqu'il s'agit de modifications de texte sans qu'il soit nécessaire de modifier considérablement la mise en forme. Si vous souhaitez insérer des graphiques, des illustrations intelligentes, des tables des matières, des macros, formater des tableaux, utiliser des formules, etc. ici, vous devez utiliser la version de bureau des programmes. Vous pouvez écrire un article séparé sur la différence entre les fonctionnalités de la version de bureau et en ligne. Nous examinerons ici les différences liées à la collaboration.MS Word
Lors de l'édition dans la version de bureau du programme, un paragraphe sur lequel un autre utilisateur travaille est bloqué.
Les modifications que vous apportez ne seront visibles par les autres co-auteurs qu'après avoir été enregistrées par l'auteur et le document mis à jour par d'autres utilisateurs.
La sauvegarde-mise à jour est combinée dans le bouton Enregistrer (Ctrl+S) La présence de mises à jour est signalée par une icône à côté du nom de l'auteur.
Microsoft Excel
Dans le cas d'Excel, il n'y a aucune possibilité de travailler sur un document en même temps. On nous propose soit de passer à la version en ligne -
Ou faire la queue
MS PowerPoint
En revanche, dans PowerPoint, il n'y a pas de verrouillage ou de désignation d'un élément sur lequel un autre utilisateur travaille. Ainsi, le fait que quelqu'un d'autre travaille sur la même présentation, vous ne pouvez le comprendre qu'à travers le panneau Partager.
La présence de mises à jour est signalée par l'état discret Mises à jour disponibles. Le statut n'apparaît qu'après que l'auteur a enregistré les modifications, les modifications elles-mêmes apparaissent après la mise à jour du document à l'aide de Enregistrer (Ctrl + S).
Appareils mobiles
Application Microsoft Word et application Microsoft PowerPoint
Lorsque vous travaillez sur Android, le paragraphe ou l'élément sur lequel l'utilisateur travaille n'est pas bloqué et un travail simultané avec celui-ci est possible, mais rien n'est mis en évidence pour les autres collaborateurs, les modifications sont affichées sans actions supplémentaires avec un léger retard. Le fait que quelqu'un d'autre travaille sur le même élément peut être vu dans le menu "Partager".
Dans le cas de l'iPhone, lorsque des modifications sont apportées, un message de mise à jour s'affiche avec une suggestion d'appliquer/annuler.
Il serait intéressant de le tester sur Windows Phone avec Windows 10. Mais il n'y en avait pas dans l'entreprise.
Application Microsoft Excel
La collaboration en temps réel dans Excel App n'est pas prise en charge.
conclusions
En général, la fonctionnalité de co-création de documents de Microsoft est mature, bien que différents composants l'implémentent différemment. Le processus de co-édition lui-même est mieux implémenté dans Office Online - c'est un véritable travail en commun. Dans la liste des choses que vous pouvez regarder à l'infini, j'ajouterai des drapeaux avec les noms des collègues se déplaçant sur l'écran et un document se remplissant progressivement de lui-même. Mais, malheureusement, pour une fonctionnalité d'édition à part entière en tant que telle, vous devrez toujours vous tourner vers les versions de bureau des programmes qui ont encore et ont besoin d'un bouton de sauvegarde, et le processus de collaboration n'est pas mis en œuvre de manière aussi pratique (Excel souffre le plus, où tout est le même). est resté au niveau checkin-checkout).Dans la note suivante, nous décrirons comment mettre en œuvre le processus de déploiement d'un composant de partage sur site dans une infrastructure d'entreprise. Ferme SharePoint 2016, Office Online Server, publication - c'est tout. N'éteignez pas.
Cordialement, L'équipe Servilon
Mots clés:
- SharePoint
- bureau en ligne
- travail en équipe
2017. Google Docs a ravi les fans de modifications conjointes
En effet, l'éditeur en ligne de Google Docs s'est d'abord concentré sur l'édition collaborative de documents en temps réel. Mais il arrive parfois que vous ayez besoin de travailler ensemble sur un document de manière asynchrone. Et c'est là que les corrections, l'acceptation/le rejet, les versions du document entrent en jeu. Désormais, ce mode d'édition (habituel pour Word) est également disponible dans Google Docs. De plus, des modifications peuvent être apportées/acceptées dans l'application mobile. Et contrairement à Word, Google Docs montre mieux qui a apporté les modifications. Vous pouvez également nommer des versions de documents, ce qui est très pratique. Par exemple, une fois la première partie du document approuvée, vous pouvez nommer la version "1 partie approuvée" au lieu de "Version du 3 août".
2017. Application Dropbox Paper disponible en russe
Dropbox a annoncé le lancement mondial de son application Paper en 21 langues, dont en russe. C'est un outil de collaboration qui est un croisement entre Evernote, Google Docs et Slack. Vous créez une page, invitez des collègues (enregistrés dans Dropbox) et pouvez créer et modifier conjointement du contenu. En même temps, vous pouvez voir qui édite quoi en ce moment. Vous pouvez ajouter des images, des fichiers, des vidéos, des listes de tâches et des commentaires à la page. Vous pouvez travailler avec la page dans un navigateur ou une application mobile. Lorsque vous avez terminé, la page est enregistrée dans votre compte Dropbox. Pour le moment, l'application Paper est gratuite.
2015. Dropbox lance un service de prise de notes et de collaboration en ligne
Dropbox a discrètement lancé un nouveau service Dropbox Notes. Il s'agit d'un simple éditeur de texte avec lequel vous pouvez créer une note (ou un simple document) et l'enregistrer sur votre stockage en ligne. Vous pouvez formater un peu le texte, ajouter des images et des tableaux. Vous pouvez joindre des fichiers et des tâches (listes de tâches) aux notes. De plus, les pages peuvent être partagées avec des collègues et co-éditées en temps réel. En même temps, vous voyez qui d'autre modifie la page et où se trouve son curseur. Bien sûr, cet éditeur ne concurrencera pas Word, il est conçu pour faciliter la collaboration. De plus, Dropbox a récemment reçu une intégration complète avec Microsoft Office.
2015. Dropbox vous permet de co-éditer des documents MS Office
Il y a quelques années, alors que tout le monde pensait déjà que l'avenir des documents était qu'ils ne seraient stockés qu'en ligne, Dropbox est apparu et a eu l'idée de synchroniser une copie d'un document entre de nombreux appareils. Maintenant que tout le monde a accepté le fait que la co-rédaction d'un document nécessite un éditeur en ligne comme Google Docs, Dropbox propose de ne pas paniquer et d'utiliser les habituels Word, Excel et PowerPoint, juste en installant un petit plugin de collaboration. Ce plugin de badge Dropbox permet de synchroniser en temps réel les copies d'un même document sur les ordinateurs des collaborateurs. En même temps, vous pouvez voir qui travaille actuellement sur ce document, déterminer si vous disposez de la dernière version, mettre à jour vers la dernière version et envoyer rapidement un lien vers le document à un collègue. La nouvelle fonctionnalité sera d'abord disponible dans l'édition professionnelle de Dropbox for Business.
2012. Salesforce Stypi - carnet de collaboration en ligne en temps réel
Disons que vous et vos collègues ou partenaires avez besoin de travailler sur une tâche qui nécessite l'écriture. Par exemple, dressez un plan de projet ou rédigez une offre commerciale à un client. Si tous les participants à la réunion sont présents dans le bureau, rassemblez-les simplement à une table, prenez une feuille de papier ou un tableau à feuilles mobiles et écrivez des pensées intelligentes. Mais si les participants à la réunion se trouvent dans différentes parties du monde ? Bien sûr, il existe Google Docs, Online Word ou Zoho, mais ils nécessitent tous de s'inscrire et sont très encombrants pour écrire des listes simples. (Parfois, de petites choses dissuadent les gens d'utiliser le service). Alors, pour de telles réunions en ligne, le service Stypi est parfait. Il s'agit d'un simple bloc-notes en ligne avec chat, qui peut être utilisé par plusieurs personnes en même temps. ***
2011. Google+ Hangouts est devenu un service de conférence Web complet
Le piratage d'un programmeur libanais qui permettait de co-éditer du texte sur Google+ Hangouts n'a pas duré longtemps. La mise à jour Google+ d'aujourd'hui ajoute beaucoup plus de nouvelles fonctionnalités à Hangouts. Premièrement, c'est la possibilité de partager votre écran (Screen-sharing). Deuxièmement, c'est l'occasion de dessiner ensemble sur l'écran (Whiteboard). Troisièmement, c'est la possibilité de co-éditer des documents Google Docs. Quatrièmement, c'est l'occasion d'organiser des diffusions vidéo (webinaires) pour un nombre illimité de spectateurs (le nombre de participants actifs peut aller jusqu'à 10). Cinquièmement, le chat vidéo Google Hangouts fonctionne désormais sur les smartphones Android. Et enfin, sixièmement, Google a ouvert l'API Hangouts officielle, vous n'avez donc plus besoin de faire l'idiot comme un programmeur libanais pour créer votre propre application Hangouts. D'ailleurs, le réseau social Google+ est désormais ouvert à tous. Votre entreprise est-elle déjà à la hauteur ?
2011. Co-création de texte/code dans Google+ Hangouts
Un certain développeur Mohamed Mansour a créé une extension pour Google+ Hangouts - Hangout Pad pour Google+, qui vous permet de collaborer sur du texte (ou du code de programme) en communiquant par vidéo. Bien que cette extension contienne encore un tas de bugs, elle est intéressante pour plusieurs raisons à la fois. Premièrement, il n'utilise pas l'API Google+ officielle (pour la simple raison qu'elle n'existe pas encore). Hangout Pad est un plug-in pour le navigateur Google Chrome et est intégré au chat vidéo Hangouts via un hack (service Google Shared Spaces et protocole Google Wave). Cependant, cet outil montre déjà l'extension de Google Hangouts (attention à Skype !). La fenêtre de collaboration (dans ce cas, l'éditeur de code) est située au-dessus des flux vidéo des utilisateurs et peut contenir n'importe quoi. De plus, il s'agit d'une démonstration claire de la future intégration de Google Hangouts avec Google Docs.
2011. TeamLab dispose désormais d'un éditeur de texte et de feuilles de calcul
Le service de collaboration Teamlab continue d'étonner. Bien que récemment une version payante y soit enfin apparue, la fonctionnalité principale reste absolument gratuite et non limitée par le nombre d'utilisateurs. Et en même temps, les développeurs ont le temps, l'argent et le désir de créer de nouvelles fonctionnalités telles que les éditeurs de documents en ligne. Oui, ils ont décidé de ne pas intégrer les éditeurs Google Docs ou Zoho Docs prêts à l'emploi, mais de créer leurs propres applications (concurrentes). L'éditeur de texte et l'éditeur de feuille de calcul sont déjà disponibles, incl. dans la version gratuite. Éditeur de présentation bientôt disponible. Bien sûr, la fonctionnalité de ces applications est encore loin de Word, Excel et même Google Docs, elles n'ont que des fonctions de base. Mais pour la plupart des tâches quotidiennes de collaboration sur des documents, tout va bien. Les documents créés dans Teamlab peuvent être téléchargés aux formats DOC, XLS et envoyés aux contreparties. Vous pouvez également télécharger des documents dans ces formats et les modifier en ligne.
Service de collaboration et de gestion de projet Teamlab a reçu un nouveau module - Documents, conçu pour le stockage et le partage de fichiers et de documents. Les documents peuvent être facilement importés depuis Google Docs, Zoho Docs et Box.net, et vous pouvez utiliser OpenOffice + un plugin Teamlab spécial pour les modifier, ce qui vous permet d'ouvrir n'importe quel document directement depuis le navigateur. Chaque utilisateur dispose d'un référentiel de documents personnels et d'un dossier partagé où la collaboration a lieu. En plus du module de document, Teamlab dispose désormais de modèles de projet (pour la création rapide de projets standard), d'un historique de correspondance, d'un multichat et d'un envoi de groupe dans le messager TeamLab Talk, de la page Mes tâches, des délais de tâche et d'un bouton de rappel.
OffiSync est un plug-in pour les éditeurs MS Office qui vous permet d'enregistrer des documents bureautiques sur votre compte Google Docs, puis de les ouvrir à partir de là. Ceux. l'idée du service est de combiner les éditeurs fonctionnels de MS Office avec les capacités de collaboration de Google Docs. Depuis notre dernier examen, les créateurs ont renforcé l'intégration avec Google Sites (c'est-à-dire qu'un document de MS Office peut être enregistré en tant que pièce jointe à une page sélectionnée dans Google Sites et que les documents peuvent être ouverts à partir de là). Et hier, une fonctionnalité encore plus intéressante est apparue - la possibilité de modifier simultanément un document, en travaillant dans n'importe quelle version de MS Office (2003, 2007, 2010) ou dans l'éditeur en ligne Google Docs. Bien sûr, cela n'a pas l'air aussi cool que dans la nouvelle version (d'hier) de Google Docs, mais cela unit les utilisateurs des deux solutions.
2010. Zoho Business vous permet de restreindre l'accès aux applications par IP
Bien sûr, la possibilité d'accéder aux applications métier de n'importe où dans le monde est un avantage stratégique pour Zoho et d'autres services SaaS. Mais du point de vue de la sécurité, cela peut entraîner de gros problèmes. Zoho a décidé d'éliminer cette lacune et pour les utilisateurs de Zoho Business, ils introduisent la possibilité de restreindre l'accès à un compte par adresse IP. Un onglet est apparu dans le panneau de configuration où vous pouvez entrer une liste d'adresses IP autorisées - il s'agit généralement d'adresses de bureau ou d'adresses personnelles d'employés/indépendants. Car les applications de Zoho Business nécessitent souvent l'accès à des sous-traitants externes (clients, partenaires), vous ne pouvez donc pas leur interdire complètement l'accès, mais seulement restreindre leurs droits d'accès. Rappelons que Zoho Business est un ensemble d'applications bureautiques permettant de travailler avec des e-mails, des documents et de créer un portail interne pour la collaboration.
2010. Box.net a mis à jour la version mobile pour iPhone
Box.net a été l'un des premiers services à créer un client pour l'iPhone. Et maintenant, il continue d'améliorer son client mobile. Mobile Box.net 2.0 a ajouté une visionneuse de fichiers (qui est récemment apparue dans la version Web), la possibilité de commenter des fichiers et des dossiers, de partager des fichiers et des dossiers et d'afficher le flux général des événements. De plus, le nouveau client mobile a été intégré aux éditeurs de documents iPhone de Quickoffice, de sorte que les documents Word et Excel peuvent être ouverts et modifiés sur l'iPhone. À la lumière de son émergence récente, cette fonctionnalité semble particulièrement attrayante.
2010. Box.net a répondu de manière adéquate à Google Docs
Probablement, les créateurs de Box.net n'étaient pas très contents d'apprendre que le service Google Docs s'est transformé en un service de stockage de fichiers en ligne, ce qui signifie qu'il est devenu leur concurrent direct. Mais leur réponse ne s'est pas fait attendre. Récemment, Box.net a introduit une visionneuse de fichiers Flash universelle, similaire à Scribd, qui vous permet de visualiser presque tous les fichiers stockés sur votre compte Box.net - directement en ligne, sans les télécharger sur votre ordinateur. Il peut s'agir d'un document bureautique, image, flash, audio ou vidéo (20 formats au total). De plus, vous pouvez publier n'importe quel fichier (dans une visionneuse flash) sur votre site Web ou en donner accès à certains employés et sous-traitants afin qu'ils puissent le consulter et laisser leurs commentaires. C'est peut-être la solution idéale lorsque vous souhaitez envoyer une présentation, un diagramme, une documentation technique ou une mise en page de conception à un client. Vous n'avez pas à vous soucier de l'installation d'un logiciel spécifique sur le client pour ouvrir le fichier. ***
2009. Google a acheté EtherPad et s'est souvenu de l'image SaaS
Ainsi, le service de coédition de documents en ligne en temps réel EtherPad, créé par d'anciens employés de Google, revient là où il est né, chez Google. Le but de cet achat est d'utiliser une partie de la technologie EtherPad pour Google Wave et de ramener des employés talentueux dans l'entreprise pour travailler sur un projet qui devrait changer le monde. Hier, dès que l'accord a été finalisé, les créateurs d'EtherPad (évidemment à la demande des nouveaux propriétaires) ont écrit dans leur blog qu'il est désormais impossible de créer de nouveaux documents sur le service, et le 31 mars, EtherPad sera fermé. Bien sûr, les utilisateurs du service ont été quelque peu déçus de cet état de fait et ont exprimé tout ce qu'ils en pensaient dans les commentaires. Et puis Google s'est souvenu d'une chose qui est beaucoup plus importante pour eux qu'une nouvelle acquisition : la confiance dans le SaaS. ***
2009. EtherPad imite la fonction de lecture de Google Wave
Le 30 septembre, Google commencera à distribuer 100 000 invitations à Google Wave. Seulement 3 mois se sont écoulés depuis la présentation de ce super service, mais pendant ce temps, des développeurs tiers ont déjà réussi à donner vie à certaines de ses idées originales. Récemment, nous parlions de Zenbe, qui a mis en œuvre l'idée de "vague", et aujourd'hui le service d'édition collaborative de documents, EtherPad, a introduit la fonctionnalité "PlayBack", qui est l'une des inventions les plus remarquables de Google Wave. Cela signifie qu'à tout moment, vous pouvez lire l'historique complet des modifications de documents, comme si vous regardiez un film. ***
2009. OffiSync : Google Docs et MS Office ne sont pas des concurrents
La plupart des utilisateurs ont probablement un stéréotype selon lequel Google Docs et MS Office sont des concurrents fondamentaux. Les utilisateurs avancés de services en ligne se disputent constamment avec les partisans de Microsoft sur ce qui est le plus précieux, un éditeur riche en fonctionnalités et puissant, ou la possibilité d'accéder et de collaborer en ligne à l'échelle mondiale. Les gars d'OffiSync ont examiné ce problème avec un regard neuf. Ils pensaient qu'après tout, de toute façon, presque tout le monde avait MS Office et que n'importe quel utilisateur pouvait facilement créer un compte dans Google Docs. Pourquoi ne pas utiliser ces suites bureautiques ensemble, en combinant leurs avantages ?
2009. DocVerse - collaboration en ligne dans MS Office
Deux anciens employés de Microsoft ont créé un service Web auxiliaire (+ plugin) DocVerse, conçu pour collaborer sur des documents MS Office via Internet. Pourquoi l'ont-ils fait? Peut-être n'ont-ils rien à voir avec eux-mêmes ? Après tout, Microsoft propose déjà un service (gratuit) qui offre des fonctionnalités similaires - Office Live Workspace. Et d'ailleurs, Microsoft a déjà montré des versions en ligne de ses éditeurs et annoncé que le prochain Office 14 sera basé sur le web. Et il est peu probable que ces gars-là espèrent que Microsoft achètera leur projet, sinon ils ne l'auraient pas construit sur la plate-forme ennemie Adobe AIR.
2008. EtherPad - Éditeur de texte pour la collaboration en temps réel
Les avantages des éditeurs en ligne comme Google Docs ou Zoho Writer par rapport au bureau Word sont encore discutables. D'abord en raison de leur incapacité (encore) à assurer une compatibilité totale avec le format .doc (ce qui est très important pour l'échange de fichiers avec les prestataires). Dans ce contexte, la startup EtherPad semble très intelligente, dont les créateurs ont décidé d'oublier la compatibilité et le formatage et de se concentrer sur le facteur qui rend l'éditeur en ligne beaucoup plus précieux que Word - la collaboration en temps réel.
2008. Gobby - faisons-le ensemble
C'est quoi Gobie ? Gobby est un éditeur collaboratif gratuit qui prend en charge plusieurs documents ouverts dans une seule session et un chat multi-utilisateurs. Il peut fonctionner sous Windows, Mac OSX, Linux. L'éditeur permet à plusieurs utilisateurs de modifier le même document en même temps. ***
2007. Nouvelles fonctionnalités des services Google disponibles dès aujourd'hui
IMAP pour Gmail, Google Docs pour les appareils mobiles, de nouvelles fonctionnalités pour les feuilles de calcul, de nouvelles fonctionnalités dans les packages Professionnel et Éducation, et bien plus encore dans la version officielle. ***
2007. Google va lancer une application wiki : Google Wiki
Des informations sont apparues sur le Web selon lesquelles Google se prépare à redémarrer le service Jotspot, qui a été racheté par la société en 2006. Jotspot est une application conçue pour fonctionner avec des services wiki en ligne - des bases de données comme Wikipedia. Après l'accord avec Google, le Le service Jotspot n'autorisait pas l'enregistrement de nouveaux utilisateurs, mais les anciens clients conservaient l'accès à leurs comptes. Selon Google Blogoscoped, le service Jotspot sera inclus dans un ensemble d'applications en ligne pour le bureau Google Apps appelé Google Wiki. Le nouveau nom est également indiqué par le logo Google Wiki qui apparaît lorsque vous essayez d'accéder au site. Les représentants de Google l'ont fait pas commenter officiellement ces informations.
2007. Feuilles de calcul intégrées au bureau central
Tout récemment, nous avons écrit sur un concurrent sérieux de Google Spreadsheets - . Et aujourd'hui (apparemment après avoir lu ce post) Central Desktop a annoncé l'intégration de ce service dans sa plateforme bureautique. Désormais, les utilisateurs de Central Desktop ont la possibilité de : ***
2006. L'éditeur collaboratif gagne de l'argent sur les technologies wiki
La société américaine Numanila a développé le service Approver, destiné à faciliter le travail de plusieurs utilisateurs sur un même document. Pour commencer, vous devez télécharger le document sur le site et sélectionner dans la liste de vos contacts les personnes qui travailleront dessus. Ainsi, au lieu d'organiser une liste de diffusion avec un document joint et une correspondance ultérieure par e-mail, vous pouvez afficher toutes les informations nécessaires sur une seule page. Le service indiquera qui et quand a apporté des modifications au document, qui l'a déjà approuvé, et rappellera également à tous les participants le travail sur les délais.En mode test, l'utilisateur ne peut créer qu'un seul document et participer au travail sur un nombre illimité de documents d'autres personnes. Afin de pouvoir créer plus de documents (jusqu'à 50), vous devez acheter un compte payant pour 6 $ par mois ou 40 $ par an. Dans le même temps, le service ne fonctionne que sur Mac et Windows OS, et uniquement avec les navigateurs Internet Explorer et Firefox.
2006. Tableau d'écriture - travailler ensemble
La création collective de documents texte n'est pas quelque chose d'extraordinaire : beaucoup d'entre nous ont dû le faire plus d'une fois dans un environnement de travail de bureau. Mais que se passe-t-il si les co-auteurs sont en dehors du réseau intranet, et plus encore - vivent dans un autre pays ou même sur un autre continent ? L'échange de documents de travail par courrier électronique conduira tôt ou tard à une telle confusion qu'il est facile de perdre quelques ajouts importants faits par des collègues. Bien sûr, vous pouvez trouver de nombreuses façons d'éviter les problèmes et d'organiser le travail d'équipe via Internet, mais toutes seront associées à une certaine quantité de temps et d'efforts. Par conséquent, nous vous suggérons de vous familiariser avec un projet appelé Writeboard, qui vous permet de préparer facilement et naturellement des documents texte simples avec la participation d'un nombre illimité de co-auteurs.Pour commencer, il vous suffit de passer par une simple inscription, après que vous pouvez immédiatement passer au travail proprement dit sur le document. Les outils de mise en forme fournis sont plutôt ascétiques : deux types de titres, deux types de listes, une police en gras et en italique, l'insertion d'un bloc de texte. Il est également possible d'ajouter des liens hypertexte et des images au document. Certes, non sans inconvénient : les photos doivent d'abord être postées sur Internet, car. seul un lien vers l'image est placé dans le texte. Il est impossible de modifier l'emplacement et la taille des objets graphiques, il est donc préférable de préparer le matériel de travail à l'avance afin qu'à l'avenir la version finale de l'article soit plus esthétique. L'édition d'un document n'est pas difficile, les textes cyrilliques ont l'air assez corrects à la fois lors de l'édition et dans le document fini (cependant, c'est plus un mérite du navigateur que Writeboard lui-même, car il n'y a pas de choix de polices dans le programme): Le document fini est enregistré sur le serveur du développeur et devient disponible pour modification par d'autres utilisateurs. Les modifications sont suivies dans un système similaire à celui utilisé par les systèmes Wiki, il est donc très facile de trouver les modifications apportées par d'autres sur le projet. Les versions intermédiaires du document de travail restent également disponibles, vous pouvez donc toujours revenir à l'une des versions précédentes. Il convient de noter en particulier la méthode de mise en surbrillance du texte modifié : cela vous permet de détecter immédiatement les nouvelles modifications et de ne pas les rechercher dans le texte de l'ensemble du document. Pour discuter des moments de travail en cours, vous pouvez échanger des messages texte avec des collègues organisés dans le formulaire de commentaires. La sélection des versions intermédiaires du document, qui sont une sorte de point de départ pour la prochaine étape de l'édition, ou qui se sont simplement avérées réussies, mais pas tout à fait prêtes pour la version finale, peut être effectuée en définissant les indicateurs appropriés. Si quelqu'un des co-auteurs n'est pas encore au courant que le travail sur le document bat déjà son plein, dans lequel son aide est la bienvenue, vous pouvez lui envoyer une invitation par e-mail. Le message contiendra un lien vers la version actuelle du document, ainsi que le mot de passe requis pour accéder à la fonction d'édition.En plus des actions ci-dessus sur le document, vous pouvez envoyer des matériaux de travail à n'importe quel destinataire par e-mail. Afin de ne pas vous engager constamment dans des mailings, vous pouvez utiliser RSS. Si vous avez besoin d'une copie du document sur votre ordinateur local, vous pouvez la télécharger à partir du serveur de développement Writeboard et le document est automatiquement converti dans l'un des deux formats suivants : texte brut ou HTML. L'impossibilité de placer des objets graphiques directement dans le texte du document en cours de création à ce stade aura son impact négatif : si des images étaient présentes dans le texte, alors la version exportée ne contiendra que des liens vers celles-ci. outil de gestion n'en vaut pas la peine. Mais il existe de nombreux projets pour lesquels ce service sera utile. Les auteurs de la ressource proposent d'utiliser leur idée originale à des catégories d'utilisateurs telles que les étudiants et les poètes, les journalistes indépendants et les responsables des relations publiques. Dans tous les cas, puisqu'un tel projet offre ses services, pourquoi ne pas essayer de l'utiliser ?
2002. Protocole WebDAV pour la gestion des fichiers sur le Web
Software AG a publié WebDAV, un ensemble d'extensions du protocole HTTP qui fournit des fonctionnalités d'édition et de gestion de fichiers collaboratives sur des serveurs Web distants. Le protocole WebDAV donne aux employés de bureau la possibilité de publier instantanément des informations sur le Web à l'aide de programmes de bureau classiques. Tamino WebDAV Server intègre la base de données XML Tamino dans les applications Windows