Spolupracujte se sešitem aplikace Microsoft Excel. Spolupracujte s Dokumenty Google

Téměř každý musí pracovat s dokumenty a často to zabere spoustu času. Existuje však mnoho programů a online služeb, které dokážou zjednodušit a urychlit řešení řady kancelářských úkonů. Pokud tedy používáte systém OCR – ke skenování dokumentu a rozpoznávání textu v něm – bude to vyžadovat mnohem méně úsilí a času než zadávání odpovídajícího textu z klávesnice. Pokud nejprve převedete dokumenty PDF do formátů Word / Excel, pak po zkopírování fragmentů takových dokumentů do vlastních materiálů (například pro potvrzení tezí statistickými a analytickými údaji) je již nemusíte převádět do normální podoby, který by byl vyžadován při přímém kopírování ze souborů PDF. Pokud je proces porovnávání různých verzí dokumentů kvůli rozdílům svěřen počítači (namísto ručního prohlížení textů), bude opět možné vyhrát spoustu času a vyhnout se nepříjemným chybám. A to není vše – podobných příkladů optimalizace je mnoho.

Jedinou otázkou je, čemu dát přednost – offline řešením nebo online službám. Není pochyb o tom, že funkčnost specializovaných aplikací pro práci s dokumenty je zpravidla řádově vyšší než u online služeb, ale je také obtížnější je zvládnout a cena takových aplikací je obvykle působivé. Výhoda online služeb zase spočívá ve snadném použití a často zdarma. Navíc takovou službu můžete využívat z jakéhokoli počítače připojeného k internetu, což je důležité, protože mnoho lidí musí pracovat na různých počítačích (a ne na všech je nainstalovaný potřebný software). Existuje další důležitá nuance - služby výrazně zjednodušují výměnu dokumentů, což je důležité při společné práci na nich.

Sdílení dokumentů a spolupráce

V moderním světě jsou zaměstnanci spojení v různých projektech (nebo prostě přátelé spojení určitým cílem) často daleko od sebe (v různých městech a dokonce i zemích), což způsobuje určité potíže, když je třeba diskutovat a dohodnout se na dokumentech. V zásadě existuje mnoho způsobů, jak rychle vyměňovat dokumenty na webu - můžete posílat soubory e-mailem, ukládat je na FTP servery, umisťovat je na hostování souborů nebo online úložiště atd. Všechny tyto možnosti však ve skutečnosti zahrnují stejnou pracovní technologii: jeden uživatel vytvoří originální dokument, tak či onak je poskytnut druhému uživateli, který si stáhne příslušnou aplikaci (například MS Word), provede úpravy v režimu recenzování a odešle dokument jeho kolega stejným způsobem. Poté se vše opakuje v kruhu. Samozřejmě u seriózních úprav se složitým formátováním je tento přístup oprávněný. Mnohem častěji je však potřeba koordinovat a nejednou formátovací prvky, ale nějaké konkrétní znění textu a čísel. Takovou koordinaci úprav lze organizovat rychleji: prostřednictvím online služeb určených pro spolupráci na dokumentech, jako jsou Dokumenty Google (https://docs.google.com/) nebo Zoho Docs (http://docs.zoho.com/) .

Tyto služby mají všechny potřebné funkce pro organizaci společné práce na dokumentech v rámci konkrétních projektů. Princip fungování je zpravidla následující - dokumenty nejsou uloženy na lokálních počítačích, ale na speciálních serverech a jsou dostupné pouze těm uživatelům, kterým autoři dokumentů nastavili příslušná práva (ke čtení nebo úpravě) . Pro čtení a úpravu dokumentu není potřeba stahovat příslušný software – to lze provést pomocí funkčnosti služby. Navíc je povolena nejen editace, ale i komentování různých výpočtů, dat, fragmentů tabulek atd., což je často při spolupráci vyžadováno. Zároveň můžete pracovat s dokumenty na jakémkoli počítači s přístupem k internetu, což je důležité pro mobilní uživatele. Navíc je zcela vyloučena jakákoli záměna s různými verzemi stejného dokumentu, protože stejná (vždy nejnovější) kopie dokumentu je dostupná všem uživatelům. Tím se znatelně zkracuje čas na společnou práci s dokumenty.

Služba Google Docs byla původně určena výhradně pro práci s kancelářskými dokumenty a poskytovala možnost vytvářet a upravovat textové dokumenty, tabulky a prezentace s kresbami (stahovanými nebo vytvářenými v jednoduchém grafickém editoru přímo ve službě). Nyní je kromě kancelářských dokumentů povoleno ukládat fotografie a video materiály. Dokumenty jsou umístěny ve sbírkách (obr. 1) a lze je vytvořit od začátku nebo stáhnout hotové v oblíbených formátech souborů, včetně DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT atd. Možnosti formátování vytvořených dokumentů jsou minimální, ale zcela dostačující, aby odpovídaly materiálům.

Rýže. 1. Uspořádejte dokumenty v Dokumentech Google

Přístup k souborům může být soukromý, prostřednictvím odkazu a veřejný, pokud jsou publikovány. Pro bezpečnou spolupráci s dokumenty je optimální soukromý přístup, ve kterém jsou pro vybrané uživatele nakonfigurována přístupová práva (editace nebo čtení) ke konkrétním dokumentům nebo sbírkám. Spolu s běžnou editací je možné vkládat komentáře (obr. 2). Nastavit přístup odkazem má smysl v případě, že je potřeba otevřít přístup k informacím velké skupině uživatelů – např. učitel může takto poskytnout studijní materiály studentům kurzu. Publikace umožňuje přístup k dokumentům všem uživatelům bez výjimky.

Rýže. 2. Přidání komentáře k dokumentu prostřednictvím Dokumentů Google

Celkové množství prostoru poskytovaného ve službě Dokumenty Google je omezeno na jeden gigabajt – další prostor se platí (20 GB – 5 USD ročně, 80 GB – 20 USD ročně atd.).

Zoho Docs umožňuje nejen vytvářet a sdílet textové dokumenty, tabulky a prezentace, ale lze je také použít jako online úložiště, kam můžete nahrávat fotografie, hudbu a videa. Spektrum formátů povolených pro nahrávání je velmi široké – pomocí Zoho Docs můžete nahrát i ZIP archivy s jejich následným rozbalením a importovat dokumenty uložené ve službě Google Docs. Dokumenty a další materiály jsou umístěny ve složkách a pracovních plochách (pracovní plocha). Složky jsou nezbytné pro efektivní organizaci osobních dokumentů (obr. 3) a pracovní plochy jsou určeny pro spolupráci na dokumentech (složky lze pro snadnou orientaci vytvářet i uvnitř pracovních ploch). Organizační plán poskytuje možnost přiřadit k souborům tagy, což může být užitečné pro jejich pozdější rychlé nalezení. Pokud jde o formátování, možnosti jsou zde mnohem působivější než ve službě Dokumenty Google, i když to podle našeho názoru není příliš důležité, protože vytváření velkolepě navržených dokumentů je mnohem pohodlnější v tradičních softwarových řešeních (zejména v MS Office produkty) a online je rozumnější využít služeb pro výměnu dokumentů a jejich rychlé schválení.

Rýže. 3. Správa dokumentů v prostředí Zoho Docs

Jakékoli soubory a složky uložené ve službě Zoho Docs lze sdílet, aby byla umožněna spolupráce s dokumenty, a přístup k nim je povolen nejen konkrétním uživatelům, ale i celým skupinám. To je velmi výhodné, když je potřeba poskytnout přístup k sérii dokumentů několika uživatelům pracujícím společně na konkrétním projektu najednou. Při práci na určitých projektech je ještě pohodlnější používat pracovní prostory (každý projekt má své vlastní) a otevřít k nim přístup skupinám kolegů. V tomto případě budou mít všichni uživatelé skupiny přístup k dokumentům nově přidaným do pracovního prostoru automaticky a také se zjednoduší organizace přístupu k dokumentům pro nové členy skupiny, protože bude stačit pouze přidat nového zaměstnance do pracovního prostoru. skupina. V závislosti na úrovni přístupu dostávají uživatelé možnost číst dokumenty, které otevřeli, nebo je upravovat, při editaci je možné vkládat komentáře (obr. 4).

Rýže. 4. Komentování dokumentu v prostředí Zoho

Množství prostoru poskytovaného ve službě Zoho Docs a počet pracovních ploch závisí na zvoleném plánu. V případě plánu Free je přidělen 1 GB prostoru a je povoleno vytvořit pouze jeden pracovní prostor. Standardní (3 $ měsíčně) a Premium (5 $ měsíčně) komerční plány přidělují stejný 1 GB zdarma, ale počet pracovních ploch již může dosáhnout 10, respektive 20, a navíc je navýšení poskytovaného prostoru pro soubory povoleno za příplatek.

Rozpoznávání textu

Existují případy, kdy při přípravě dokumentů v elektronické podobě do nich musíte vkládat fragmenty z papírových dokumentů - například přidávat rozsáhlé citace do abstraktů, semestrálních prací nebo dizertací, provádět změny v papírových dokumentech, aniž byste je znovu psali na klávesnici, atd. Pokud máte po ruce Pokud máte skener nebo fotoaparát, pak může být rychlejší (i když vše závisí na množství textu) naskenovat (vyfotit) dokument a rozpoznat text pomocí OCR systému pomocí vhodného služba online. Pomocí těchto služeb můžete rychle převést obrázky dokumentů (naskenované nebo vyfotografované) do editovatelných textových formátů.

Existuje poměrně mnoho online služeb, které nabízejí odpovídající příležitosti na webu, včetně zdrojů, které podporují rozpoznávání ruskojazyčných textů. Některé zdroje jsou zcela zdarma, ale nejčastěji mají určitá omezení velikosti obrázků a počtu materiálů rozpoznávaných v pevně stanoveném časovém období. Jiné vyžadují poplatek za stránku – čistě symbolický ve srovnání s náklady na offline OCR systémy, z nichž většina je určena pro firemní uživatele.

Bohužel většina námi testovaných zdrojů si neporadila s rozpoznáváním ruskojazyčného textu, a to ani těch, které byly z hlediska výchozí kvality materiálů ideální. Jako „ideální“ dokument jsme pořídili obyčejný screenshot s textem a pro roli materiálu, který je těžko rozpoznatelný, jsme zvolili průměrný naskenovaný obrázek (dokument byl naskenován pod úhlem a obsahoval hodně „odpadu“) - obr. . 5.

Rýže. 5. Zdrojové dokumenty

Poté, co jsme prošli více než tuctem online služeb, jsme se shodli pouze na třech zdrojích: Ocr Terminal (https://ocrterminal.com/), Online OCR (http://www.onlineocr.net/) a FineReader Online (http: //finereader. abbyyonline.com/en). První z těchto služeb podporuje 20 jazyků a umožňuje vám rozpoznat až 20 stránek za měsíc zdarma – pokud potřebujete více, budete muset zaplatit od 4 do 9 centů za stránku (v závislosti na celkovém počtu stránek) . Služba Online OCR rozumí 32 jazykům, je zcela zdarma a umožňuje rozpoznat až 15 dokumentů za hodinu. FineReader Online podporuje 37 rozpoznávacích jazyků, ale pouze tři stránky mohou být rozpoznány zdarma. Všechny následující stránky jsou zakoupeny; sazby jsou určeny celkovým počtem stran (20 stran - 3 $, 50 stran - 5 $ atd.).

Technologie rozpoznávání textu prostřednictvím online služeb OCR teoreticky nezpůsobuje žádné potíže: je třeba nahrát zdrojový soubor, vybrat jazyk a formát pro uložení dokumentu a spustit proces rozpoznávání (obr. 6).

Rýže. 6. Rozpoznávání dokumentů pomocí FineReader Online

Všechny tři jmenované služby si dobře (a celkově rovnocenně) poradily s rozpoznáním screenshotu s textem (obr. 7), ale pouze první dvě z nich dokázaly víceméně správně rozpoznat složitý dokument (obr. 8), zatímco výsledky FineReader Online se ukázaly jako neuspokojivé (obr. 9).

Rýže. 7. Výsledek rozpoznávání prostého textu ve FineReader Online

Rýže. 8. Výsledek komplexního rozpoznávání textu prostřednictvím terminálu Ocr

Rýže. 9. Výsledek komplexního rozpoznávání textu pomocí FineReader Online

Pro spravedlnost je třeba poznamenat, že uživatelé již zmíněné online služby Google Docs mají nově možnost optického rozpoznání souborů nahraných do služby. Grafické soubory (JPG, PNG a GIF) a dokumenty PDF lze rozpoznat. Podpora pro ruskojazyčné dokumenty byla již dnes implementována, ale kvalita rozpoznávání stále zůstává nedostatečná (obr. 10).

Rýže. 10. Výsledek rozpoznání jednoduchého dokumentu prostřednictvím služby Dokumenty Google

Převod dokumentů PDF do formátů Word a Excel

Často při přípravě materiálů musíte použít data z dokumentů PDF. Bohužel, při kopírování fragmentů z takových dokumentů přes schránku mají uživatelé zaručenu další práci při převedení zkopírovaných fragmentů do božské podoby, protože formátování původního dokumentu PDF je ztraceno.

Proto je mnohem rozumnější nejprve zpracovat soubor ve formátu PDF speciálním konvertorem, zejména online, a jako výstup získat kompletně čitelný dokument ve formátu MS Word nebo MS Excel. Příklady takových online nástrojů zahrnují PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) a Zamzar.com (http://www.zamzar .com/ ). S jejich pomocí je takový převod snadný jako loupání hrušek (obr. 11) – stačí do služby nahrát soubor PDF, o který máte zájem, vybrat požadovaný formát, uvést svou e-mailovou adresu a spustit proces převodu. Poté, během několika minut, uživatel obdrží e-mailovou zprávu s převedeným dokumentem nebo odkazem na něj (možnost závisí na službě).

Rýže. 11. Převeďte dokument PDF pomocí služby PDFConverter

PDFConverter umí převádět dokumenty PDF do formátů DOC, RTF a XLS a výsledky převodu jsou prostě dokonalé (obr. 12) – žádné obdélníkové bloky s oddělenými fragmenty textu (což se často stává po práci řady převaděčových programů) a dokonce i tabulky jsou upravitelné.

Rýže. 12. Dokument ve formátu DOC získaný pomocí služby PDFConverter

Pdftoword.com umí převádět dokumenty PDF do formátů DOC nebo RTF, přičemž textové bloky rozpoznává velmi správně, ale převádí tabulky na obrázky, což znemožňuje v budoucnu upravovat tabulkové informace.

Službu Zamzar.com lze použít nejen pro převod souborů PDF do formátů DOC nebo RTF, ale také pro jiné směry převodu (řekněme obrázky a hudbu z jednoho formátu do druhého) a podporuje dávkové zpracování dat. Výsledné dokumenty Wordu ze souborů PDF však nejsou tak kvalitní (jako v PDFConverter), protože mohou (i když v žádném případě ne vždy) obsahovat obdélníkové bloky dat. Navíc při zpracování dokumentů ve službě Zamzar.com jsou tabulky vnímány jako text doplněný grafikou - v důsledku toho se stanou neupravitelnými, ačkoli vzhled tabulek je zcela správný a zobrazují se sloupce s hodnotami bez jakýchkoliv posunů (obr. 13).

Rýže. 13. Pohled na dokument MS Word vytvořený službou Zamzar.com

Rychlé srovnání dokumentů

Často musíte v procesu práce porovnávat různé verze dokumentů mezi sebou kvůli změnám - například původní a upravené verze materiálů připravených ve Wordu, pracovní a aktualizované verze ceníků se změněnými cenami v Excelu, různé verze textových dokumentů (zejména programový kód) atd. .P. Ruční porovnávání dokumentů je zdlouhavý a zdlouhavý proces a vždy existuje šance, že při prohlížení nezaznamenáte rozdíly v některých důležitých údajích.

Pro rychlé vyřešení problému se můžete obrátit na specializované služby rychlého porovnávání, které umožňují porovnat dva bloky textu přímo v internetovém prohlížeči. Pokud mluvíme o identifikaci rozdílů v textech dokumentů v anglickém jazyce, vystačí si s jakoukoli službou - s ruskojazyčnými texty (kvůli problémům s kódováním) a tabulkami (kvůli neúspěšnému zobrazení konečných dat) je to obtížnější. Po prozkoumání mnoha relevantních zdrojů jsme se rozhodli pro tři: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http://www.textdiff.com/) a Quick Diff (http://www .quickdiff .com/), se kterým můžete porovnávat textové úryvky, tabulky a programový kód.

Pro porovnání dvou fragmentů pomocí uvedených služeb je stačí zkopírovat do odpovídajících oken a poté spustit proces porovnání, po kterém budou vybrány různé (včetně těch, které v jednom z dokumentů chybí) textové fragmenty v porovnávaných dokumentech. . V případě Text-Compare jsou oba zdrojové fragmenty po dokončení operace opět zobrazeny na obrazovce a odlišující se prvky v nich jsou barevně zvýrazněny (obr. 14), zatímco tabulky (obr. 15) a kód programu navíc označte čáry rozdíly.

Rýže. 14. Porovnání textu pomocí služby Text-Compare

Rýže. 15. Porovnání tabulek pomocí služby Text-Compare

Výsledky zobrazení porovnávacího procesu prostřednictvím služby TextDiff vypadají jinak: zobrazí se pouze jeden výsledný fragment, ve kterém je text, který se objevil ve druhém fragmentu (tj. chybí v prvním), zvýrazněn zeleně a smazaný text je zvýrazněno červeně. Při porovnávání textových bloků to bude pohodlné (obr. 16), v případě malých fragmentů tabulek to bude přijatelné (obr. 17), ale použití tohoto zdroje pro porovnávání velkých tabulek je stěží oprávněné, protože nalezené rozdíly se zobrazují řádek po řádku v textovém formátu (bez čísel řádků) a sloupce zůstávají viditelné).

Rýže. 16. Porovnání textů pomocí služby TextDiff

Rýže. 17. Porovnání tabulek pomocí služby TextDiff

Princip prezentace výsledků v Quick Diff je úplně stejný jako v TextDiff, až na to, že data odebraná z druhého fragmentu se nejen zobrazí jinou barvou, ale také přeškrtnou (obr. 18). Zároveň se k potížím s porovnáváním velkých tabulek (způsobených řádkovým zobrazováním údajů) přidává ještě jeden problém – nesprávné rozpoznání azbuky.

Rýže. 18. Porovnání programového kódu prostřednictvím služby Quick Diff

Službu Text-Compare lze tedy bez omezení používat k porovnávání textů, tabulek a programového kódu. Služby TextDiff a Quick Diff dokonale porovnávají texty (v případě Quick Diff ne v ruštině) a programový kód a lze je použít k porovnání malých fragmentů tabulek.

Abychom byli spravedliví, nutno podotknout, že služba Google Docs teoreticky umožňuje identifikovat i rozdíly v textech – porovnáním verzí dokumentů (menu Soubor -> Viz Historie revizí). To je však nepohodlné pro porovnávání dokumentů, protože odpovídající funkce není určena pro srovnání, ale pro návrat k předchozí verzi dokumentu.

Překlad textových fragmentů

V dnešní době není neobvyklé vyřizovat dokumenty v cizích jazycích. Pokud mluvíme o malých fragmentech textu, pak není nutné instalovat solidní systém strojového překladu - je snazší používat služby online překladatele, zejména proto, že takových překladatelů je dnes na webu poměrně hodně.

Mezi ně patří překladatelská služba Google Translate (http://translate.google.com/), systém strojového překladu Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), online překladač PROMT Translate.Ru (http: //www.translate.ru/) atd. Chcete-li přeložit text v těchto systémech, musíte zkopírovat zdrojový text do příslušného okna, nastavit směr překladu a spustit proces. Poté (obvykle v blízkém okně) se zobrazí přeložený text (obr. 19).

Rýže. 19. Přeložte text pomocí Překladače Google

Upozorňujeme, že online služby mohou mít omezení na objem přeložených fragmentů – například v online překladači PROMT je povoleno překládat texty o maximální délce 3 tisíc znaků najednou, včetně mezer a znaků na konci odstavců (nebo 10 tis. pro registrované uživatele - registrace je zdarma).

Kromě toho je zde ještě jedna nuance - výsledky strojového překladu zpravidla nelze použít okamžitě (přesto je překlad daleko od ideálu). Z toho vyplývá, že je třeba poměrně pečlivě porovnávat zdrojové a přeložené texty, a to je možné pouze u relativně malých fragmentů, protože velikosti oken s texty v internetovém prohlížeči jsou omezené.

Vytvářejte grafy a diagramy

Gliffy je služba pro vytváření všech druhů diagramů a diagramů: organizační a obchodní diagramy, plány, diagramy počítačových sítí a telekomunikací, vývojové diagramy, harmonogramy projektů atd. Takové diagramy jsou vytvářeny od začátku nebo na základě vestavěných (obr. 20) nebo nezávisle vytvořených šablon z prázdných objektů vizuálním návrhem (obr. 21). Hotové dokumenty se ukládají na server nebo exportují do grafických obrazových formátů (JPG, PNG a SVG) s následným uložením na počítač uživatele. Je možné exportovat do formátu MS Visio a tisknout s přizpůsobením diagramu na jeden list nebo rozdělením na několik listů. Diagramy mohou být veřejné i soukromé, je možné organizovat společnou práci na diagramech více uživatelů.

Rýže. 20. Výběr šablony organizačního diagramu na Gliffy

Rýže. 21. Vizuální konstrukce diagramu v prostředí Gliffy

Velikost poskytovaného prostoru na službě Gliffy a počet vytvořených grafů závisí na zvoleném tarifu. Bezplatný základní plán poskytuje 2 MB prostoru a umožňuje vytvořit pouze pět veřejných diagramů. Komerční prémiový plán (5 $/měsíc) má neomezený prostor a diagramy (veřejné i soukromé).

Služba DiagramAnywhere je také určena k vytváření vývojových diagramů, organizačních diagramů, diagramů počítačových sítí a dalších typů diagramů, plánů a diagramů od začátku nebo na základě šablon (obr. 22). Princip jejich konstrukce je stejný jako u služby Gliffy, s výjimkou jedné nuance: požadovaná šablona grafu bude muset být nejprve zkopírována do vašeho účtu. Hotové dokumenty jsou uloženy na serveru, vytištěny a/nebo exportovány do grafických obrazových formátů (JPG, PNG, TIFF a GIF) nebo do formátu PDF a uloženy na počítači uživatele. Diagramy vytvořené na službě DiagramAnywhere mohou být soukromé (pak jsou dostupné pouze autorovi) nebo veřejné (ostatní uživatelé je uvidí prostřednictvím odkazů). Je možné zkopírovat HTML kód do diagramu a vložit jej do blogu, fóra nebo webové stránky.

Rýže. 22. Vytvořte diagram ze šablony pomocí služby DiagramAnywhere

Služba DiagramAnywhere má dva plány: bezplatné demo zdarma (na 30 dní) a komerční prémiové (30 $ ročně). V případě bezplatného tarifu je velikost poskytovaného prostoru omezena na 10 MB a je povoleno vytvářet pouze tři diagramy (veřejné nebo soukromé). Plán Premium vám umožňuje zabrat až 1 GB místa pro vaše dokumenty a vytvářet neomezený počet diagramů (veřejných i soukromých).

Rozhodli jsme se poslat hromadnou zpětnou vazbu o konferenci organizátorům TechEd Russia 2012. Dnes budu mluvit o tom, jak jsme na něm zorganizovali spolupráci pomocí OneDrive.

Počáteční diskuse byla samozřejmě v e-mailu. Jakmile všichni promluvili, zkompiloval jsem veškerou zpětnou vazbu do dokumentu aplikace Word a nahrál jsem ji na OneDrive. Nyní bylo nutné dát kolegům možnost si dokument prohlédnout a provést v něm změny.

Poznámka. Tento článek byl napsán předtím, než byl SkyDrive přejmenován na OneDrive, odtud starý název na snímcích obrazovky.

Dnes na programu

Sdílení souborů a složek OneDrive

Ve OneDrive jsou přístupová oprávnění k souborům regulována na úrovni složek a souborů. Když složku zveřejníte nebo udělíte oprávnění konkrétním osobám, tato nastavení se vztahují také na všechny podsložky a soubory, pokud jim neudělíte jiná oprávnění.

Nahrál jsem soubor do své osobní složky a pokračoval v udělování práv k němu svým kolegům.

Obecně ve sloupci "Sdílení" vidíte, kdy byla změněna práva k souboru nebo složce. V zásadě existují tři možnosti udělení přístupu ke cloudovému úložišti Microsoftu a začnu tou nejjednodušší.

Vytvořte odkaz na soubor

Z obrázku níže je zřejmé, že dokument bude moci zobrazit nebo upravit kterýkoli vlastník odkazu. Méně zřejmé je, že chcete-li složku nebo soubor zveřejnit, musíte vytvořit odkaz (nazývaný „Sdílet“).

Veřejný přístup, stejně jako přístup pomocí odkazu s právy na úpravy, lze samozřejmě kdykoli ukončit. Navíc, když znovu vytvoříte odkaz pro úpravy, adresa URL bude mít jiný klíč.

Odeslání e-mailové zprávy

Tato možnost je zajímavější, protože existuje možnost vyžadovat autorizaci pomocí účtu Microsoft. A to je jediná možnost, která umožňuje poskytnout přístup k souboru pouze určitým osobám.

Vaši příjemci obdrží e-mail z účtu, pomocí kterého jste přihlášeni do OneDrivu (tj. nemůžete odesílat e-maily z vlastní adresy). V tomto případě je také vytvořen odkaz, ale požadavek na přihlášení ke službě omezuje přístup k souboru nebo složce příjemcům dopisu. Příjemci dopisu si samozřejmě mohou soubor stáhnout a přenést komukoli jiným způsobem.

Zajímavé je, že v případě, kdy je propojeno více účtů, je oprávnění uděleno pouze účtu, ze kterého byl přístup proveden poprvé. Mimochodem, když s vámi někdo sdílí soubor, můžete k němu přejít ze sekce Sdílené v levém podokně OneDrive.

Správa přístupových práv

Artem se účastnil naší korespondence a házel dobrá témata pro zpětnou vazbu. Není však MVP, takže práva na úpravu souboru nepotřeboval. Po odeslání dopisu jsem opravil přístupová práva, která se spravují v pravém panelu.

Na obrázku vidíte, že Arťom může dokument pouze prohlížet, zatímco všichni ostatní jej mohou upravovat v lokální aplikaci Word nebo přímo na OneDrive pomocí Word Web App. Zde můžete také odepřít přístup jakékoli osobě nebo všem vlastníkům odkazu k zobrazení nebo úpravě souboru.

Spolupracujte na dokumentech Office

Důležité! Otevírejte soubory z kancelářských programů přímo z OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), a ne ze synchronizované složky na místním disku. V opačném případě, pokud pracuje více lidí současně, dojde ke konfliktu, jehož výsledkem budou kopie aktualizovaných souborů s názvem PC v názvu.

Přímo v prohlížeči můžete otevírat a pracovat se soubory Word, Excel, PowerPoint a OneNote v místních aplikacích Microsoft Office i v jejich webových verzích. V obou případech je podporována společná práce na dokumentu více lidí. Maximální počet simultánních editorů není nikde uveden, ale úspěšně pracovalo osm lidí (děkujeme Oksaně za kontrolu).

Ve OneDrive to funguje velmi pohodlně! Otevřel jsem naši recenzi ve Wordu 2013 a začal upravovat první odstavec.

Odstavec byl okamžitě uzamčen, aby někdo jiný nemohl náhodně provést překrývající se změny v mém úryvku. Oksana, která své úpravy prováděla ve stejnou dobu jako já, to viděla ve webové aplikaci (preferuje anglické rozhraní).

Zde bych vás chtěl upozornit na několik bodů.

  1. Jasně ukazuje, který odstavec upravuji (moje jméno se zobrazí při najetí myší).
  2. Tento odstavec je skutečně chráněn před cizími úpravami. Nyní je v něm nastaven kurzor a obrázek ukazuje, že všechny možnosti formátování jsou na pásu karet zablokovány.
  3. Můžete vidět seznam všech lidí, kteří právě upravují.
  4. Je známo, že dokument již někdo změnil, tzn. po aktualizaci můžete vidět jejich úpravy (bohužel žádná synchronizace v reálném čase).

OneDrive vám umožní zjistit, kdo naposledy upravoval dokument.

Zajímavější je ale něco jiného – OneDrive automaticky sleduje verze dokumentů. Do historie verzí se dostanete z kontextové nabídky nebo z horní nabídky „Spravovat“ (na obrázku výše je kvůli malé velikosti okna skrytá za třemi tečkami).

Zde můžete obnovit nebo stáhnout kteroukoli z předchozích verzí. Podle mých informací je na OneDrive uloženo až 25 verzí dokumentu. Verze se však vytvářejí pouze při úpravách souborů. Pokud nahrajete nový soubor se stejným názvem a přepíšete ten starý, historie verzí se neuloží.

Anketa a diskuze

Jak můžete vidět, správa práv ve OneDrive je velmi jednoduchá, i když některé body nejsou zcela zřejmé. A můžete vytvářet a upravovat dokumenty aplikace Word, sešity Excel, prezentace PowerPoint a poznámky OneNotu, aniž byste opustili prohlížeč. Webové verze aplikací Office samozřejmě nemají všechny funkce svých protějšků Office, ale pro mnoho uživatelů jsou více než dostačující.

Se soubory Office můžete pracovat jednotlivě a společně s využitím alespoň 7 GB místa na osobním disku. Ach ano, vše je zcela zdarma ;)

Ukládáte soubory a dokumenty v cloudu? Podělte se o některé ze svých oblíbených funkcí cloudového úložiště v komentářích!

Jak určíte verzi dokumentu? Máte v názvu soubory obsahující všechny varianty slova "final"? No, například text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Vypadá to trochu absurdně, ale pokud budete postupovat podle dokumentů ve vašem systému, najdete poměrně dost „ocasatých“ jmen. Zvláště pokud je soubor upravován více autory. Například text smlouvy lze upravovat téměř donekonečna, stačí tomu dát volný průběh. Výsledkem je, že nashromáždíte tucet verzí, z nichž každá je označena rostoucím koncem poznámek – zde jsou data úprav a iniciály účastníků a svátostné „konečné“ a „poslední“.

Je jasné, že se to musí nějak řešit. A přenést práci s dokumenty do systému, který bude srozumitelný všem. Základní požadavky na objednávku jsou jednoduché:

  1. Značení musí být jasné všem účastníkům.
  2. Všechny (důležité) verze dokumentů by měly být uchovány.
  3. Dokumenty by měly patřit k projektům a ne ležet na společné hromadě.
  4. Přístup k dokumentům by měl být kontrolován.
  5. Není to nutné, ale je vhodné mít nástroje pro spolupráci na dokumentu.

Nebudeme diskutovat o offline způsobech správy dokumentů. Samozřejmě si můžete napsat pravidla pro pojmenovávání dokumentů a posílat soubory Wordu a Excelu poštou. To povede k nárůstu pracovních složek pro každého účastníka procesu a časem - k neustálému sladění toho, kdo aktuálně upravuje který dock.

Proto se vznesme do oblak – právě tam se nyní děje to nejzajímavější.

1. Disk Google

Big Brother nám poskytuje téměř dokonalý nástroj pro správu dokumentů.

  1. Dokumenty Google nejsou jen online editor dokumentů, jsou zde uloženy staré verze, doky můžete komentovat a upravovat „na tři ruce“.
  2. Tabulky Google jsou tabulky pro výpočty a dobré účetní funkce.
  3. Samotný Disk Google je nástroj pro správu doku, můžete uspořádat jedinou strukturu pro ukládání dokumentů, jasně přiřadit přístup ke každé složce.

Výhody Disku Google

  1. Jsou zřejmé. Toto je cloud se všemi jeho výhodami.

Mínusy

  1. Účetní systém - vnořování složek, přístup k souborům a kontrolní desku - si budete muset vytvořit sami.
  2. Ne každému vyhovuje používání takto otevřené platformy – vždyť tohle je celý Google, indexuje vše, co se hýbe, a my jsme to neplatili za soukromí.

Vezměte prosím na vědomí: téměř každý seberespektující systém má integraci s dokumenty Google - to uvidíte dále v recenzi. A to je rozumné - je ekonomičtější používat funkční funkci, než vynakládat úsilí na vytvoření vlastního analogu.

Chceme vás však varovat: důvěrné a komerční informace, hesla a další důležité informace je lepší ukládat tam, kde je přístup přísněji regulován.

2. Trello

Virtuální nástěnka se seznamem úkolů a projektů. Nástěnky lze nazývat, jak chcete - a vizuálně vidět proces plnění úkolů. Ke každému úkolu můžete připojit dokumenty: z počítače, Disku Google, Dropboxu atd. Zajímavé je, že v Trello Business Class můžete připojovat nejen dokumenty, ale také žádosti o stažení GitHubu, konverzace Slack a potenciální zákazníky ze Salesforce. Pro spolupráci můžete použít balíček Trello + Dokumenty Google: připojte soubory Dokumentů Google, které lze otevřít na disku a upravovat tam – zanechejte nové komentáře atd.

Výhody řešení:

  1. Trello je velmi snadný systém na naučení. Za hodinu se s tím dokážou vypořádat lidé, kteří taková řešení nikdy nepoužili.
  2. Úkoly a postup jejich realizace jsou jasně viditelné jako na korkové nástěnce. Design je pohodlný a moderní, nic víc.

mínusy:

  1. Neexistuje žádný nástroj pro spolupráci s dokumenty. Tito. buď používáte Dokumenty Google, nebo každý nahraje svou vlastní verzi. Ano, všechny dokumenty se stejně shromáždí v jednom úkolu a o nic nepřijdete. Pokud ale potřebujete serióznější automatizaci, pak Trello není tou nejlepší volbou.
  2. Pokud je projektů a úkolů opravdu mnoho, může být Trello kvůli zvláštnostem struktury matoucí. Neustálé přepínání mezi deskami není příliš pohodlné.

3. Pracovní sekce

Online systém řízení projektů s možností evidence financí. V každé úloze můžete přidávat různé typy souborů – a pak je znovu upravovat pomocí Googlu. Nebo stáhněte a znovu nahrajte.

Zdroj: worksection.com

Ke každému souboru můžete udělat popis, vybrat štítky (např. potřeba revize, urgent! atd.), omezit přístup – tzn. zviditelnit soubor pouze pro určité uživatele. Pokud vytvoříte úkol nebo komentář s omezenou viditelností, ne pro všechny, pak tam připojené soubory automaticky získají stejná nastavení soukromí.

Všechny soubory projektu lze třídit podle různých kritérií: typ, datum, úkoly, velikost, název. Můžete zobrazit pouze soubory, které se týkají nevyřízených úkolů, nebo můžete zobrazit všechny.

Můžete také mazat, stahovat, přiřazovat tagy skupině souborů pouhým zvýrazněním v sekci.

Nové verze dokumentů lze nahrát do starých – stačí na starý soubor najet myší a kliknout na ikonu nalevo od něj. Nový dokument se načte a zaujme nejvyšší pozici v seznamu. V tomto případě zůstane zachována i stará verze.

Zdroj: worksection.com

Vlastností řešení je, že v pokročilém tarifu si můžete připojit vlastní FTP úložiště. Pak nebudou na stahování souborů žádná omezení.

Výhody řešení:

  1. Worksection je moderní systém s rozsáhlými možnostmi správy projektů a souborů. Ve skutečnosti máte k dispozici všechny funkce pro pohodlnou spolupráci.
  2. Samostatně poznamenávám výpočet nákladů - pokud určíte náklady na hodinu práce specialisty, můžete vidět náklady na každý jednotlivý úkol.
  3. Pohodlné rozhraní, možnost nastavení termínu pro celý projekt, nejen pro úkoly. Jasně viditelné % stráveného času, pohodlné ovládání.

mínusy:

  1. V bezplatné verzi máte pouze 2 aktivní projekty a 50 MB místa na disku pro soubory. 10 GB je již součástí firemního plánu za cenu 49 USD měsíčně. Zároveň je také limit na aktivní projekty – 50 kusů. Zdá se nám, že i pro průměrnou firmu je 50 projektů a 10 GB málo. Premium stojí 99 dolarů, ale i tam jsou aktivní projekty omezeny na 100.

4. Megaplán

Megaplan má samostatný modul „Dokumenty“, který umožňuje ukládat soubory s různou úrovní vnoření. U každého dokumentu lze nastavit viditelnost – otevřený přístup pouze určitým zaměstnancům.

Při úpravě nové verze souboru je přípustné načíst starou jako verzi. Zaměstnanci se mohou přihlásit k odběru upozornění na stažení nové verze – mailem, SMS, v informátorské lince, každý si to definuje sám v nastavení.

Zdroj: help.megaplan.ru

Textové dokumenty lze vytvářet přímo v Megaplanu. Prohlížet a upravovat je ale bude možné i pouze v Megaplanu, v jiném formátu si je stáhnout nelze.

Program také poskytuje šablony pro standardní dokumenty.

Zdroj: help.megaplan.ru

Výhody Megaplanu:

  1. Pohodlné a poměrně jednoduché rozhraní.
  2. Možnost práce zdarma pro 10 uživatelů včetně práce s dokumenty.

Nevýhody Megaplanu:

  1. Není zde plnohodnotná možnost vytvářet různé typy dokumentů přímo v systému.
  2. Náklady na tarif pouze pro 10 uživatelů jsou poměrně vysoké - asi 250 $ za „all inclusive“.

5. Bitrix24

Jedná se o kompletní řešení s CRM systémem pro podnikání, kde jsou promyšlené všechny možnosti sdílení a úpravy dokumentů. Ke každému úkolu a komentáři můžete připojit soubory – z počítače nebo z libovolného diskového úložiště a také okamžitě vytvářet nové soubory v Dokumentech Google nebo Microsoft Office Online.

Online spoluautorství dokumentu je k dispozici na adrese . Pokud upravujete nahraný dokument prostřednictvím Dokumentů Google, můžete jej připojit ke komentáři a zobrazí se řádek oznamující, že uživatel nahrál novou verzi dokumentu. V Bitrix24 je implementováno chytré vyhledávání - je snadné vyhledávat všechny dokumenty podle názvu nebo projektu, zobrazují se nápovědy.

Soubory související s každým projektem lze třídit podle data, názvu, velikosti. Soukromí se nastavuje také podle nastavení složky projektu, kde je dokument uložen. Úpravám můžete zabránit všichni kromě autora vydání.

Čip Bitrix24 - katalog aplikací. Můžete si například zdarma nainstalovat "Document Designer", který vám pomůže vytvořit standardní soubory ve formátech .docx, .pdf. Šablony se snadno upravují, lze je posílat e-mailem, vést protokol o uložených dokumentech.

V Bitrix24 je ke každému úkolu připojen odkaz na dokument, který mohou uživatelé společně upravovat, komentovat a diskutovat v rámci úkolu. Nejjednodušší způsob je ukládat dokumenty na systémovou jednotku. Pokud z nějakého důvodu nejste spokojeni s Bitrix24.Disk, můžete místo toho použít jakékoli jiné cloudové úložiště. Ale to není vhodné pro každého a ne vždy.

Výhody Bitrix24

  1. Téměř všechny funkce (kromě blokování dokumentů a deaktivace veřejných odkazů na ně) jsou dostupné v bezplatné verzi komplexního řešení. K dispozici je také 5 GB cloudového úložiště. A za 199 $ (nejvyšší tarif) získáte neomezený objem. Plus úspora za licencované kancelářské programy.
  2. Velký výběr aplikací pro optimalizaci práce s dokumenty.
  3. Podpora verzí dokumentu a upozornění na nové stahování.
  4. Široká funkčnost – v jednom řešení získáte vše, co potřebujete pro elektronickou správu dokumentů.

Nevýhody řešení:

  1. Nastavení ochrany osobních údajů souboru se nastavuje prostřednictvím skupiny nebo úkolu, ke kterému je přidružen, soubor nemůže být pro určité uživatele zviditelněn nebo neviditelný pouhým označením.
  2. Neexistuje žádná funkce pro přidání krátkého popisu do souboru.

Shrnutí

Pokud máte málo projektů a účastníků a požadavky na dokumenty nejsou příliš složité, můžete zvolit nejjednodušší řešení – například Trello a podobně. Pro jednoduchou práci s úkoly to úplně stačí – každý si přiloží potřebné soubory a případně je nahradí.

Pokud jde o plnohodnotnou spolupráci a online koordinaci, je třeba uvažovat o komplexních řešeních – jako jsou podobné řídicí systémy. Všechny jejich schopnosti musí být analyzovány a porovnány a poté vybrány na základě funkcí, které potřebujete.

A pár tipů - které se budou hodit při práci v jakémkoli systému:

  • I když používáte složitý systém, který „vše organizuje sám“, ujistěte se, že dokumenty a úkoly jsou pojmenovány podle stejných pravidel. Usnadní to navigaci v projektech.
  • Share access - pracovní dokumenty by měly být uloženy v interních skupinách a klient by měl dostat prázdný dokument bez komentářů a úprav.
  • životní hack: Pokud používáte Word v režimu úprav, nezapomeňte před odesláním souboru přejít na Review a přijmout všechny opravy. V opačném případě si klient může všimnout, jak jste několikrát změnili podmínky nebo cenu.
  • správa systému,
  • Datové úložiště

    • "Corporation of Evil" (vtip) ovládá výklenek společné práce s dokumenty na druhé desetiletí. Vše začalo ranými verzemi SharePointu, při jejichž zmínce se zkušenější kočky okamžitě rozpláčou - bylo to příliš specifické jak z hlediska nastavení, tak možností v těch vzdálených letech MS SP. Dobře, už si neubližujme vzpomínkami na to nemotorné monstrum...

    Ale vytrvalost od Microsoftu neobstojí – celou tu dobu se pracovalo na zlepšení situace a na několika frontách najednou. V důsledku toho nyní můžeme mluvit o zavedené infrastruktuře pro spolupráci na dokumentech, kterou Microsoft nabízí. Rozlišuje dvě třídy softwaru:

    1. Prostředky kolektivního přístupu k dokumentům, včetně katalogizace, správy verzí, distribuce práv a podobných funkcí serveru. Tyto nástroje se zase dělí na cloudové (OneDrive, SharePoint Online) a on-premise, tedy nasazené v infrastruktuře samotného zákazníka – serveru SharePoint 2016.
    2. Nástroje pro úpravu dokumentů. Patří mezi ně: desktopová rodina Microsoft Office (v poslední době také značně přepracovaná), čerstvě vytvořené mobilní verze Office, původně zaměřené na spolupráci s dokumenty, a jako třešnička na dortu vlastní implementace online úprav dokumentů aplikací Office Online. server (některý dříve známý pod názvem Office Web Apps).
    Celá tato nádhera pravděpodobně nedělá z Microsoftu „zabijáka Dokumentů Google“ (v tomto případě novináři, kteří přicházejí s takovými titulky zpráv, jsou pravděpodobně zabijáky našeho mozku), ale poskytuje dobrou alternativu pro spotřebitele. To platí zejména pro firemní klienty, kteří zaprvé již mají infrastrukturu od MS (AD, Exchange, Skype for Business), zadruhé je potřeba mít všechny informace nebo jejich část pod kontrolou, tedy na svých vlastní servery. Pro tyto zákazníky jsou nové možnosti spolupráce s dokumenty společnosti Microsoft obzvláště přitažlivé.

    Výsledkem bylo, že jsme měli nápad říct jak o těchto funkcích, tak o tom, jak nainstalovat a nakonfigurovat celou tuto hospodárnost. Zkusme se dostat ke srovnání s alternativními službami. Protože je jasné, že tak dlouhé čtení se píše dlouho a ne každý to dokáže přečíst, rozhodli jsme se to rozdělit do více článků. Tento je první. A v něm dále projdeme funkcemi a funkcemi, které má každý z produktů Microsoftu, který poskytuje společnou úpravu dokumentů: Office Online, MS Office na desktopech a je to i na mobilních zařízeních. Hned vás varuji – bude se hodně věnovat detailům a přežvykování drobných rysů, netrpělivý čtenář si hned může přečíst „závěry“ na konci poznámky, na zbytek – jdeme na to.

    kancelář online

    Office Online Server je poměrně zajímavá aplikace, kterou zatím ne každý dobře zná. Za prvé je to příležitost snížit počet licencí a instalací MS Office. Za druhé, rozšíření možnosti přístupu k dokumentu a jeho úprav, zhruba řečeno – potřebujete pouze prohlížeč. Zatřetí, je to dosud nejlepší spolupráce společnosti Microsoft. Podívejme se, o čem mluvím.
    Word Online

    Úpravu dokumentu v Office Online může provádět více uživatelů současně, přičemž změny a uživatelské jméno editoru se okamžitě zobrazí ostatním spolupracovníkům. Uživatelé mohou upravovat stejnou část textu současně, nedochází k blokování po odstavcích.

    Excel online

    V Excelu Online budou změny v buňce viditelné pouze pro ostatní spolupracovníky, když se první spolupracovník přesune do další buňky. Zároveň nejsou buňky blokovány a změny může provádět několik uživatelů najednou.

    PowerPoint online

    PowerPoint Online umožňuje pracovat na stejném snímku ve stejnou dobu, ale je lepší pracovat na různých prvcích, jinak uživatelé nevidí vzájemné změny v reálném čase.

    Desktopová verze Office

    Zkušenost ze spolupráce na dokumentech prostřednictvím Office Online je příjemným zážitkem, pokud jde o úpravy textu bez nutnosti výrazných změn formátování. Pokud chcete vkládat grafy, inteligentní umění, obsahy, makra, formátovat tabulky, používat vzorce atd. zde musíte použít desktopovou verzi programů. O rozdílu mezi funkčností desktopové verze a online můžete napsat samostatný článek. Zde se podíváme na rozdíly související se spoluprací.
    MS Word
    Při úpravách v desktopové verzi programu je blokován odstavec, na kterém pracuje jiný uživatel.

    Provedené změny budou viditelné pro ostatní spoluautory až poté, co je uloží autor a dokument aktualizují ostatní uživatelé.

    Uložení-aktualizace je spojena v tlačítku Uložit (Ctrl+S) Přítomnost aktualizací je signalizována ikonou u jména autora.

    MS Excel
    V případě Excelu neexistuje možnost současně pracovat na dokumentu. Je nám nabídnuto přejít buď na online verzi -

    Nebo se postavte do řady

    MS PowerPoint
    Naproti tomu v PowerPointu není žádný zámek nebo označení prvku, na kterém pracuje jiný uživatel. Skutečnost, že na stejné prezentaci pracuje někdo jiný, můžete pochopit pouze prostřednictvím panelu Sdílet.

    Přítomnost aktualizací je signalizována nenápadným stavem Updates Available. Stav se objeví až po uložení změn autorem, samotné změny se objeví po aktualizaci dokumentu pomocí Uložit (Ctrl + S).

    Mobilní zařízení

    Aplikace Microsoft Word a aplikace Microsoft PowerPoint
    Při práci na Androidu není odstavec nebo prvek, na kterém uživatel pracuje, blokován a je s ním možná současná práce, ale ostatním spolupracovníkům se nic nezvýrazní, Úpravy se zobrazují bez dalších akcí s mírným zpožděním. Skutečnost, že na stejném prvku pracuje někdo jiný, je vidět v nabídce "Sdílet".

    V případě iPhonu se po provedení změn zobrazí zpráva o aktualizaci s návrhem Použít/Zrušit.

    Bylo by zajímavé to otestovat na Windows Phone s Windows 10. Ve firmě ale takové nebyly.

    Aplikace Microsoft Excel
    Spolupráce v reálném čase v aplikaci Excel není podporována.

    závěry

    Obecně platí, že funkce spoluvytváření dokumentů společnosti Microsoft je vyspělá, i když různé komponenty ji implementují odlišně. Samotný proces společné úpravy se nejlépe implementuje v Office Online – to je skutečná spolupráce. Do seznamu věcí, na které se můžete dívat navždy, přidám vlajky se jmény kolegů pohybujících se po obrazovce a dokument, který se postupně sám vyplňuje. Ale bohužel pro plnohodnotnou editační funkcionalitu jako takovou se stejně budete muset obracet na desktopové verze programů, které ještě mají a potřebují tlačítko pro uložení a proces spolupráce není tak pohodlně implementován (nejvíc trpí Excel, kde vše je stejný). zůstal na úrovni check-in-checkout).

    V další poznámce popíšeme, jak implementovat proces nasazení komponenty pro sdílení on-premise v podnikové infrastruktuře. Farma SharePoint 2016, Office Online Server, publikování – to je vše. Nevypínejte.

    S pozdravem tým Servilon

    Štítky:

    • SharePoint
    • kancelář online
    • týmová práce
    Přidat štítky

    2017. Google Docs potěšil fanoušky společných úprav

    Online editor Dokumentů Google se ve skutečnosti zpočátku zaměřoval na společnou úpravu dokumentů v reálném čase. Někdy se ale stane, že potřebujete spolupracovat na dokumentu asynchronně. A tehdy přicházejí na řadu opravy, přijetí/zamítnutí, verze dokumentu. Nyní je tento režim úprav (obvyklý pro Word) dostupný také v Dokumentech Google. Kromě toho lze úpravy provádět / přijímat v mobilní aplikaci. A na rozdíl od Wordu Dokumenty Google lépe ukazují, kdo provedl změny. Můžete také pojmenovat verze dokumentů, což je velmi pohodlné. Například po schválení první části dokumentu můžete pojmenovat verzi „1 část schválena“ namísto „Verze 3. srpna“.

    2017. Aplikace Dropbox Paper k dispozici v ruštině

    Dropbox oznámil globální spuštění své aplikace Paper ve 21 jazycích, včetně v Rusku. Je to nástroj pro spolupráci, který je kříženec mezi Evernote, Dokumenty Google a Slack. Vytvoříte stránku, pozvete kolegy (registrované v Dropboxu) a můžete společně vytvářet a upravovat obsah. Zároveň je vidět, kdo co zrovna upravuje. Na stránku můžete přidávat obrázky, soubory, videa, seznamy úkolů a komentáře. Se stránkou můžete pracovat v prohlížeči nebo mobilní aplikaci. Až budete hotovi, stránka se uloží do vašeho účtu Dropbox. V tuto chvíli je aplikace Papír zdarma.

    2015. Dropbox spouští online službu pro psaní poznámek a spolupráci


    Dropbox v tichosti spustil novou službu Dropbox Notes. Jedná se o jednoduchý textový editor, pomocí kterého můžete vytvořit poznámku (nebo jednoduchý dokument) a uložit ji do svého online úložiště. Text můžete trochu naformátovat, přidat obrázky a tabulky. K poznámkám můžete připojit soubory a úkoly (seznamy úkolů). Stránky lze navíc sdílet s kolegy a společně upravovat v reálném čase. Zároveň vidíte, kdo další stránku upravuje a kde je jeho kurzor. Tento editor si samozřejmě nebude konkurovat Word, je určen pro snadnou spolupráci. Dropbox navíc nedávno získal plnou integraci s Microsoft Office.

    2015. Dropbox vám umožňuje společně upravovat dokumenty MS Office

    Před pár lety, kdy si už všichni mysleli, že budoucností dokumentů je, že budou uloženy pouze online, se objevil Dropbox a přišel s nápadem synchronizovat kopii dokumentu mezi mnoha zařízeními. Nyní, když se všichni smířili s tím, že spoluvytváření dokumentu vyžaduje online editor, jako je Google Docs, Dropbox nabízí nepanikařit a používat obvyklý Word, Excel a PowerPoint, stačí nainstalovat malý plugin pro spolupráci. Tento plugin odznaku Dropbox vám umožňuje synchronizovat kopie stejného dokumentu na počítačích zaměstnanců v reálném čase. Zároveň můžete vidět, kdo na tomto dokumentu aktuálně pracuje, zjistit, zda máte nejnovější verzi, aktualizovat na nejnovější verzi a rychle poslat odkaz na dokument kolegovi. Nová funkce bude dostupná nejprve v obchodní verzi Dropboxu pro firmy.

    2012. Salesforce Stypi – online zápisník pro spolupráci v reálném čase


    Řekněme, že vy a vaši kolegové nebo partneři potřebujete pracovat na úkolu, který vyžaduje psaní. Například vypracovat plán projektu nebo napsat obchodní nabídku klientovi. Pokud jsou v kanceláři přítomni všichni účastníci schůzky, jednoduše je shromáždíte u jednoho stolu, vezmete papír nebo flipchart a zapíšete chytré myšlenky. Ale pokud jsou účastníci setkání v různých částech světa? Samozřejmě existují Google Docs, Online Word nebo Zoho, ale všechny se musí zaregistrovat a jsou velmi těžkopádné pro psaní jednoduchých seznamů. (Někdy maličkosti odradí lidi od používání služby). Takže pro taková online setkání je služba Stypi jako stvořená. Jedná se o jednoduchý online poznámkový blok s chatem, který může používat více lidí současně. ***

    2011. Google+ Hangouts se staly kompletní službou pro webové konference


    Hack libanonského programátora, který umožňoval společnou úpravu textu na Google+ Hangouts, nevydržel dlouho jako hack. Dnešní aktualizace Google+ přidává do služby Hangouts mnohem více nových funkcí. Za prvé je to možnost sdílet vaši obrazovku (Screen-sharing). Za druhé je to příležitost ke společnému kreslení na obrazovku (Whiteboard). Za třetí je to možnost spoluupravovat dokumenty Google Docs. Za čtvrté je to možnost organizovat videopřenosy (webináře) pro neomezený počet diváků (počet aktivních účastníků může být až 10). Za páté, videochat Google Hangouts nyní funguje na chytrých telefonech Android. A konečně, za šesté, Google otevřel oficiální rozhraní API pro Hangouts, takže teď nemusíte blbnout jako libanonský programátor, abyste si vytvořili vlastní aplikaci Hangouts. Mimochodem, sociální síť Google+ je nyní otevřená všem. Má to vaše společnost už za sebou?

    2011. Spoluvytváření textu/kódu v Google+ Hangouts


    Jistý vývojář Mohamed Mansour vytvořil rozšíření pro Google+ Hangouts – Hangout Pad pro Google+, které umožňuje spolupracovat na textu (nebo programovém kódu) pomocí komunikace prostřednictvím videa. Přestože toto rozšíření stále obsahuje spoustu chyb, je zajímavé hned z několika důvodů. Za prvé, nepoužívá oficiální Google+ API (z prostého důvodu, že zatím neexistuje). Hangout Pad je zásuvný modul pro prohlížeč Google Chrome a je integrován do videochatu Hangouts prostřednictvím hacku (služba Google Shared Spaces a protokol Google Wave). Tento nástroj však již ukazuje rozšíření Google Hangouts (pozor na Skype!). Okno spolupráce (v tomto případě editor kódu) je umístěno nad videostreamy uživatelů a může obsahovat cokoliv. Navíc se jedná o jasnou ukázku budoucí integrace Google Hangouts s Google Docs.

    2011. TeamLab má nyní textový editor a tabulky


    Služba spolupráce Teamlab nepřestává udivovat. I když se v něm nedávno konečně objevila placená verze, hlavní funkcionalita zůstává zcela zdarma a není omezena počtem uživatelů. A zároveň mají vývojáři čas, peníze a chuť vytvářet takové nové funkce, jako jsou online editory dokumentů. Ano, rozhodli se neintegrovat hotové editory Google Docs nebo Zoho Docs, ale vytvořit vlastní (konkurenční) aplikace. Textový editor a tabulkový editor jsou již k dispozici vč. v bezplatné verzi. Editor prezentací již brzy. Funkčnost těchto aplikací je samozřejmě stále vzdálena Wordu, Excelu a dokonce i Google Docs, mají pouze základní funkce. Ale pro většinu každodenních úkolů spolupráce na dokumentech jsou v pořádku. Dokumenty vytvořené v Teamlabu lze stáhnout ve formátech DOC, XLS a odeslat protistranám. Dokumenty v těchto formátech si také můžete stáhnout a upravovat online.

    Služba pro spolupráci a projektové řízení Teamlab obdržel nový modul - Dokumenty, který je určen pro ukládání a sdílení souborů a dokumentů. Dokumenty lze snadno importovat z Google Docs, Zoho Docs a Box.net a k jejich úpravě můžete použít OpenOffice + speciální plugin Teamlab, který umožňuje otevřít libovolný dokument přímo z prohlížeče. Každý uživatel má k dispozici osobní úložiště dokumentů a sdílenou složku, kde probíhá spolupráce. Kromě modulu dokumentů má Teamlab nyní šablony projektů (pro rychlé vytváření standardních projektů), historii korespondence, multichat a skupinovou poštu v Messengeru TeamLab Talk, stránku Moje úkoly, termíny úkolů a tlačítko připomenutí.


    OffiSync je zásuvný modul pro editory MS Office, který umožňuje ukládat kancelářské dokumenty do vašeho účtu Dokumentů Google a odtud je pak otevírat. Tito. myšlenkou služby je spojit funkční editory MS Office s možnostmi spolupráce Google Docs. Od naší poslední recenze tvůrci zpřísnili integraci s Google Sites (tedy dokument z MS Office lze uložit jako přílohu na vybranou stránku v Google Sites a odtud otevřít dokumenty). A včera se objevila ještě zajímavější funkce - možnost současně upravovat jeden dokument, fungující v libovolné verzi MS Office (2003, 2007, 2010) nebo v online editoru Google Docs. Samozřejmě to nevypadá tak cool jako v nové (včerejší) verzi Google Docs, ale spojuje uživatele obou řešení.

    2010. Zoho Business umožňuje omezit přístup k aplikacím pomocí IP


    Možnost přístupu k podnikovým aplikacím odkudkoli na světě je samozřejmě strategickou výhodou pro Zoho a další služby SaaS. Z bezpečnostního hlediska to ale může vést k velkým problémům. Zoho se rozhodlo tento nedostatek odstranit a pro uživatele Zoho Business zavádí možnost omezit přístup k účtu pomocí IP adresy. V ovládacím panelu se objevila záložka, kde můžete zadat seznam povolených IP adres - obvykle se jedná o adresy kanceláří nebo bydliště zaměstnanců / nezávislých pracovníků. Protože aplikace od Zoho Business často vyžadují přístup k externím dodavatelům (klientům, partnerům), pak jim nelze zcela zakázat přístup, ale pouze omezit jejich přístupová práva. Připomeňme, že Zoho Business je balík kancelářských aplikací pro práci s e-mailem, dokumenty a vytváření interního portálu pro spolupráci.

    2010. Box.net aktualizovaná mobilní verze pro iPhone


    Box.net byl jednou z prvních služeb, která vytvořila klienta pro iPhone. A nyní pokračuje ve vylepšování svého mobilního klienta. Mobile Box.net 2.0 přidal prohlížeč souborů (který se nedávno objevil ve webové verzi), možnost komentovat soubory a složky, sdílet soubory a složky a prohlížet obecný kanál událostí. Kromě toho byl nový mobilní klient integrován s editory dokumentů pro iPhone Quickoffice, takže dokumenty Word a Excel lze otevírat a upravovat na iPhone. Ve světle svého nedávného vzniku vypadá tato funkce obzvláště atraktivně.

    2010. Box.net adekvátně reagoval na Google Docs


    Pravděpodobně tvůrci Box.net nebyli moc rádi, když se dozvěděli, že služba Google Docs se proměnila v online úložiště souborů, což znamená, že se stala jejich přímým konkurentem. Ale jejich reakce na sebe nenechala dlouho čekat. Nedávno Box.net představil univerzální prohlížeč souborů Flash, podobný Scribd, který vám umožní prohlížet téměř jakýkoli soubor uložený na vašem účtu Box.net – přímo online, bez stahování do počítače. Může to být kancelářský dokument, obrázek, flash, audio nebo video (celkem 20 formátů). Kromě toho můžete na svých webových stránkách publikovat jakýkoli soubor (ve flashovém prohlížeči) nebo k němu poskytnout přístup určitým zaměstnancům a dodavatelům, aby si jej mohli prohlédnout a zanechat své komentáře. Možná je to ideální řešení, když chcete klientovi poslat prezentaci, schéma, technickou dokumentaci nebo návrhový layout. Nemusíte se obávat, že by klient měl nainstalovaný specifický software, aby mohl soubor otevřít. ***

    2009. Google koupil EtherPad a vzpomněl si na obraz SaaS


    Služba EtherPad pro online spolueditaci dokumentů v reálném čase, kterou vytvořili bývalí zaměstnanci společnosti Google, se tedy vrací tam, kde se zrodila – v Googlu. Účelem tohoto nákupu je využít některé technologie EtherPad pro Google Wave a přivést zpět do společnosti talentované zaměstnance, aby pracovali na projektu, který by měl změnit svět. Včera, jakmile byla dohoda dokončena, tvůrci EtherPadu (samozřejmě na žádost nových vlastníků) na svém blogu napsali, že od této chvíle není možné vytvářet nové dokumenty na službě a 31. března bude EtherPad ZAVŘENO. Uživatelé služby byli tímto stavem samozřejmě poněkud zklamáni a vše, co si o tom myslí, vyjádřili v komentářích. A pak si Google vzpomněl na jednu věc, která je pro ně mnohem důležitější než nová akvizice – důvěru v SaaS. ***

    2009. EtherPad napodobuje funkci PlayBack od Google Wave


    30. září začne Google rozdávat 100 000 pozvánek do Google Wave. Od představení této super služby uběhly pouhé 3 měsíce, ale za tuto dobu již stihli vývojáři třetích stran uvést v život některé její originální nápady. Nedávno jsme mluvili o Zenbe, která implementovala myšlenku „vlny“, a dnes služba pro spolupráci dokumentů EtherPad představila funkci „PlayBack“, která je jedním z nejpozoruhodnějších vynálezů v Google Wave. Jeho význam spočívá v tom, že si můžete kdykoli přehrát celou historii změn dokumentu, stejně jako sledujete film. ***

    2009. OffiSync: Dokumenty Google a MS Office nejsou konkurenty


    Většina uživatelů má pravděpodobně stereotyp, že Dokumenty Google a MS Office jsou zásadní konkurenti. Pokročilí uživatelé online služeb se neustále dohadují s příznivci Microsoftu o tom, co je cennější, zda editor s bohatými funkcemi a výkonný editor nebo možnost globálního přístupu a spolupráce online. Kluci z OffiSync se na tento problém podívali novým pohledem. Mysleli si, vždyť stejně skoro každý má MS Office a každý uživatel si může snadno vytvořit účet v Google Docs. Proč tyto kancelářské sady nevyužít společně a spojit jejich výhody?

    2009. DocVerse – online spolupráce v MS Office


    Dva bývalí zaměstnanci Microsoftu vytvořili pomocnou webovou službu (+ plugin) DocVerse, určenou ke spolupráci na dokumentech MS Office přes internet. proč to udělali? Možná nemají nic společného sami se sebou? Ostatně Microsoft již má (bezplatnou) službu, která podobnou funkcionalitu nabízí – Office Live Workspace. A kromě toho už Microsoft ukázal online verze svých editorů a oznámil, že příští Office 14 bude webový. A tito kluci pravděpodobně nebudou doufat, že Microsoft jejich projekt koupí, jinak by ho nepostavili na nepřátelské platformě Adobe AIR.

    2008. EtherPad - Textový editor pro spolupráci v reálném čase


    Výhody online editorů jako Google Docs nebo Zoho Writer oproti desktopovému Wordu jsou stále sporné. Především kvůli jejich neschopnosti (zatím) zajistit plnou kompatibilitu s formátem .doc (což je velmi důležité pro výměnu souborů s dodavateli). Na tomto pozadí působí velmi chytře startup EtherPad, jehož tvůrci se rozhodli zapomenout na kompatibilitu a formátování a zaměřit se na faktor, díky kterému je online editor mnohem cennější než Word – spolupráce v reálném čase.

    2008. Gobby – pojďme na to společně

    Co je Goby? Gobby je bezplatný editor pro spolupráci, který podporuje více otevřených dokumentů v jedné relaci a chat pro více uživatelů. Může běžet na Windows, Mac OSX, Linux. Editor umožňuje více uživatelům upravovat stejný dokument současně. ***

    2007. Dnes jsou k dispozici nové funkce služeb Google


    IMAP pro Gmail, Dokumenty Google pro mobilní zařízení, nové funkce pro tabulky, nové funkce v balíčcích Professional a Education a mnoho dalšího v oficiální verzi. ***

    2007. Google spustí wiki aplikaci: Google Wiki

    Na webu se objevila informace, že Google připravuje restart služby Jotspot, kterou společnost koupila v roce 2006. Jotspot je aplikace určená pro práci s online wiki službami - databázemi jako Wikipedia. Služba Jotspot neumožňovala registraci nových uživatelů, ale staří zákazníci si zachovali přístup ke svým účtům. Podle Google Blogoscoped bude služba Jotspot zahrnuta do sady online aplikací pro kancelář Google Apps s názvem Google Wiki. Nový název je také označen logem Google Wiki, které se zobrazí, když se pokusíte vstoupit na stránky. Zástupci Google tak učinili tyto informace oficiálně nekomentovat.

    2007. Integrované tabulky centrální plochy


    Zrovna nedávno jsme psali o silném konkurentovi Google Spreadsheets – . A dnes (zřejmě po přečtení tohoto příspěvku) Central Desktop oznámil integraci této služby do své kancelářské platformy. Uživatelé Central Desktopu mají nyní možnost: ***

    2006. Kolaborativní editor vydělává peníze na wiki technologiích


    Americká společnost Numanila vyvinula službu Approver, která má usnadnit více uživatelům práci na jednom dokumentu. Chcete-li začít, musíte nahrát dokument na web a vybrat ze seznamu svých kontaktů ty lidi, kteří na něm budou pracovat. Místo toho, abyste organizovali seznam adresátů s připojeným dokumentem a další e-mailovou korespondenci, můžete všechny potřebné informace zobrazit na jedné stránce. Služba ukáže, kdo a kdy provedl změny v dokumentu, kdo jej již schválil, a také připomene všem účastníkům práce termíny V testovacím režimu může uživatel vytvořit pouze jeden dokument a zúčastnit se práce na neomezený počet cizích dokumentů. Abyste mohli vytvořit více dokumentů (až 50), musíte si koupit placený účet za 6 $ měsíčně nebo 40 $ ročně. Služba zároveň funguje pouze na OS Mac a Windows a pouze s prohlížeči Internet Explorer a Firefox.

    2006. Writeboard - spolupráce


    Kolektivní tvorba textových dokumentů není nic neobvyklého: mnozí z nás to museli v kancelářském pracovním prostředí udělat více než jednou. Ale co když jsou spoluautoři mimo intranetovou síť, a co víc – žijí v jiné zemi nebo dokonce na jiném kontinentu? Výměna pracovních materiálů prostřednictvím e-mailu dříve nebo později povede k takovému zmatku, že je snadné přijít o pár důležitých doplňků provedených kolegy. Samozřejmě můžete najít spoustu způsobů, jak se vyhnout problémům a organizovat týmovou práci přes internet, ale všechny budou spojeny s určitým množstvím času a úsilí. Proto doporučujeme seznámit se s projektem s názvem Writeboard, který umožňuje snadno a přirozeně připravovat jednoduché textové dokumenty za účasti neomezeného počtu spoluautorů.Pro začátek stačí projít jednoduchou registrací, po čímž můžete ihned přistoupit k samotné práci na dokumentu. Poskytované formátovací nástroje jsou spíše asketické: několik typů nadpisů, dva typy seznamů, tučné písmo a kurzíva, vložení textového bloku. Do dokumentu je také možné přidat hypertextové odkazy a obrázky. Pravda, ne bez nepříjemností: obrázky musí být nejprve zveřejněny na internetu, protože. v textu je umístěn pouze odkaz na obrázek. Není možné upravovat umístění a velikost grafických objektů, proto je lepší připravit si pracovní materiály předem, aby v budoucnu hotová verze článku vypadala estetičtěji. Úprava dokumentu není náročná, texty v azbuce vypadají celkem slušně jak při úpravách, tak v hotovém dokumentu (to je však spíše zásluha prohlížeče než samotného Writeboardu, jelikož v programu není výběr písem): Hotový dokument se uloží na vývojářský server a bude k dispozici pro úpravy pro ostatní uživatele. Změny jsou sledovány v systému podobném tomu, který používají systémy Wiki, takže je velmi snadné najít změny provedené ostatními v projektu. K dispozici jsou také přechodné verze pracovního dokumentu, takže se vždy můžete vrátit k jakékoli z předchozích verzí. Za zmínku stojí zejména způsob zvýraznění změněného textu: to vám umožní okamžitě detekovat nové úpravy a nehledat je v textu celého dokumentu. Chcete-li prodiskutovat aktuální pracovní okamžiky, můžete si vyměňovat textové zprávy s kolegy uspořádanými ve formuláři komentářů. Výběr meziverzí dokumentu, které jsou jakýmsi výchozím bodem pro další etapu úprav, nebo se prostě ukázaly jako úspěšné, ale ne zcela připravené pro finální vydání, lze provést nastavením příslušných příznaků. Pokud někdo ze spoluautorů ještě neví, že práce na dokumentu jsou již v plném proudu, v čemž je jeho pomoc velmi vítána, můžete mu poslat pozvánku e-mailem. Zpráva bude obsahovat odkaz na aktuální verzi dokumentu a také heslo potřebné pro přístup k editační funkci.Kromě výše uvedených akcí na dokumentu můžete pracovní materiály zasílat libovolnému adresátovi e-mailem. Abyste se neustále nezapojovali do mailingu, můžete použít RSS. Pokud potřebujete kopii dokumentu na místním počítači, můžete si ji stáhnout z vývojářského serveru Writeboard a dokument se automaticky převede do jednoho ze dvou formátů: prostý text nebo HTML. Nemožnost umístění grafických objektů přímo do textu vytvářeného dokumentu v této fázi bude mít svůj negativní dopad: pokud byly v textu obrázky, pak exportovaná verze bude obsahovat pouze odkazy na ně. Samozřejmostí je interní dokument firmy nástroj pro správu nestojí za to. Existuje ale mnoho projektů, kterým se tato služba bude hodit. Autoři zdroje nabízejí využití svého duchovního dítěte takovým kategoriím uživatelů, jako jsou studenti a básníci, novináři na volné noze a PR manažeři. V každém případě, když takový projekt nabízí své služby, proč toho nezkusit využít?

    2002. Protokol WebDAV pro správu souborů na webu

    Společnost Software AG vydala WebDAV, sadu rozšíření protokolu HTTP, která poskytuje funkce pro společné úpravy a správu souborů na vzdálených webových serverech. Protokol WebDAV umožňuje pracovníkům v kanceláři okamžitě odesílat informace na web pomocí běžných kancelářských programů. Tamino WebDAV Server integruje databázi Tamino XML do aplikací Windows