Работете съвместно с работна книга на Microsoft Excel. Сътрудничество с Google Документи

Почти всеки трябва да работи с документи и често това отнема много време. Има обаче много програми и онлайн услуги, които могат да опростят и ускорят решаването на редица офис задачи. Така че, ако използвате OCR система - за сканиране на документ и разпознаване на текст през него - това ще изисква много по-малко усилия и време, отколкото въвеждането на съответния текст от клавиатурата. Ако първо конвертирате PDF документи във формати на Word / Excel, след това след копиране на фрагменти от такива документи във ваши собствени материали (например, за да потвърдите тезите със статистически и аналитични данни), вече не е необходимо да ги привеждате в нормална форма, което би било необходимо при копиране директно от PDF файлове. Ако процесът на сравняване на различни версии на документи за разлики е поверен на компютъра (вместо да преглеждате текстовете ръчно), тогава отново ще бъде възможно да спечелите много време и да избегнете досадни грешки. И това не е всичко – има много подобни примери за оптимизация.

Единственият въпрос е на какво да дадете предпочитание - офлайн решения или онлайн услуги. Няма съмнение, че функционалността на специализираните приложения за работа с документи като правило се оказва с порядък по-висока от тази на онлайн услугите, но също така е по-трудно да ги овладеете и цената на такива приложения обикновено е впечатляващо. От своя страна, предимството на онлайн услугите се крие в лекотата на използване и често безплатно. Освен това можете да използвате такава услуга от всеки компютър, свързан с интернет, което е важно, тъй като много хора трябва да работят на различни компютри (и не всички от тях имат инсталиран необходимия софтуер). Има още един важен нюанс - услугите значително опростяват обмена на документи, което е важно при съвместна работа по тях.

Споделяне на документи и сътрудничество

В съвременния свят служителите, свързани в различни проекти (или просто приятели, обединени от определена цел), често са далеч един от друг (в различни градове и дори държави), което създава определени трудности, когато е необходимо да се обсъждат и съгласуват документи. По принцип има много начини за бърз обмен на документи в мрежата - можете да изпращате файлове по електронна поща, да ги съхранявате на FTP сървъри, да ги поставяте във файлов хостинг или онлайн хранилища и т.н. Въпреки това, всички тези опции, всъщност, включва една и съща технология на работа : един потребител създава оригиналния документ, по един или друг начин той се предоставя на втория потребител, който изтегля съответното приложение (например MS Word), прави редакции в режим на преглед и изпраща документа на колегата му по същия начин. След това всичко се повтаря в кръг. Разбира се, при сериозни редакции със сложно форматиране този подход е оправдан. Въпреки това, по-често, отколкото не, е необходимо да се координират, и то повече от веднъж, не форматиращи елементи, а някои специфични формулировки на текст и числа. Такава координация на редакциите може да се организира по-бързо: чрез онлайн услуги, предназначени за съвместна работа по документи, като Google Docs (https://docs.google.com/) или Zoho Docs (http://docs.zoho.com/) .

Такива услуги имат цялата необходима функционалност за организиране на съвместна работа по документи в рамките на конкретни проекти. Принципът на работа като правило е следният - документите не се съхраняват на локални компютри, а на специални сървъри и са достъпни само за онези потребители, за които авторите на документите са задали съответните права (да четат или редактират) . За да прочетете и редактирате документ, не е необходимо да изтегляте съответния софтуер - това може да стане чрез функционалността на услугата. Освен това е разрешено не само редактиране, но и коментиране на различни изчисления, данни, фрагменти от таблици и т.н., което често се изисква в хода на сътрудничеството. В същото време можете да работите с документи на всеки компютър с достъп до интернет, което е важно за мобилните потребители. В допълнение, всяко объркване с различни версии на един и същ документ е напълно елиминирано, тъй като едно и също (винаги най-новото) копие на документа е достъпно за всички потребители. В резултат на това времето за съвместна работа с документи значително намалява.

Услугата Google Docs първоначално беше предназначена изключително за работа с офис документи и предоставяше възможност за създаване и редактиране на текстови документи, таблици и презентации с рисунки (изтеглени или създадени в прост графичен редактор директно в услугата). Сега, освен офис документи, е разрешено съхраняването на снимки и видео материали. Документите се поставят в колекции (фиг. 1) и могат да бъдат създадени от нулата или изтеглени готови в популярни файлови формати, включително DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT и др. Възможностите за форматиране на създадените документи са минимални, но напълно достатъчни, за да паснат на материалите.

Ориз. 1. Организирайте документи в Google Документи

Достъпът до файловете може да бъде частен, чрез връзка и публичен, ако са публикувани. За сигурно сътрудничество с документи оптималният частен достъп е, при който правата за достъп (редактиране или четене) до конкретни документи или колекции са конфигурирани за избрани потребители. Наред с обичайното редактиране е възможно вмъкване на коментари (фиг. 2). Има смисъл да се зададе достъп чрез връзка, ако е необходимо да се отвори достъп до информация за голяма група потребители - например учител може да предостави учебни материали на студенти по този начин. Публикацията дава достъп до документи на всички потребители без изключение.

Ориз. 2. Добавяне на коментар към документ чрез Google Docs

Общото пространство, предоставено в услугата Google Docs, е ограничено до един гигабайт - заплаща се допълнително пространство (20 GB - 5 $ годишно, 80 GB - 20 $ годишно и т.н.).

Zoho Docs не само ви позволява да създавате и споделяте текстови документи, електронни таблици и презентации, но може да се използва и като онлайн хранилище, където можете да качвате снимки, музика и видеоклипове. Диапазонът от разрешени формати за качване е много широк - можете дори да качвате ZIP архиви с последващото им разопаковане с помощта на Zoho Docs и да импортирате документи, съхранявани в услугата Google Docs. Документи и други материали се поставят в папки и работни пространства (workspace). Папките са необходими за ефективната организация на личните документи (фиг. 3), а работните пространства са предназначени за съвместна работа върху документи (папки могат да се създават и вътре в работните пространства за по-лесна ориентация). Организационният план предоставя възможност за присвояване на тагове на файлове, което може да бъде полезно за бързото им намиране по-късно. Що се отнася до форматирането, възможностите тук са много по-впечатляващи, отколкото в услугата Google Docs, въпреки че според нас това не е много важно, тъй като създаването на грандиозно проектирани документи е много по-удобно в традиционните софтуерни решения (по-специално в MS Office продукти), а онлайн е по-разумно да използвате услуги за обмен на документи и бързото им одобрение.

Ориз. 3. Управление на документи в Zoho Docs среда

Всички файлове и папки, съхранявани в услугата Zoho Docs, могат да бъдат споделяни, за да се даде възможност за сътрудничество с документи, като достъпът до тях е разрешен не само за определени потребители, но и за цели групи. Последното е много удобно, когато се изисква да се осигури достъп до поредица от документи на няколко потребители, работещи заедно по конкретен проект наведнъж. Още по-удобно е, когато работите по определени проекти, да използвате работни пространства (всеки проект има свой собствен), отваряйки достъп до тях на групи от колеги. В този случай всички потребители на групата ще имат автоматично достъп до документи, новодобавени в работното пространство, а организацията на достъпа до документи за новите членове на групата също ще бъде опростена, тъй като ще бъде достатъчно само да добавите нов служител към група. В зависимост от нивото на достъп потребителите получават възможност да четат отворените от тях документи или да ги редактират, като по време на редактирането е възможно да се правят коментари (фиг. 4).

Ориз. 4. Коментиране на документ в Zoho Environment

Количеството пространство, предоставено в услугата Zoho Docs, и броят на работните пространства зависят от избрания план. В случая на безплатния план се разпределя 1 GB пространство и е разрешено да се създаде само едно работно пространство. Стандартните ($3 на месец) и Premium ($5 на месец) комерсиални планове разпределят едни и същи 1 GB безплатно, но броят на работните пространства вече може да достигне съответно 10 и 20, а в допълнение, увеличението на предоставеното пространство за файлове е допуска се срещу допълнително заплащане.

Разпознаване на текст

Има случаи, когато при подготовката на документи в електронен вид трябва да вмъкнете в тях фрагменти от хартиени документи - например да добавите обширни цитати към резюмета, курсови работи или дисертации, да правите промени в хартиени документи, без да ги въвеждате отново на клавиатурата, и т.н. Ако имате под ръка Ако имате скенер или камера, тогава може да е по-бързо (въпреки че всичко зависи от количеството текст) да сканирате (направите снимка) на документа и да разпознаете текста чрез OCR системата, като използвате подходящия онлайн услуга. С помощта на такива услуги можете бързо да конвертирате изображения на документи (сканирани или фотографирани) в редактируеми текстови формати.

Има доста онлайн услуги, които предлагат съответните възможности в мрежата, включително ресурси, които поддържат разпознаването на текстове на руски език. Някои ресурси са напълно безплатни, но най-често имат определени ограничения за размера на изображенията и броя на разпознатите материали за определен период от време. Други изискват такса за страница - чисто символична в сравнение с цената на офлайн OCR системите, повечето от които са предназначени за корпоративни потребители.

За съжаление повечето от ресурсите, които тествахме, не се справиха добре с разпознаването на текст на руски език, дори тези, които бяха идеални по отношение на първоначалното качество на материалите. Като „идеален“ документ направихме обикновена екранна снимка с текст и за ролята на трудно разпознаваем материал избрахме посредствено сканирано изображение (документът беше сканиран под ъгъл и съдържаше много „боклук“) - фиг. . 5.

Ориз. 5. Изходни документи

След като преминахме през повече от дузина онлайн услуги, се спряхме само на три ресурса: Ocr Terminal (https://ocrterminal.com/), Online OCR (http://www.onlineocr.net/) и FineReader Online (http: //finereader. abbyyonline.com/ru). Първата от тези услуги поддържа 20 езика и ви позволява да разпознавате до 20 страници на месец безплатно - ако имате нужда от повече, ще трябва да платите от 4 до 9 цента на страница (в зависимост от общия брой страници) . Услугата Online OCR разбира 32 езика, напълно е безплатна и ви позволява да разпознавате до 15 документа на час. FineReader Online поддържа 37 езика за разпознаване, но само три страници могат да бъдат разпознати безплатно. Всички следващи страници се купуват; тарифите се определят от общия брой страници (20 страници - $3, 50 страници - $5 и т.н.).

Технологията за разпознаване на текст чрез онлайн OCR услуги теоретично не създава никакви затруднения: трябва да качите изходния файл, да изберете езика и формата за запазване на документа и да започнете процеса на разпознаване (фиг. 6).

Ориз. 6. Разпознаване на документи с FineReader Online

И трите посочени услуги се справиха добре (и като цяло на равни начала) с разпознаването на екранна снимка с текст (фиг. 7), но само първите две от тях успяха повече или по-малко правилно да разпознаят сложен документ (фиг. 8), докато резултатите на FineReader Online се оказаха незадоволителни (фиг. 9).

Ориз. 7. Резултатът от разпознаването на обикновен текст във FineReader Online

Ориз. 8. Резултат от сложно разпознаване на текст чрез Ocr терминал

Ориз. 9. Резултат от комплексно разпознаване на текст с помощта на FineReader Online

Честно казано, трябва да се отбележи, че потребителите на вече споменатата онлайн услуга Google Docs вече имат възможност за оптично разпознаване на файлове, качени в услугата. Могат да се разпознават графични файлове (JPG, PNG и GIF) и PDF документи. Поддръжката на документи на руски език вече е реализирана днес, но качеството на разпознаване все още оставя много да се желае (фиг. 10).

Ориз. 10. Резултатът от разпознаването на прост документ чрез услугата Google Docs

Конвертиране на PDF документи в Word и Excel формати

Често, когато подготвяте материали, трябва да използвате данни от PDF документи. Уви, когато копирате фрагменти от такива документи чрез клипборда, на потребителите се гарантира допълнителна работа, за да приведат копираните фрагменти в божествена форма, тъй като форматирането на оригиналния PDF документ се губи.

Следователно е много по-разумно първо да обработите файла в PDF формат със специален конвертор, по-специално онлайн, и да получите напълно четим документ във формат MS Word или MS Excel като изход. Примери за такива онлайн инструменти включват PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) и Zamzar.com (http://www.zamzar .com/ ). С тяхна помощ такова преобразуване е лесно като белене на круши (фиг. 11) - просто качете PDF файла, който ви интересува, в услугата, изберете желания формат, посочете своя имейл адрес и започнете процеса на преобразуване. След това, само за няколко минути, потребителят ще получи имейл съобщение с конвертирания документ или връзка към него (опцията зависи от услугата).

Ориз. 11. Конвертирайте PDF документ чрез услугата PDFConverter

PDFConverter може да преобразува PDF документи във формати DOC, RTF и XLS, а резултатите от преобразуването са просто перфектни (фиг. 12) - без правоъгълни блокове с отделни текстови фрагменти (което често се случва след работата на редица конверторни програми) и дори таблици могат да се редактират.

Ориз. 12. Документ във формат DOC, получен чрез услугата PDFConverter

Pdftoword.com може да преобразува PDF документи в DOC или RTF формати, като разпознава текстови блокове много правилно, но преобразува таблици в изображения, което прави невъзможно редактирането на таблична информация в бъдеще.

Услугата Zamzar.com може да се използва не само за конвертиране на PDF файлове в DOC или RTF формати, но и за други посоки на конвертиране (да речем, изображения и музика от един формат в друг) и поддържа пакетна обработка на данни. Въпреки това, получените документи на Word от PDF файлове не са толкова висококачествени (както в PDFConverter), защото могат (макар и не винаги) да включват правоъгълни блокове от данни. Освен това, когато обработвате документи в услугата Zamzar.com, таблиците се възприемат като текст, допълнен с графики - в резултат на това те се оказват нередактируеми, въпреки че външният вид на таблиците е напълно правилен и се показват колони със стойности без никакви смени (фиг. 13).

Ориз. 13. Изглед на документа MS Word, създаден от услугата Zamzar.com

Бързо сравнение на документи

Често в процеса на работа трябва да сравнявате различни версии на документи помежду си за промени - например оригинални и модифицирани версии на материали, изготвени в Word, работещи и актуализирани версии на ценови листи с променени цени в Excel, различни версии на текстови документи (по-специално програмен код) и др. .P. Сравняването на документи ръчно е дълъг и досаден процес и винаги има шанс да не забележите разлики в някои важни данни, когато ги преглеждате.

За бързо решаване на проблема можете да се обърнете към специализирани услуги за бързо сравнение, които ви позволяват да сравнявате два блока текст директно в интернет браузър. Ако говорим за идентифициране на разлики в текстовете на документи на английски език, тогава всяка услуга ще свърши работа - с текстове на руски език (поради проблеми с кодирането) и таблици (поради неуспешно показване на окончателни данни) е по-трудно. След като прегледахме много подходящи ресурси, се спряхме на три: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http://www.textdiff.com/) и Quick Diff (http://www .quickdiff .com/), с който можете да сравнявате текстови фрагменти, таблици и програмен код.

За да сравните два фрагмента с помощта на споменатите услуги, достатъчно е да ги копирате в съответните прозорци и след това да започнете процеса на сравнение, след което ще бъдат избрани различните (включително липсващите в един от документите) текстови фрагменти в сравняваните документи . При Text-Compare и двата изходни фрагмента се показват отново на екрана след приключване на операцията и различните елементи в тях се маркират с цвят (фиг. 14), а таблиците (фиг. 15) и програмният код допълнително маркирайте линии с разлики.

Ориз. 14. Сравняване на текст чрез услугата Text-Compare

Ориз. 15. Сравняване на таблици чрез услугата Text-Compare

Резултатите от показването на процеса на сравнение чрез услугата TextDiff изглеждат различно: показва се само един резултатен фрагмент, в който текстът, който се е появил във втория фрагмент (т.е. липсващ в първия), е маркиран в зелено, а изтритият текст се маркира в червено. При сравняване на текстови блокове това ще бъде удобно (фиг. 16), в случай на малки фрагменти от таблици ще бъде приемливо (фиг. 17), но едва ли е оправдано използването на този ресурс за сравняване на големи таблици, тъй като намерените разлики се показват ред по ред в текстов формат (без номера на редове) и запазване на видимостта на колоните).

Ориз. 16. Сравняване на текстове чрез услугата TextDiff

Ориз. 17. Сравняване на таблици чрез услугата TextDiff

Принципът на представяне на резултатите в Quick Diff е абсолютно същият като в TextDiff, с изключение на това, че данните, премахнати от втория фрагмент, не само се показват в различен цвят, но също така се зачертават (фиг. 18). В същото време към трудностите при сравняването на големи таблици (причинени от редово извеждане на данните) се добавя още един проблем - неправилно разпознаване на кирилицата.

Ориз. 18. Сравнение на програмен код чрез услугата Quick Diff

Така услугата Text-Compare може да се използва за сравняване на текстове, таблици и програмен код без никакви ограничения. Услугите TextDiff и Quick Diff перфектно сравняват текстове (в случай на Quick Diff не на руски) и програмен код и могат да се използват за сравняване на малки фрагменти от таблици.

За да бъдем честни, трябва да се отбележи, че услугата Google Docs теоретично също ви позволява да идентифицирате разликите в текстовете - чрез сравняване на версии на документи (меню Файл -> Вижте Хронология на ревизиите). Това обаче е неудобно за сравняване на документи, тъй като съответната функция е предназначена не за сравнение, а за връщане към предишната версия на документа.

Превод на текстови фрагменти

В днешно време не е необичайно да се работи с документи на чужди езици. Ако говорим за малки фрагменти от текст, тогава не е необходимо да инсталирате солидна система за машинен превод - по-лесно е да използвате услугите на онлайн преводач, особено след като днес в мрежата има доста такива преводачи.

Сред тях са услугата за превод Google Translate (http://translate.google.com/), системата за машинен превод Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), онлайн преводачът PROMT Translate.Ru (http: //www.translate.ru/) и т.н. За да преведете текст в тези системи, трябва да копирате изходния текст в съответния прозорец, да зададете посоката на превода и да започнете процеса. След това (обикновено в съседен прозорец) ще се покаже преведеният текст (фиг. 19).

Ориз. 19. Превеждайте текст с Google Translate

Обърнете внимание, че онлайн услугите може да имат ограничения за обема на преведените фрагменти - например в онлайн преводача PROMT е разрешено да превеждате текстове с не повече от 3 хиляди знака наведнъж, включително интервали и знаци за край на абзац (или 10 хиляди за регистрирани потребители - регистрацията е безплатна).

Освен това има още един нюанс - резултатите от машинния превод, като правило, не могат да бъдат използвани веднага (все пак преводът далеч не е идеален). В резултат на това човек трябва доста внимателно да сравнява изходния и преведения текст, а това е възможно само за сравнително малки фрагменти, тъй като размерите на прозорците с текстове в интернет браузъра са ограничени.

Създавайте графики и диаграми

Gliffy е услуга за създаване на всякакви диаграми и диаграми: организационни и бизнес диаграми, графици, диаграми на компютърни мрежи и телекомуникации, блок-схеми, графици на проекти и др. Такива диаграми се изграждат от нулата или на базата на вградени (фиг. 20) или независимо създадени шаблони от празни обекти чрез визуален дизайн (фиг. 21). Готовите документи се записват на сървъра или се експортират във формати за графични изображения (JPG, PNG и SVG) с последващо запазване на компютъра на потребителя. Възможно е да се експортира във формат на MS Visio и да се отпечата с поставяне на диаграмата на един лист или разделяне на няколко листа. Диаграмите могат да бъдат публични и частни, възможно е да се организира съвместна работа върху диаграми на няколко потребители.

Ориз. 20. Избор на шаблон за организационна диаграма на Gliffy

Ориз. 21. Визуално изграждане на диаграма в среда Gliffy

Размерът на предоставеното място в услугата Gliffy и броят на създадените диаграми зависят от избраната тарифа. Безплатният основен план предоставя 2 MB пространство и ви позволява да създадете само пет публични диаграми. Комерсиалният план Premium ($5/месец) има неограничено пространство и диаграми (публични и частни).

Услугата DiagramAnywhere също е предназначена за създаване на блок-схеми, организационни диаграми, диаграми на компютърни мрежи и други видове диаграми, планове и диаграми от нулата или въз основа на шаблони (фиг. 22). Принципът на тяхното конструиране е същият като в услугата Gliffy, с изключение на един нюанс: желаният шаблон на диаграмата първо трябва да бъде копиран във вашия акаунт. Готовите документи се съхраняват на сървъра, отпечатват се и/или се експортират във формати за графични изображения (JPG, PNG, TIFF и GIF) или в PDF формат и се съхраняват на компютъра на потребителя. Диаграмите, създадени в услугата DiagramAnywhere, могат да бъдат частни (тогава те са достъпни само за автора) или публични (те ще бъдат видими за други потребители чрез връзки). Възможно е да копирате HTML кода в диаграмата, за да я вмъкнете в блог, форум или уеб страница.

Ориз. 22. Създайте диаграма от шаблон с помощта на услугата DiagramAnywhere

Услугата DiagramAnywhere има два плана: безплатна демонстрация Безплатно (за 30 дни) и комерсиален Premium ($30 на година). В случай на безплатния план, количеството предоставено пространство е ограничено до 10 MB и е позволено да се създадат само три диаграми (публични или частни). Премиум планът ви позволява да заемате до 1 GB място за вашите документи и да създавате неограничен брой диаграми (публични и частни).

Решихме да изпратим колективна обратна връзка за конференцията на организаторите на TechEd Russia 2012. Днес ще говоря за това как организирахме сътрудничеството върху него с помощта на OneDrive.

Първоначалната дискусия, разбира се, беше по пощата. След като всички се изказаха, компилирах всички отзиви в документ на Word и го качих в OneDrive. Сега беше необходимо да се даде възможност на колегите да прегледат документа и да направят промени в него.

Забележка. Тази статия е написана преди SkyDrive да бъде преименуван на OneDrive, оттук и старото име в екранните снимки.

Днес по програмата

Споделяне на файлове и папки в OneDrive

В OneDrive разрешенията за достъп до файлове се регулират на ниво папка и файл. Когато направите папка публична или дадете разрешение на конкретни хора, тези настройки се прилагат и за всички подпапки и файлове, освен ако не им дадете други разрешения.

Качих файла в моята лична папка и продължих да давам права върху него на моите колеги.

По принцип в колоната "Споделяне" можете да видите кога са променени правата върху файл или папка. По принцип има три опции за предоставяне на достъп до облачното хранилище на Microsoft и ще започна с най-простата.

Създайте връзка към файл

От снимката по-долу става ясно, че всеки собственик на връзката ще може да разглежда или редактира документа. По-малко очевидно е, че за да направите папка или файл публичен, трябва да създадете връзка (наречена „Споделяне“).

Разбира се, публичният достъп, както и достъпът чрез връзка с права за редактиране, могат да бъдат прекратени по всяко време. Освен това, когато създадете отново връзка за редактиране, URL адресът ще има различен ключ.

Изпращане на имейл съобщение

Тази опция е по-интересна, защото има опция за изискване на оторизация с Microsoft акаунт. И това е единствената опция, която ви позволява да предоставите достъп до файла само на определени хора.

Вашите получатели ще получат имейла от акаунта, с който сте влезли в OneDrive (т.е. не можете да изпращате имейл от персонализиран адрес). В този случай също се създава връзка, но изискването за влизане в услугата ограничава достъпа до файла или папката до получателите на писмото. Разбира се, получателите на писмото могат да изтеглят и прехвърлят файла на всеки по друг начин.

Интересното е, че в случай, че са свързани няколко акаунта, разрешение се дава само на акаунта, от който е направен достъпът за първи път. Между другото, когато някой е споделил файл с вас, можете да отидете до него от раздела Споделени в левия панел на OneDrive.

Управление на правата за достъп

Артем участва в нашата кореспонденция, хвърляйки добри теми за обратна връзка. Той обаче не е MVP, така че не се нуждаеше от права за редактиране на файла. След като изпратих писмото, коригирах правата за достъп, които се управляват в десния панел.

На фигурата можете да видите, че Артьом може само да преглежда документа, докато всички останали могат да го редактират в локалното приложение на Word или директно в OneDrive с помощта на Word Web App. Тук можете също да откажете достъп на всяко лице или всички собственици на връзка за преглед или редактиране на файл.

Сътрудничество върху документи на Office

важно!Отваряйте файлове от офис програми директно от OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), а не от синхронизирана папка на вашия локален диск. В противен случай, ако няколко души работят едновременно, ще възникне конфликт, който ще доведе до копия на актуализирани файлове с името на компютъра в заглавието.

Можете да отваряте и работите с файлове на Word, Excel, PowerPoint и OneNote както в локалните приложения на Microsoft Office, така и в техните уеб версии направо във вашия браузър. И в двата случая се подпомага съвместната работа по документа на няколко души. Максималният брой едновременни редактори не е посочен никъде, но осем души работиха успешно (благодарение на Оксана за проверката).

В OneDrive това работи много удобно! Отворих нашия преглед в Word 2013 и започнах да редактирам първия параграф.

Параграфът беше незабавно заключен, за да се предотврати случайно припокриване на промени в моя фрагмент от някой друг. Оксана, която направи своите редакции по същото време като мен, видя това в уеб приложение (тя предпочита английския интерфейс).

Тук искам да обърна внимание на няколко точки.

  1. Той ясно показва кой абзац редактирам (името ми се показва при задържане).
  2. Този параграф наистина е защитен от редакции на други хора. Сега курсорът е зададен в него и фигурата показва, че всички опции за форматиране са блокирани в лентата.
  3. Можете да видите списък с всички хора, които в момента редактират.
  4. Известно е, че някой вече е променил документа, т.е. след актуализацията можете да видите техните редакции (няма синхронизация в реално време, за съжаление).

OneDrive ви позволява да видите кой последно е редактирал документ.

Но нещо друго е по-интересно - OneDrive автоматично проследява версиите на документите. Можете да стигнете до хронологията на версиите от контекстното меню или от горното меню "Управление" (на горната снимка е скрито зад три точки поради малкия размер на прозореца).

Тук можете да възстановите или изтеглите някоя от предишните версии. По моя информация в OneDrive се съхраняват до 25 версии на документ. Версиите обаче се създават само когато файловете се редактират. Ако качите нов файл със същото име, презаписвайки стария, хронологията на версиите няма да бъде запазена.

Анкета и дискусия

Както можете да видите, управлението на правата в OneDrive е много просто, въпреки че някои точки не са съвсем очевидни. И можете да създавате и редактирате документи на Word, работни книги на Excel, презентации на PowerPoint и бележки на OneNote, без да напускате браузъра си. Разбира се, уеб-базираните версии на приложенията на Office не разполагат с всички функции на своите копия на Office, но за много потребители те са повече от достатъчни.

Можете да работите върху файлове на Office индивидуално и съвместно, като използвате поне 7 GB лично дисково пространство. О, да, всичко е напълно безплатно ;)

Съхранявате ли файлове и документи в облака? Споделете някои от любимите си функции за съхранение в облак в коментарите!

Как определяте версия на документ? Имате ли файлове, съдържащи всички варианти на думата "final" в името? Ами, например, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Изглежда малко абсурдно, но ако следвате документите във вашата система, ще намерите доста "опашати" имена. Особено ако файлът се редактира от няколко автора. Например, текстът на договора може да се редактира почти безкрайно, просто му дайте свобода. И в резултат натрупвате дузина версии, всяка маркирана с нарастваща опашка от бележки - тук са и датите на редакциите, и инициалите на участниците, и сакраменталните "финален" и "последен".

Ясно е, че това трябва да се реши по някакъв начин. И пренесете работата с документи в система, която ще бъде разбираема за всички. Основните изисквания за поръчката са прости:

  1. Маркировката трябва да е ясна за всички участници.
  2. Всички (важни) версии на документи трябва да се пазят.
  3. Документите трябва да принадлежат към проекти, а не да лежат в обща купчина.
  4. Достъпът до документи трябва да бъде контролиран.
  5. Не е необходимо, но е удобно да имате инструменти за съвместна работа по документ.

Няма да обсъждаме офлайн начини за управление на документи. Разбира се, можете да напишете правилата за именуване на документи и да изпратите Word и Excel файлове по пощата. Това ще доведе до увеличаване на работните папки за всеки участник в процеса, а с течение на времето - до постоянно съгласуване кой какъв док редактира в момента.

Затова нека се издигнем в облаците - там сега се случва най-интересното.

1. Google Drive

Big Brother ни дава почти идеален инструмент за управление на документи.

  1. Google Docs не е просто онлайн редактор на документи, тук се съхраняват стари версии, можете да коментирате и редактирате докове "с три ръце".
  2. Google Таблици са едновременно електронни таблици за изчисления и добра счетоводна функционалност.
  3. Самият Google Drive е инструмент за управление на док, можете да организирате единна структура за съхранение на документи, ясно да зададете достъп до всяка папка.

Плюсове на Google Drive

  1. Те са очевидни. Това е облакът с всичките му предимства.

минуси

  1. Счетоводната система - влагане на папки, достъп до файлове и контролна плоча - ще трябва да създадете сами.
  2. Не всеки е доволен от използването на такава отворена платформа - все пак това е цял Google, той индексира всичко, което се движи, и не сме му платили за поверителност.

Моля, обърнете внимание: почти всяка уважаваща себе си система има интеграция с Google документи - ще видите това по-нататък в прегледа. И това е разумно - по-икономично е да използвате работеща функционалност, отколкото да харчите усилия за създаване на свой собствен аналог.

Искаме обаче да ви предупредим: по-добре е да съхранявате поверителна и търговска информация, пароли и друга важна информация там, където достъпът е по-стриктно регулиран.

2. Trello

Виртуална дъска със списък със задачи и проекти. Дъските могат да се наричат ​​както искате - и визуално да видите процеса на изпълнение на задачите. Можете да прикачите документи към всяка задача: от компютър, Google Drive, Dropbox и др. Интересното е, че в Trello Business Class можете да прикачите не само документи, но и заявки за изтегляне на GitHub, Slack разговори и потенциални клиенти от Salesforce. За сътрудничество можете да използвате пакета Trello + Google Docs: прикачете файлове на Google Docs, които могат да се отварят на диска и редактират там - оставяйте нови коментари и т.н.

Предимства на решението:

  1. Trello е много лесна за научаване система. За един час хора, които никога не са използвали такива решения, могат да се справят с него.
  2. Задачите и процесът на тяхното изпълнение са ясно видими, като на коркова дъска. Дизайнът е удобен и модерен, нищо повече.

минуси:

  1. Няма инструмент за сътрудничество с документи. Тези. или използвате Google Docs, или всеки качва своя собствена версия. Да, така или иначе всички документи ще бъдат събрани в една задача и няма да загубите нищо. Но ако имате нужда от по-сериозна автоматизация, тогава Trello не е най-добрият вариант.
  2. Ако има наистина много проекти и задачи, Trello може да бъде объркващ поради особеностите на структурата. Постоянното превключване между дъските не е много удобно.

3.Работна секция

Онлайн система за управление на проекти с възможност за запис на финанси. Във всяка задача можете да добавяте различни типове файлове - и след това да ги редактирате отново с помощта на Google. Или изтеглете и качете отново.

Източник: worksection.com

За всеки файл можете да направите описание, да изберете етикети (например нужда от преглед, спешно! и т.н.), да ограничите достъпа - т.е. направете файла видим само за определени потребители. Ако създадете задача или коментар с ограничена видимост, не за всички, тогава прикачените там файлове автоматично получават същите настройки за поверителност.

Всички файлове на проекта могат да бъдат сортирани по различни критерии: тип, дата, задачи, размер, име. Можете да видите само файлове, които се отнасят до неизпълнени задачи, или можете да видите всички.

Можете също да изтривате, изтегляте, присвоявате етикети на група файлове, като просто ги маркирате в секция.

Нови версии на документи могат да се качват към старите - просто задръжте курсора на мишката върху стария файл и щракнете върху иконата вляво от него. Новият документ ще се зареди и ще заеме най-горната позиция в списъка. В този случай старата версия също ще бъде запазена.

Източник: worksection.com

Характеристиката на решението е, че в разширената тарифа можете да свържете собствено FTP хранилище. Тогава изобщо няма да има ограничения за изтегляне на файлове.

Предимства на решението:

  1. Worksection е модерна система с широки възможности за управление на проекти и файлове. Всъщност цялата функционалност за удобно сътрудничество е достъпна за вас.
  2. Отделно отбелязвам изчисляването на разходите - ако определите цената на час работа на специалист, можете да видите цената на всяка отделна задача.
  3. Удобен интерфейс, възможност за задаване на краен срок за целия проект, не само за задачите. Ясно видим % от прекараното време, удобен за управление.

минуси:

  1. В безплатната версия имате само 2 активни проекта и 50 MB дисково пространство за файлове. 10 GB вече са включени в корпоративния план на цена от $49 на месец. В същото време има и ограничение на активните проекти - 50 бр. Струва ни се, че дори за средна компания 50 проекта и 10 GB не са достатъчни. Premium струва $99, но дори там активните проекти са ограничени до 100.

4. Мегаплан

Megaplan има отделен модул "Документи", който ви позволява да съхранявате файлове с различни нива на вложеност. За всеки документ можете да зададете видимост - отворен достъп само за определени служители.

При редактиране на нова версия на файла е допустимо зареждането на старата като версия. Служителите могат да се абонират за известия за изтегляне на нова версия - по пощата, SMS, в линията за информиране, всеки сам го определя в настройките.

Източник: help.megaplan.ru

Текстовите документи могат да се създават директно в Megaplan. Но също така ще бъде възможно да ги преглеждате и редактирате само в Megaplan, не можете да ги изтеглите в друг формат.

Програмата предоставя и шаблони за стандартни документи.

Източник: help.megaplan.ru

Предимства на Megaplan:

  1. Удобен и сравнително прост интерфейс.
  2. Възможност за безплатна работа на 10 потребители, включително работа с документи.

Минуси на Megaplan:

  1. Няма пълноценна възможност за създаване на различни видове документи директно в системата.
  2. Цената на тарифата само за 10 потребители е доста висока - около $ 250 за "всичко включено".

5. Битрикс24

Това е цялостно решение със CRM система за бизнеса, където всички възможности за споделяне и редактиране на документи са добре обмислени. Можете да прикачвате файлове към всяка задача и коментар - от компютър или от всяко дисково хранилище, както и веднага да създавате нови файлове в Google Docs или Microsoft Office Online.

Онлайн съавторството на документи е достъпно на . Ако редактирате качен документ чрез Google Документи, можете да го прикачите към коментар и ще се появи ред, указващ, че потребителят е качил нова версия на документа. В Bitrix24 е внедрено интелигентно търсене - лесно е да търсите всички документи по име или проект, показват се подсказки.

Файловете, свързани с всеки проект, могат да бъдат сортирани по дата, по име, по размер. Поверителността също се задава според настройките на папката на проекта, където се съхранява документът. Можете да предотвратите редактиране от всички, освен от автора на изданието.

Chip Bitrix24 - каталог с приложения. Например, можете да инсталирате безплатно "Дизайнер на документи", който ви помага да създавате стандартни файлове във формати .docx, .pdf. Шаблоните са лесни за редактиране, могат да се изпращат по електронна поща, водят регистър на запазените документи.

В Bitrix24 към всяка задача е приложен линк към документ, който потребителите могат съвместно да редактират, коментират и обсъждат в рамките на задачата. Най-лесният начин е да съхранявате документи на системното устройство. Ако по някаква причина не сте доволни от Bitrix24.Disk, можете да използвате друго облачно хранилище вместо него. Но това не е удобно за всички и не винаги.

Предимства на Bitrix24

  1. Почти всички функции (с изключение на блокиране на документи и деактивиране на публични връзки към тях) са налични в безплатната версия на цялостното решение. Налични са и 5 GB облачно хранилище. А за $199 (топ план) получавате неограничен обем. Плюс спестявания от лицензирани офис програми.
  2. Голям избор от приложения за оптимизиране на работата с документи.
  3. Поддръжка на версия на документ и нови известия за изтегляне.
  4. Широка функционалност – в едно решение получавате всичко необходимо за електронен документооборот.

Минуси на решението:

  1. Настройките за поверителност на даден файл се задават чрез групата или задачата, към която е свързан, файлът не може да бъде направен видим или невидим за определени потребители, като просто го маркирате.
  2. Няма функция за добавяне на кратко описание към файла.

Обобщаване

Ако имате малко проекти и участници и изискванията към документите не са твърде сложни, можете да изберете най-простото решение - например Trello и други подобни. За проста работа със задачи това е напълно достатъчно - всеки прикачва необходимите файлове и ги заменя, ако е необходимо.

Когато става въпрос за пълноценно сътрудничество и онлайн координация, трябва да обмислите комплексни решения - като подобни системи за контрол. Всичките им възможности трябва да бъдат анализирани и сравнени и след това избрани въз основа на функционалността, от която се нуждаете.

И няколко съвета - които ще бъдат полезни при работа във всяка система:

  • Дори ако използвате сложна система, която "организира всичко сама", уверете се, че документите и задачите са именувани според едни и същи правила. Това ще улесни навигацията в проектите.
  • Споделен достъп - работните документи трябва да се съхраняват във вътрешни групи, а на клиента да се дава празен документ без коментари и редакции.
  • да си улесниш живота: Ако използвате Word в режим на редактиране, не забравяйте да отидете на Преглед, преди да изпратите файла, и приемете всички корекции. В противен случай клиентът може да забележи как сте променили условията или цената няколко пъти.
  • Системна администрация,
  • Хранилище за данни

    • "Корпорацията на злото" (шега) вече второ десетилетие овладява нишата на съвместната работа с документи. Всичко започна с ранните версии на SharePoint, при споменаването на които по-опитните котки веднага започват да плачат - беше твърде специфичен като настройки и възможности в онези далечни години MS SP. Добре, нека не се нараняваме повече със спомени за това тромаво чудовище...

    Но упоритостта на Microsoft не издържа - работата за подобряване на ситуацията се извършва през цялото това време и на няколко фронта едновременно. В резултат на това вече можем да говорим за изградената инфраструктура за сътрудничество с документи, която Microsoft предлага. Той разграничава два класа софтуер:

    1. Средства за колективен достъп до документи, включително каталогизиране, контрол на версиите, разпространение на права и подобни сървърни функции. Тези инструменти от своя страна се разделят на облачни (OneDrive, SharePoint Online) и локални, тоест разположени в инфраструктурата на самия клиент - сървъра SharePoint 2016.
    2. Инструменти за редактиране на документи. Те включват: фамилията на Microsoft Office за настолни компютри (също силно преработена напоследък), прясно създадени мобилни версии на Office, първоначално фокусирани върху сътрудничеството с документи, и, черешката на тортата, тяхното собствено внедряване на приложенията на Office Online за онлайн редактиране на документи сървър (познат донякъде под името Office Web Apps).
    Цялото това великолепие вероятно не прави Microsoft „убиец на Google Docs“ (в този случай журналистите, които измислят такива заглавия за новини, е по-вероятно да бъдат убийците на нашия мозък), но предоставя добра алтернатива на потребителя. Това важи особено за корпоративни клиенти, които, първо, вече имат инфраструктура от MS (AD, Exchange, Skype for Business), и второ, има нужда да се държи цялата или част от информацията под контрол, т.е. собствени сървъри. За тези клиенти новите възможности на Microsoft за съвместна работа с документи са особено привлекателни.

    В резултат на това имахме идеята да разкажем както за тези функции, така и как да инсталираме и конфигурираме цялата тази икономика. Нека се опитаме да стигнем до сравнението с алтернативни услуги. Тъй като е ясно, че такова дълго четиво отнема много време за писане и не всеки може да го прочете, решихме да го разделим на няколко статии. Този е първият. И в него по-нататък ще преминем през функциите и функциите, които всеки от продуктите на Microsoft, които предоставят съвместно редактиране на документи, има: Office Online, MS Office на настолни компютри и също така е на мобилни устройства. Предупреждавам ви веднага - ще има много внимание към детайлите и предъвкване на дребни особености, нетърпелив читател може веднага да прочете "изводите" в края на бележката, за останалото - да вървим.

    офис онлайн

    Office Online Server е доста интересно приложение, с което все още не всеки е добре запознат. Първо, това е възможност за намаляване на броя на лицензите и инсталациите на MS Office. На второ място, разширяване на възможността за достъп и редактиране на документа, грубо казано - имате нужда само от браузър. Трето, това е най-доброто изживяване на Microsoft за сътрудничество до момента. Да видим за какво говоря.
    Word онлайн

    Редактирането на документ в Office Online може да се извършва от множество потребители едновременно, докато промените и потребителското име на редактора се показват незабавно на други сътрудници. Потребителите могат да редактират една и съща част от текста едновременно, няма блокиране по параграфи.

    Excel онлайн

    В Excel Online промените в клетка ще бъдат видими за други сътрудници само когато първият сътрудник се премести в следващата клетка. В същото време клетките не са блокирани и няколко потребители могат да правят промени наведнъж.

    PowerPoint онлайн

    PowerPoint Online ви позволява да работите върху един и същ слайд едновременно, но е по-добре да работите върху различни елементи, в противен случай потребителите не виждат промените на другия в реално време.

    Настолна версия на Office

    Опитът от съвместна работа върху документи чрез Office Online е приятно изживяване, когато става въпрос за редакции на текст без необходимост от значителни промени във форматирането. Ако искате да вмъкнете диаграми, интелигентно изкуство, таблици със съдържание, макроси, форматиране на таблици, използвайте формули и т.н. тук трябва да използвате настолната версия на програмите. Можете да напишете отделна статия за разликата между функционалността на настолната версия и онлайн. Тук ще разгледаме разликите, свързани със сътрудничеството.
    MS Word
    Когато редактирате в настолната версия на програмата, абзац, върху който работи друг потребител, се блокира.

    Промените, които правите, ще станат видими за други съавтори само след като бъдат запазени от автора и документът бъде актуализиран от други потребители.

    Съхраняване-обновяване се комбинира в бутон Запис (Ctrl+S).Наличието на обновявания се обозначава с икона до името на автора.

    MS Excel
    В случая с Excel няма възможност да работите върху документ едновременно. Предлага ни се или да отидем на онлайн версията -

    Или се наредете

    MS PowerPoint
    Обратно, в PowerPoint няма заключване или обозначение на елемент, върху който работи друг потребител. Така че фактът, че някой друг работи върху същата презентация, можете да разберете само чрез панела Споделяне.

    Наличието на актуализации се сигнализира от незабележимото състояние Налични актуализации. Състоянието се появява само след като авторът запази промените, самите промени се появяват след актуализиране на документа чрез Запазване (Ctrl + S).

    Мобилни устройства

    Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App
    Когато работите на Android, абзацът или елементът, върху който работи потребителят, не се блокира и е възможна едновременна работа с него, но нищо не се маркира за други сътрудници, Редакциите се показват без допълнителни действия с леко забавяне. Фактът, че някой друг работи върху същия елемент, може да се види в менюто "Споделяне".

    В случай на iPhone, когато се направят промени, се показва съобщение за актуализация с предложение за Прилагане / Отказ.

    Би било интересно да го тествате на Windows Phone с Windows 10. Но в компанията нямаше такива.

    Приложение Microsoft Excel
    Сътрудничеството в реално време в приложението Excel не се поддържа.

    заключения

    Като цяло функционалността на Microsoft за съавторство на документи е зряла, въпреки че различните компоненти я прилагат по различен начин. Самият процес на съвместно редактиране е най-добре реализиран в Office Online – това е истинска съвместна работа. В списъка с неща, които можете да гледате вечно, ще добавя знамена с имена на колеги, движещи се по екрана и документ, който постепенно се попълва сам. Но, за съжаление, за пълноценна функционалност за редактиране като такава, все пак ще трябва да се обърнете към настолни версии на програми, които все още имат и се нуждаят от бутон за запазване, а процесът на сътрудничество не е толкова удобно реализиран (Excel страда най-много, където всичко е същото).остава на ниво чекиране-касиране).

    В следващата бележка ще опишем как да внедрим процеса на внедряване на компонент за локално споделяне в корпоративна инфраструктура. SharePoint 2016 ферма, Office Online Server, публикуване - това е всичко. Не изключвайте.

    С уважение, екип на Servilon

    Тагове:

    • SharePoint
    • офис онлайн
    • съвместна дейност
    Добави тагове

    2017. Google Документи зарадва феновете на съвместните редакции

    Всъщност онлайн редакторът на Google Docs първоначално се фокусира върху съвместното редактиране на документи в реално време. Но понякога се случва, че трябва да работите заедно върху документ асинхронно. И точно тогава влизат в действие корекциите, приемането/отхвърлянето, версиите на документа. Сега този режим на редактиране (обичайно за Word) е наличен и в Google Документи. Освен това редакциите могат да се правят / приемат в мобилното приложение. И за разлика от Word, Google Docs показва по-добре кой е направил промените. Можете също така да назовавате версии на документи, което е много удобно. Например, след като първата част на документа бъде одобрена, можете да наименувате версията „1 одобрена част“ вместо „Версия от 3 август“.

    2017. Приложението Dropbox Paper е достъпно на руски език

    Dropbox обяви глобалното стартиране на своето приложение Paper на 21 езика, включително на руски. Това е инструмент за сътрудничество, който е кръстоска между Evernote, Google Docs и Slack. Създавате страница, каните колеги (регистрирани в Dropbox) и можете съвместно да създавате и редактирате съдържание. В същото време можете да видите кой какво редактира в момента. Можете да добавяте снимки, файлове, видеоклипове, списъци със задачи и коментари към страницата. Можете да работите със страницата в браузър или мобилно приложение. Когато сте готови, страницата се запазва във вашия акаунт в Dropbox. В момента приложението Paper е безплатно.

    2015. Dropbox стартира онлайн услуга за водене на бележки и сътрудничество


    Dropbox тихо стартира нова услуга Dropbox Notes. Това е прост текстов редактор, с който можете да създадете бележка (или обикновен документ) и да я запишете в онлайн хранилището си. Можете да форматирате малко текста, да добавите снимки и таблици. Можете да прикачвате файлове и задачи (списъци със задачи) към бележки. Освен това страниците могат да се споделят с колеги и да се редактират съвместно в реално време. В същото време виждате кой друг редактира страницата и къде е неговият курсор. Разбира се, този редактор няма да се конкурира с Word, той е предназначен за лесно сътрудничество. Освен това наскоро Dropbox получи пълна интеграция с Microsoft Office.

    2015. Dropbox ви позволява съвместно да редактирате документи на MS Office

    Преди няколко години, когато всички вече смятаха, че бъдещето на документите е те да се съхраняват само онлайн, Dropbox се появи и излезе с идеята за синхронизиране на копие на документ между много устройства. Сега, когато всички се примириха с факта, че съавторството на документ изисква онлайн редактор като Google Docs, Dropbox предлага да не се паникьосвате и да използвате обичайните Word, Excel и PowerPoint, просто като инсталирате малък плъгин за сътрудничество. Този плъгин за значка на Dropbox ви позволява да синхронизирате копия на един и същ документ на компютрите на служителите в реално време. В същото време можете да видите кой в ​​момента работи върху този документ, да определите дали имате най-новата версия, да актуализирате до последната версия и бързо да изпратите връзка към документа на колега. Новата функция ще бъде достъпна първо в бизнес изданието на Dropbox for Business.

    2012. Salesforce Stypi - онлайн бележник за сътрудничество в реално време


    Да приемем, че вие ​​и вашите колеги или партньори трябва да работите върху задача, която изисква писане. Например, съставете план на проект или напишете търговска оферта на клиент. Ако всички участници в срещата присъстват в офиса, просто ги събирате на една маса, взимате лист хартия или флипчарт и записвате умни мисли. Но ако участниците в срещата са в различни части на света? Разбира се, има Google Docs, Online Word или Zoho, но всички те трябва да се регистрират и са много тромави за писане на прости списъци. (Понякога малките неща отблъскват хората от използването на услугата). Така че за такива онлайн срещи услугата Stypi е идеална. Това е прост онлайн бележник с чат, който може да се използва от няколко души едновременно. ***

    2011. Google+ Hangouts се превърна в цялостна услуга за уеб конференции


    Хак на ливански програмист, който позволява съвместно редактиране на текст в Google+ Hangouts, не издържа дълго като хак. Днешната актуализация на Google+ добавя още много нови функции към Hangouts. Първо, това е възможността да споделяте екрана си (Screen-sharing). Второ, това е възможност за съвместно рисуване на екрана (бяла дъска). Трето, това е възможността за съвместно редактиране на документи в Google Документи. Четвърто, това е възможност за организиране на видео излъчвания (уебинари) за неограничен брой зрители (броят на активните участници може да бъде до 10). Пето, видеочатът на Google Hangouts вече работи на смартфони с Android. И накрая, шесто, Google отвори официалния API на Hangouts, така че сега не е нужно да се лутате като ливански програмист, за да създадете свое собствено приложение Hangouts. Между другото, социалната мрежа Google+ вече е отворена за всички. Готова ли е вече вашата компания?

    2011. Съавторство на текст/код в Google+ Hangouts


    Известен разработчик Мохамед Мансур създаде разширение към Google+ Hangouts - Hangout Pad за Google+, което ви позволява да работите съвместно върху текст (или програмен код), като общувате чрез видео. Въпреки че това разширение все още съдържа куп грешки, то е интересно по няколко причини едновременно. Първо, той не използва официалния API на Google+ (по простата причина, че все още не съществува). Hangout Pad е плъгин за браузъра Google Chrome и е интегриран във видеочата на Hangouts чрез хак (услуга Google Shared Spaces и протокол Google Wave). Този инструмент обаче вече показва разширението на Google Hangouts (внимавайте за Skype!). Прозорецът за сътрудничество (в този случай редакторът на код) се намира над видео потоците на потребителите и може да съдържа всичко. В допълнение, това е ясна демонстрация на бъдещата интеграция на Google Hangouts с Google Документи.

    2011. TeamLab вече разполага с текстов редактор и електронни таблици


    Услугата за сътрудничество Teamlab продължава да удивлява. Въпреки че наскоро в него най-накрая се появи платена версия, основната функционалност остава абсолютно безплатна и не е ограничена от броя на потребителите. И в същото време разработчиците имат време, пари и желание да създадат такива нови функции като онлайн редактори на документи. Да, решиха да не интегрират готови редактори на Google Docs или Zoho Docs, а да създадат свои (конкурентни) приложения. Вече са налични текстов редактор и редактор на електронни таблици, вкл. в безплатната версия. Очаквайте скоро редактор на презентации. Разбира се, функционалността на тези приложения все още е далеч от Word, Excel и дори Google Docs, те имат само основни функции. Но за повечето ежедневни задачи за съвместна работа с документи те са добри. Документите, създадени в Teamlab, могат да бъдат изтеглени в DOC, XLS формати и изпратени на контрагентите. Можете също да изтеглите документи в тези формати и да ги редактирате онлайн.

    Услугата за сътрудничество и управление на проекти Teamlab получи нов модул - Документи, който е предназначен за съхранение и споделяне на файлове и документи. Документите могат лесно да бъдат импортирани от Google Docs, Zoho Docs и Box.net и можете да използвате OpenOffice + специален плъгин Teamlab, за да ги редактирате, което ви позволява да отваряте всеки документ директно от браузъра. Всеки потребител има лично хранилище на документи и споделена папка, където се осъществява сътрудничеството. В допълнение към модула за документи, Teamlab вече има шаблони за проекти (за бързо създаване на стандартни проекти), история на кореспонденцията, мултичат и групова поща в месинджъра на TeamLab Talk, страница Моите задачи, крайни срокове за задачи и бутон за напомняне.


    OffiSync е добавка за редактори на MS Office, която ви позволява да запазвате офис документи във вашия акаунт в Google Документи и след това да ги отваряте от там. Тези. Идеята на услугата е да комбинира функционалните редактори на MS Office с възможностите за сътрудничество на Google Docs. След последния ни преглед създателите затегнаха интеграцията с Google Sites (т.е. документ от MS Office може да бъде запазен като прикачен файл към избрана страница в Google Sites и документите могат да се отварят от там). А вчера се появи още по-интересна функция - възможност за едновременно редактиране на един документ, работещ във всяка версия на MS Office (2003, 2007, 2010) или в онлайн редактора на Google Docs. Разбира се, не изглежда толкова готино, колкото в новата (вчерашна) версия на Google Docs, но обединява потребителите на двете решения.

    2010. Zoho Business ви позволява да ограничите достъпа до приложения по IP


    Разбира се, възможността за достъп до бизнес приложения от всяка точка на света е стратегическо предимство за Zoho и други SaaS услуги. Но от гледна точка на сигурността това може да доведе до големи проблеми. Zoho решиха да отстранят този недостатък и за потребителите на Zoho Business въвеждат възможност за ограничаване на достъпа до акаунт чрез IP адрес. В контролния панел се появи раздел, където можете да въведете списък с разрешени IP адреси - обикновено това са офис адреси или домашни адреси на служители / свободни професии. защото приложенията от Zoho Business често изискват достъп до външни изпълнители (клиенти, партньори), тогава не можете напълно да забраните достъпа за тях, а само да ограничите правата им за достъп. Припомняме, че Zoho Business е пакет от офис приложения за работа с електронна поща, документи и създаване на вътрешен портал за сътрудничество.

    2010. Актуализирана мобилна версия на Box.net за iPhone


    Box.net беше една от първите услуги, които създадоха клиент за iPhone. И сега той продължава да подобрява мобилния си клиент. Mobile Box.net 2.0 добави преглед на файлове (който наскоро се появи в уеб версията), възможност за коментиране на файлове и папки, споделяне на файлове и папки и преглед на общата емисия на събития. В допълнение, новият мобилен клиент е интегриран с редакторите на документи на iPhone на Quickoffice, така че документите на Word и Excel могат да се отварят и редактират на iPhone. В светлината на скорошната си поява тази функция изглежда особено привлекателна.

    2010. Box.net отговори адекватно на Google Docs


    Вероятно създателите на Box.net не са били много щастливи да научат, че услугата Google Docs се е превърнала в онлайн услуга за съхранение на файлове, което означава, че е станала техен пряк конкурент. Но отговорът им не закъсня. Наскоро Box.net представи универсална програма за преглед на Flash файлове, подобна на Scribd, която ви позволява да преглеждате почти всеки файл, съхраняван във вашия акаунт в Box.net - директно онлайн, без да го изтегляте на вашия компютър. Може да бъде офис документ, картина, флаш, аудио или видео (общо 20 формата). Освен това можете да публикувате произволен файл (във флаш визуализатор) на уебсайта си или да дадете достъп до него на определени служители и контрагенти, така че да могат да го прегледат и да оставят своите коментари. Може би това е идеалното решение, когато искате да изпратите на клиент презентация, диаграма, техническа документация или дизайн. Не е нужно да се притеснявате, че клиентът има инсталиран специфичен софтуер, за да отвори файла. ***

    2009. Google купи EtherPad и си спомни изображението на SaaS


    И така, онлайн услугата за съвместно редактиране на документи в реално време EtherPad, създадена от бивши служители на Google, се завръща там, където е родена - в Google. Целта на тази покупка е да се използва част от технологията EtherPad за Google Wave и да се върнат талантливи служители в компанията, за да работят по проект, който трябва да промени света. Вчера, веднага след като сделката беше финализирана, създателите на EtherPad (очевидно по искане на новите собственици) написаха в своя блог, че оттук нататък е невъзможно да се създават нови документи в услугата и на 31 март EtherPad ще бъде затворен. Разбира се, потребителите на услугата бяха донякъде разочаровани от това състояние на нещата и изразиха всичко, което мислят за това в коментарите. И тогава Google се сетиха за едно нещо, което е много по-важно за тях от ново придобиване – доверието в SaaS. ***

    2009. EtherPad имитира функцията PlayBack на Google Wave


    На 30 септември Google ще започне да раздава 100 000 покани за Google Wave. Изминаха само 3 месеца от представянето на тази супер услуга, но през това време разработчиците на трети страни вече успяха да реализират някои от оригиналните си идеи. Наскоро говорихме за Zenbe, който реализира идеята за "вълна", а днес услугата за съвместно редактиране на документи, EtherPad, представи функцията "PlayBack", която е едно от най-забележителните изобретения в Google Wave. Смисълът му е, че по всяко време можете да пуснете цялата история на промените в документа, все едно гледате филм. ***

    2009. OffiSync: Google Документи и MS Office не са конкуренти


    Повечето потребители вероятно имат стереотип, че Google Docs и MS Office са основни конкуренти. Напредналите потребители на онлайн услуги непрекъснато спорят с поддръжниците на Microsoft за това кое е по-ценно, богат на функции и мощен редактор или способността за глобален достъп и сътрудничество онлайн. Момчетата от OffiSync погледнаха на този проблем със свеж поглед. Те си мислеха, че в края на краищата почти всеки има MS Office и всеки потребител може лесно да създаде акаунт в Google Документи. Защо не използвате тези офис пакети заедно, комбинирайки техните предимства?

    2009. DocVerse - онлайн сътрудничество в MS Office


    Двама бивши служители на Microsoft създадоха спомагателна уеб услуга (+ плъгин) DocVerse, предназначена за съвместна работа върху документи на MS Office през Интернет. Защо са го направили? Може би те нямат нищо общо със себе си? В крайна сметка Microsoft вече има (безплатна) услуга, която предлага подобна функционалност – Office Live Workspace. Освен това Microsoft вече показа онлайн версии на своите редактори и обяви, че следващият Office 14 ще бъде уеб базиран. И тези момчета едва ли ще се надяват, че Microsoft ще купи техния проект, в противен случай не биха го построили на вражеската платформа Adobe AIR.

    2008. EtherPad - текстов редактор за сътрудничество в реално време


    Предимствата на онлайн редакторите като Google Docs или Zoho Writer пред настолния Word все още са под въпрос. На първо място, поради невъзможността (все още) да осигурят пълна съвместимост с .doc формата (което е много важно за обмен на файлове с контрагенти). На този фон много умен изглежда стартъпът EtherPad, чиито създатели са решили да забравят за съвместимостта и форматирането и да се фокусират върху фактора, който прави онлайн редактора много по-ценен от Word – сътрудничеството в реално време.

    2008. Гоби - нека го направим заедно

    Какво е Goby? Gobby е безплатен редактор за сътрудничество, който поддържа множество отворени документи в една сесия и чат с много потребители. Може да работи на Windows, Mac OSX, Linux. Редакторът позволява на множество потребители да редактират един и същ документ едновременно. ***

    2007. Нови функции на услугите на Google, налични днес


    IMAP за Gmail, Google Документи за мобилни устройства, нови функции за електронни таблици, нови функции в пакетите Professional и Education и много повече в официалното издание. ***

    2007. Google ще пусне wiki приложение: Google Wiki

    В мрежата се появи информация, че Google се готви да рестартира услугата Jotspot, която беше купена от компанията през 2006 г. Jotspot е приложение, предназначено да работи с онлайн wiki услуги - бази данни като Wikipedia.След сделката с Google, Услугата Jotspot не позволяваше регистрация на нови потребители, но старите клиенти запазваха достъп до своите акаунти. Според Google Blogoscoped, услугата Jotspot ще бъде включена в набор от онлайн приложения за офиса на Google Apps, наречен Google Wiki.Новото име е посочено и от логото на Google Wiki, което се появява, когато се опитате да влезете в сайта. Представители на Google направиха не дават официални коментари по тази информация.

    2007. Интегрирани електронни таблици в Central Desktop


    Съвсем наскоро писахме за силен конкурент на Google Spreadsheets - . И днес (очевидно след прочитането на тази публикация) Central Desktop обяви интегрирането на тази услуга в своята офис платформа. Така че сега потребителите на Central Desktop имат възможността да: ***

    2006. Съвместният редактор прави пари от wiki технологии


    Американската компания Numanila разработи услугата Approver, предназначена да улесни работата на няколко потребители върху един документ. За да започнете, трябва да качите документа на сайта и да изберете от списъка с контакти хората, които ще работят по него. По този начин, вместо да организирате пощенски списък с прикачен към него документ и допълнителна имейл кореспонденция, можете да видите цялата необходима информация на една страница. Услугата ще покаже кой и кога е направил промени в документа, кой вече го е одобрил, а също така ще напомня на всички участници в работата за крайните срокове.В тестов режим потребителят може да създаде само един документ и да участва в работата по неограничен брой чужди документи. За да можете да създавате повече документи (до 50), трябва да закупите платен акаунт за $6 на месец или $40 на година. В същото време услугата работи само на Mac и Windows OS и само с браузъри Internet Explorer и Firefox.

    2006. Дъска за писане - съвместна работа


    Колективното създаване на текстови документи не е нещо необичайно: много от нас е трябвало да правят това повече от веднъж в работна среда в офис. Но какво ще стане, ако съавторите са извън интранет мрежата и още повече - живеят в друга държава или дори на друг континент? Обменът на работни материали по имейл рано или късно ще доведе до такова объркване, че е лесно да загубите няколко важни допълнения, направени от колеги. Разбира се, можете да намерите много начини да избегнете проблеми и да организирате екипна работа чрез Интернет, но всички те ще бъдат свързани с определено време и усилия. Затова ви предлагаме да се запознаете с проект, наречен Writeboard, който ви позволява лесно и естествено да подготвяте прости текстови документи с участието на неограничен брой съавтори.За да започнете, просто трябва да преминете през проста регистрация, след с което можете веднага да пристъпите към същинската работа по документа. Предоставените инструменти за форматиране са доста аскетични: няколко вида заглавия, два вида списъци, удебелен шрифт и курсив, вмъкване на текстов блок. Също така е възможно да добавите хипервръзки и изображения към документа. Вярно е, че не без неудобство: снимките трябва първо да бъдат публикувани в интернет, защото. в текста се поставя само връзка към изображението. Невъзможно е да редактирате местоположението и размера на графичните обекти, така че е по-добре предварително да подготвите работни материали, така че в бъдеще завършената версия на статията да изглежда по-естетически. Редактирането на документ не е трудно, текстовете на кирилица изглеждат доста прилични както по време на редактиране, така и в готовия документ (но това е по-скоро заслуга на браузъра, отколкото на самия Writeboard, тъй като в програмата няма избор на шрифтове): Готовият документ се запазва на сървъра за програмисти и става достъпен за редактиране от други потребители. Промените се проследяват в система, подобна на тази, използвана от Wiki системите, така че е много лесно да се намерят промени, направени от други в проекта. Междинните версии на работния документ също остават налични, така че винаги можете да се върнете към някоя от предишните версии. Особено внимание заслужава методът за маркиране на променения текст: това ви позволява незабавно да откриете нови редакции, а не да ги търсите в текста на целия документ.За да обсъдите текущи работни моменти, можете да обменяте текстови съобщения с колеги, организирани във формата от коментари. Изборът на междинни версии на документа, които са своеобразна отправна точка за следващия етап на редактиране или просто са се оказали успешни, но не съвсем готови за окончателното издание, може да се извърши чрез задаване на съответните флагове. Ако някой от съавторите все още не е наясно, че работата по документа вече е в разгара си, в което помощта му е добре дошла, можете да му изпратите покана по имейл. Съобщението ще съдържа връзка към текущата версия на документа, както и паролата, необходима за достъп до функцията за редактиране.В допълнение към горните действия върху документа, можете да изпращате работни материали до всеки адресат по имейл. За да не се занимавате с пощенски съобщения постоянно, можете да използвате RSS. Ако имате нужда от копие на документа на вашия локален компютър, можете да го изтеглите от сървъра за разработчици на Writeboard и документът автоматично се преобразува в един от двата формата: обикновен текст или HTML. Невъзможността за поставяне на графични обекти директно в текста на документа, който се създава на този етап, ще има отрицателно въздействие: ако в текста присъстват изображения, тогава експортираната версия ще съдържа само връзки към тях.Разбира се, вътрешният документ на компанията инструмент за управление не си струва. Но има много проекти, за които тази услуга ще бъде полезна. Авторите на ресурса предлагат да използват своето дете на такива категории потребители като студенти и поети, журналисти на свободна практика и PR мениджъри. Във всеки случай, след като такъв проект предлага своите услуги, защо не опитате да го използвате?

    2002. WebDAV протокол за управление на файлове в мрежата

    Software AG пусна WebDAV, набор от разширения към HTTP протокола, който осигурява функционалност за съвместно редактиране и управление на файлове на отдалечени уеб сървъри. Протоколът WebDAV дава на служителите в офиса възможност незабавно да публикуват информация в мрежата с помощта на обикновени офис програми. Tamino WebDAV Server интегрира Tamino XML база данни в Windows приложения