Współpracuj ze skoroszytem programu Microsoft Excel. Współpracuj z Dokumentami Google

Prawie każdy musi pracować z dokumentami i często zajmuje to dużo czasu. Istnieje jednak wiele programów i usług online, które mogą uprościć i przyspieszyć rozwiązywanie wielu zadań biurowych. Tak więc, jeśli używasz systemu OCR - do zeskanowania dokumentu i rozpoznania za jego pomocą tekstu - będzie to wymagało znacznie mniej wysiłku i czasu niż wpisanie odpowiedniego tekstu z klawiatury. Jeśli najpierw konwertujesz dokumenty PDF do formatów Word/Excel, to po skopiowaniu fragmentów takich dokumentów do własnych materiałów (np. w celu potwierdzenia tez danymi statystycznymi i analitycznymi) nie musisz już doprowadzać ich do normalnej postaci, co byłoby wymagane przy kopiowaniu bezpośrednio z plików PDF. Jeśli proces porównywania różnych wersji dokumentów pod kątem różnic zostanie powierzony komputerowi (zamiast ręcznego przeglądania tekstów), to znowu będzie można wygrać dużo czasu i uniknąć irytujących błędów. A to nie wszystko – podobnych przykładów optymalizacji jest wiele.

Jedyne pytanie brzmi, co dać pierwszeństwo - rozwiązania offline czy usługi online. Nie ma wątpliwości, że funkcjonalność wyspecjalizowanych aplikacji do pracy z dokumentami z reguły okazuje się o rząd wielkości wyższa niż w przypadku usług online, ale trudniej jest je opanować, a cena takich aplikacji zwykle robi wrażenie. Z kolei zaletą usług online jest łatwość użytkowania, a często i bezpłatna. Dodatkowo z takiej usługi można skorzystać z dowolnego komputera podłączonego do Internetu, co jest ważne, ponieważ wiele osób musi pracować na różnych komputerach (i nie wszystkie mają zainstalowane niezbędne oprogramowanie). Jest jeszcze jeden ważny niuans - usługi znacznie upraszczają wymianę dokumentów, co jest ważne podczas wspólnej pracy nad nimi.

Udostępnianie dokumentów i współpraca

We współczesnym świecie pracownicy związani w różnych projektach (lub po prostu przyjaciele zjednoczeni określonym celem) często znajdują się daleko od siebie (w różnych miastach, a nawet krajach), co powoduje pewne trudności, gdy trzeba omówić i uzgodnić dokumenty. W zasadzie istnieje wiele sposobów na szybką wymianę dokumentów w sieci - można wysyłać pliki pocztą e-mail, przechowywać je na serwerach FTP, umieszczać w hostingu plików lub magazynach online itp. Jednak wszystkie te opcje w rzeczywistości, dotyczą tej samej technologii pracy: jeden użytkownik tworzy oryginalny dokument, w taki czy inny sposób, jest on przekazywany drugiemu użytkownikowi, który pobiera odpowiednią aplikację (na przykład MS Word), dokonuje edycji w trybie recenzji i wysyła dokument do jego kolega w ten sam sposób. Następnie wszystko powtarza się w kółko. Oczywiście w przypadku poważnych edycji ze złożonym formatowaniem takie podejście jest uzasadnione. Jednak najczęściej konieczne jest skoordynowanie i więcej niż jeden raz, nie formatowania elementów, ale określone sformułowanie tekstu i liczb. Taka koordynacja edycji może być zorganizowana szybciej: poprzez usługi online przeznaczone do współpracy nad dokumentami, takie jak Google Docs (https://docs.google.com/) czy Zoho Docs (http://docs.zoho.com/) .

Takie usługi posiadają wszystkie niezbędne funkcjonalności do organizowania wspólnej pracy nad dokumentami w ramach konkretnych projektów. Zasada działania z reguły jest następująca – dokumenty nie są przechowywane na komputerach lokalnych, ale na specjalnych serwerach i są dostępne tylko dla tych użytkowników, dla których autorzy dokumentów ustawili odpowiednie uprawnienia (do odczytu lub edycji) . Aby odczytać i edytować dokument, nie trzeba pobierać odpowiedniego oprogramowania – można to zrobić korzystając z funkcjonalności usługi. Ponadto dozwolona jest nie tylko edycja, ale także komentowanie różnych obliczeń, danych, fragmentów tabel itp., co często jest wymagane w trakcie współpracy. Jednocześnie możesz pracować z dokumentami na dowolnym komputerze z dostępem do Internetu, co jest ważne dla użytkowników mobilnych. Ponadto wszelkie pomyłki z różnymi wersjami tego samego dokumentu są całkowicie wyeliminowane, ponieważ ta sama (zawsze najnowsza) kopia dokumentu jest dostępna dla wszystkich użytkowników. Dzięki temu czas na wspólną pracę z dokumentami jest zauważalnie skrócony.

Usługa Google Docs była pierwotnie przeznaczona wyłącznie do pracy z dokumentami biurowymi i zapewniała możliwość tworzenia i edycji dokumentów tekstowych, tabel i prezentacji z rysunkami (pobieranymi lub tworzonymi w prostym edytorze graficznym bezpośrednio w usłudze). Teraz oprócz dokumentów biurowych można przechowywać zdjęcia i materiały wideo. Dokumenty są umieszczane w zbiorach (rys. 1) i mogą być tworzone od podstaw lub pobierane gotowe w popularnych formatach plików, m.in. DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT itp. Możliwości formatowania tworzonych dokumentów są minimalne, ale w zupełności wystarczające do dopasowania materiałów.

Ryż. 1. Uporządkuj dokumenty w Dokumentach Google

Dostęp do plików może być prywatny, poprzez łącze i publiczny, jeśli są opublikowane. Dla bezpiecznej współpracy z dokumentami optymalny jest dostęp prywatny, w którym prawa dostępu (edycja lub odczyt) do określonych dokumentów lub zbiorów są konfigurowane dla wybranych użytkowników. Wraz ze zwykłą edycją możliwe jest wstawianie komentarzy (rys. 2). Ustawienie dostępu przez link ma sens, jeśli konieczne jest otwarcie dostępu do informacji dla dużej grupy użytkowników – np. nauczyciel może w ten sposób udostępnić materiały dydaktyczne studentom kursu. Publikacja daje dostęp do dokumentów wszystkim użytkownikom bez wyjątku.

Ryż. 2. Dodawanie komentarza do dokumentu przez Dokumenty Google

Całkowita ilość miejsca udostępnianego w usłudze Dokumenty Google jest ograniczona do jednego gigabajta - dodatkowa przestrzeń jest płatna (20 GB - 5 USD rocznie, 80 GB - 20 USD rocznie itd.).

Zoho Docs nie tylko umożliwia tworzenie i udostępnianie dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji, ale może również służyć jako repozytorium online, do którego można przesyłać zdjęcia, muzykę i filmy. Zakres formatów dozwolonych do przesyłania jest bardzo szeroki – możesz nawet przesyłać archiwa ZIP z ich późniejszym rozpakowaniem za pomocą Zoho Docs i importować dokumenty przechowywane w usłudze Google Docs. Dokumenty i inne materiały umieszczane są w folderach i obszarach roboczych (workspace). Foldery są niezbędne do efektywnej organizacji dokumentów osobistych (rys. 3), a obszary robocze są przeznaczone do wspólnej pracy nad dokumentami (foldery można również tworzyć wewnątrz obszarów roboczych w celu ułatwienia orientacji). Plan organizacji zapewnia możliwość przypisywania tagów do plików, co może być przydatne do szybkiego ich późniejszego wyszukiwania. Jeśli chodzi o formatowanie, to tutaj możliwości są znacznie bardziej imponujące niż w usłudze Google Docs, choć naszym zdaniem nie jest to bardzo ważne, ponieważ tworzenie spektakularnie zaprojektowanych dokumentów jest znacznie wygodniejsze w tradycyjnych rozwiązaniach programowych (w szczególności w MS Office produktów), a online bardziej uzasadnione jest skorzystanie z usług wymiany dokumentów i ich szybkiego zatwierdzania.

Ryż. 3. Zarządzanie dokumentami w środowisku Zoho Docs

Wszelkie pliki i foldery przechowywane w usłudze Zoho Docs można udostępniać w celu umożliwienia współpracy z dokumentami, a dostęp do nich mają nie tylko wybrani użytkownicy, ale także całe grupy. To ostatnie jest bardzo wygodne, gdy wymagane jest udostępnienie serii dokumentów kilku użytkownikom pracującym razem nad konkretnym projektem jednocześnie. Jeszcze wygodniej jest podczas pracy nad niektórymi projektami korzystać z obszarów roboczych (każdy projekt ma swój własny), otwierając do nich dostęp dla grup współpracowników. W takim przypadku wszyscy użytkownicy grupy będą mieli automatycznie dostęp do dokumentów nowo dodanych do obszaru roboczego, a organizacja dostępu do dokumentów dla nowych członków grupy również zostanie uproszczona, ponieważ wystarczy tylko dodać nowego pracownika do Grupa. W zależności od poziomu dostępu użytkownicy mają możliwość zapoznania się z dokumentami, które otworzyli lub ich edycji, podczas edycji istnieje możliwość dodawania komentarzy (rys. 4).

Ryż. 4. Komentowanie dokumentu w środowisku Zoho

Ilość miejsca udostępnianego w usłudze Zoho Docs oraz liczba obszarów roboczych zależy od wybranego planu. W przypadku planu Free przydzielany jest 1 GB miejsca i można utworzyć tylko jeden obszar roboczy. Plany komercyjne Standard (3 USD miesięcznie) i Premium (5 USD miesięcznie) przydzielają ten sam 1 GB za darmo, ale liczba obszarów roboczych może sięgnąć już odpowiednio 10 i 20, a dodatkowo wzrost udostępnianej przestrzeni na pliki jest dozwolone za dopłatą.

Rozpoznawanie tekstu

Zdarzają się przypadki, kiedy przygotowując dokumenty w formie elektronicznej, trzeba wstawiać do nich fragmenty dokumentów papierowych – np. dodawać obszerne cytaty do abstraktów, prac semestralnych czy rozpraw doktorskich, dokonywać zmian w dokumentach papierowych bez ponownego wpisywania ich na klawiaturze, itd. Jeśli masz pod ręką Jeśli masz skaner lub aparat fotograficzny, to szybciej (choć wszystko zależy od ilości tekstu) może być zeskanowanie (zrobienie zdjęcia) dokumentu i rozpoznanie tekstu przez system OCR za pomocą odpowiedniego serwis internetowy. Za pomocą takich usług można szybko przekonwertować obrazy dokumentów (zeskanowane lub sfotografowane) na edytowalne formaty tekstowe.

Istnieje wiele usług online, które oferują odpowiednie możliwości w sieci, w tym zasoby wspomagające rozpoznawanie tekstów w języku rosyjskim. Niektóre zasoby są całkowicie darmowe, ale najczęściej mają pewne ograniczenia dotyczące rozmiaru zdjęć i liczby materiałów rozpoznawanych w ustalonym okresie czasu. Inne wymagają opłaty za stronę - czysto symboliczną w porównaniu z kosztami systemów OCR offline, z których większość jest przeznaczona dla użytkowników korporacyjnych.

Niestety większość testowanych przez nas zasobów nie radziła sobie dobrze z rozpoznawaniem tekstu rosyjskojęzycznego, nawet tych, które były idealne pod względem wyjściowej jakości materiałów. Jako „idealny” dokument zrobiliśmy zwykły zrzut ekranu z tekstem, a do roli trudnego do rozpoznania materiału wybraliśmy przeciętny zeskanowany obraz (dokument był skanowany pod kątem i zawierał dużo „śmieci”) – ryc. . 5.

Ryż. 5. Dokumenty źródłowe

Po przejściu przez kilkanaście usług online zdecydowaliśmy się na zaledwie trzy zasoby: Terminal Ocr (https://ocrterminal.com/), OCR online (http://www.onlineocr.net/) i FineReader Online (http: //finereader.abbyyonline.com/en). Pierwsza z tych usług obsługuje 20 języków i pozwala rozpoznawać do 20 stron miesięcznie za darmo - jeśli potrzebujesz więcej, zapłacisz od 4 do 9 groszy za stronę (w zależności od łącznej ilości stron) . Usługa Online OCR rozumie 32 języki, jest całkowicie darmowa i pozwala na rozpoznanie do 15 dokumentów na godzinę. FineReader Online obsługuje 37 języków rozpoznawania, ale tylko trzy strony mogą być rozpoznawane bezpłatnie. Wszystkie kolejne strony są kupowane; stawki są ustalane na podstawie łącznej liczby stron (20 stron – 3 USD, 50 stron – 5 USD itd.).

Technologia rozpoznawania tekstu za pomocą usług OCR online teoretycznie nie sprawia żadnych trudności: trzeba załadować plik źródłowy, wybrać język i format zapisania dokumentu i rozpocząć proces rozpoznawania (rys. 6).

Ryż. 6. Rozpoznawanie dokumentów za pomocą programu FineReader Online

Wszystkie trzy wymienione serwisy dobrze (i w sumie na równi) poradziły sobie z rozpoznaniem zrzutu ekranu z tekstem (rys. 7), ale tylko dwie pierwsze zdołały mniej lub bardziej poprawnie rozpoznać złożony dokument (rys. 8) natomiast wyniki programu FineReader Online okazały się niezadowalające (ryc. 9).

Ryż. 7. Wynik rozpoznawania zwykłego tekstu w FineReader Online

Ryż. 8. Wynik złożonego rozpoznawania tekstu przez Terminal Ocr

Ryż. 9. Wynik złożonego rozpoznawania tekstu za pomocą programu FineReader Online

Należy uczciwie zauważyć, że użytkownicy wspomnianej już usługi online Google Docs mają teraz również możliwość optycznego rozpoznawania plików przesłanych do usługi. Rozpoznawane są pliki graficzne (JPG, PNG i GIF) oraz dokumenty PDF. Obsługa dokumentów rosyjskojęzycznych została już wdrożona dzisiaj, ale jakość rozpoznawania wciąż pozostawia wiele do życzenia (ryc. 10).

Ryż. 10. Wynik rozpoznania prostego dokumentu przez usługę Google Docs

Konwertowanie dokumentów PDF do formatów Word i Excel

Często przygotowując materiały, trzeba korzystać z danych z dokumentów PDF. Niestety, podczas kopiowania fragmentów z takich dokumentów za pośrednictwem schowka użytkownicy mają zagwarantowaną dodatkową pracę, aby przenieść skopiowane fragmenty do boskiej postaci, ponieważ formatowanie oryginalnego dokumentu PDF jest tracone.

Dlatego o wiele rozsądniej jest najpierw przetworzyć plik w formacie PDF za pomocą specjalnego konwertera, w szczególności online, i otrzymać jako wynik całkowicie czytelny dokument w formacie MS Word lub MS Excel. Przykłady takich narzędzi online obejmują PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) i Zamzar.com (http://www.zamzar.com/ ). Z ich pomocą taka konwersja jest tak prosta jak wyłuskanie gruszek (ryc. 11) - wystarczy wgrać do serwisu interesujący nas plik PDF, wybrać żądany format, wskazać swój adres e-mail i rozpocząć proces konwersji. Następnie, w ciągu zaledwie kilku minut, użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z przekonwertowanym dokumentem lub linkiem do niego (opcja zależy od usługi).

Ryż. 11. Konwertuj dokument PDF za pomocą usługi PDFConverter

PDFConverter może konwertować dokumenty PDF do formatów DOC, RTF i XLS, a wyniki konwersji są po prostu doskonałe (rys. 12) - brak prostokątnych bloków z osobnymi fragmentami tekstu (co często zdarza się po pracy wielu programów konwertujących), a nawet tabel są edytowalne.

Ryż. 12. Dokument w formacie DOC uzyskany za pomocą usługi PDFConverter

Pdftoword.com może konwertować dokumenty PDF do formatów DOC lub RTF, bardzo poprawnie rozpoznając bloki tekstu, ale konwertuje tabele na obrazy, co uniemożliwia edycję informacji tabelarycznych w przyszłości.

Usługa Zamzar.com może być używana nie tylko do konwersji plików PDF do formatów DOC lub RTF, ale także do innych kierunków konwersji (powiedzmy, obrazy i muzyka z jednego formatu na inny) i obsługuje przetwarzanie danych wsadowych. Jednak otrzymane dokumenty Word z plików PDF nie są tak wysokiej jakości (jak w PDFConverter), ponieważ mogą (choć nie zawsze) zawierać prostokątne bloki danych. Dodatkowo podczas przetwarzania dokumentów w serwisie Zamzar.com tabele są postrzegane jako tekst uzupełniony grafiką – w efekcie okazują się one nieedytowalne, chociaż wygląd tabel jest całkowicie poprawny i wyświetlane są kolumny z wartościami bez przesunięć (ryc. 13).

Ryż. 13. Widok dokumentu MS Word stworzonego przez serwis Zamzar.com

Szybkie porównanie dokumentów

Często w trakcie pracy trzeba porównywać ze sobą różne wersje dokumentów pod kątem zmian - na przykład oryginalne i zmodyfikowane wersje materiałów przygotowanych w Wordzie, robocze i zaktualizowane wersje cenników ze zmienionymi cenami w Excelu, różne wersje dokumentów tekstowych (w szczególności kod programu) itp. .P. Ręczne porównywanie dokumentów to długi i żmudny proces i zawsze istnieje szansa, że ​​podczas przeglądania nie zauważysz różnic w niektórych ważnych danych.

Aby szybko rozwiązać problem, możesz skorzystać z wyspecjalizowanych usług szybkiego porównywania, które pozwalają porównać dwa bloki tekstu bezpośrednio w przeglądarce internetowej. Jeśli mówimy o identyfikacji różnic w tekstach dokumentów anglojęzycznych, to wystarczy każda usługa - z tekstami rosyjskojęzycznymi (z powodu problemów z kodowaniem) i tabelami (z powodu nieudanego wyświetlania danych końcowych) jest to trudniejsze. Po przejrzeniu wielu odpowiednich zasobów zdecydowaliśmy się na trzy: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http://www.textdiff.com/) i Quick Diff (http://www .quickdiff .com/), z którym można porównywać fragmenty tekstu, tabele i kod programu.

Aby porównać dwa fragmenty za pomocą wspomnianych usług wystarczy skopiować je do odpowiednich okien, a następnie rozpocząć proces porównania, po którym zostaną wybrane różne (w tym brakujące w jednym z dokumentów) fragmenty tekstu w porównywanych dokumentach . W przypadku Text-Compare oba fragmenty źródłowe są ponownie wyświetlane na ekranie po zakończeniu operacji, a różniące się w nich elementy są wyróżnione kolorem (rys. 14), natomiast tabele (rys. 15) i kod programu dodatkowo zaznacz linie z różnicami.

Ryż. 14. Porównywanie tekstu za pomocą usługi Text-Compare

Ryż. 15. Porównywanie tabel za pomocą usługi Text-Compare

Inaczej wyglądają wyniki wyświetlenia procesu porównania przez usługę TextDiff: wyświetlany jest tylko jeden wynikowy fragment, w którym tekst, który pojawił się w drugim fragmencie (czyli brakujący w pierwszym) jest podświetlony na zielono, a usunięty tekst jest podświetlony na czerwono. Przy porównywaniu bloków tekstowych będzie to wygodne (rys. 16), w przypadku małych fragmentów tabel będzie to dopuszczalne (rys. 17), jednak wykorzystanie tego zasobu do porównywania dużych tabel jest mało uzasadnione, gdyż znalezione różnice są wyświetlane linia po linii w formacie tekstowym (bez numerów linii) i z zachowaniem widoczności kolumn).

Ryż. 16. Porównywanie tekstów za pomocą usługi TextDiff

Ryż. 17. Porównywanie tabel za pomocą usługi TextDiff

Zasada prezentowania wyników w Quick Diff jest dokładnie taka sama jak w TextDiff, z tą różnicą, że dane usunięte z drugiego fragmentu są wyświetlane nie tylko w innym kolorze, ale także przekreślone (rys. 18). Jednocześnie do trudności z porównywaniem dużych tabel (spowodowanych wyświetlaniem danych wiersz po wierszu) pojawia się jeszcze jeden problem - nieprawidłowe rozpoznanie cyrylicy.

Ryż. 18. Porównanie kodu programu za pośrednictwem usługi Quick Diff

Dzięki temu usługa Text-Compare może być używana do porównywania tekstów, tabel i kodu programu bez żadnych ograniczeń. Usługi TextDiff i Quick Diff doskonale porównują teksty (w przypadku Quick Diff nie w języku rosyjskim) oraz kod programu i mogą być używane do porównywania małych fragmentów tabeli.

Aby być uczciwym, należy zauważyć, że usługa Google Docs teoretycznie pozwala również na identyfikację różnic w tekstach - porównując wersje dokumentów (menu Plik -> Zobacz historię zmian). Jest to jednak niewygodne przy porównywaniu dokumentów, ponieważ odpowiednia funkcja jest przeznaczona nie do porównania, ale do powrotu do poprzedniej wersji dokumentu.

Tłumaczenie fragmentów tekstu

W dzisiejszych czasach nie jest niczym niezwykłym zajmowanie się dokumentami w językach obcych. Jeśli mówimy o niewielkich fragmentach tekstu, to nie jest konieczne instalowanie solidnego systemu tłumaczenia maszynowego – łatwiej jest skorzystać z usług tłumacza internetowego, zwłaszcza, że ​​takich tłumaczy w sieci jest dziś całkiem sporo.

Wśród nich jest usługa tłumaczenia Google Translate (http://translate.google.com/), system tłumaczenia maszynowego Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), tłumacz online PROMT Translate.Ru (http: //www.translate.ru/) itp. Aby przetłumaczyć tekst w tych systemach, musisz skopiować tekst źródłowy do odpowiedniego okna, ustawić kierunek tłumaczenia i rozpocząć proces. Następnie (zwykle w pobliskim oknie) zostanie wyświetlony przetłumaczony tekst (rys. 19).

Ryż. 19. Przetłumacz tekst za pomocą Tłumacza Google

Należy pamiętać, że usługi online mogą mieć ograniczenia dotyczące objętości tłumaczonych fragmentów - na przykład w tłumaczu internetowym PROMT dozwolone jest tłumaczenie tekstów o długości nie większej niż 3 tys. dla zarejestrowanych użytkowników - rejestracja jest bezpłatna).

Ponadto jest jeszcze jeden niuans - wyników tłumaczenia maszynowego z reguły nie można użyć od razu (mimo to tłumaczenie jest dalekie od ideału). W efekcie trzeba dość dokładnie porównywać tekst źródłowy i przetłumaczony, a jest to możliwe tylko w przypadku stosunkowo niewielkich fragmentów, ponieważ rozmiary okien z tekstami w przeglądarce internetowej są ograniczone.

Twórz wykresy i diagramy

Gliffy to usługa do tworzenia wszelkiego rodzaju diagramów i diagramów: diagramów organizacyjnych i biznesowych, harmonogramów, diagramów sieci komputerowych i telekomunikacyjnych, schematów blokowych, harmonogramów projektów itp. Takie diagramy są budowane od podstaw lub na podstawie wbudowanych (ryc. 20) lub niezależnie utworzonych szablonów z pustych obiektów poprzez projekt wizualny (ryc. 21). Gotowe dokumenty są zapisywane na serwerze lub eksportowane do formatów graficznych (JPG, PNG i SVG) z późniejszym zapisem na komputerze użytkownika. Możliwe jest wyeksportowanie do formatu MS Visio i wydrukowanie go z dopasowaniem diagramu do jednego arkusza lub rozbiciem go na kilka arkuszy. Diagramy mogą być publiczne i prywatne, istnieje możliwość zorganizowania wspólnej pracy na diagramach kilku użytkowników.

Ryż. 20. Wybór szablonu schematu organizacyjnego w Gliffy

Ryż. 21. Wizualna konstrukcja diagramu w środowisku Gliffy

Wielkość przestrzeni udostępnionej w serwisie Gliffy oraz ilość utworzonych plansz zależy od wybranej taryfy. Bezpłatny plan podstawowy zapewnia 2 MB miejsca i pozwala na utworzenie tylko pięciu diagramów publicznych. Komercyjny plan Premium (5 USD/miesiąc) ma nieograniczoną przestrzeń i diagramy (publiczne i prywatne).

Usługa DiagramAnywhere przeznaczona jest również do tworzenia schematów blokowych, schematów organizacyjnych, diagramów sieci komputerowych oraz innego rodzaju diagramów, planów i diagramów od podstaw lub na podstawie szablonów (rys. 22). Zasada ich konstruowania jest taka sama jak w usłudze Gliffy, z jednym wyjątkiem: żądany szablon wykresu będzie musiał zostać najpierw skopiowany na konto. Gotowe dokumenty są przechowywane na serwerze, drukowane i/lub eksportowane do formatów graficznych (JPG, PNG, TIFF i GIF) lub do formatu PDF i przechowywane na komputerze użytkownika. Diagramy tworzone w usłudze DiagramAnywhere mogą być prywatne (wtedy są dostępne tylko dla autora) lub publiczne (będą widoczne dla innych użytkowników poprzez linki). Możliwe jest skopiowanie kodu HTML do diagramu, aby wstawić go do bloga, forum lub strony internetowej.

Ryż. 22. Utwórz diagram z szablonu za pomocą usługi DiagramAnywhere

Usługa DiagramAnywhere ma dwa plany: bezpłatne demo Free (przez 30 dni) oraz komercyjny Premium (30 USD rocznie). W przypadku darmowego planu ilość udostępnionego miejsca jest ograniczona do 10 MB i można stworzyć tylko trzy diagramy (publiczny lub prywatny). Plan Premium pozwala na zajęcie do 1 GB miejsca na dokumenty i tworzenie nieograniczonej liczby diagramów (zarówno publicznych, jak i prywatnych).

Postanowiliśmy wysłać zbiorczą informację zwrotną na temat konferencji do organizatorów TechEd Russia 2012. Dziś opowiem o tym, jak zorganizowaliśmy współpracę nad tym za pomocą OneDrive.

Początkowa dyskusja oczywiście odbyła się pocztą. Gdy wszyscy się odezwali, skompilowałem wszystkie opinie do dokumentu programu Word i przesłałem go do OneDrive. Teraz konieczne było umożliwienie współpracownikom przejrzenia dokumentu i wprowadzenia w nim zmian.

Notatka. Ten artykuł został napisany przed zmianą nazwy usługi SkyDrive na OneDrive, stąd stara nazwa na zrzutach ekranu.

Dzisiaj w programie

Udostępnianie plików i folderów OneDrive

W OneDrive uprawnienia dostępu do plików są regulowane na poziomie folderów i plików. Gdy upubliczniasz folder lub udzielasz uprawnień określonym osobom, te ustawienia dotyczą również wszystkich podfolderów i plików, chyba że udzielisz im innych uprawnień.

Przesłałem plik do mojego osobistego folderu i przystąpiłem do nadawania praw do niego moim kolegom.

Ogólnie rzecz biorąc, w kolumnie „Udostępnianie” można zobaczyć, kiedy zmieniono prawa do pliku lub folderu. Zasadniczo istnieją trzy opcje przyznawania dostępu do pamięci masowej w chmurze firmy Microsoft, a zacznę od najprostszej.

Utwórz link do pliku

Z poniższego obrazka jasno wynika, że ​​każdy właściciel linku będzie mógł przeglądać lub edytować dokument. Mniej oczywiste jest to, że aby upublicznić folder lub plik, musisz utworzyć łącze (nazywane „Udostępnij”).

Oczywiście dostęp publiczny, jak również dostęp przez link z uprawnieniami do edycji, można w każdej chwili zakończyć. Co więcej, gdy ponownie utworzysz łącze do edycji, adres URL będzie miał inny klucz.

Wysyłanie wiadomości e-mail

Ta opcja jest bardziej interesująca, ponieważ istnieje opcja wymagania autoryzacji za pomocą konta Microsoft. I to jest jedyna opcja, która pozwala na udostępnienie pliku tylko określonym osobom.

Odbiorcy otrzymają wiadomość e-mail z konta, za pomocą którego jesteś zalogowany do usługi OneDrive (tzn. nie możesz wysyłać wiadomości e-mail z adresu niestandardowego). W tym przypadku również tworzony jest link, ale wymóg zalogowania się do usługi ogranicza dostęp do pliku lub folderu do adresatów listu. Oczywiście adresaci listu mogą pobrać i przenieść plik w dowolny inny sposób.

Co ciekawe, w przypadku, gdy połączonych jest wiele kont, zezwolenie jest udzielane tylko na konto, z którego po raz pierwszy uzyskano dostęp. Przy okazji, gdy ktoś udostępnił Ci plik, możesz przejść do niego z sekcji Udostępnione w lewym okienku OneDrive.

Zarządzanie prawami dostępu

Artem brał udział w naszej korespondencji, podrzucając dobre tematy do opinii. Nie jest jednak MVP, więc nie potrzebował uprawnień do edycji pliku. Po wysłaniu listu poprawiłem prawa dostępu, którymi zarządzasz w prawym panelu.

Na rysunku widać, że Artem może tylko przeglądać dokument, podczas gdy wszyscy inni mogą go edytować w lokalnej aplikacji Word lub bezpośrednio w OneDrive za pomocą aplikacji Word Web App. Tutaj możesz również odmówić dostępu dowolnej osobie lub wszystkim właścicielom łącza w celu wyświetlenia lub edycji pliku.

Współpracuj nad dokumentami Office

Ważny! Otwieraj pliki z programów biurowych bezpośrednio z OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), a nie z zsynchronizowanego folderu na dysku lokalnym. W przeciwnym razie, jeśli kilka osób pracuje jednocześnie, powstanie konflikt, w wyniku którego powstaną kopie zaktualizowanych plików z nazwą komputera w tytule.

Możesz otwierać i pracować z plikami programów Word, Excel, PowerPoint i OneNote zarówno w lokalnych aplikacjach pakietu Microsoft Office, jak i ich wersjach internetowych bezpośrednio w przeglądarce. W obu przypadkach wspierana jest wspólna praca nad dokumentem kilku osób. Maksymalna liczba jednoczesnych redaktorów nie jest nigdzie określona, ​​ale osiem osób pracowało z powodzeniem (dzięki Oksanie za sprawdzenie).

W OneDrive działa to bardzo wygodnie! Otworzyłem naszą recenzję w programie Word 2013 i zacząłem edytować pierwszy akapit.

Akapit został natychmiast zablokowany, aby uniemożliwić komuś przypadkowe wprowadzenie nakładających się zmian w moim fragmencie. Oksana, która dokonywała edycji w tym samym czasie co ja, zobaczyła to w aplikacji internetowej (woli angielski interfejs).

Tutaj chcę zwrócić uwagę na kilka punktów.

1. Wyraźnie wskazuje, który akapit edytuję (moje imię jest wyświetlane po najechaniu myszą).
2. Ten akapit jest naprawdę chroniony przed edycją innych osób. Teraz kursor jest w nim ustawiony, a rysunek pokazuje, że wszystkie opcje formatowania są zablokowane na wstążce.
3. Możesz zobaczyć listę wszystkich osób, które aktualnie edytują.
4. Wiadomo, że ktoś już zmienił dokument, tj. po aktualizacji widać ich edycje (niestety brak synchronizacji w czasie rzeczywistym).

OneDrive pozwala zobaczyć, kto ostatnio edytował dokument.

Ale coś innego jest ciekawsze – OneDrive automatycznie śledzi wersje dokumentów. Do historii wersji można przejść z menu kontekstowego lub z górnego menu „Zarządzaj” (na powyższym obrazku jest ono ukryte za trzema kropkami ze względu na mały rozmiar okna).

Tutaj możesz przywrócić lub pobrać dowolną z poprzednich wersji. Według moich informacji w OneDrive przechowywanych jest do 25 wersji dokumentu. Jednak wersje są tworzone tylko wtedy, gdy pliki są edytowane. Jeśli prześlesz nowy plik o tej samej nazwie, nadpisując stary, historia wersji nie zostanie zapisana.

Sonda i dyskusja

Jak widać, zarządzanie prawami w OneDrive jest bardzo proste, choć niektóre punkty nie są do końca oczywiste. Możesz tworzyć i edytować dokumenty programu Word, skoroszyty programu Excel, prezentacje programu PowerPoint i notatki programu OneNote bez opuszczania przeglądarki. Oczywiście internetowe wersje aplikacji pakietu Office nie mają wszystkich funkcji swoich odpowiedników pakietu Office, ale dla wielu użytkowników są one więcej niż wystarczające.

Możesz pracować nad plikami pakietu Office indywidualnie i wspólnie, korzystając z co najmniej 7 GB miejsca na dysku osobistym. O tak, to wszystko całkowicie za darmo ;)

Czy przechowujesz pliki i dokumenty w chmurze? Podziel się swoimi ulubionymi funkcjami przechowywania w chmurze w komentarzach!

Jak wyznaczasz wersję dokumentu? Czy masz pliki zawierające w nazwie wszystkie warianty słowa „final”? Na przykład text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Wygląda to trochę absurdalnie, ale jeśli będziesz podążać za dokumentami w swoim systemie, znajdziesz sporo „ogonowych” nazw. Zwłaszcza jeśli plik jest edytowany przez wielu autorów. Na przykład tekst traktatu można edytować niemal bez końca, wystarczy dać mu wolną rękę. W efekcie gromadzi się kilkanaście wersji, z których każda oznaczona jest rosnącym ogonem notatek - oto daty edycji i inicjały uczestników oraz sakramentalne „finał” i „ostatni”.

Oczywiste jest, że trzeba się z tym jakoś uporać. I przenieś pracę z dokumentami do systemu, który będzie zrozumiały dla każdego. Podstawowe wymagania dotyczące zamówienia są proste:

1. Oznaczenia muszą być czytelne dla wszystkich uczestników.
2. Należy zachować wszystkie (ważne) wersje dokumentów.
3. Dokumenty powinny należeć do projektów, a nie leżeć na wspólnej stercie.
4. Dostęp do dokumentów powinien być kontrolowany.
5. Nie jest to konieczne, ale wygodnie jest mieć narzędzia do współpracy nad dokumentem.

Nie będziemy omawiać sposobów zarządzania dokumentami w trybie offline. Oczywiście możesz napisać zasady nazywania dokumentów oraz wysyłać pliki Word i Excel pocztą. Doprowadzi to do wzrostu folderów roboczych dla każdego uczestnika procesu, a z czasem do ciągłego uzgadniania, kto aktualnie edytuje daną stację dokującą.

Dlatego wejdźmy w chmury – to tam dzieje się teraz najciekawsza rzecz.

1. Dysk Google

Big Brother daje nam niemal doskonałe narzędzie do zarządzania dokumentami.

1. Dokumenty Google to nie tylko edytor dokumentów online, tutaj są przechowywane stare wersje, możesz komentować i edytować doki „trzema rękami”.
2. Arkusze Google to zarówno arkusze kalkulacyjne do obliczeń, jak i dobra funkcjonalność księgowa.
3. Sam Dysk Google to narzędzie do zarządzania dokami, możesz zorganizować pojedynczą strukturę do przechowywania dokumentów, wyraźnie przypisać dostęp do każdego folderu.

Zalety Dysku Google

1. Są oczywiste. To jest chmura ze wszystkimi jej zaletami.

Minusy

1. System księgowy - zagnieżdżanie folderów, dostęp do plików i tabliczka kontrolna - będziesz musiał stworzyć samodzielnie.
2. Nie wszyscy są zadowoleni z korzystania z tak otwartej platformy – w końcu to całe Google, indeksuje wszystko, co się rusza, a my nie zapłaciliśmy za prywatność.

Uwaga: prawie każdy szanujący się system ma integrację z dokumentami Google - zobaczysz to w dalszej części recenzji. I to jest rozsądne - bardziej ekonomiczne jest korzystanie z działającej funkcjonalności niż wysiłki na tworzeniu własnego analogu.

Ostrzegamy jednak: lepiej przechowywać informacje poufne i handlowe, hasła i inne ważne informacje, do których dostęp jest ściślej regulowany.

2. Trello

Wirtualna tablica z listą zadań i projektów. Tablice można wywoływać jak chcesz - i wizualnie zobaczyć proces realizacji zadań. Do każdego zadania możesz dołączyć dokumenty: z komputera, Dysku Google, Dropbox itp. Co ciekawe, w Trello Business Class możesz dołączać nie tylko dokumenty, ale także pull requesty z GitHub, konwersacje Slack i leady z Salesforce. Do współpracy możesz użyć pakietu Trello + Dokumenty Google: dołączaj pliki Dokumentów Google, które można otwierać na dysku i tam edytować - zostawiaj nowe komentarze itp.

Zalety rozwiązania:

1. Trello to bardzo łatwy do nauczenia system. W godzinę są w stanie sobie z tym poradzić osoby, które nigdy nie korzystały z takich rozwiązań.
2. Zadania i proces ich realizacji są wyraźnie widoczne, jak na tablicy korkowej. Projekt jest wygodny i nowoczesny, nic więcej.

Minusy:

1. Nie ma narzędzia do współpracy przy dokumentach. Tych. albo używasz Dokumentów Google, albo każdy przesyła własną wersję. Tak, wszystkie dokumenty i tak zostaną zebrane w jednym zadaniu i nic nie stracisz. Ale jeśli potrzebujesz poważniejszej automatyzacji, Trello nie jest najlepszą opcją.
2. Jeśli jest naprawdę wiele projektów i zadań, Trello może być mylące ze względu na specyfikę struktury. Ciągłe przełączanie się między tablicami nie jest zbyt wygodne.

3.Sekcja robocza

System zarządzania projektami online z możliwością ewidencji finansów. W każdym zadaniu możesz dodać różne typy plików - a następnie ponownie je edytować za pomocą Google. Lub pobierz i prześlij ponownie.

Źródło: worksection.com

Dla każdego pliku możesz zrobić opis, wybrać etykiety (np. potrzeba przeglądu, pilne! itp.), ograniczyć dostęp – czyli np. uczynić plik widocznym tylko dla określonych użytkowników. Jeśli utworzysz zadanie lub komentarz z ograniczoną widocznością, nie dla wszystkich, załączone tam pliki automatycznie otrzymają te same ustawienia prywatności.

Wszystkie pliki projektów można sortować według różnych kryteriów: typ, data, zadania, rozmiar, nazwa. Możesz przeglądać tylko pliki, które odnoszą się do zaległych zadań, lub możesz wyświetlić wszystkie.

Możesz także usuwać, pobierać, przypisywać tagi do grupy plików, po prostu podświetlając je w sekcji.

Nowe wersje dokumentów można przesyłać do starych - wystarczy najechać kursorem na stary plik i kliknąć ikonę po lewej stronie. Nowy dokument zostanie załadowany i zajmie najwyższą pozycję na liście. W takim przypadku zachowana zostanie również stara wersja.

Źródło: worksection.com

Cechą rozwiązania jest to, że w taryfie zaawansowanej możesz podłączyć własną pamięć FTP. Wtedy nie będzie żadnych ograniczeń w pobieraniu plików.

Zalety rozwiązania:

1. Worksection to nowoczesny system z rozbudowanymi możliwościami zarządzania projektami i plikami. W rzeczywistości dostępne są wszystkie funkcje umożliwiające wygodną współpracę.
2. Osobno zwracam uwagę na kalkulację kosztów - jeśli określisz koszt godziny pracy specjalisty, możesz zobaczyć koszt każdego zadania z osobna.
3. Wygodny interfejs, możliwość ustalenia terminu dla całego projektu, nie tylko dla zadań. Wyraźnie widoczny% spędzonego czasu, wygodny do kontrolowania.

Minusy:

1. W wersji darmowej masz tylko 2 aktywne projekty i 50 MB miejsca na dysku na pliki. 10 GB jest już uwzględnione w planie korporacyjnym w cenie 49 USD miesięcznie. Jednocześnie obowiązuje też limit aktywnych projektów – 50 sztuk. Wydaje nam się, że nawet dla przeciętnej firmy 50 projektów i 10 GB to za mało. Premium kosztuje 99 USD, ale nawet tam aktywne projekty są ograniczone do 100.

4. Megaplan

Megaplan posiada osobny moduł „Dokumenty”, który umożliwia przechowywanie plików o różnych poziomach zagnieżdżenia. Dla każdego dokumentu możesz ustawić widoczność - otwarty dostęp tylko dla określonych pracowników.

Podczas edycji nowej wersji pliku dopuszczalne jest wczytanie starej jako wersji. Pracownicy mogą subskrybować powiadomienia o pobraniu nowej wersji - mailem, SMS-em, w linii informatora, każdy sam to definiuje w ustawieniach.

Źródło: help.megaplan.ru

Dokumenty tekstowe można tworzyć bezpośrednio w Megaplan. Ale będzie można je również przeglądać i edytować tylko w Megaplanie, nie można ich pobrać w żadnym innym formacie.

Program udostępnia również szablony dla standardowych dokumentów.

Źródło: help.megaplan.ru

Zalety Megaplanu:

1. Wygodny i dość prosty interfejs.
2. Możliwości darmowej pracy dla 10 użytkowników, w tym praca z dokumentami.

Wady Megaplanu:

1. Nie ma pełnej możliwości tworzenia różnego rodzaju dokumentów bezpośrednio w systemie.
2. Koszt taryfy tylko dla 10 użytkowników jest dość wysoki - około 250 USD za „all inclusive”.

5. Bitrix24

To kompletne rozwiązanie z systemem CRM dla biznesu, gdzie wszystkie możliwości udostępniania i edycji dokumentów są dobrze przemyślane. Do każdego zadania i komentarza możesz dołączać pliki – z komputera lub dowolnego miejsca na dysku, a także od razu tworzyć nowe pliki w Dokumentach Google lub Microsoft Office Online.

Współtworzenie dokumentów online jest dostępne pod adresem . Jeśli edytujesz przesłany dokument za pośrednictwem Dokumentów Google, możesz dołączyć go do komentarza, a pojawi się wiersz z informacją, że użytkownik przesłał nową wersję dokumentu. Inteligentne wyszukiwanie jest zaimplementowane w Bitrix24 - łatwo jest wyszukać wszystkie dokumenty według nazwy lub projektu, wyświetlane są podpowiedzi.

Pliki związane z każdym projektem można sortować według daty, nazwy, rozmiaru. Prywatność jest również ustawiana zgodnie z ustawieniami folderu projektu, w którym przechowywany jest dokument. Możesz uniemożliwić edytowanie przez wszystkich oprócz autora wydania.

Chip Bitrix24 - katalog aplikacji. Na przykład możesz bezpłatnie zainstalować „Projektant dokumentów”, który pomaga tworzyć standardowe pliki w formatach .docx, .pdf. Szablony są łatwe w edycji, można je wysyłać e-mailem, prowadzić dziennik zapisanych dokumentów.

W Bitrix24 do każdego zadania dołączany jest link do dokumentu, który użytkownicy mogą wspólnie edytować, komentować i dyskutować w ramach zadania. Najłatwiej jest przechowywać dokumenty na dysku systemowym. Jeśli z jakiegoś powodu nie jesteś zadowolony z Bitrix24.Disk, możesz zamiast tego użyć dowolnej innej pamięci w chmurze. Ale nie jest to wygodne dla wszystkich i nie zawsze.

Zalety Bitrix24

1. Prawie wszystkie funkcje (z wyjątkiem blokowania dokumentów i wyłączania publicznych linków do nich) są dostępne w darmowej wersji kompleksowego rozwiązania. Dostępne jest również 5 GB pamięci w chmurze. A za 199 USD (najlepszy plan) otrzymujesz nieograniczony wolumen. Plus oszczędności na licencjonowanych programach biurowych.
2. Duży wybór aplikacji do optymalizacji pracy z dokumentami.
3. Obsługa wersji dokumentów i powiadomienia o nowych plikach do pobrania.
4. Szeroka funkcjonalność - w jednym rozwiązaniu otrzymujesz wszystko, czego potrzebujesz do elektronicznego zarządzania dokumentami.

Wady rozwiązania:

1. Ustawienia prywatności pliku są ustawiane przez grupę lub zadanie, z którym jest powiązany, plik nie może być widoczny lub niewidoczny dla niektórych użytkowników poprzez zwykłe oznaczenie go.
2. Nie ma funkcji dodawania krótkiego opisu do pliku.

Podsumowując

Jeśli masz mało projektów i uczestników, a wymagania dotyczące dokumentów nie są zbyt skomplikowane, możesz wybrać najprostsze rozwiązanie - na przykład Trello i tym podobne. W przypadku prostej pracy z zadaniami to wystarczy - każdy dołącza niezbędne pliki i w razie potrzeby je zastępuje.

Jeśli chodzi o pełną współpracę i koordynację online, należy wziąć pod uwagę złożone rozwiązania – takie jak podobne systemy sterowania. Wszystkie ich możliwości muszą zostać przeanalizowane i porównane, a następnie wybrane w oparciu o funkcjonalność, której potrzebujesz.

I kilka wskazówek - które przydadzą się podczas pracy w dowolnym systemie:

• Nawet jeśli używasz złożonego systemu, który „organizuje wszystko sam”, upewnij się, że dokumenty i zadania są nazywane według tych samych reguł. Ułatwi to poruszanie się po projektach.
• Udostępnianie – dokumenty robocze powinny być przechowywane w grupach wewnętrznych, a klientowi należy przekazać pusty dokument bez komentarzy i zmian.
• życiowa porada: Jeśli używasz programu Word w trybie edycji, nie zapomnij przejść do przeglądu przed przesłaniem pliku i zaakceptować wszystkie poprawki. W przeciwnym razie klient może zauważyć kilkakrotnie zmianę warunków lub ceny.

Administracja systemu ,

Przechowywanie danych

„Corporation of Evil” (żart) opanowuje niszę współpracy z dokumentami na drugą dekadę. Wszystko zaczęło się od wczesnych wersji SharePoint, na wzmiankę o których bardziej doświadczone koty natychmiast zaczynają płakać – było to zbyt specyficzne, jeśli chodzi zarówno o ustawienia, jak i możliwości w tamtych odległych latach MS SP. Dobra, nie krzywdźmy się już wspomnieniami tego niezdarnego potwora...

Ale wytrwałość Microsoftu nie wytrzymuje - prace nad poprawą sytuacji prowadzone są przez cały czas i to na kilku frontach jednocześnie. W rezultacie możemy teraz mówić o ustalonej infrastrukturze współpracy dokumentów, którą oferuje Microsoft. Wyróżnia dwie klasy oprogramowania:

1. Środki zbiorowego dostępu do dokumentów, w tym katalogowanie, kontrola wersji, dystrybucja praw i podobne funkcje serwera. Narzędzia te z kolei dzielą się na cloud (OneDrive, SharePoint Online) oraz on-premise, czyli wdrożone w infrastrukturze samego klienta – serwerze SharePoint 2016.
2. Narzędzia do edycji dokumentów. Należą do nich: rodzina Microsoft Office na komputery stacjonarne (również mocno przeprojektowana w ostatnim czasie), świeżo stworzone mobilne wersje pakietu Office, pierwotnie skoncentrowane na współpracy z dokumentami oraz, wisienka na torcie, własna implementacja aplikacji Office Online do edycji dokumentów online serwer (nieco wcześniej znany pod nazwą Office Web Apps).

Cały ten przepych prawdopodobnie nie czyni Microsoftu „zabójcą Google Docs” (w tym przypadku dziennikarze, którzy wymyślają takie nagłówki wiadomości, są bardziej skłonni do zabijania naszego mózgu), ale stanowi dobrą alternatywę dla konsumenta. Dotyczy to zwłaszcza klientów korporacyjnych, którzy po pierwsze posiadają już infrastrukturę z MS (AD, Exchange, Skype for Business), a po drugie, istnieje potrzeba kontrolowania całości lub części informacji, czyli na ich własne serwery. Dla tych klientów nowe możliwości współpracy nad dokumentami firmy Microsoft są szczególnie atrakcyjne.

W rezultacie wpadliśmy na pomysł, aby opowiedzieć zarówno o tych funkcjach, jak i o tym, jak zainstalować i skonfigurować całą tę ekonomię. Spróbujmy przejść do porównania z usługami alternatywnymi. Ponieważ jasne jest, że tak długa lektura zajmuje dużo czasu i nie każdy może ją przeczytać, postanowiliśmy podzielić ją na kilka artykułów. Ten jest pierwszy. A w nim dalej przejdziemy przez funkcje i funkcje, które posiada każdy z produktów Microsoft, które zapewniają współedycję dokumentów: Office Online, MS Office na komputerach stacjonarnych, a także na urządzeniach mobilnych. Od razu uprzedzam – będzie dużo dbałości o szczegóły i przeżuwanie drobnych cech, niecierpliwy czytelnik może od razu przeczytać „wnioski” na końcu notatki, resztę – chodźmy.

biuro online

Office Online Server to dość interesująca aplikacja, o której jeszcze nie wszyscy wiedzą. Po pierwsze, jest to szansa na zmniejszenie liczby licencji i instalacji MS Office. Po drugie, rozszerzenie możliwości dostępu i edycji dokumentu, z grubsza mówiąc - potrzebujesz tylko przeglądarki. Po trzecie, jest to jak dotąd najlepsza współpraca w firmie Microsoft. Zobaczmy, o czym mówię.

Słowo Online

Edytowanie dokumentu w Office Online może być wykonywane przez wielu użytkowników jednocześnie, a zmiany i nazwa użytkownika edytującego są natychmiast wyświetlane innym współpracownikom. Użytkownicy mogą edytować tę samą sekcję tekstu w tym samym czasie, nie ma blokowania przez akapity.

Excel online

W aplikacji Excel Online zmiany w komórce będą widoczne dla innych współpracowników tylko wtedy, gdy pierwszy współpracownik przejdzie do następnej komórki. Jednocześnie komórki nie są blokowane i kilku użytkowników może jednocześnie wprowadzać zmiany.

PowerPoint Online

PowerPoint Online umożliwia pracę nad tym samym slajdem w tym samym czasie, ale lepiej jest pracować nad różnymi elementami, w przeciwnym razie użytkownicy nie widzą nawzajem swoich zmian w czasie rzeczywistym.

Komputerowa wersja pakietu Office

Współpraca nad dokumentami za pośrednictwem Office Online jest przyjemnym doświadczeniem, jeśli chodzi o edycję tekstu bez konieczności wprowadzania znaczących zmian formatowania. Jeśli chcesz wstawiać wykresy, inteligentną grafikę, spisy treści, makra, formatować tabele, używać formuł itp. tutaj musisz użyć wersji desktopowej programów. Możesz napisać osobny artykuł o różnicy między funkcjonalnością wersji desktopowej a online. Tutaj rozważymy różnice związane ze współpracą.

MS Word

Podczas edycji w wersji programu na komputery akapit, nad którym pracuje inny użytkownik, jest blokowany.

Wprowadzone zmiany staną się widoczne dla innych współautorów dopiero po ich zapisaniu przez autora i zaktualizowaniu dokumentu przez innych użytkowników.

Zapisywanie-aktualizacja łączy się w przycisku Zapisz (Ctrl+S) Obecność aktualizacji sygnalizuje ikona obok nazwiska autora.

MS Excel

W przypadku Excela nie ma możliwości jednoczesnej pracy na dokumencie. Proponujemy przejście do wersji online -

Lub ustaw się w kolejce

MS PowerPoint

Natomiast w programie PowerPoint nie ma blokady ani oznaczenia elementu, nad którym pracuje inny użytkownik. Tak więc fakt, że ktoś inny pracuje nad tą samą prezentacją, możesz zrozumieć tylko za pomocą panelu Udostępnij.

Obecność aktualizacji sygnalizowana jest stanem niepozorny Dostępne aktualizacje. Status pojawia się dopiero po zapisaniu przez autora zmian, same zmiany pojawiają się po zaktualizowaniu dokumentu za pomocą przycisku Zapisz (Ctrl + S).

Urządzenia mobilne

Aplikacje Microsoft Word i Microsoft PowerPoint

Podczas pracy na Androidzie akapit lub element, nad którym pracuje użytkownik, nie jest blokowany i możliwa jest jednoczesna praca z nim, ale nic nie jest podświetlane dla innych współpracowników, Edycje są wyświetlane bez dodatkowych działań z niewielkim opóźnieniem. To, że nad tym samym elementem pracuje ktoś inny, widać w menu „Udostępnij”.

W przypadku iPhone'a po wprowadzeniu zmian wyświetlany jest komunikat o aktualizacji z sugestią Zastosuj/Anuluj.

Ciekawie byłoby przetestować go na Windows Phone z Windows 10. Ale takich w firmie nie było.

Aplikacja Microsoft Excel

Współpraca w czasie rzeczywistym w aplikacji Excel nie jest obsługiwana.

wnioski

Ogólnie rzecz biorąc, funkcja współtworzenia dokumentów firmy Microsoft jest dojrzała, chociaż różne komponenty w różny sposób ją implementują. Sam proces współedycji najlepiej zaimplementować w Office Online — to jest prawdziwy coworking. Do listy rzeczy, na które możesz patrzeć w nieskończoność, dodam flagi z nazwiskami współpracowników poruszające się po ekranie oraz dokument stopniowo wypełniający się sam. Ale niestety, aby uzyskać pełną funkcjonalność edycji jako taką, nadal będziesz musiał przejść do wersji na komputery stacjonarne programów, które wciąż mają i potrzebują przycisku zapisywania, a proces współpracy nie jest tak wygodnie realizowany (najbardziej cierpi Excel, gdzie wszystko pozostaje na poziomie check-in-checkout).

W następnej notatce opiszemy, jak zaimplementować proces wdrażania lokalnego komponentu udostępniania w infrastrukturze korporacyjnej. Farma SharePoint 2016, Office Online Server, publikowanie — to wszystko. Nie wyłączaj.

Z poważaniem, zespół Servilon

Tagi:

• SharePoint
• biuro online
• Praca zespołowa

Dodaj tagi

2017. Dokumenty Google zadowoliły fanów wspólnych edycji

W rzeczywistości edytor online Dokumentów Google początkowo koncentrował się na wspólnej edycji dokumentów w czasie rzeczywistym. Ale czasami zdarza się, że trzeba pracować razem nad dokumentem asynchronicznie. I wtedy wchodzą w grę poprawki, akceptacja/odrzucenie, wersje dokumentu. Teraz ten tryb edycji (zwykle w programie Word) jest również dostępny w Dokumentach Google. Ponadto zmiany można wprowadzać / akceptować w aplikacji mobilnej. W przeciwieństwie do Worda Dokumenty Google lepiej pokazują, kto wprowadził zmiany. Możesz również nazwać wersje dokumentów, co jest bardzo wygodne. Na przykład po zatwierdzeniu pierwszej części dokumentu można nazwać wersję „1 część zatwierdzona” zamiast „Wersja z 3 sierpnia”.

2017. Aplikacja Dropbox Paper dostępna w języku rosyjskim

Dropbox ogłosił globalną premierę swojej aplikacji Paper w 21 językach, w tym po rosyjsku. To narzędzie do współpracy, które jest skrzyżowaniem Evernote, Dokumentów Google i Slacka. Tworzysz stronę, zapraszasz współpracowników (zarejestrowanych w Dropbox) i możesz wspólnie tworzyć i edytować treści. Jednocześnie możesz zobaczyć, kto w danej chwili co edytuje. Do strony możesz dodawać zdjęcia, pliki, filmy, listy zadań i komentarze. Możesz pracować ze stroną w przeglądarce lub aplikacji mobilnej. Gdy skończysz, strona zostanie zapisana na Twoim koncie Dropbox. W tej chwili aplikacja Paper jest bezpłatna.

2015. Dropbox uruchamia usługę sporządzania notatek i współpracy online

Dropbox po cichu uruchomił nową usługę Dropbox Notes. Jest to prosty edytor tekstu, za pomocą którego możesz utworzyć notatkę (lub prosty dokument) i zapisać ją w swojej pamięci online. Możesz trochę sformatować tekst, dodać zdjęcia i tabele. Do notatek możesz dołączać pliki i zadania (listy rzeczy do zrobienia). Ponadto strony można udostępniać współpracownikom i współedytować w czasie rzeczywistym. Jednocześnie widzisz, kto jeszcze edytuje stronę i gdzie znajduje się jego kursor. Oczywiście ten edytor nie będzie konkurował z Wordem, został zaprojektowany z myślą o łatwej współpracy. Co więcej, ostatnio Dropbox otrzymał pełną integrację z Microsoft Office.

2015. Dropbox umożliwia współedycję dokumentów MS Office

Kilka lat temu, gdy wszyscy już myśleli, że przyszłość dokumentów będzie taka, że ​​będą one przechowywane tylko w Internecie, pojawił się Dropbox i wpadł na pomysł ​synchronizacji kopii dokumentu między wieloma urządzeniami. Teraz, gdy wszyscy pogodzili się z faktem, że współtworzenie dokumentu wymaga edytora online, takiego jak Dokumenty Google, Dropbox oferuje, aby nie panikować i używać zwykłych programów Word, Excel i PowerPoint, po prostu instalując niewielką wtyczkę do współpracy. Ta wtyczka do odznaki Dropbox umożliwia synchronizację kopii tego samego dokumentu na komputerach pracowników w czasie rzeczywistym. Jednocześnie możesz zobaczyć, kto aktualnie pracuje nad tym dokumentem, określić, czy masz najnowszą wersję, zaktualizować do najnowszej wersji i szybko wysłać łącze do dokumentu do współpracownika. Nowa funkcja będzie najpierw dostępna w biznesowej wersji Dropbox for Business.

2012. Salesforce Stypi — internetowy notatnik do współpracy w czasie rzeczywistym

Powiedzmy, że ty i twoi koledzy lub partnerzy musicie pracować nad zadaniem, które wymaga pisania. Na przykład sporządź plan projektu lub napisz ofertę handlową dla klienta. Jeśli wszyscy uczestnicy spotkania są obecni w biurze, po prostu zbierasz ich przy jednym stole, bierzesz kartkę lub flipchart i zapisujesz mądre przemyślenia. Ale czy uczestnicy spotkania są w różnych częściach świata? Oczywiście istnieją Dokumenty Google, Online Word czy Zoho, ale wszystkie one muszą się zarejestrować i są bardzo kłopotliwe przy pisaniu prostych list. (Czasami małe rzeczy odpychają ludzi od korzystania z usługi). Tak więc do takich spotkań online usługa Stypi jest idealna. Jest to prosty notatnik online z czatem, z którego może korzystać kilka osób jednocześnie. ***

2011. Hangouty Google+ stały się kompletną usługą konferencji internetowych

Hakowanie libańskiego programisty, które umożliwiało współedycję tekstu w Google+ Hangouts, nie trwało długo jako haker. Dzisiejsza aktualizacja Google+ dodaje dużo więcej nowych funkcji do Hangouts. Po pierwsze, jest to możliwość udostępniania ekranu (udostępnianie ekranu). Po drugie to możliwość wspólnego rysowania na ekranie (tablica). Po trzecie, jest to możliwość współedytowania dokumentów Google Docs. Po czwarte, to możliwość organizowania transmisji wideo (webinariów) dla nieograniczonej liczby widzów (liczba aktywnych uczestników może wynosić do 10). Po piąte, czat wideo Google Hangouts działa teraz na smartfonach z Androidem. I wreszcie, po szóste, Google otworzył oficjalny interfejs API Hangouts, więc teraz nie musisz wygłupiać się jak libański programista, aby stworzyć własną aplikację Hangouts. Nawiasem mówiąc, sieć społecznościowa Google+ jest teraz otwarta dla wszystkich. Czy Twoja firma jest już na to gotowa?

2011. Współtworzenie tekstu/kodu w Google+ Hangouts

Pewien programista Mohamed Mansour stworzył rozszerzenie do Google+ Hangouts – Hangout Pad dla Google+, które umożliwia współpracę nad tekstem (lub kodem programu) poprzez komunikację wideo. Chociaż to rozszerzenie nadal zawiera wiele błędów, jest interesujące z kilku powodów jednocześnie. Po pierwsze, nie korzysta z oficjalnego interfejsu Google+ API (z tego prostego powodu, że jeszcze nie istnieje). Hangout Pad to wtyczka do przeglądarki Google Chrome, która jest zintegrowana z czatem wideo Hangouts za pomocą włamania (usługa Google Shared Spaces i protokół Google Wave). Jednak to narzędzie już pokazuje rozszerzenie Google Hangouts (uwaga na Skype!). Okno współpracy (w tym przypadku edytor kodu) znajduje się nad strumieniami wideo użytkowników i może zawierać wszystko. Ponadto jest to wyraźna demonstracja przyszłej integracji Google Hangouts z Dokumentami Google.

2011. TeamLab ma teraz edytor tekstu i arkusze kalkulacyjne

Usługa współpracy Teamlab wciąż zadziwia. Chociaż ostatnio pojawiła się w nim płatna wersja, główna funkcjonalność pozostaje całkowicie darmowa i nieograniczona liczbą użytkowników. A jednocześnie programiści mają czas, pieniądze i chęć tworzenia takich nowych funkcji, jak edytory dokumentów online. Tak, postanowili nie integrować gotowych edytorów Google Docs czy Zoho Docs, ale tworzyć własne (konkurencyjne) aplikacje. Edytor tekstu i edytor arkuszy kalkulacyjnych są już dostępne, m.in. w darmowej wersji. Edytor prezentacji już wkrótce. Oczywiście funkcjonalność tych aplikacji wciąż jest daleka od Worda, Excela, a nawet Google Docs, mają one tylko podstawowe funkcje. Ale w przypadku większości codziennych zadań związanych ze współpracą nad dokumentami są w porządku. Dokumenty utworzone w Teamlab można pobierać w formatach DOC, XLS i wysyłać do kontrahentów. Możesz także pobierać dokumenty w tych formatach i edytować je online.

Usługa współpracy i zarządzania projektami Teamlab otrzymał nowy moduł - Dokumenty, który jest przeznaczony do przechowywania i udostępniania plików i dokumentów. Dokumenty można łatwo importować z Google Docs, Zoho Docs i Box.net, a do ich edycji można użyć OpenOffice + specjalnej wtyczki Teamlab, która pozwala otworzyć dowolny dokument bezpośrednio z przeglądarki. Każdy użytkownik ma osobiste repozytorium dokumentów i udostępniony folder, w którym odbywa się współpraca. Oprócz modułu dokumentów, Teamlab posiada teraz szablony projektów (do szybkiego tworzenia standardowych projektów), historię korespondencji, multiczat i mailing grupowy w komunikatorze TeamLab Talk, stronę Moje zadania, terminy zadań oraz przycisk przypomnienia.

OffiSync to wtyczka dla edytorów MS Office, która umożliwia zapisywanie dokumentów biurowych na koncie Dokumentów Google, a następnie otwieranie ich stamtąd. Tych. Ideą serwisu jest połączenie funkcjonalnych edytorów MS Office z możliwościami współpracy Google Docs. Od naszej ostatniej recenzji twórcy zaostrzyli integrację z Witrynami Google (tzn. dokument z MS Office można zapisać jako załącznik do wybranej strony w Witrynach Google i można stamtąd otwierać dokumenty). A wczoraj pojawiła się jeszcze ciekawsza funkcja – możliwość jednoczesnej edycji jednego dokumentu, pracująca w dowolnej wersji MS Office (2003, 2007, 2010) lub w edytorze online Google Docs. Oczywiście nie wygląda to tak fajnie jak w nowej (wczorajszej) wersji Google Docs, ale łączy użytkowników obu rozwiązań.

2010. Zoho Business umożliwia ograniczenie dostępu do aplikacji według IP

Oczywiście możliwość dostępu do aplikacji biznesowych z dowolnego miejsca na świecie stanowi strategiczną przewagę Zoho i innych usług SaaS. Ale z punktu widzenia bezpieczeństwa może to prowadzić do poważnych problemów. Zoho postanowiło wyeliminować ten mankament i dla użytkowników Zoho Business wprowadza możliwość ograniczenia dostępu do konta po adresie IP. W panelu sterowania pojawiła się zakładka, w której można wprowadzić listę dozwolonych adresów IP – zazwyczaj są to adresy biurowe lub adresy domowe pracowników/freelancerów. Dlatego aplikacje Zoho Business często wymagają dostępu do zewnętrznych kontrahentów (klientów, partnerów), wtedy nie można całkowicie im zabronić dostępu, a jedynie ograniczyć ich prawa dostępu. Przypomnijmy, że Zoho Business to pakiet aplikacji biurowych do pracy z pocztą, dokumentami oraz tworzenia wewnętrznego portalu do współpracy.

2010. Zaktualizowana wersja mobilna Box.net na iPhone'a

Box.net był jednym z pierwszych serwisów, który stworzył klienta dla iPhone'a. A teraz kontynuuje ulepszanie swojego klienta mobilnego. Mobile Box.net 2.0 dodał przeglądarkę plików (która ostatnio pojawiła się w wersji internetowej), możliwość komentowania plików i folderów, udostępniania plików i folderów oraz przeglądania ogólnego kanału zdarzeń. Ponadto nowy klient mobilny został zintegrowany z edytorami dokumentów Quickoffice na iPhone'a, dzięki czemu dokumenty Word i Excel mogą być otwierane i edytowane na iPhonie. W świetle niedawnego pojawienia się ta funkcja wygląda szczególnie atrakcyjnie.

2010. Box.net odpowiednio zareagował na Dokumenty Google

Prawdopodobnie twórcy Box.net nie byli zbyt zadowoleni, gdy dowiedzieli się, że usługa Google Docs przekształciła się w usługę przechowywania plików online, co oznacza, że ​​stała się ich bezpośrednim konkurentem. Ale na ich odpowiedź nie trzeba było długo czekać. Niedawno Box.net wprowadził uniwersalną przeglądarkę plików Flash, podobną do Scribd, która umożliwia przeglądanie prawie każdego pliku przechowywanego na koncie Box.net - bezpośrednio online, bez pobierania go na komputer. Może to być dokument biurowy, zdjęcie, flash, audio lub wideo (łącznie 20 formatów). Ponadto możesz opublikować dowolny plik (w przeglądarce flash) na swojej stronie internetowej lub udostępnić go wybranym pracownikom i kontrahentom, aby mogli go przeglądać i zostawiać swoje komentarze. Być może jest to idealne rozwiązanie, gdy chcesz wysłać do klienta prezentację, schemat, dokumentację techniczną lub projekt layoutu. Nie musisz się martwić, że klient ma zainstalowane określone oprogramowanie, aby otworzyć plik. ***

2009. Google kupił EtherPad i zapamiętał obraz SaaS

Tak więc usługa współedytowania dokumentów online w czasie rzeczywistym EtherPad, stworzona przez byłych pracowników Google, powraca do miejsca, w którym się narodziła – do Google. Celem tego zakupu jest wykorzystanie części technologii EtherPad dla usługi Google Wave i sprowadzenie utalentowanych pracowników z powrotem do firmy do pracy nad projektem, który powinien zmienić świat. Wczoraj, jak tylko transakcja została sfinalizowana, twórcy EtherPada (oczywiście na prośbę nowych właścicieli) napisali na swoim blogu, że od teraz nie da się tworzyć nowych dokumentów w serwisie, a 31 marca EtherPad będzie Zamknięte. Oczywiście użytkownicy serwisu byli nieco rozczarowani takim stanem rzeczy i wyrażali w komentarzach wszystko, co o tym myślą. I wtedy Google przypomniało sobie jedną rzecz, która jest dla nich o wiele ważniejsza niż nowa akwizycja – zaufanie do SaaS. ***

2009. EtherPad naśladuje funkcję odtwarzania Google Wave

30 września Google rozpocznie rozdawanie 100 000 zaproszeń do usługi Google Wave. Od prezentacji tej super usługi minęły zaledwie 3 miesiące, ale w tym czasie zewnętrzni programiści zdążyli już wprowadzić w życie niektóre z jej oryginalnych pomysłów. Niedawno rozmawialiśmy o Zenbe, który wdrożył ideę „wave”, a dziś usługa wspólnego edytowania dokumentów, EtherPad, wprowadziła funkcję „PlayBack”, która jest jednym z najbardziej niezwykłych wynalazków w Google Wave. Oznacza to, że w każdej chwili możesz odtworzyć całą historię zmian dokumentu, tak jak oglądasz film. ***

2009. OffiSync: Dokumenty Google i MS Office nie są konkurentami

Większość użytkowników prawdopodobnie ma stereotyp, że Dokumenty Google i MS Office są podstawowymi konkurentami. Zaawansowani użytkownicy usług online nieustannie kłócą się ze zwolennikami firmy Microsoft o to, co jest bardziej wartościowe: bogaty w funkcje i zaawansowany edytor, czy możliwość globalnego dostępu i współpracy online. Chłopaki z OffiSync spojrzeli na ten problem ze świeżym spojrzeniem. W końcu myśleli, że prawie każdy ma MS Office, a każdy użytkownik może łatwo utworzyć konto w Dokumentach Google. Dlaczego nie wykorzystać tych pakietów biurowych razem, łącząc ich zalety?

2009. DocVerse - współpraca online w MS Office

Dwóch byłych pracowników Microsoft stworzyło pomocniczą usługę sieciową (+ wtyczka) DocVerse, zaprojektowaną do współpracy nad dokumentami MS Office przez Internet. Dlaczego to zrobili? Może nie mają ze sobą nic wspólnego? W końcu Microsoft ma już (bezpłatną) usługę oferującą podobną funkcjonalność - Office Live Workspace. Poza tym Microsoft pokazał już internetowe wersje swoich edytorów i ogłosił, że następny Office 14 będzie oparty na sieci. A ci faceci raczej nie mają nadziei, że Microsoft kupi ich projekt, w przeciwnym razie nie zbudowaliby go na wrogiej platformie Adobe AIR.

2008. EtherPad — edytor tekstu do współpracy w czasie rzeczywistym

Przewaga edytorów online, takich jak Google Docs czy Zoho Writer, nad komputerowym Wordem jest nadal wątpliwa. Przede wszystkim ze względu na niemożność (jeszcze) zapewnienia pełnej kompatybilności z formatem .doc (co jest bardzo ważne przy wymianie plików z kontrahentami). Na tym tle bardzo sprytny wydaje się startup EtherPad, którego twórcy postanowili zapomnieć o kompatybilności i formatowaniu i skupić się na czynniku, który sprawia, że ​​edytor online jest znacznie cenniejszy od Worda – współpracy w czasie rzeczywistym.

2008. Gobby - zróbmy to razem

Co to jest Babka? Gobby to darmowy edytor współpracujący, który obsługuje wiele otwartych dokumentów w jednej sesji i na czacie dla wielu użytkowników. Może działać na systemach Windows, Mac OSX, Linux. Edytor pozwala wielu użytkownikom na edycję tego samego dokumentu w tym samym czasie. ***

2007. Nowe funkcje usług Google dostępne już dziś

IMAP dla Gmaila, Dokumenty Google dla urządzeń przenośnych, nowe funkcje arkuszy kalkulacyjnych, nowe funkcje w pakietach Professional i Education oraz wiele więcej w oficjalnej wersji. ***

2007. Google uruchomi aplikację wiki: Google Wiki

W sieci pojawiły się informacje, że Google przygotowuje się do ponownego uruchomienia usługi Jotspot, którą firma kupiła w 2006 r. Jotspot to aplikacja przeznaczona do współpracy z internetowymi serwisami wiki - bazami danych, takimi jak Wikipedia. Usługa Jotspot nie pozwalała na rejestrację nowych użytkowników, ale starzy klienci zachowali dostęp do swoich kont. Według Google Blogoscoped usługa Jotspot będzie wchodziła w skład zestawu aplikacji internetowych dla biura Google Apps o nazwie Google Wiki. Na nową nazwę wskazuje również logo Google Wiki, które pojawia się podczas próby wejścia na stronę. Przedstawiciele Google zrobili to nie podawać oficjalnych komentarzy na temat tych informacji.

2007. Zintegrowane arkusze kalkulacyjne Central Desktop

Niedawno pisaliśmy o silnej konkurencji dla arkuszy kalkulacyjnych Google – . A dzisiaj (podobno po przeczytaniu tego posta) Central Desktop ogłosił integrację tej usługi ze swoją platformą biurową. Więc teraz użytkownicy Central Desktop mają możliwość: ***

2006. Redaktor współpracujący zarabia na technologiach wiki

Amerykańska firma Numanila opracowała usługę Approver, mającą na celu ułatwienie kilku użytkownikom pracy na jednym dokumencie. Aby rozpocząć, musisz przesłać dokument na stronę i wybrać z listy swoich kontaktów osoby, które będą nad nim pracować. Dzięki temu zamiast organizować listę mailingową z dołączonym do niej dokumentem i dalszą korespondencję e-mailową, na jednej stronie możesz wyświetlić wszystkie potrzebne informacje. Serwis pokaże kto i kiedy dokonał zmian w dokumencie, kto już go zatwierdził, a także przypomni wszystkim uczestnikom pracy o terminach.W trybie testowym użytkownik może stworzyć tylko jeden dokument i wziąć udział w pracy nad nieograniczona liczba dokumentów innych osób. Aby móc tworzyć więcej dokumentów (do 50), musisz wykupić płatne konto za 6 USD miesięcznie lub 40 USD rocznie. Jednocześnie usługa działa tylko na systemach Mac i Windows OS oraz tylko z przeglądarkami Internet Explorer i Firefox.

2006. Writeboard - wspólna praca

Zbiorowe tworzenie dokumentów tekstowych nie jest niczym niezwykłym: wielu z nas musiało to robić więcej niż raz w środowisku pracy biurowej. Ale co, jeśli współautorzy znajdują się poza siecią intranetową, a tym bardziej – mieszkają w innym kraju, a nawet na innym kontynencie? Wymiana materiałów roboczych przez e-mail prędzej czy później doprowadzi do takiego zamieszania, że ​​łatwo zgubić kilka ważnych uzupełnień dokonanych przez kolegów. Oczywiście można znaleźć wiele sposobów na uniknięcie problemów i zorganizowanie pracy zespołowej przez Internet, ale wszystkie z nich będą wiązały się z określoną ilością czasu i wysiłku. Dlatego proponujemy zapoznanie się z projektem o nazwie Writeboard, który pozwala w łatwy i naturalny sposób przygotować proste dokumenty tekstowe przy udziale nieograniczonej liczby współautorów. które możesz od razu przystąpić do właściwej pracy nad dokumentem. Dostarczone narzędzia formatowania są dość ascetyczne: kilka rodzajów nagłówków, dwa rodzaje list, czcionka pogrubiona i kursywa, wstawianie bloku tekstu. Możliwe jest również dodawanie hiperłączy i obrazów do dokumentu. To prawda, nie bez niedogodności: zdjęcia muszą najpierw zostać opublikowane w Internecie, ponieważ. w tekście umieszczany jest tylko link do obrazu. Nie ma możliwości edycji położenia i wielkości obiektów graficznych, dlatego lepiej wcześniej przygotować materiały robocze, aby w przyszłości gotowa wersja artykułu wyglądała bardziej estetycznie. Edycja dokumentu nie jest trudna, teksty cyrylicy wyglądają całkiem przyzwoicie zarówno podczas edycji, jak i w gotowym dokumencie (jednak jest to bardziej zasługa przeglądarki niż samego Writeboard, ponieważ w programie nie ma wyboru czcionek): Gotowy dokument jest zapisywany na serwerze deweloperskim i udostępniany do edycji przez innych użytkowników. Zmiany są śledzone w systemie podobnym do używanego przez systemy Wiki, więc bardzo łatwo jest znaleźć zmiany wprowadzone przez inne osoby w projekcie. Dostępne są również wersje pośrednie dokumentu roboczego, więc zawsze możesz wrócić do dowolnej z poprzednich wersji. Na szczególną uwagę zasługuje sposób wyróżniania zmienionego tekstu: pozwala to na natychmiastowe wykrycie świeżych zmian, a nie wyszukiwanie ich w tekście całego dokumentu.W celu omówienia bieżących chwil pracy można wymieniać wiadomości tekstowe z kolegami zorganizowanymi w formularzu komentarzy. Wybór pośrednich wersji dokumentu, które są swego rodzaju punktem wyjścia do kolejnego etapu edycji, lub po prostu okazały się udane, ale nie do końca gotowe do ostatecznego wydania, można dokonać poprzez ustawienie odpowiednich flag. Jeśli ktoś ze współautorów nie wie jeszcze, że prace nad dokumentem idą już pełną parą, w czym jego pomoc jest bardzo mile widziana, możesz wysłać mu zaproszenie na e-mail. Wiadomość będzie zawierała link do aktualnej wersji dokumentu, a także hasło wymagane do uzyskania dostępu do funkcji edycji Oprócz powyższych czynności na dokumencie możesz wysłać materiały robocze do dowolnego adresata e-mailem. Aby nie angażować się w ciągłe mailingi, możesz skorzystać z RSS. Jeśli potrzebujesz kopii dokumentu na komputerze lokalnym, możesz pobrać ją z serwera programisty Writeboard, a dokument zostanie automatycznie przekonwertowany na jeden z dwóch formatów: zwykły tekst lub HTML. Niemożność umieszczenia obiektów graficznych bezpośrednio w tekście tworzonego dokumentu na tym etapie będzie miała negatywny wpływ: jeśli w tekście były obecne obrazy, to wyeksportowana wersja będzie zawierała tylko linki do nich.Oczywiście wewnętrzny dokument firmy narzędzie do zarządzania nie jest tego warte. Ale jest wiele projektów, w których ta usługa się przyda. Autorzy zasobu proponują wykorzystanie ich pomysłu takim kategoriom użytkowników, jak studenci i poeci, niezależni dziennikarze i PR-owcy. W każdym razie, skoro taki projekt oferuje swoje usługi, dlaczego nie spróbować z niego skorzystać?

2002. Protokół WebDAV do zarządzania plikami w sieci

Firma Software AG wydała WebDAV, zestaw rozszerzeń protokołu HTTP, który zapewnia wspólną edycję i funkcje zarządzania plikami na zdalnych serwerach internetowych. Protokół WebDAV daje pracownikom biurowym możliwość natychmiastowego publikowania informacji w sieci Web przy użyciu zwykłych programów biurowych. Tamino WebDAV Server integruje bazę danych Tamino XML z aplikacjami Windows