Arbeiten Sie mit einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe zusammen. Arbeiten Sie mit Google Docs zusammen

Fast jeder muss mit Dokumenten arbeiten, und das kostet oft viel Zeit. Es gibt jedoch viele Programme und Online-Dienste, die die Lösung einer Reihe von Büroaufgaben vereinfachen und beschleunigen können. Wenn Sie also ein OCR-System verwenden, um ein Dokument zu scannen und Text darin zu erkennen, erfordert dies viel weniger Aufwand und Zeit als die Eingabe des entsprechenden Textes über die Tastatur. Wenn Sie PDF-Dokumente zuerst in Word / Excel-Formate konvertieren und dann Fragmente solcher Dokumente in Ihre eigenen Materialien kopieren (z. B. um die Thesen mit statistischen und analytischen Daten zu bestätigen), müssen Sie sie nicht mehr in eine normale Form bringen. was beim direkten Kopieren aus PDF-Dateien erforderlich wäre. Wenn der Prozess des Vergleichs verschiedener Versionen von Dokumenten auf Unterschiede dem Computer anvertraut wird (statt die Texte manuell anzuzeigen), kann wiederum viel Zeit gewonnen und lästige Fehler vermieden werden. Und das ist noch nicht alles – es gibt viele ähnliche Optimierungsbeispiele.

Die Frage ist nur, was zu bevorzugen ist - Offline-Lösungen oder Online-Dienste. Es besteht kein Zweifel, dass die Funktionalität von Spezialanwendungen für die Arbeit mit Dokumenten in der Regel um eine Größenordnung höher ausfällt als die von Online-Diensten, aber es ist auch schwieriger, sie zu beherrschen, und der Preis solcher Anwendungen ist meist beeindruckend. Der Vorteil von Online-Diensten wiederum liegt in der einfachen und häufig kostenlosen Nutzung. Darüber hinaus können Sie einen solchen Dienst von jedem mit dem Internet verbundenen Computer aus nutzen, was wichtig ist, da viele Personen an verschiedenen Computern arbeiten müssen (und nicht alle die erforderliche Software installiert haben). Es gibt noch eine weitere wichtige Nuance: Dienste vereinfachen den Austausch von Dokumenten erheblich, was bei der gemeinsamen Bearbeitung wichtig ist.

Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit

In der modernen Welt sind Mitarbeiter, die in verschiedenen Projekten verbunden sind (oder einfach Freunde, die ein bestimmtes Ziel haben), oft weit voneinander entfernt (in verschiedenen Städten und sogar Ländern), was zu gewissen Schwierigkeiten führt, wenn es notwendig ist, Dokumente zu besprechen und zu vereinbaren. Grundsätzlich gibt es viele Möglichkeiten, Dokumente im Web schnell auszutauschen - Sie können Dateien per E-Mail versenden, auf FTP-Servern speichern, in Datei-Hosting- oder Online-Speichern ablegen usw. beinhalten dieselbe Arbeitstechnologie: Ein Benutzer erstellt das Originaldokument, auf die eine oder andere Weise wird es dem zweiten Benutzer zur Verfügung gestellt, der die entsprechende Anwendung (z. B. MS Word) herunterlädt, Änderungen im Überprüfungsmodus vornimmt und das Dokument an sendet sein Kollege in gleicher Weise. Dann wiederholt sich alles im Kreis. Bei ernsthaften Bearbeitungen mit komplexer Formatierung ist diese Vorgehensweise natürlich gerechtfertigt. Meistens ist es jedoch notwendig, mehr als einmal nicht Formatierungselemente, sondern bestimmte Formulierungen von Text und Zahlen zu koordinieren. Eine solche Koordination von Bearbeitungen kann schneller organisiert werden: durch Online-Dienste, die für die Zusammenarbeit an Dokumenten entwickelt wurden, wie Google Docs (https://docs.google.com/) oder Zoho Docs (http://docs.zoho.com/) .

Solche Dienste verfügen über alle notwendigen Funktionen, um die gemeinsame Arbeit an Dokumenten innerhalb bestimmter Projekte zu organisieren. Das Funktionsprinzip ist in der Regel wie folgt: Dokumente werden nicht auf lokalen Computern, sondern auf speziellen Servern gespeichert und stehen nur den Benutzern zur Verfügung, für die die Autoren der Dokumente die entsprechenden Rechte (zum Lesen oder Bearbeiten) festgelegt haben. . Um ein Dokument zu lesen und zu bearbeiten, muss keine entsprechende Software heruntergeladen werden – dies kann über die Funktionalität des Dienstes erfolgen. Außerdem ist nicht nur das Editieren erlaubt, sondern auch das Kommentieren diverser Berechnungen, Daten, Tabellenfragmente etc., was im Rahmen der Zusammenarbeit oft erforderlich ist. Gleichzeitig können Sie mit Dokumenten auf jedem Computer mit Internetzugang arbeiten, was für mobile Benutzer wichtig ist. Darüber hinaus ist eine Verwechslung mit unterschiedlichen Versionen desselben Dokuments vollständig ausgeschlossen, da allen Benutzern dieselbe (immer aktuelle) Kopie des Dokuments zur Verfügung steht. Dadurch wird die Zeit für das gemeinsame Arbeiten mit Dokumenten spürbar reduziert.

Der Google Docs-Dienst war ursprünglich ausschließlich für die Arbeit mit Office-Dokumenten gedacht und bot die Möglichkeit, Textdokumente, Tabellen und Präsentationen mit Zeichnungen zu erstellen und zu bearbeiten (heruntergeladen oder in einem einfachen Grafikeditor direkt auf dem Dienst erstellt). Jetzt dürfen neben Office-Dokumenten auch Fotos und Videomaterial gespeichert werden. Dokumente werden in Sammlungen abgelegt (Abb. 1) und können von Grund auf neu erstellt oder fertig in gängigen Dateiformaten heruntergeladen werden, darunter DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT usw. Die Formatierungsmöglichkeiten der erstellten Dokumente sind minimal, aber passend zu den Materialien völlig ausreichend.

Reis. 1. Organisieren Sie Dokumente in Google Docs

Der Zugriff auf Dateien kann privat, per Link und öffentlich sein, wenn sie veröffentlicht sind. Für die sichere Zusammenarbeit mit Dokumenten ist der private Zugriff optimal, bei dem Zugriffsrechte (Bearbeiten oder Lesen) auf bestimmte Dokumente oder Sammlungen für ausgewählte Benutzer konfiguriert werden. Neben der üblichen Bearbeitung ist es möglich, Kommentare einzufügen (Abb. 2). Der Zugang per Link ist sinnvoll, wenn Informationen einem großen Nutzerkreis zugänglich gemacht werden sollen – beispielsweise kann ein Lehrer auf diese Weise Lernmaterialien für Kursteilnehmer bereitstellen. Die Veröffentlichung ermöglicht ausnahmslos allen Benutzern den Zugriff auf Dokumente.

Reis. 2. Hinzufügen eines Kommentars zu einem Dokument über Google Docs

Der im Google Docs-Dienst bereitgestellte Gesamtspeicherplatz ist auf ein Gigabyte begrenzt - zusätzlicher Speicherplatz wird bezahlt (20 GB - 5 USD jährlich, 80 GB - 20 USD jährlich usw.).

Mit Zoho Docs können Sie nicht nur Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen erstellen und freigeben, sondern auch als Online-Repository verwendet werden, in das Sie Fotos, Musik und Videos hochladen können. Die Palette der zulässigen Formate zum Hochladen ist sehr groß - Sie können sogar ZIP-Archive mit anschließendem Entpacken mit Zoho Docs hochladen und Dokumente importieren, die im Google Docs-Dienst gespeichert sind. Dokumente und andere Materialien werden in Ordnern und Arbeitsbereichen (Workspace) abgelegt. Ordner sind für die effektive Organisation persönlicher Dokumente erforderlich (Abb. 3), und Arbeitsbereiche sind für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten konzipiert (Ordner können zur leichteren Orientierung auch innerhalb von Arbeitsbereichen erstellt werden). Der Organisationsplan bietet die Möglichkeit, Dateien mit Tags zu versehen, was nützlich sein kann, um sie später schnell wiederzufinden. Was die Formatierung betrifft, sind die Möglichkeiten hier viel beeindruckender als beim Google Docs-Dienst, obwohl dies unserer Meinung nach nicht sehr wichtig ist, da das Erstellen spektakulär gestalteter Dokumente in traditionellen Softwarelösungen (insbesondere in MS Office) viel komfortabler ist Produkte) und online ist es sinnvoller, Dienste für den Austausch von Dokumenten und deren schnelle Genehmigung zu nutzen.

Reis. 3. Dokumentenverwaltung in der Zoho Docs-Umgebung

Alle im Zoho Docs-Dienst gespeicherten Dateien und Ordner können freigegeben werden, um die Zusammenarbeit mit Dokumenten zu ermöglichen, und der Zugriff darauf ist nicht nur bestimmten Benutzern, sondern auch ganzen Gruppen gestattet. Letzteres ist sehr praktisch, wenn es erforderlich ist, mehreren Benutzern, die gleichzeitig an einem bestimmten Projekt arbeiten, Zugriff auf eine Reihe von Dokumenten zu gewähren. Bei der Arbeit an bestimmten Projekten ist es sogar noch bequemer, Arbeitsbereiche zu verwenden (jedes Projekt hat seine eigenen), die Gruppen von Kollegen den Zugang zu ihnen eröffnen. In diesem Fall haben alle Benutzer der Gruppe automatisch Zugriff auf Dokumente, die neu zum Arbeitsbereich hinzugefügt wurden, und auch die Organisation des Zugriffs auf Dokumente für neue Gruppenmitglieder wird vereinfacht, da es ausreicht, nur einen neuen Mitarbeiter zum Arbeitsbereich hinzuzufügen Gruppe. Je nach Zugriffsebene erhält der Benutzer die Möglichkeit, die geöffneten Dokumente zu lesen oder zu bearbeiten, während der Bearbeitung ist es möglich, Kommentare abzugeben (Abb. 4).

Reis. 4. Kommentieren eines Dokuments in der Zoho-Umgebung

Der im Zoho Docs-Dienst bereitgestellte Speicherplatz und die Anzahl der Arbeitsbereiche hängen vom ausgewählten Plan ab. Im Fall des kostenlosen Plans wird 1 GB Speicherplatz zugewiesen und es darf nur ein Arbeitsbereich erstellt werden. Die kommerziellen Pläne Standard (3 US-Dollar pro Monat) und Premium (5 US-Dollar pro Monat) weisen die gleichen 1 GB kostenlos zu, aber die Anzahl der Arbeitsbereiche kann bereits 10 bzw. 20 erreichen, und zusätzlich wird der bereitgestellte Speicherplatz für Dateien erhöht erlaubt, gegen Aufpreis.

Texterkennung

Es gibt Fälle, in denen Sie bei der Erstellung von Dokumenten in elektronischer Form Fragmente aus Papierdokumenten einfügen müssen - zum Beispiel umfangreiche Zitate zu Abstracts, Hausarbeiten oder Dissertationen hinzufügen, Änderungen an Papierdokumenten vornehmen, ohne sie erneut auf der Tastatur einzugeben, usw. Wenn Sie einen Scanner oder eine Kamera zur Hand haben, kann es schneller sein (obwohl alles von der Textmenge abhängt), das Dokument zu scannen (ein Foto zu machen) und den Text mit dem geeigneten OCR-System zu erkennen Onlineservice. Mit Hilfe solcher Dienste können Sie Dokumentbilder (gescannt oder fotografiert) schnell in bearbeitbare Textformate konvertieren.

Es gibt eine ganze Reihe von Online-Diensten, die entsprechende Möglichkeiten im Web bieten, darunter auch Ressourcen, die die Erkennung russischsprachiger Texte unterstützen. Einige Ressourcen sind völlig kostenlos, aber meistens haben sie bestimmte Einschränkungen hinsichtlich der Größe der Bilder und der Anzahl der Materialien, die in einem bestimmten Zeitraum erkannt werden. Andere erfordern eine Gebühr pro Seite – rein symbolisch im Vergleich zu den Kosten von Offline-OCR-Systemen, von denen die meisten für Unternehmensanwender entwickelt wurden.

Leider kamen die meisten der von uns getesteten Ressourcen mit der Erkennung russischsprachiger Texte nicht gut zurecht, selbst diejenigen, die in Bezug auf die Ausgangsqualität der Materialien ideal waren. Als „ideales“ Dokument haben wir einen gewöhnlichen Screenshot mit Text gemacht, und für die Rolle des schwer zu erkennenden Materials haben wir ein mittelmäßiges gescanntes Bild gewählt (das Dokument wurde schräg gescannt und enthielt viel „Müll“) - Abb . 5.

Reis. 5. Quelldokumente

Nachdem wir mehr als ein Dutzend Online-Dienste durchlaufen hatten, entschieden wir uns für nur drei Ressourcen: Ocr Terminal (https://ocrterminal.com/), Online OCR (http://www.onlineocr.net/) und FineReader Online (http: //finereader. abbyyonline.com/en). Der erste dieser Dienste unterstützt 20 Sprachen und ermöglicht es Ihnen, bis zu 20 Seiten pro Monat kostenlos zu erkennen - wenn Sie mehr benötigen, müssen Sie zwischen 4 und 9 Cent pro Seite bezahlen (abhängig von der Gesamtseitenzahl). . Der Online-OCR-Dienst versteht 32 Sprachen, ist völlig kostenlos und ermöglicht Ihnen die Erkennung von bis zu 15 Dokumenten pro Stunde. FineReader Online unterstützt 37 Erkennungssprachen, aber nur drei Seiten dürfen kostenlos erkannt werden. Alle nachfolgenden Seiten werden gekauft; Die Preise richten sich nach der Gesamtzahl der Seiten (20 Seiten - 3 $, 50 Seiten - 5 $ usw.).

Die Technologie der Texterkennung durch Online-OCR-Dienste bereitet theoretisch keine Schwierigkeiten: Sie müssen die Quelldatei hochladen, die Sprache und das Format zum Speichern des Dokuments auswählen und den Erkennungsprozess starten (Abb. 6).

Reis. 6. Dokumentenerkennung mit FineReader Online

Alle drei genannten Dienste kamen gut (und im Großen und Ganzen auf Augenhöhe) mit der Erkennung eines Screenshots mit Text zurecht (Abb. 7), aber nur die ersten beiden schafften es, ein komplexes Dokument mehr oder weniger richtig zu erkennen (Abb. 8), während die Ergebnisse von FineReader Online unbefriedigend ausfielen (Abb. 9).

Reis. 7. Das Ergebnis der Klartexterkennung in FineReader Online

Reis. 8. Das Ergebnis einer komplexen Texterkennung durch Ocr Terminal

Reis. 9. Das Ergebnis einer komplexen Texterkennung mit FineReader Online

Fairerweise sei angemerkt, dass Nutzern des bereits erwähnten Online-Dienstes Google Docs nun auch die Möglichkeit der optischen Erkennung von hochgeladenen Dateien gegeben wird. Grafikdateien (JPG, PNG und GIF) und PDF-Dokumente können erkannt werden. Die Unterstützung russischsprachiger Dokumente ist heute bereits implementiert, die Qualität der Erkennung lässt jedoch noch zu wünschen übrig (Abb. 10).

Reis. 10. Das Ergebnis der Erkennung eines einfachen Dokuments durch den Dienst Google Docs

Konvertieren von PDF-Dokumenten in Word- und Excel-Formate

Bei der Vorbereitung von Materialien müssen Sie häufig Daten aus PDF-Dokumenten verwenden. Leider ist beim Kopieren von Fragmenten aus solchen Dokumenten über die Zwischenablage zusätzliche Arbeit garantiert, um die kopierten Fragmente in eine göttliche Form zu bringen, da die Formatierung des ursprünglichen PDF-Dokuments verloren geht.

Daher ist es viel sinnvoller, die Datei im PDF-Format zunächst mit einem speziellen Konverter, insbesondere online, zu verarbeiten und als Ausgabe ein vollständig lesbares Dokument im MS-Word- oder MS-Excel-Format zu erhalten. Beispiele für solche Online-Tools sind PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) und Zamzar.com (http://www.zamzar.com/ ). Mit ihrer Hilfe ist eine solche Konvertierung so einfach wie das Schälen von Birnen (Abb. 11) - laden Sie einfach die PDF-Datei, an der Sie interessiert sind, in den Service hoch, wählen Sie das gewünschte Format aus, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und starten Sie den Konvertierungsprozess. Danach erhält der Benutzer in wenigen Minuten eine E-Mail-Nachricht mit dem konvertierten Dokument oder einem Link darauf (die Option hängt vom Dienst ab).

Reis. 11. PDF-Dokument über den PDFConverter-Dienst konvertieren

PDFConverter kann PDF-Dokumente in die Formate DOC, RTF und XLS konvertieren, und die Konvertierungsergebnisse sind einfach perfekt (Abb. 12) – keine rechteckigen Blöcke mit separaten Textfragmenten (was oft nach der Arbeit einer Reihe von Konvertierungsprogrammen passiert) und sogar Tabellen sind editierbar.

Reis. 12. Dokument im DOC-Format, das mit dem PDFConverter-Dienst erhalten wurde

Pdftoword.com kann PDF-Dokumente in DOC- oder RTF-Formate konvertieren und erkennt Textblöcke sehr korrekt, aber es konvertiert Tabellen in Bilder, was es unmöglich macht, tabellarische Informationen in Zukunft zu bearbeiten.

Der Zamzar.com-Dienst kann nicht nur zum Konvertieren von PDF-Dateien in DOC- oder RTF-Formate verwendet werden, sondern auch für andere Konvertierungsrichtungen (z. B. Bilder und Musik von einem Format in ein anderes) und unterstützt die Stapelverarbeitung von Daten. Die resultierenden Word-Dokumente aus PDF-Dateien sind jedoch nicht so hochwertig (wie in PDFConverter), da sie (wenn auch keineswegs immer) rechteckige Datenblöcke enthalten können. Darüber hinaus werden Tabellen bei der Verarbeitung von Dokumenten auf dem Zamzar.com-Dienst als Text wahrgenommen, der mit Grafiken ergänzt ist - daher erweisen sie sich als nicht bearbeitbar, obwohl das Erscheinungsbild der Tabellen vollständig korrekt ist und Spalten mit Werten angezeigt werden ohne Verschiebungen (Abb. 13).

Reis. 13. Ansicht des MS Word-Dokuments, das vom Zamzar.com-Dienst erstellt wurde

Schneller Dokumentenvergleich

Während des Arbeitsprozesses müssen Sie häufig verschiedene Versionen von Dokumenten auf Änderungen vergleichen - zum Beispiel die ursprüngliche und geänderte Version von in Word erstellten Materialien, funktionierende und aktualisierte Versionen von Preislisten mit geänderten Preisen in Excel, unterschiedlich Versionen von Textdokumenten (insbesondere Programmcode) etc. .P. Das manuelle Vergleichen von Dokumenten ist ein langwieriger und mühsamer Prozess, und es besteht immer die Möglichkeit, dass Sie beim Anzeigen Unterschiede bei einigen wichtigen Daten nicht bemerken.

Um das Problem schnell zu lösen, können Sie sich an spezialisierte Schnellvergleichsdienste wenden, mit denen Sie zwei Textblöcke direkt in einem Internetbrowser vergleichen können. Wenn es darum geht, Unterschiede in den Texten englischsprachiger Dokumente zu erkennen, reicht jeder Dienst aus - bei russischsprachigen Texten (aufgrund von Codierungsproblemen) und Tabellen (aufgrund erfolgloser Anzeige endgültiger Daten) ist dies schwieriger. Nachdem wir viele relevante Ressourcen durchgesehen hatten, entschieden wir uns für drei: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http://www.textdiff.com/) und Quick Diff (http://www .quickdiff .com/), mit der Sie Textschnipsel, Tabellen und Programmcode vergleichen können.

Um zwei Fragmente mit den genannten Diensten zu vergleichen, genügt es, sie in die entsprechenden Fenster zu kopieren und dann den Vergleichsprozess zu starten, wonach die verschiedenen (einschließlich der in einem der Dokumente fehlenden) Textfragmente in den verglichenen Dokumenten ausgewählt werden . Beim Text-Compare werden nach Abschluss der Operation wieder beide Quellfragmente auf dem Bildschirm angezeigt und die darin enthaltenen unterschiedlichen Elemente farblich hervorgehoben (Abb. 14), zusätzlich die Tabellen (Abb. 15) und der Programmcode Zeilen mit Unterschieden markieren.

Reis. 14. Vergleichen von Text mit dem Text-Compare-Dienst

Reis. 15. Vergleichen von Tabellen mit dem Text-Compare-Dienst

Die Ergebnisse der Anzeige des Vergleichsprozesses durch den TextDiff-Dienst sehen anders aus: Es wird nur ein resultierendes Fragment angezeigt, in dem der Text, der im zweiten Fragment erschien (d. h. im ersten fehlte), grün hervorgehoben ist, und der gelöschte Text ist rot hervorgehoben. Beim Vergleich von Textblöcken ist dies praktisch (Abb. 16), bei kleinen Tabellenfragmenten ist es akzeptabel (Abb. 17), es ist jedoch kaum gerechtfertigt, diese Ressource zum Vergleich großer Tabellen zu verwenden, da die Gefundene Unterschiede werden zeilenweise im Textformat (ohne Zeilennummerierung) angezeigt, wobei die Spalten sichtbar bleiben).

Reis. 16. Vergleichen von Texten mit dem TextDiff-Dienst

Reis. 17. Vergleichen von Tabellen mit dem TextDiff-Dienst

Das Prinzip der Ergebnisdarstellung in Quick Diff ist genau dasselbe wie in TextDiff, außer dass die aus dem zweiten Fragment entfernten Daten nicht nur in einer anderen Farbe, sondern auch durchgestrichen dargestellt werden (Abb. 18). Gleichzeitig kommt zu den Schwierigkeiten beim Vergleich großer Tabellen (verursacht durch die zeilenweise Darstellung von Daten) ein weiteres Problem hinzu – die fehlerhafte Erkennung des kyrillischen Alphabets.

Reis. 18. Programmcodevergleich über den Quick Diff-Dienst

Somit kann der Dienst Text-Compare uneingeschränkt zum Vergleichen von Texten, Tabellen und Programmcode verwendet werden. Die Dienste TextDiff und Quick Diff vergleichen Texte (im Fall von Quick Diff nicht auf Russisch) und Programmcode perfekt und können zum Vergleich kleiner Tabellenfragmente verwendet werden.

Fairerweise sei angemerkt, dass der Dienst Google Docs es theoretisch auch erlaubt, Unterschiede in Texten zu erkennen - durch den Vergleich von Dokumentversionen (Menü Datei -> Siehe Revisionsverlauf). Dies ist jedoch für den Vergleich von Dokumenten umständlich, da die entsprechende Funktion nicht zum Vergleichen, sondern zum Zurückkehren zur vorherigen Version des Dokuments gedacht ist.

Übersetzung von Textfragmenten

Heutzutage ist es keine Seltenheit, mit Dokumenten in Fremdsprachen umzugehen. Wenn es sich um kleine Textfragmente handelt, ist es nicht erforderlich, ein solides maschinelles Übersetzungssystem zu installieren - es ist einfacher, die Dienste eines Online-Übersetzers zu nutzen, zumal es heutzutage ziemlich viele solcher Übersetzer im Internet gibt.

Darunter sind der Übersetzungsdienst Google Translate (http://translate.google.com/), das maschinelle Übersetzungssystem Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), der Online-Übersetzer PROMT Translate.Ru (http: //www.translate.ru/) usw. Um Text in diesen Systemen zu übersetzen, müssen Sie den Ausgangstext in das entsprechende Fenster kopieren, die Übersetzungsrichtung festlegen und den Vorgang starten. Danach wird (normalerweise in einem nahe gelegenen Fenster) der übersetzte Text angezeigt (Abb. 19).

Reis. 19. Text mit Google Translate übersetzen

Beachten Sie, dass Online-Dienste Beschränkungen hinsichtlich des Umfangs übersetzter Fragmente haben können - zum Beispiel ist es im PROMT-Online-Übersetzer erlaubt, Texte mit nicht mehr als 3.000 Zeichen gleichzeitig zu übersetzen, einschließlich Leerzeichen und Absatzendezeichen (oder 10.000 für registrierte Benutzer - die Registrierung ist kostenlos).

Darüber hinaus gibt es noch eine weitere Nuance: Die Ergebnisse der maschinellen Übersetzung können in der Regel nicht sofort verwendet werden (trotzdem ist die Übersetzung alles andere als ideal). Daher muss man Quell- und übersetzten Text ziemlich genau vergleichen, was nur für relativ kleine Fragmente möglich ist, da die Größe von Fenstern mit Texten in einem Internetbrowser begrenzt ist.

Diagramme und Diagramme erstellen

Gliffy ist ein Dienst zum Erstellen aller Arten von Diagrammen und Diagrammen: Organisations- und Geschäftsdiagramme, Zeitpläne, Computernetzwerk- und Telekommunikationsdiagramme, Flussdiagramme, Projektzeitpläne usw. Solche Diagramme werden von Grund auf neu oder auf der Grundlage integrierter (Abb. 20) oder unabhängig erstellter Vorlagen aus leeren Objekten durch visuelles Design erstellt (Abb. 21). Fertige Dokumente werden auf dem Server gespeichert oder in grafische Bildformate (JPG, PNG und SVG) mit anschließender Speicherung auf dem Computer des Benutzers exportiert. Es ist möglich, das Diagramm in das MS Visio-Format zu exportieren und zu drucken, wobei das Diagramm auf ein Blatt passt oder in mehrere Blätter aufgeteilt wird. Diagramme können öffentlich und privat sein, es ist möglich, die gemeinsame Arbeit an Diagrammen mehrerer Benutzer zu organisieren.

Reis. 20. Auswählen einer Organigrammvorlage auf Gliffy

Reis. 21. Visuelle Konstruktion eines Diagramms in der Gliffy-Umgebung

Die Größe des auf dem Gliffy-Dienst bereitgestellten Speicherplatzes und die Anzahl der erstellten Diagramme hängen vom gewählten Tarif ab. Der kostenlose Basic-Plan bietet 2 MB Speicherplatz und erlaubt Ihnen nur, fünf öffentliche Diagramme zu erstellen. Der kommerzielle Premium-Plan ($5/Monat) hat unbegrenzten Speicherplatz und Diagramme (öffentlich und privat).

Der DiagramAnywhere-Dienst ist auch darauf ausgelegt, Flussdiagramme, Organigramme, Computernetzwerkdiagramme und andere Arten von Diagrammen, Plänen und Diagrammen von Grund auf neu oder basierend auf Vorlagen zu erstellen (Abb. 22). Das Prinzip der Erstellung ist das gleiche wie beim Gliffy-Dienst, mit Ausnahme einer Nuance: Die gewünschte Diagrammvorlage muss zuerst in Ihr Konto kopiert werden. Fertige Dokumente werden auf dem Server gespeichert, gedruckt und/oder in grafische Bildformate (JPG, PNG, TIFF und GIF) oder in das PDF-Format exportiert und auf dem Computer des Benutzers gespeichert. Auf dem DiagramAnywhere-Dienst erstellte Diagramme können privat (dann stehen sie nur dem Autor zur Verfügung) oder öffentlich (sie sind für andere Benutzer über Links sichtbar) sein. Es ist möglich, den HTML-Code in das Diagramm zu kopieren, um es in einen Blog, ein Forum oder eine Webseite einzufügen.

Reis. 22. Erstellen Sie mithilfe des DiagramAnywhere-Dienstes ein Diagramm aus einer Vorlage

Der DiagramAnywhere-Dienst hat zwei Pläne: eine kostenlose Demo Free (für 30 Tage) und eine kommerzielle Premium (30 $ pro Jahr). Beim kostenlosen Plan ist der bereitgestellte Speicherplatz auf 10 MB begrenzt und es dürfen nur drei Diagramme (öffentlich oder privat) erstellt werden. Mit dem Premium-Plan können Sie bis zu 1 GB Speicherplatz für Ihre Dokumente nutzen und eine unbegrenzte Anzahl von Diagrammen (sowohl öffentlich als auch privat) erstellen.

Wir haben beschlossen, den Organisatoren der TechEd Russia 2012 ein gemeinsames Feedback zur Konferenz zu senden. Heute werde ich darüber sprechen, wie wir die Zusammenarbeit mit OneDrive organisiert haben.

Das erste Gespräch fand natürlich per Post statt. Nachdem alle gesprochen hatten, habe ich das gesamte Feedback in einem Word-Dokument zusammengestellt und auf OneDrive hochgeladen. Nun galt es, den Kollegen die Möglichkeit zu geben, das Dokument zu sichten und Änderungen daran vorzunehmen.

Notiz. Dieser Artikel wurde geschrieben, bevor SkyDrive in OneDrive umbenannt wurde, daher der alte Name in den Screenshots.

Heute auf dem Programm

Teilen von OneDrive-Dateien und -Ordnern

In OneDrive werden Dateizugriffsberechtigungen auf Ordner- und Dateiebene geregelt. Wenn Sie einen Ordner öffentlich machen oder bestimmten Personen Berechtigungen erteilen, gelten diese Einstellungen auch für alle Unterordner und Dateien, sofern Sie ihnen keine anderen Berechtigungen erteilen.

Ich habe die Datei in meinen persönlichen Ordner hochgeladen und meinen Kollegen Rechte daran gewährt.

Generell können Sie in der Spalte „Freigabe“ sehen, wenn die Rechte an einer Datei oder einem Ordner geändert wurden. Grundsätzlich gibt es drei Optionen, um Zugriff auf den Microsoft-Cloud-Speicher zu gewähren, und ich beginne mit der einfachsten.

Erstellen Sie einen Link zu einer Datei

Aus dem Bild unten geht hervor, dass jeder Besitzer des Links das Dokument anzeigen oder bearbeiten kann. Weniger offensichtlich ist, dass Sie, um einen Ordner oder eine Datei öffentlich zu machen, einen Link (genannt „Teilen“) erstellen müssen.

Selbstverständlich kann der öffentliche Zugriff sowie der Zugriff per Link mit Bearbeitungsrecht jederzeit beendet werden. Wenn Sie einen Link zur Bearbeitung neu erstellen, hat die URL außerdem einen anderen Schlüssel.

Senden einer E-Mail-Nachricht

Diese Option ist interessanter, da es eine Option gibt, eine Autorisierung mit einem Microsoft-Konto anzufordern. Und dies ist die einzige Option, mit der Sie nur bestimmten Personen Zugriff auf die Datei gewähren können.

Ihre Empfänger erhalten die E-Mail von dem Konto, mit dem Sie bei OneDrive angemeldet sind (d. h. Sie können keine E-Mail von einer benutzerdefinierten Adresse senden). In diesem Fall wird auch ein Link erstellt, aber die Anforderung, sich beim Dienst anzumelden, beschränkt den Zugriff auf die Datei oder den Ordner auf die Empfänger des Briefes. Natürlich können die Empfänger des Briefes die Datei herunterladen und auf andere Weise an jeden übermitteln.

Interessanterweise wird in dem Fall, in dem mehrere Konten verknüpft sind, die Berechtigung nur dem Konto erteilt, von dem aus zum ersten Mal zugegriffen wurde. Übrigens, wenn jemand eine Datei für Sie freigegeben hat, können Sie im linken Bereich von OneDrive im Abschnitt „Geteilt“ zu ihr navigieren.

Zugriffsrechteverwaltung

Artem hat an unserer Korrespondenz teilgenommen und gute Themen für Feedback aufgeworfen. Er ist jedoch kein MVP, daher benötigte er keine Rechte, um die Datei zu bearbeiten. Nach dem Absenden des Schreibens habe ich die Zugriffsrechte korrigiert, die im rechten Bereich verwaltet werden.

In der Abbildung sehen Sie, dass Artyom das Dokument nur anzeigen kann, während alle anderen es in der lokalen Word-Anwendung oder direkt in OneDrive mit Word Web App bearbeiten können. Hier können Sie auch einer Person oder allen Eigentümern eines Links den Zugriff verweigern, um eine Datei anzuzeigen oder zu bearbeiten.

Gemeinsam an Office-Dokumenten arbeiten

Wichtig!Öffnen Sie Dateien aus Office-Programmen direkt aus OneDrive (Strg + O → OneDrive) und nicht aus einem synchronisierten Ordner auf Ihrem lokalen Laufwerk. Andernfalls entsteht bei gleichzeitiger Arbeit mehrerer Personen ein Konflikt, der zu Kopien aktualisierter Dateien mit dem Namen des PCs im Titel führt.

Sie können Word-, Excel-, PowerPoint- und OneNote-Dateien sowohl in lokalen Microsoft Office-Anwendungen als auch in deren Webversionen direkt in Ihrem Browser öffnen und bearbeiten. In beiden Fällen wird die gemeinsame Arbeit am Dokument mehrerer Personen unterstützt. Die maximale Anzahl gleichzeitiger Redakteure ist nirgendwo angegeben, aber acht Personen haben erfolgreich gearbeitet (Dank an Oksana für die Überprüfung).

In OneDrive funktioniert das ganz bequem! Ich habe unsere Rezension in Word 2013 geöffnet und mit der Bearbeitung des ersten Absatzes begonnen.

Der Absatz wurde sofort gesperrt, um zu verhindern, dass jemand anderes versehentlich überlappende Änderungen an meinem Snippet vornimmt. Oksana, die ihre Änderungen gleichzeitig mit mir vorgenommen hat, hat dies in einer Webanwendung gesehen (sie bevorzugt die englische Oberfläche).

Hier möchte ich Ihre Aufmerksamkeit auf einige Punkte lenken.

  1. Es zeigt deutlich an, welchen Absatz ich bearbeite (mein Name wird beim Hover angezeigt).
  2. Dieser Absatz ist wirklich vor Änderungen durch andere Personen geschützt. Jetzt wird der Cursor darauf gesetzt und die Abbildung zeigt, dass alle Formatierungsoptionen in der Multifunktionsleiste gesperrt sind.
  3. Sie können eine Liste aller Personen sehen, die gerade bearbeiten.
  4. Es ist bekannt, dass jemand das Dokument bereits geändert hat, d.h. Nach dem Update können Sie ihre Änderungen sehen (leider keine Echtzeitsynchronisierung).

Mit OneDrive können Sie sehen, wer zuletzt ein Dokument bearbeitet hat.

Aber etwas anderes ist interessanter – OneDrive verfolgt automatisch Dokumentversionen. Zur Versionshistorie gelangen Sie über das Kontextmenü oder über das Top-Menü „Verwalten“ (im Bild oben aufgrund der geringen Größe des Fensters hinter drei Punkten versteckt).

Hier können Sie alle vorherigen Versionen wiederherstellen oder herunterladen. Nach meinen Informationen werden auf OneDrive bis zu 25 Versionen eines Dokuments gespeichert. Versionen werden jedoch nur erstellt, wenn Dateien bearbeitet werden. Wenn Sie eine neue Datei mit demselben Namen hochladen und die alte überschreiben, wird der Versionsverlauf nicht gespeichert.

Umfrage und Diskussion

Wie Sie sehen, ist die Rechteverwaltung in OneDrive sehr einfach, obwohl einige Punkte nicht ganz offensichtlich sind. Und Sie können Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint-Präsentationen und OneNote-Notizen erstellen und bearbeiten, ohne Ihren Browser zu verlassen. Natürlich haben die webbasierten Versionen von Office-Anwendungen nicht alle Funktionen ihrer Office-Pendants, aber für viele Benutzer sind sie mehr als genug.

Sie können Office-Dateien einzeln und gemeinsam mit mindestens 7 GB persönlichem Festplattenspeicher bearbeiten. Oh ja, es ist alles völlig kostenlos ;)

Speichern Sie Dateien und Dokumente in der Cloud? Teilen Sie einige Ihrer bevorzugten Cloud-Speicherfunktionen in den Kommentaren!

Wie bezeichnet man eine Dokumentversion? Haben Sie Dateien, die alle Varianten des Wortes "final" im Namen enthalten? Nun, zum Beispiel text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Es sieht ein wenig absurd aus, aber wenn Sie die Dokumente in Ihrem System verfolgen, werden Sie ziemlich viele "geschwänzte" Namen finden. Vor allem, wenn die Datei von mehreren Autoren bearbeitet wird. So lässt sich beispielsweise der Vertragstext nahezu endlos bearbeiten, lassen Sie ihm einfach freien Lauf. Und als Ergebnis sammeln Sie ein Dutzend Versionen an, die jeweils mit einem wachsenden Anhang von Notizen gekennzeichnet sind - hier sind die Daten der Bearbeitungen und die Initialen der Teilnehmer und das sakramentale "Finale" und "Letzte".

Es ist klar, dass dies irgendwie behandelt werden muss. Und bringen Sie die Arbeit mit Dokumenten in ein für alle verständliches System. Die Grundvoraussetzungen für die Bestellung sind einfach:

  1. Die Markierungen müssen für alle Teilnehmer verständlich sein.
  2. Alle (wichtigen) Versionen von Dokumenten sollten aufbewahrt werden.
  3. Dokumente sollten zu Projekten gehören und nicht auf einem gemeinsamen Haufen liegen.
  4. Der Zugriff auf Dokumente sollte kontrolliert werden.
  5. Es ist nicht notwendig, aber praktisch, Tools für die Zusammenarbeit an einem Dokument zu haben.

Wir werden nicht auf Offline-Möglichkeiten zur Verwaltung von Dokumenten eingehen. Natürlich können Sie die Regeln für die Benennung von Dokumenten schreiben und Word- und Excel-Dateien per Mail versenden. Dies führt zu einer Zunahme der Arbeitsordner für jeden Teilnehmer des Prozesses und im Laufe der Zeit zu einem ständigen Abgleich darüber, wer gerade welches Dock bearbeitet.

Steigen wir also in die Wolken auf - dort passiert jetzt das Interessanteste.

1. Google Drive

Big Brother gibt uns ein nahezu perfektes Dokumentenmanagement-Tool.

  1. Google Docs ist nicht nur ein Online-Dokumenteditor, alte Versionen werden hier gespeichert, Sie können Docks "zu dritt" kommentieren und bearbeiten.
  2. Google Sheets ist sowohl eine Tabellenkalkulation für Berechnungen als auch eine gute Buchhaltungsfunktion.
  3. Google Drive selbst ist ein Dock-Management-Tool. Sie können eine einzige Struktur zum Speichern von Dokumenten organisieren und den Zugriff auf jeden Ordner eindeutig zuweisen.

Vorteile von Google Drive

  1. Sie sind offensichtlich. Das ist die Cloud mit all ihren Vorteilen.

Minuspunkte

  1. Das Abrechnungssystem – Ordnerverschachtelung, Dateizugriff und ein Kontrollschild – muss selbst erstellt werden.
  2. Nicht jeder ist mit der Nutzung einer so offenen Plattform zufrieden – schließlich ist dies ein ganzes Google, es indiziert alles, was sich bewegt, und wir haben es nicht für den Datenschutz bezahlt.

Bitte beachten Sie: Fast jedes System mit Selbstachtung hat eine Integration mit Google Docs - Sie werden dies weiter in der Überprüfung sehen. Und das ist vernünftig - es ist wirtschaftlicher, eine funktionierende Funktionalität zu verwenden, als Anstrengungen zu unternehmen, um Ihr eigenes Analogon zu erstellen.

Wir möchten Sie jedoch warnen: Es ist besser, vertrauliche und kommerzielle Informationen, Passwörter und andere wichtige Informationen dort zu speichern, wo der Zugriff strenger geregelt ist.

2. Trello

Virtuelles Board mit einer Liste von Aufgaben und Projekten. Boards können nach Belieben aufgerufen werden - und den Prozess der Erledigung von Aufgaben visuell verfolgen. Sie können jeder Aufgabe Dokumente anhängen: von einem Computer, Google Drive, Dropbox usw. Interessanterweise können Sie in Trello Business Class nicht nur Dokumente, sondern auch GitHub-Pull-Requests, Slack-Unterhaltungen und Leads von Salesforce anhängen. Für die Zusammenarbeit können Sie das Trello + Google Docs-Bundle verwenden: Hängen Sie Google Docs-Dateien an, die auf der Festplatte geöffnet und dort bearbeitet werden können - hinterlassen Sie neue Kommentare usw.

Vorteile der Lösung:

  1. Trello ist ein sehr einfach zu erlernendes System. In einer Stunde können Personen, die solche Lösungen noch nie verwendet haben, damit umgehen.
  2. Aufgaben und der Prozess ihrer Umsetzung sind wie auf einer Korktafel gut sichtbar. Das Design ist komfortabel und modern, mehr nicht.

Minuspunkte:

  1. Es gibt kein Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Diese. Sie verwenden entweder Google Docs oder jeder lädt seine eigene Version hoch. Ja, alle Dokumente werden sowieso in einer Aufgabe gesammelt und Sie verlieren nichts. Wenn Sie jedoch eine ernsthaftere Automatisierung benötigen, ist Trello nicht die beste Option.
  2. Bei wirklich vielen Projekten und Aufgaben kann Trello aufgrund der Besonderheiten der Struktur unübersichtlich werden. Das ständige Wechseln zwischen den Boards ist nicht sehr bequem.

3. Arbeitsbereich

Online-Projektmanagementsystem mit der Möglichkeit, Finanzen zu erfassen. In jeder Aufgabe können Sie verschiedene Arten von Dateien hinzufügen – und sie dann mit Hilfe von Google erneut bearbeiten. Oder herunterladen und erneut hochladen.

Quelle: worksection.com

Für jede Datei können Sie eine Beschreibung erstellen, Labels auswählen (z. B. Überprüfung erforderlich, dringend! usw.), den Zugriff einschränken – d. h. Machen Sie die Datei nur für bestimmte Benutzer sichtbar. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Kommentar mit eingeschränkter Sichtbarkeit erstellen, nicht für alle, dann erhalten die dort angehängten Dateien automatisch die gleichen Datenschutzeinstellungen.

Alle Projektdateien können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden: Typ, Datum, Aufgaben, Größe, Name. Sie können nur Dateien anzeigen, die sich auf ausstehende Aufgaben beziehen, oder Sie können alle anzeigen.

Sie können eine Gruppe von Dateien auch löschen, herunterladen und Tags zuweisen, indem Sie sie einfach in einem Abschnitt markieren.

Neue Versionen von Dokumenten können zu den alten hochgeladen werden – fahren Sie einfach mit der Maus über die alte Datei und klicken Sie auf das Symbol links davon. Das neue Dokument wird geladen und nimmt die oberste Position in der Liste ein. Auch in diesem Fall bleibt die alte Version erhalten.

Quelle: worksection.com

Das Besondere an der Lösung ist, dass Sie im Advanced-Tarif Ihren eigenen FTP-Speicher anbinden können. Dann gibt es überhaupt keine Einschränkungen beim Herunterladen von Dateien.

Vorteile der Lösung:

  1. Worksection ist ein modernes System mit umfangreichen Projekt- und Dateiverwaltungsfunktionen. Tatsächlich stehen Ihnen alle Funktionen für eine bequeme Zusammenarbeit zur Verfügung.
  2. Separat bemerke ich die Kostenberechnung - wenn Sie die Kosten einer Arbeitsstunde eines Spezialisten ermitteln, können Sie die Kosten für jede einzelne Aufgabe sehen.
  3. Bequeme Schnittstelle, die Möglichkeit, eine Frist für das gesamte Projekt festzulegen, nicht nur für Aufgaben. Deutlich sichtbarer % der aufgewendeten Zeit, bequem zu kontrollieren.

Minuspunkte:

  1. In der kostenlosen Version haben Sie nur 2 aktive Projekte und 50 MB Speicherplatz für Dateien. 10 GB sind bereits im Unternehmensplan enthalten und kosten 49 US-Dollar pro Monat. Gleichzeitig gibt es auch ein Limit für aktive Projekte - 50 Stück. Es scheint uns, dass selbst für ein durchschnittliches Unternehmen 50 Projekte und 10 GB nicht ausreichen. Premium kostet 99 US-Dollar, aber selbst dort sind aktive Projekte auf 100 begrenzt.

4. Megaplan

Megaplan verfügt über ein separates Modul „Dokumente“, mit dem Sie Dateien mit unterschiedlichen Verschachtelungsebenen speichern können. Für jedes Dokument können Sie die Sichtbarkeit einstellen - Zugriff nur für bestimmte Mitarbeiter.

Beim Bearbeiten einer neuen Version der Datei ist es zulässig, die alte als Version zu laden. Mitarbeiter können Benachrichtigungen über den Download einer neuen Version abonnieren – per Mail, SMS, in der Informantenzeile, jeder definiert es selbst in den Einstellungen.

Quelle: help.megaplan.ru

Textdokumente können direkt in Megaplan erstellt werden. Sie können sie aber auch nur in Megaplan anzeigen und bearbeiten, Sie können sie nicht in einem anderen Format herunterladen.

Das Programm bietet auch Vorlagen für Standarddokumente.

Quelle: help.megaplan.ru

Vorteile von Megaplan:

  1. Bequeme und ziemlich einfache Schnittstelle.
  2. Möglichkeiten zum kostenlosen Arbeiten für 10 Benutzer, einschließlich der Arbeit mit Dokumenten.

Nachteile von Megaplan:

  1. Es gibt keine vollwertige Möglichkeit, verschiedene Arten von Dokumenten direkt im System zu erstellen.
  2. Die Kosten des Tarifs für nur 10 Benutzer sind ziemlich hoch - etwa 250 US-Dollar für "all inclusive".

5. Bitrix24

Dies ist eine Komplettlösung mit einem CRM-System für Unternehmen, bei der alle Möglichkeiten zum Teilen und Bearbeiten von Dokumenten gut durchdacht sind. Sie können Dateien an jede Aufgabe anhängen und kommentieren – von einem Computer oder einem beliebigen Festplattenspeicher, sowie sofort neue Dateien in Google Docs oder Microsoft Office Online erstellen.

Die gemeinsame Online-Dokumenterstellung ist unter verfügbar. Wenn Sie ein hochgeladenes Dokument über Google Docs bearbeiten, können Sie es an einen Kommentar anhängen, und es wird eine Zeile angezeigt, die besagt, dass der Benutzer eine neue Version des Dokuments hochgeladen hat. Die intelligente Suche ist in Bitrix24 implementiert - es ist einfach, nach allen Dokumenten nach Name oder Projekt zu suchen, Hinweise werden angezeigt.

Dateien zu jedem Projekt können nach Datum, Name und Größe sortiert werden. Der Datenschutz wird auch gemäß den Einstellungen des Projektordners festgelegt, in dem das Dokument gespeichert ist. Sie können die Bearbeitung durch alle außer dem Autor des Problems verhindern.

Chip Bitrix24 - ein Katalog von Anwendungen. Beispielsweise können Sie kostenlos den „Document Designer“ installieren, der Ihnen hilft, Standarddateien in den Formaten .docx, .pdf zu erstellen. Vorlagen sind einfach zu bearbeiten, sie können per E-Mail versendet werden, ein Protokoll der gespeicherten Dokumente führen.

In Bitrix24 ist jeder Aufgabe ein Link zu einem Dokument beigefügt, das Nutzer innerhalb der Aufgabe gemeinsam bearbeiten, kommentieren und diskutieren können. Am einfachsten ist es, Dokumente auf dem Systemlaufwerk abzulegen. Wenn Sie aus irgendeinem Grund mit Bitrix24.Disk nicht zufrieden sind, können Sie stattdessen jeden anderen Cloud-Speicher verwenden. Aber das ist nicht für jeden bequem und nicht immer.

Vorteile von Bitrix24

  1. Nahezu alle Funktionen (bis auf das Sperren von Dokumenten und das Deaktivieren öffentlicher Links zu diesen) stehen in der kostenlosen Version der umfassenden Lösung zur Verfügung. 5 GB Cloud-Speicher sind ebenfalls verfügbar. Und für 199 US-Dollar (Top-Plan) erhalten Sie unbegrenztes Volumen. Plus Einsparungen bei lizenzierten Office-Programmen.
  2. Große Auswahl an Anwendungen zur Optimierung der Arbeit mit Dokumenten.
  3. Unterstützung von Dokumentversionen und Benachrichtigungen über neue Downloads.
  4. Breite Funktionalität – in einer Lösung erhalten Sie alles, was Sie für das elektronische Dokumentenmanagement benötigen.

Nachteile der Lösung:

  1. Die Datenschutzeinstellungen einer Datei werden über die Gruppe oder Aufgabe festgelegt, der sie zugeordnet ist. Eine Datei kann nicht durch einfaches Markieren für bestimmte Benutzer sichtbar oder unsichtbar gemacht werden.
  2. Es gibt keine Funktion, um der Datei eine kurze Beschreibung hinzuzufügen.

Zusammenfassen

Wenn Sie wenige Projekte und Teilnehmer haben und die Dokumentenanforderungen nicht zu kompliziert sind, können Sie die einfachste Lösung wählen - zum Beispiel Trello und dergleichen. Für die einfache Arbeit mit Aufgaben reicht dies völlig aus - jeder hängt die erforderlichen Dateien an und ersetzt sie bei Bedarf.

Wenn es um eine vollwertige Zusammenarbeit und Online-Koordination geht, müssen Sie komplexe Lösungen in Betracht ziehen - wie z. B. ähnliche Steuerungssysteme. Alle ihre Fähigkeiten müssen analysiert und verglichen und dann basierend auf der von Ihnen benötigten Funktionalität ausgewählt werden.

Und ein paar Tipps - die sich beim Arbeiten in jedem System als nützlich erweisen werden:

  • Auch wenn Sie ein komplexes System verwenden, das „alles von alleine organisiert“, achten Sie darauf, dass Dokumente und Aufgaben nach denselben Regeln benannt werden. Dies erleichtert die Navigation durch Projekte.
  • Freigabezugriff - Arbeitsdokumente sollten in internen Gruppen gespeichert werden, und der Kunde sollte ein leeres Dokument ohne Kommentare und Änderungen erhalten.
  • Lifehack: Wenn Sie Word im Bearbeitungsmodus verwenden, vergessen Sie nicht, vor dem Einreichen der Datei auf „Überprüfen“ zu gehen und alle Korrekturen zu akzeptieren. Andernfalls kann der Kunde feststellen, dass Sie die Bedingungen oder den Preis mehrmals geändert haben.
  • Systemadministration ,
  • Datenspeicher

    • "Corporation of Evil" (Witz) erobert die Nische der kollaborativen Arbeit mit Dokumenten für das zweite Jahrzehnt. Alles begann mit den frühen Versionen von SharePoint, bei deren Erwähnung die erfahreneren Katzen sofort zu weinen beginnen - es war zu spezifisch, sowohl was die Einstellungen als auch die Möglichkeiten in jenen fernen Jahren MS SP anbelangt. Okay, lasst uns einander nicht mehr mit Erinnerungen an dieses tollpatschige Monster verletzen...

    Aber die Beharrlichkeit von Microsoft hält nicht an - die ganze Zeit über wurde an mehreren Fronten gleichzeitig daran gearbeitet, die Situation zu verbessern. Infolgedessen können wir jetzt über die etablierte Infrastruktur für die Dokumentenzusammenarbeit sprechen, die Microsoft anbietet. Es unterscheidet zwei Klassen von Software:

    1. Mittel zum kollektiven Zugriff auf Dokumente, einschließlich Katalogisierung, Versionskontrolle, Rechteverteilung und ähnliche Serverfunktionen. Diese Tools wiederum werden in Cloud (OneDrive, SharePoint Online) und On-Premise, also in der Infrastruktur des Kunden selbst – dem SharePoint 2016 Server – eingesetzt.
    2. Werkzeuge zur Dokumentenbearbeitung. Dazu gehören: die Desktop-Familie von Microsoft Office (in letzter Zeit ebenfalls stark überarbeitet), frisch erstellte mobile Versionen von Office, die sich ursprünglich auf die Zusammenarbeit mit Dokumenten konzentrierten, und als Sahnehäubchen ihre eigene Implementierung der Office Online-Apps zur Online-Dokumentbearbeitung Server (früher bekannt unter dem Namen Office Web Apps).
    All diese Pracht macht Microsoft wahrscheinlich nicht zum „Google Docs-Killer“ (in diesem Fall sind Journalisten, die sich solche Schlagzeilen für Nachrichten einfallen lassen, eher die Killer unseres Gehirns), aber es bietet eine gute Alternative für den Verbraucher. Dies gilt insbesondere für Firmenkunden, die erstens bereits über eine Infrastruktur von MS verfügen (AD, Exchange, Skype for Business) und zweitens die Notwendigkeit haben, alle oder einen Teil der Informationen unter Kontrolle zu halten, also auf ihrem eigenen eigene Server. Für diese Kunden sind die neuen Microsoft-Funktionen für die Dokumentenzusammenarbeit besonders attraktiv.

    Als Ergebnis hatten wir die Idee, sowohl über diese Funktionen als auch über die Installation und Konfiguration all dieser Einsparungen zu berichten. Versuchen wir mal zum Vergleich mit alternativen Diensten zu kommen. Da es klar ist, dass das Schreiben einer so langen Lektüre viel Zeit in Anspruch nimmt und nicht jeder sie lesen kann, haben wir uns entschieden, sie in mehrere Artikel zu unterteilen. Dieser ist der erste. Und darin gehen wir weiter auf die Funktionen und Merkmale ein, die jedes der Microsoft-Produkte hat, die Dokumente gemeinsam bearbeiten: Office Online, MS Office auf Desktops und auch auf mobilen Geräten. Ich warne gleich vorweg – es wird viel Liebe zum Detail und Kleinigkeiten kauen, ein ungeduldiger Leser kann gleich die „Schlussfolgerungen“ am Ende des Zettels lesen, für den Rest – los geht’s.

    Büro im Internet

    Office Online Server ist eine ziemlich interessante Anwendung, die noch nicht jeder kennt. Erstens ist es eine Gelegenheit, die Anzahl der Lizenzen und Installationen von MS Office zu reduzieren. Zweitens erweitern Sie die Möglichkeit, auf das Dokument zuzugreifen und es zu bearbeiten, grob gesagt - Sie benötigen nur einen Browser. Drittens ist es die bisher beste Collaboration-Erfahrung von Microsoft. Mal sehen, wovon ich spreche.
    Wort Online

    Die Bearbeitung eines Dokuments in Office Online kann von mehreren Benutzern gleichzeitig durchgeführt werden, während die Änderungen und der Benutzername des Bearbeiters anderen Mitarbeitern sofort angezeigt werden. Benutzer können denselben Textabschnitt gleichzeitig bearbeiten, es gibt keine Blockierung durch Absätze.

    Excel-Online

    In Excel Online sind Änderungen in einer Zelle nur dann für andere Mitbearbeiter sichtbar, wenn der erste Mitbearbeiter zur nächsten Zelle wechselt. Gleichzeitig werden die Zellen nicht blockiert und mehrere Benutzer können gleichzeitig Änderungen vornehmen.

    PowerPoint-Online

    Mit PowerPoint Online können Sie gleichzeitig an derselben Folie arbeiten, aber es ist besser, an verschiedenen Elementen zu arbeiten, da die Benutzer sonst die Änderungen der anderen nicht in Echtzeit sehen.

    Desktop-Version von Office

    Die Zusammenarbeit an Dokumenten über Office Online ist eine angenehme Erfahrung, wenn es um Textbearbeitung geht, ohne dass wesentliche Formatierungsänderungen erforderlich sind. Wenn Sie Diagramme, Smart Art, Inhaltsverzeichnisse, Makros einfügen, Tabellen formatieren, Formeln verwenden usw. hier müssen Sie die Desktop-Version der Programme verwenden. Sie können einen separaten Artikel über den Unterschied zwischen der Funktionalität der Desktop-Version und der Online-Version schreiben. Hier werden wir die Unterschiede in Bezug auf die Zusammenarbeit betrachten.
    MS Word
    Beim Bearbeiten in der Desktop-Version des Programms wird ein Absatz blockiert, an dem ein anderer Benutzer arbeitet.

    Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden für andere Co-Autoren erst sichtbar, nachdem sie vom Autor gespeichert und das Dokument von anderen Benutzern aktualisiert wurde.

    Das Speichern-Aktualisieren ist in der Schaltfläche Speichern (Strg+S) kombiniert Das Vorhandensein von Aktualisierungen wird durch ein Symbol neben dem Namen des Autors angezeigt.

    MS-Excel
    Bei Excel gibt es keine Möglichkeit, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Uns wird angeboten, entweder zur Online-Version zu gehen -

    Oder sich anstellen

    MS PowerPoint
    Im Gegensatz dazu gibt es in PowerPoint keine Sperre oder Kennzeichnung eines Elements, an dem ein anderer Benutzer arbeitet. Die Tatsache, dass jemand anderes an derselben Präsentation arbeitet, können Sie also nur über das Teilen-Bedienfeld nachvollziehen.

    Das Vorhandensein von Updates wird durch den unauffälligen Status Updates verfügbar signalisiert. Der Status wird erst angezeigt, nachdem der Autor die Änderungen gespeichert hat, die Änderungen selbst werden angezeigt, nachdem das Dokument mit Speichern (Strg + S) aktualisiert wurde.

    Mobile Geräte

    Microsoft Word-App und Microsoft PowerPoint-App
    Bei der Arbeit auf Android wird der Absatz oder das Element, an dem der Benutzer arbeitet, nicht blockiert und die gleichzeitige Arbeit damit ist möglich, aber für andere Mitarbeiter wird nichts hervorgehoben. Änderungen werden ohne zusätzliche Aktionen mit einer leichten Verzögerung angezeigt. Die Tatsache, dass jemand anderes an demselben Element arbeitet, ist im Menü „Teilen“ ersichtlich.

    Beim iPhone wird bei Änderungen eine Aktualisierungsmeldung mit einem Vorschlag zum Anwenden/Abbrechen angezeigt.

    Es wäre interessant, es auf Windows Phone mit Windows 10 zu testen. Aber solche gab es im Unternehmen nicht.

    Microsoft Excel-App
    Die Zusammenarbeit in Echtzeit in der Excel-App wird nicht unterstützt.

    Schlussfolgerungen

    Im Allgemeinen ist die gemeinsame Dokumenterstellungsfunktion von Microsoft ausgereift, obwohl sie von verschiedenen Komponenten unterschiedlich implementiert wird. Der Co-Editing-Prozess selbst lässt sich am besten in Office Online umsetzen – das ist echtes Co-Working. In der Liste der Dinge, die Sie für immer ansehen können, werde ich Flaggen mit den Namen von Kollegen hinzufügen, die sich über den Bildschirm bewegen, und ein Dokument, das sich nach und nach von selbst füllt. Aber leider müssen Sie für die vollwertige Bearbeitungsfunktionalität als solche immer noch auf Desktop-Versionen von Programmen zurückgreifen, die immer noch eine Speichern-Schaltfläche haben und benötigen, und der Kollaborationsprozess ist nicht so komfortabel implementiert (Excel leidet am meisten, wo alles ist die gleiche). blieb auf der Check-in-Check-out-Ebene).

    Im nächsten Hinweis beschreiben wir, wie der Prozess der Bereitstellung einer lokalen Freigabekomponente in einer Unternehmensinfrastruktur implementiert wird. SharePoint 2016 Farm, Office Online Server, Veröffentlichung – fertig. Nicht abschalten.

    Mit freundlichen Grüßen Ihr Servilon-Team

    Stichworte:

    • SharePoint
    • Büro im Internet
    • Zusammenarbeit
    Tags hinzufügen

    2017. Google Docs erfreute Fans gemeinsamer Bearbeitungen

    Tatsächlich konzentrierte sich der Online-Editor von Google Docs zunächst auf die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Aber manchmal kommt es vor, dass Sie asynchron gemeinsam an einem Dokument arbeiten müssen. Und dann kommen Korrekturen, Annahme/Ablehnung, Versionen des Dokuments ins Spiel. Nun steht dieser (für Word übliche) Bearbeitungsmodus auch in Google Docs zur Verfügung. Darüber hinaus können Änderungen in der mobilen Anwendung vorgenommen / akzeptiert werden. Und im Gegensatz zu Word zeigt Google Docs besser, wer die Änderungen vorgenommen hat. Sie können auch Versionen von Dokumenten benennen, was sehr praktisch ist. Nachdem beispielsweise der erste Teil des Dokuments genehmigt wurde, können Sie die Version „1. Teil genehmigt“ anstelle von „Version vom 3. August“ nennen.

    2017. Dropbox Paper-App auf Russisch verfügbar

    Dropbox kündigte die weltweite Einführung seiner Paper-App in 21 Sprachen an, darunter auf Russisch. Es ist ein Collaboration-Tool, das eine Mischung aus Evernote, Google Docs und Slack ist. Sie erstellen eine Seite, laden Kollegen ein (in Dropbox registriert) und können gemeinsam Inhalte erstellen und bearbeiten. Gleichzeitig sehen Sie, wer gerade was bearbeitet. Sie können der Seite Bilder, Dateien, Videos, Aufgabenlisten und Kommentare hinzufügen. Sie können mit der Seite in einem Browser oder einer mobilen Anwendung arbeiten. Wenn Sie fertig sind, wird die Seite in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert. Im Moment ist die Paper-App kostenlos.

    2015. Dropbox startet Online-Dienst für Notizen und Zusammenarbeit


    Dropbox hat stillschweigend einen neuen Dropbox Notes-Dienst gestartet. Es ist ein einfacher Texteditor, mit dem Sie eine Notiz (oder ein einfaches Dokument) erstellen und in Ihrem Online-Speicher speichern können. Sie können den Text ein wenig formatieren, Bilder und Tabellen hinzufügen. Sie können Dateien und Aufgaben (To-Do-Listen) an Notizen anhängen. Außerdem können Seiten mit Kollegen geteilt und in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden. Gleichzeitig sehen Sie, wer die Seite noch bearbeitet und wo sich der Cursor befindet. Natürlich wird dieser Editor nicht mit Word konkurrieren, er ist auf eine einfache Zusammenarbeit ausgelegt. Darüber hinaus hat Dropbox kürzlich eine vollständige Integration mit Microsoft Office erhalten.

    2015. Mit Dropbox können Sie MS Office-Dokumente gemeinsam bearbeiten

    Als vor einigen Jahren schon alle dachten, dass die Zukunft von Dokumenten darin besteht, dass sie nur noch online gespeichert werden, erschien Dropbox und kam auf die Idee, eine Kopie eines Dokuments zwischen vielen Geräten zu synchronisieren. Jetzt, wo sich alle mit der Tatsache abgefunden haben, dass die gemeinsame Erstellung eines Dokuments einen Online-Editor wie Google Docs erfordert, bietet Dropbox an, nicht in Panik zu geraten und das übliche Word, Excel und PowerPoint zu verwenden, indem man einfach ein kleines Collaboration-Plugin installiert. Mit diesem Dropbox-Badge-Plug-in können Sie Kopien desselben Dokuments auf den Computern der Mitarbeiter in Echtzeit synchronisieren. Gleichzeitig können Sie sehen, wer gerade an diesem Dokument arbeitet, feststellen, ob Sie die neueste Version haben, auf die neueste Version aktualisieren und schnell einen Link zum Dokument an einen Kollegen senden. Die neue Funktion wird zunächst in der Business-Version von Dropbox for Business verfügbar sein.

    2012. Salesforce Stypi – Online-Notizbuch für Zusammenarbeit in Echtzeit


    Nehmen wir an, Sie und Ihre Kollegen oder Partner müssen an einer Aufgabe arbeiten, die geschrieben werden muss. Erstellen Sie zum Beispiel einen Projektplan oder schreiben Sie einem Kunden ein kommerzielles Angebot. Sind alle Meeting-Teilnehmer im Büro anwesend, sammelt man sie einfach an einem Tisch, nimmt ein Blatt Papier oder ein Flipchart und notiert schlaue Gedanken. Aber wenn sich die Meeting-Teilnehmer in verschiedenen Teilen der Welt befinden? Natürlich gibt es Google Docs, Online Word oder Zoho, aber alle müssen sich registrieren und sind sehr umständlich, um einfache Listen zu schreiben. (Manchmal halten Kleinigkeiten Leute davon ab, den Dienst zu nutzen). Für solche Online-Meetings ist der Stypi-Service also perfekt. Dabei handelt es sich um einen einfachen Online-Notizblock mit Chat, der von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden kann. ***

    2011. Google+ Hangouts hat sich zu einem vollständigen Webkonferenzdienst entwickelt


    Der Hack eines libanesischen Programmierers, der die gemeinsame Bearbeitung von Text in Google+ Hangouts ermöglichte, hielt nicht lange als Hack an. Das heutige Google+ Update fügt Hangouts viele weitere neue Funktionen hinzu. Erstens ist es die Möglichkeit, Ihren Bildschirm zu teilen (Screen-Sharing). Zweitens besteht die Möglichkeit, gemeinsam am Bildschirm (Whiteboard) zu zeichnen. Drittens ist es die Möglichkeit, Google Docs-Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Viertens ist es eine Möglichkeit, Videoübertragungen (Webinare) für eine unbegrenzte Anzahl von Zuschauern zu organisieren (die Anzahl der aktiven Teilnehmer kann bis zu 10 betragen). Fünftens funktioniert der Video-Chat von Google Hangouts jetzt auf Android-Smartphones. Und schließlich, sechstens, hat Google die offizielle Hangouts-API geöffnet, sodass Sie jetzt nicht wie ein libanesischer Programmierer herumalbern müssen, um Ihre eigene Hangouts-App zu erstellen. Übrigens ist das soziale Netzwerk Google+ jetzt für alle zugänglich. Ist Ihr Unternehmen schon dabei?

    2011. Gemeinsames Verfassen von Text/Code in Google+ Hangouts


    Ein bestimmter Entwickler, Mohamed Mansour, hat eine Erweiterung für Google+ Hangouts erstellt – Hangout Pad für Google+, mit der Sie durch Kommunikation per Video an Text (oder Programmcode) zusammenarbeiten können. Obwohl diese Erweiterung noch eine Reihe von Fehlern enthält, ist sie gleich aus mehreren Gründen interessant. Erstens verwendet es nicht die offizielle Google+ API (aus dem einfachen Grund, dass es sie noch nicht gibt). Hangout Pad ist ein Plug-in für den Google Chrome-Browser und wird über einen Hack (Google Shared Spaces-Dienst und Google Wave-Protokoll) in den Hangouts-Videochat integriert. Allerdings zeigt dieses Tool bereits die Erweiterung von Google Hangouts an (Achtung Skype!). Das Kollaborationsfenster (in diesem Fall der Code-Editor) befindet sich über den Videostreams der Benutzer und kann alles enthalten. Darüber hinaus ist dies eine klare Demonstration der zukünftigen Integration von Google Hangouts mit Google Docs.

    2011. TeamLab hat jetzt einen Texteditor und Tabellenkalkulationen


    Der Teamlab-Kollaborationsdienst erstaunt immer wieder. Obwohl vor kurzem endlich eine kostenpflichtige Version erschienen ist, bleibt die Hauptfunktionalität absolut kostenlos und nicht durch die Anzahl der Benutzer begrenzt. Gleichzeitig haben Entwickler die Zeit, das Geld und den Wunsch, neue Funktionen wie Online-Dokumenteditoren zu erstellen. Ja, sie haben sich entschieden, keine vorgefertigten Google Docs- oder Zoho Docs-Editoren zu integrieren, sondern eigene (Konkurrenz-)Anwendungen zu erstellen. Texteditor und Tabelleneditor sind bereits vorhanden, inkl. in der kostenlosen Version. Präsentationseditor kommt bald. Natürlich ist die Funktionalität dieser Anwendungen noch weit von Word, Excel und sogar Google Docs entfernt, sie haben nur grundlegende Funktionen. Aber für die meisten täglichen Aufgaben der Dokumentenzusammenarbeit sind sie in Ordnung. In Teamlab erstellte Dokumente können in den Formaten DOC, XLS heruntergeladen und an Gegenparteien gesendet werden. Sie können Dokumente in diesen Formaten auch herunterladen und online bearbeiten.

    Dienst für Kollaboration und Projektmanagement Teamlab hat ein neues Modul erhalten – Documents, das für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten ausgelegt ist. Dokumente können einfach aus Google Docs, Zoho Docs und Box.net importiert werden, und Sie können OpenOffice + ein spezielles Teamlab-Plugin verwenden, um sie zu bearbeiten, wodurch Sie jedes Dokument direkt aus dem Browser öffnen können. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Dokumentenspeicher und einen freigegebenen Ordner, in dem die Zusammenarbeit stattfindet. Zusätzlich zum Dokumentenmodul verfügt Teamlab jetzt über Projektvorlagen (zur schnellen Erstellung von Standardprojekten), Korrespondenzverlauf, Multichat und Gruppenmailing im TeamLab Talk-Messenger, Meine Aufgaben-Seite, Aufgabentermine und eine Erinnerungsschaltfläche.


    OffiSync ist ein Plug-in für MS Office-Editoren, mit dem Sie Office-Dokumente in Ihrem Google Docs-Konto speichern und von dort aus öffnen können. Diese. Die Idee des Dienstes ist es, die funktionalen Editoren von MS Office mit den Kollaborationsfähigkeiten von Google Docs zu kombinieren. Seit unserer letzten Überprüfung haben die Ersteller die Integration mit Google Sites verschärft (d. h. ein Dokument aus MS Office kann als Anhang einer ausgewählten Seite in Google Sites gespeichert und Dokumente von dort aus geöffnet werden). Und gestern erschien eine noch interessantere Funktion - die Möglichkeit, ein Dokument gleichzeitig zu bearbeiten und in jeder Version von MS Office (2003, 2007, 2010) oder im Online-Editor von Google Docs zu arbeiten. Das sieht natürlich nicht so cool aus wie in der neuen (gestrigen) Version von Google Docs, aber es vereint Nutzer beider Lösungen.

    2010. Mit Zoho Business können Sie den Zugriff auf Anwendungen nach IP einschränken


    Natürlich ist die Möglichkeit, von überall auf der Welt auf Geschäftsanwendungen zugreifen zu können, ein strategischer Vorteil für Zoho und andere SaaS-Dienste. Aus Sicherheitssicht kann dies jedoch zu großen Problemen führen. Zoho beschloss, diesen Mangel zu beseitigen, und führte für Zoho Business-Benutzer die Möglichkeit ein, den Zugriff auf ein Konto anhand der IP-Adresse zu beschränken. In der Systemsteuerung ist ein Tab erschienen, in dem Sie eine Liste der erlaubten IP-Adressen eingeben können – normalerweise sind dies Büroadressen oder Privatadressen von Angestellten / Freiberuflern. Da Anwendungen von Zoho Business benötigen oft Zugriff auf externe Auftragnehmer (Kunden, Partner), dann können Sie ihnen den Zugriff nicht komplett verbieten, sondern nur ihre Zugriffsrechte einschränken. Denken Sie daran, dass Zoho Business ein Paket von Office-Anwendungen zum Arbeiten mit E-Mails, Dokumenten und zum Erstellen eines internen Portals für die Zusammenarbeit ist.

    2010. Box.net aktualisierte mobile Version für iPhone


    Box.net war einer der ersten Dienste, der einen Client für das iPhone erstellte. Und jetzt verbessert er seinen mobilen Client weiter. Mobile Box.net 2.0 fügte einen Dateibetrachter hinzu (der kürzlich in der Webversion erschienen ist), die Möglichkeit, Dateien und Ordner zu kommentieren, Dateien und Ordner freizugeben und den allgemeinen Ereignis-Feed anzuzeigen. Darüber hinaus wurde der neue mobile Client in die iPhone-Dokumenteditoren von Quickoffice integriert, sodass Word- und Excel-Dokumente auf dem iPhone geöffnet und bearbeitet werden können. Angesichts seines jüngsten Aufkommens sieht dieses Feature besonders attraktiv aus.

    2010. Box.net reagierte angemessen auf Google Docs


    Wahrscheinlich waren die Macher von Box.net nicht sehr erfreut zu erfahren, dass sich der Google Docs-Dienst in einen Online-Dateispeicherdienst verwandelt hat, was bedeutet, dass er zu ihrem direkten Konkurrenten geworden ist. Doch ihre Antwort ließ nicht lange auf sich warten. Vor kurzem hat Box.net einen universellen Flash-Dateibetrachter eingeführt, ähnlich wie Scribd, mit dem Sie fast jede in Ihrem Box.net-Konto gespeicherte Datei anzeigen können – direkt online, ohne sie auf Ihren Computer herunterzuladen. Es kann ein Office-Dokument, Bild, Flash, Audio oder Video sein (insgesamt 20 Formate). Darüber hinaus können Sie jede Datei (in einem Flash-Viewer) auf Ihrer Website veröffentlichen oder bestimmten Mitarbeitern und Auftragnehmern Zugriff darauf gewähren, damit sie sie überprüfen und ihre Kommentare hinterlassen können. Vielleicht ist dies die ideale Lösung, wenn Sie eine Präsentation, ein Diagramm, eine technische Dokumentation oder ein Designlayout an einen Kunden senden möchten. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob auf dem Client bestimmte Software installiert ist, um die Datei zu öffnen. ***

    2009. Google kaufte EtherPad und erinnerte sich an das SaaS-Image


    Der von ehemaligen Google-Mitarbeitern entwickelte Echtzeit-Online-Dokumenten-Co-Editing-Service EtherPad kehrt also dorthin zurück, wo er geboren wurde – zu Google. Der Zweck dieses Kaufs ist es, einen Teil der EtherPad-Technologie für Google Wave zu nutzen und talentierte Mitarbeiter zurück in das Unternehmen zu holen, um an einem Projekt zu arbeiten, das die Welt verändern soll. Gestern, sobald der Deal abgeschlossen war, schrieben die Macher von EtherPad (offensichtlich auf Wunsch der neuen Eigentümer) in ihrem Blog, dass es ab sofort unmöglich ist, neue Dokumente für den Dienst zu erstellen, und am 31. März wird EtherPad sein abgeschlossen. Natürlich waren die Nutzer des Dienstes von diesem Sachverhalt etwas enttäuscht und äußerten in den Kommentaren alles, was sie darüber denken. Und dann erinnerte sich Google an eine Sache, die ihnen viel wichtiger ist als eine Neuanschaffung – Vertrauen in SaaS. ***

    2009. EtherPad imitiert die PlayBack-Funktion von Google Wave


    Am 30. September beginnt Google mit der Vergabe von 100.000 Einladungen zu Google Wave. Seit der Präsentation dieses Superdienstes sind nur 3 Monate vergangen, aber in dieser Zeit haben es Drittentwickler bereits geschafft, einige seiner ursprünglichen Ideen zum Leben zu erwecken. Kürzlich sprachen wir über Zenbe, das die Idee von „Wave“ umsetzte, und heute führte der kollaborative Dokumentenbearbeitungsdienst EtherPad die „PlayBack“-Funktion ein, die eine der bemerkenswertesten Erfindungen in Google Wave ist. Seine Bedeutung ist, dass Sie jederzeit den gesamten Verlauf der Dokumentänderungen abspielen können, genau wie Sie einen Film ansehen. ***

    2009. OffiSync: Google Docs und MS Office sind keine Konkurrenten


    Die meisten Benutzer haben wahrscheinlich das Stereotyp, dass Google Docs und MS Office grundlegende Konkurrenten sind. Fortgeschrittene Benutzer von Online-Diensten streiten ständig mit Microsoft-Unterstützern darüber, was wertvoller ist, ein funktionsreicher und leistungsfähiger Editor oder die Möglichkeit, weltweit auf Online-Dienste zuzugreifen und zusammenzuarbeiten. Die Jungs von OffiSync haben dieses Thema mit einem frischen Blick betrachtet. Sie dachten schließlich, fast jeder hat MS Office, und jeder Benutzer kann problemlos ein Konto in Google Docs erstellen. Warum nicht diese Office-Suiten zusammen nutzen und ihre Vorteile kombinieren?

    2009. DocVerse - Online-Zusammenarbeit in MS Office


    Zwei ehemalige Microsoft-Mitarbeiter haben einen zusätzlichen Webdienst (+ Plugin) DocVerse erstellt, der für die Zusammenarbeit an MS Office-Dokumenten über das Internet entwickelt wurde. Warum haben sie es getan? Vielleicht haben sie nichts mit sich selbst zu tun? Immerhin hat Microsoft bereits einen (kostenlosen) Dienst, der eine ähnliche Funktionalität bietet - Office Live Workspace. Und außerdem hat Microsoft bereits Online-Versionen seiner Editoren gezeigt und angekündigt, dass das nächste Office 14 webbasiert sein wird. Und diese Jungs werden wahrscheinlich nicht hoffen, dass Microsoft ihr Projekt kauft, sonst hätten sie es nicht auf der feindlichen Plattform Adobe AIR gebaut.

    2008. EtherPad - Texteditor für Zusammenarbeit in Echtzeit


    Die Vorteile von Online-Editoren wie Google Docs oder Zoho Writer gegenüber Desktop-Word sind noch fraglich. Erstens, weil sie (noch) nicht in der Lage sind, die vollständige Kompatibilität mit dem .doc-Format (das für den Austausch von Dateien mit Auftragnehmern sehr wichtig ist) zu gewährleisten. Vor diesem Hintergrund erscheint das Startup EtherPad sehr smart, dessen Macher beschlossen haben, Kompatibilität und Formatierung zu vergessen und sich auf den Faktor zu konzentrieren, der den Online-Editor viel wertvoller als Word macht – die Zusammenarbeit in Echtzeit.

    2008. Gobby - lass es uns zusammen machen

    Was ist Grundel? Gobby ist ein kostenloser kollaborativer Editor, der mehrere geöffnete Dokumente in einer einzigen Sitzung und einen Mehrbenutzer-Chat unterstützt. Es kann unter Windows, Mac OSX, Linux ausgeführt werden. Der Editor ermöglicht es mehreren Benutzern, dasselbe Dokument gleichzeitig zu bearbeiten. ***

    2007. Neue Funktionen von Google-Diensten, die heute verfügbar sind


    IMAP für Gmail, Google Docs für Mobilgeräte, neue Funktionen für Tabellenkalkulationen, neue Funktionen in den Professional- und Education-Paketen und vieles mehr in der offiziellen Version. ***

    2007. Google wird eine Wiki-App starten: Google Wiki

    Im Internet sind Informationen aufgetaucht, dass Google den Neustart des Dienstes Jotspot vorbereitet, den das Unternehmen 2006 gekauft hat Der Jotspot-Dienst erlaubte keine Registrierung neuer Benutzer, aber alte Kunden behielten den Zugriff auf ihre Konten. Laut Google Blogoscoped wird der Jotspot-Dienst in eine Reihe von Online-Anwendungen für das Google Apps-Büro namens Google Wiki aufgenommen. Der neue Name wird auch durch das Google Wiki-Logo angezeigt, das erscheint, wenn Sie versuchen, die Website aufzurufen. Google-Vertreter taten es keine offiziellen Kommentare zu diesen Informationen abgeben.

    2007. Zentrale Desktop-integrierte Tabellenkalkulationen


    Erst kürzlich haben wir über einen starken Konkurrenten von Google Spreadsheets geschrieben - . Und heute (anscheinend nachdem ich diesen Beitrag gelesen hatte) kündigte Central Desktop die Integration dieses Dienstes in seine Office-Plattform an. Daher haben Central Desktop-Benutzer jetzt die Möglichkeit: ***

    2006. Der kollaborative Editor verdient Geld mit Wiki-Technologien


    Das amerikanische Unternehmen Numanila hat den Dienst Approver entwickelt, der mehreren Benutzern die Arbeit an einem Dokument erleichtern soll. Um zu beginnen, müssen Sie das Dokument auf die Website hochladen und aus der Liste Ihrer Kontakte die Personen auswählen, die daran arbeiten werden. Anstatt also eine Mailingliste mit angehängtem Dokument und weiterem E-Mail-Verkehr zu organisieren, können Sie alle notwendigen Informationen auf einer Seite einsehen. Der Service zeigt an, wer wann Änderungen am Dokument vorgenommen hat, wer es bereits genehmigt hat und erinnert alle an der Arbeit Beteiligten auch an die Fristen.Im Testmodus kann der Nutzer nur ein Dokument erstellen und an einem mitarbeiten unbegrenzte Anzahl von Dokumenten anderer Personen. Um mehr Dokumente (bis zu 50) erstellen zu können, müssen Sie ein kostenpflichtiges Konto für 6 $ pro Monat oder 40 $ pro Jahr kaufen. Gleichzeitig funktioniert der Dienst nur auf Mac- und Windows-Betriebssystemen und nur mit den Browsern Internet Explorer und Firefox.

    2006. Schreibtafel - gemeinsam arbeiten


    Das gemeinsame Erstellen von Textdokumenten ist nichts Ungewöhnliches: Viele von uns mussten dies mehr als einmal in einer Büroarbeitsumgebung tun. Aber was ist, wenn die Co-Autoren außerhalb des Intranet-Netzwerks sind, und noch mehr – in einem anderen Land oder sogar auf einem anderen Kontinent leben? Der Austausch von Arbeitsmaterialien per E-Mail führt früher oder später zu einer solchen Verwirrung, dass leicht ein paar wichtige Ergänzungen von Kollegen verloren gehen. Natürlich lassen sich über das Internet viele Wege finden, um Probleme zu vermeiden und Teamarbeit zu organisieren, aber alle sind mit einem gewissen Aufwand verbunden. Daher empfehlen wir Ihnen, sich mit einem Projekt namens Writeboard vertraut zu machen, mit dem Sie einfache Textdokumente unter Beteiligung einer unbegrenzten Anzahl von Co-Autoren einfach und natürlich erstellen können.Um zu beginnen, müssen Sie sich danach nur noch registrieren die Sie sofort mit der eigentlichen Arbeit am Dokument fortfahren können. Die bereitgestellten Formatierungswerkzeuge sind ziemlich asketisch: ein paar Arten von Überschriften, zwei Arten von Listen, Fett- und Kursivschrift, Einfügen eines Textblocks. Es ist auch möglich, dem Dokument Hyperlinks und Bilder hinzuzufügen. Stimmt, nicht ohne Unannehmlichkeiten: Die Bilder müssen erst ins Internet gestellt werden, denn. Im Text wird lediglich ein Link zum Bild platziert. Es ist unmöglich, die Position und Größe von Grafikobjekten zu bearbeiten, daher ist es besser, Arbeitsmaterialien im Voraus vorzubereiten, damit die fertige Version des Artikels in Zukunft ästhetisch ansprechender aussieht. Ein Dokument zu bearbeiten ist nicht schwierig, kyrillische Texte sehen sowohl beim Bearbeiten als auch im fertigen Dokument ganz ordentlich aus (allerdings eher ein Verdienst des Browsers als Writeboard selbst, da es im Programm keine Schriftartenauswahl gibt): Das fertige Dokument wird auf dem Entwicklerserver gespeichert und steht anderen Benutzern zur Bearbeitung zur Verfügung. Änderungen werden in einem System verfolgt, das dem ähnlich ist, das von Wiki-Systemen verwendet wird, sodass es sehr einfach ist, Änderungen zu finden, die von anderen am Projekt vorgenommen wurden. Zwischenversionen des Arbeitsdokuments bleiben ebenfalls verfügbar, sodass Sie jederzeit zu einer der vorherigen Versionen zurückkehren können. Besonders hervorzuheben ist die Hervorhebung von geändertem Text: Dadurch können Sie neue Änderungen sofort erkennen und nicht im Text des gesamten Dokuments danach suchen.Um aktuelle Arbeitsmomente zu besprechen, können Sie Textnachrichten mit im Formular organisierten Kollegen austauschen von Kommentaren. Die Auswahl von Zwischenversionen des Dokuments, die eine Art Ausgangspunkt für die nächste Bearbeitungsstufe darstellen oder sich einfach als erfolgreich erwiesen haben, aber noch nicht ganz bereit für die endgültige Freigabe sind, kann durch Setzen der entsprechenden Flags erfolgen. Falls jemand der Co-Autoren noch nicht weiß, dass die Arbeit an dem Dokument bereits in vollem Gange ist, bei der seine Hilfe sehr willkommen ist, können Sie ihm eine Einladung per E-Mail zukommen lassen. Die Nachricht enthält einen Link zur aktuellen Version des Dokuments sowie das für den Zugriff auf die Bearbeitungsfunktion erforderliche Passwort Zusätzlich zu den oben genannten Aktionen am Dokument können Sie Arbeitsmaterialien per E-Mail an beliebige Adressaten senden. Um sich nicht ständig mit Mailings zu beschäftigen, können Sie RSS verwenden. Wenn Sie eine Kopie des Dokuments auf Ihrem lokalen Computer benötigen, können Sie es vom Writeboard-Entwicklerserver herunterladen, und das Dokument wird automatisch in eines von zwei Formaten konvertiert: einfacher Text oder HTML. Die Unmöglichkeit, grafische Objekte direkt in den Text des zu erstellenden Dokuments zu platzieren, hat negative Auswirkungen: Wenn Bilder im Text vorhanden waren, enthält die exportierte Version nur Links zu ihnen.Natürlich das interne Dokument des Unternehmens Management-Tool ist es nicht wert. Aber es gibt viele Projekte, für die sich dieser Service als nützlich erweisen wird. Die Autoren der Ressource bieten an, ihre Idee solchen Kategorien von Benutzern wie Studenten und Dichtern, freiberuflichen Journalisten und PR-Managern zu nutzen. In jedem Fall, da ein solches Projekt seine Dienste anbietet, warum nicht versuchen, es zu nutzen?

    2002. WebDAV-Protokoll zum Verwalten von Dateien im Web

    Die Software AG hat WebDAV veröffentlicht, eine Reihe von Erweiterungen des HTTP-Protokolls, die Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung und Dateiverwaltung auf Remote-Webservern bieten. Das WebDAV-Protokoll gibt Büroangestellten die Möglichkeit, Informationen mit normalen Büroprogrammen sofort ins Internet zu stellen. Tamino WebDAV Server integriert die Tamino XML-Datenbank in Windows-Anwendungen