Соглашение об эдо между контрагентами. Соглашение с контрагентом о применении электронного документооборота. Убытки Клиента, возникшие вследствие своевольного изменения СпецДепозитарием документа, подписанного ЭЦП

Организация

Технология

Контактная информация

Примечание

АО «ЦентрИнформ»

«Контур-Экстерн»

Контактный тел. 740-54-05 - Отдел подключения

ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР»

ПП «Комита-Отчет»

Контактный тел.

ООО «Компания «Тензор»

«СБиС++ Электронная отчетность»

Контактный тел.

ООО «АРГОС»

www.argos-nalog.ru

СЭД «Аргос - Налогоплательщик»

Контактный тел.

ООО «Такском»

ПК «Спринтер»

Контактный тел.

ЗАО «Калуга Астрал»

www.astralnalog.ru

ПК «Астрал Отчет»

Контактный тел.

702-11-93, 309-29-23

ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»

ПК «Сфера»

Контактный тел.

ООО «Удостоверяющий центр ГАЗИНФОРМСЕРВИС»

http://ca.gisca.ru

ПК «Такснет-Референт»

Контактный тел.

8-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный)

ООО «Русь-Телеком»

www.rus-telecom.ru

«Фельдъегерь»

Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге

Без договора с ЭДО счетами-фактурами обменяться не получится. Договориться об использовании простой подписи нужно заранее.

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.

Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее - соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее - Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

Объем электронного документооборота;
- форматы электронных документов;
- порядок хранения электронной отчетности;
- случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. ). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами. Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи - простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

Накладной по форме № ТОРГ-12 ;
- акта приемки-сдачи работ (услуг).

Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.

5. Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения

Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения - четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

Как можно пр​оверить подлинность электронной подписи контрагента. Выставить электронный с​чет-фактуру можно только с согласия контрагента. Как оформлят​ь электронные документы и обмениваться ими.

Вопрос: Наша организация применяет ОСНО. Переходит на электронный документооборот. Обязательно подписать соглашение с контрагентом о применении электронного документооборота,или достаточно через оператора связи в электронном виде подписать приглашение от контрагента на обмен документами(имеет юридическую силу?) Для подтверждения факта доставки товара и расходов по транспортным услугам, достаточно получить от контрагента скан копию ТН через оператора связи, систему ДИАДОК? Или данный документ необходимо хранить только на бумажном носителе?

Ответ: Достаточно через оператора связи в электронном виде подписать приглашение от контрагента на обмен документами.

Вы имеете право принимать первичные документы в электронном виде без оформленного соглашения. Законодательство не требует оформлять для этого соглашение. Ваше согласие обязательно на прием электронного счета-фактуры (п. 1 статьи 169 НК РФ). Оформить согласие можно в виде соглашения, письма или совершить действия, которые свидетельствуют о согласии на электронный обмен ().

Если Вы подписали со своей стороны электронное согласие, то есть выполнили действия. А значит, согласились на получение конкретных счетов-фактур через интернет. Если в документе нет ошибок и он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, то является основанием для вычета (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Для подтверждения факта доставки товара и расходов по транспортным услугам, нужно получить от контрагента оригинал транспортной накладной в бумажном виде. Если через оператора передается копия документа, принять расходы по ней нельзя.

Составление транспортной накладной в электронном виде не предусмотрено законодательством. Согласно пункту 9 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 № 272 транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. То есть в данном пункте речь идет о документе на бумажном носителе.

К тому же бумажная ТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД (п. 2.1.1 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090) . Другой возможности их предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

Обоснование

Когда счет-фактуру можно составлять в электронном виде

В электронном виде организации вправе выставлять счета-фактуры по взаимному согласию сторон сделки. Покупатель и продавец должны иметь совместимые технические средства для приема и обработки счетов-фактур. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись ().

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью , нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов и статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250 , от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139 , от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67 , от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409 .

Что изменилось в работе: На одну и ту же отгрузку товаров комитент и посредник могут составить счета-фактуры в разном виде. Например, посредник — в электронном, а комитент — в бумажном.

Если посредник, через которого ваша компания реализует товары, передает вам счета-фактуры в электронном виде, это не обязывает вас переходить на такой же формат. Свой счет-фактуру на отгрузку в адрес этого агента вы можете составить в обычном бумажном варианте. Такие разъяснения дали чиновники из Минфина России в письме от 24 мая 2013 г. № 03-07-14/18664 .

Поясним подробнее, о какой ситуации идет речь. Итак, комиссионер или агент продает товары от своего имени, но по поручению вашей компании. При этом он выставляет покупателю счет-фактуру.

Обычно стороны договариваются, что копию этого счета посредник должен передать вам, как комитенту. На основании данных этого документа вы сможете выписать счет-фактуру на отгрузку и зарегистрировать его в книге продаж.

Так вот, свой счет-фактуру можете смело выставлять в том формате, как это прописано в учетной политике вашей компании. Здесь абсолютно не имеет значения, в каком виде вы получили подобный документ от посредника.

Как оформлять электронные документы и обмениваться ими

Как доказать, что документ завизирован действующей электронной подписью

Компании, которые оформляют и получают документы в электронном виде, должны хранить не только эти документы, но еще и электронные подписи, а также их сертификаты. Ведь при проверке инспекторы наверняка захотят убедиться в том, что документ был подписан уполномоченным на то сотрудником. Сертификат должен быть действительным на момент подписания документа или на день проверки действительности этого сертификата (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Но срок его ограничен — удостоверяющие центры выдают сертификат всего на один год. А инспекторы могут нагрянуть с проверкой и через два, и через три года. Как в этом случае подтвердить действительность сертификата?

На самом деле это просто. Когда вы подписываете документ, оператор добавляет к подписи штамп времени и доказательства действительности сертификата. Таким образом, получается усовершенствованная электронная подпись.

Еще часто возникает вопрос: почему в бумажном документе может быть несколько подписей, а в электронном — только одна? Не совсем так. Если хотите, чтобы документ визировали несколько ответственных сотрудников, например директор, главбух и менеджер, то можно в соответствующих полях привести их Ф. И.О. и даже поставить все три электронные подписи.

Однако весь процесс обмена электронными документами построен так, что к контрагенту через оператора попадет всего одна электронная подпись — руководителя или уполномоченного сотрудника.

Справки даем. Москва и Подмосковье

Выставить электронный счет-фактуру можно только с согласия контрагента

«…Спецоператор выставил нам счет-фактуру через интернет. Мы его подписали и отправили. Но соглашения об электронном обмене документами мы не заключали. Вправе ли мы заявить вычет НДС по такому документу?..»

— Из письма главного бухгалтера

Да, вправе.

Поставщик вправе выставлять счета-фактуры как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем случае необходимы согласие сторон и техническая возможность (п. 1 ст. 169 НК РФ). Но кодекс не определяет, каким способом покупатель может подтвердить такое согласие. Поэтому возможны разные варианты. Стороны вправе подписать отдельное соглашение, обменяться письмами или совершить действия, которые свидетельствуют о согласии на электронный обмен (письмо Минфина России от 01.08.11 № 03-07-09/26). Вы подписали со своей стороны документ, то есть выполнили действия. А значит, согласились на получение конкретных счетов-фактур через интернет. Если в документе нет ошибок и он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, то является основанием для вычета (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Согласие компании на электронный обмен не означает, что все счета-фактуры надо получать по интернету. Компании вправе заявлять вычеты и по бумажным документам (письма Минфина России от 12.09.13 № 03-07-09/37682 , ФНС России от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769). При этом если компания получит бумажный счет-фактуру, то электронный вариант не требуется (письмо ФНС России от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769).

Вопросы, переходить или нет на обмен электронными документами с контрагентами, возникают реже. Все большее число компаний решают подключиться к Оператору ЭДО, и для них актуальными становятся вопросы другого толка. Например, обязательно ли подписывать с каждым контрагентом соглашение об электронном обмене, какую силу будет иметь данное соглашение и др.

Мы собрали самые распространенные вопросы по этой теме, чтобы заполнить пробелы в ваших знаниях об обмене электронными документами. Консультируют аналитики Synerdocs.

При переходе на обмен электронными документами обязательно ли подписывать Соглашение об ЭДО с контрагентом?

Не всегда. Обязательность составления Соглашения о переходе на ЭДО с контрагентами зависит от способа обмена и вида используемой электронной подписи. Рассмотрим следующие ситуации:

а) Вы обмениваетесь с контрагентами по электронной почте и используете простую и/или неквалифицированную ЭП. В такой ситуации заключать Соглашение нужно обязательно (ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи»).

б) Вы обмениваетесь через электронную почту и используете сертификат квалифицированной ЭП. Соглашение составлять необязательно на основании ч. 1 ст. 6 ФЗ № 63, но мы рекомендуем. В случае судебных тяжб такое Соглашение может пригодиться, т.к. в нем могут быть прописаны порядок обмена, условия признания электронных документов равнозначными бумажным, ответственность сторон, права и обязанности участников и т. п.

в) Вы обмениваетесь через Оператора ЭДО СФ. Как правило, в сервисах обмена используется квалифицированная ЭП. Соглашение не требуется как на основании ч. 1 ст. 6 ФЗ № 63, так и потому, что клиенты заключают договор с Оператором. Никаких дополнительных соглашений больше не понадобится.

Обмен через Оператора ЭДО СФ

После того как наша организация подключится к сервису обмена оператора ЭДО, мы обязаны каким-то образом уведомить наших контрагентов, с которыми хотим вести электронный обмен? В какой форме необходимо это сделать? Какое соглашение следует заключить о том, что мы будем вести обмен первичкой в электронном виде?

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон при наличии у них совместимых технических средств. Взаимность перехода на электронное взаимодействие – единственное условие. Действующее законодательство не устанавливает требований по уведомлению контрагентов после подключения к сервису.

При переходе на обмен электронными документами через Оператора ЭДО никаких соглашений с контрагентами заключать не придется. В сервисах используется усиленная квалифицированная электронная подпись, согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи» указанный вид подписи признается равнозначным собственноручной, поэтому никаких дополнительных соглашений не требуется. Но при желании вы можете уведомить своих контрагентов о переходе на ЭДО, к примеру, массовой рассылкой. Это позволит им быть в курсе ваших намерений, а те, кто еще не подключился, возможно, задумается о подключении.

Что делать, если контрагент использует Соглашение против вас?

Часть наших контрагентов переведена на ЭДО, с другими работаем в бумаге. В течение месяца по техническим причинам мы не можем принимать входящие электронные счета-фактуры. Один из контрагентов отказывается отправлять нам документы в бумаге, ссылаясь на то, что у нас с ним есть соглашение об электронном обмене, заключенное с Оператором ЭДО. Насколько правомерны действия контрагента?

В данной ситуации необходимо обратить внимание на п. 1.4 разд. I Приложения к Приказу Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н (далее – Приказ). Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Таким образом, если у вас нет возможности принять электронные документы, то контрагент не вправе отказывать в выставлении бумажного оригинала. Аналогичная норма также содержится в абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса России.

Обращаем ваше внимание еще и на п. 2.20 Приказа. Если продавец не получил в установленный срок подтверждение Оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой, он сообщает о данном факте Оператору электронного документооборота. Продавец повторяет отправку файла счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через Оператора электронного документооборота. При невозможности направить файл счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через Оператора электронного документооборота продавец выставляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе.

Вместе с этим согласно письмам Минфина РФ от 12.09.2013 N 03-07-09/37682 и ФНС РФ от 12.06.2013 N ЕД-4-3/10769 наличие заключенного между сторонами сделки соглашения об электронном документообороте в части счетов-фактур не препятствует выставлению счета-фактуры на бумажном носителе. Главное при этом не допустить дублирования одного документа в бумаге и электронном виде.

Ознакомиться с полным перечнем консультаций, а также задать собственный вопроса экспертам вы можете на сайте